2025外包业务遴选管理制度及外包业务项目评估和审核制度

2025外包业务遴选管理制度及外包业务项目评估和审核制度一、总则（一）目的与意义随着市场竞争的日益加剧与企业专业化分工的不断深化，外包作为一种提升效率、优化资源配置、聚焦核心竞争力的重要手段，在现代企业运营中的作用愈发凸显。为规范公司外包业务管理，明确外包业务遴选标准与流程，强化外包项目全生命周期的评估与审核，降低外包风险，保障外包质量与效益，实现公司战略目标，特制定本制度。本制度旨在为公司2025年及后续年度的外包活动提供系统性的指导框架，确保外包业务健康、有序、高效开展。（二）适用范围本制度适用于公司及各下属单位所有外包业务的遴选、评估、审核及相关管理活动。凡涉及将公司内部业务流程、技术研发、生产制造、后勤服务等非核心或辅助性业务委托给外部专业服务提供商（以下简称“供应商”）完成的，均须遵守本制度规定。特殊情况下的外包业务，经公司高级管理层批准后，可参照本制度原则执行，并记录特殊处理原因。（三）基本原则1.战略契合原则：外包业务应与公司整体发展战略相匹配，有助于提升公司核心竞争力、优化资源配置或降低运营成本。2.风险可控原则：在外包决策、供应商选择及项目执行过程中，须进行充分的风险评估与管控，确保公司信息安全、运营稳定及合规经营。3.价值最大化原则：通过科学的遴选与评估，选择性价比最优的供应商，追求外包项目的经济效益与社会效益最大化。4.公平、公正、公开原则：供应商遴选过程应遵循市场规则，确保程序透明、标准统一、竞争充分，杜绝任何形式的歧视与不正当竞争。5.持续改进原则：对外包业务的管理过程及项目效果进行持续跟踪与评估，不断优化管理制度与流程。二、外包业务遴选管理制度（一）遴选组织与职责公司成立外包管理委员会（或指定专门的外包管理部门，以下统称“外包管理部门”），负责统筹外包业务的遴选管理工作。其主要职责包括：制定和完善外包遴选相关制度与流程；组织或监督重要外包项目的供应商遴选；审核供应商资质与评估结果；协调解决遴选过程中的重大问题。业务需求部门（以下简称“需求部门”）是外包业务的发起者和直接使用者，负责提出外包需求，参与供应商的初步筛选与技术评估，提供专业领域的判断与支持，并在项目执行中与供应商对接。采购部门、法务部门、财务部门及信息安全部门等相关职能部门，应根据各自职责参与外包业务的遴选工作，如提供采购策略支持、进行合同合规性审核、评估财务风险、审查信息安全保障措施等。（二）供应商遴选标准与流程1.需求发起与初步审核需求部门应根据业务发展需要，填写《外包业务需求申请表》，详细说明外包业务的背景、目的、范围、预期目标、服务标准、预算金额、期望工期、对供应商的基本要求等。该申请表须经需求部门负责人审批后，提交至外包管理部门进行初步审核。外包管理部门重点审核其是否符合公司战略、是否确有必要外包、需求描述是否清晰合理等。2.供应商寻源与资质预审初步审核通过后，外包管理部门（或由其授权需求部门协同采购部门）负责进行供应商寻源。寻源渠道可包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等，具体方式应根据外包业务的性质、金额、复杂程度及市场成熟度等因素综合确定，并符合公司采购管理相关规定。对于潜在供应商，应进行资质预审。资质预审的主要内容包括但不限于：供应商的营业执照、相关行业资质认证、注册资本、经营状况、财务稳定性、商业信誉、类似项目经验、技术实力、服务团队配置、质量保障体系、信息安全管理制度、本地化服务能力及社会责任表现等。通过资质预审的供应商方可进入下一阶段的评估。3.招标文件（或询价文件）编制与发放对于采用招标或询价方式的外包项目，外包管理部门应组织需求部门及相关职能部门共同编制招标文件（或询价文件）。文件应清晰、准确地阐述外包项目的具体需求、服务范围、技术规范、交付标准、验收criteria、合同主要条款、报价要求、评标办法（或评分标准）、响应文件格式及提交截止时间等核心信息。文件编制完成后，需经过法务部门等相关部门审核。招标文件（或询价文件）应向通过资质预审的合格供应商发放。4.供应商响应与方案评估供应商根据招标文件（或询价文件）的要求，提交响应文件（包括技术方案、商务报价、服务承诺等）。外包管理部门组织成立评审小组，评审小组通常由需求部门、外包管理部门、采购部门、相关技术专家及其他必要的职能部门代表组成。评审小组应按照预设的评标办法（或评分标准），对供应商的响应文件进行客观、公正的评估。评估内容一般包括技术方案的可行性与先进性、报价的合理性与竞争力、供应商的综合实力与履约能力、服务方案的完整性与针对性、质量与安全保障措施、售后服务承诺等。必要时，可组织供应商进行现场演示或答辩。5.现场考察与谈判（如适用）对于金额较大、影响深远或技术复杂的外包项目，评审小组可根据需要，对排名靠前的候选供应商进行现场考察。现场考察旨在核实供应商提供信息的真实性，了解其实际运营状况、管理水平、技术实力及项目实施能力。考察结束后，可根据评估情况与候选供应商就技术细节、服务条款、价格等进行进一步的商务谈判，以争取更优的合作条件。谈判过程应有详细记录。6.确定中标（中选）供应商评审小组根据综合评估结果（包括响应文件评审、现场考察情况及谈判结果），形成《供应商评估报告》，提出中标（中选）供应商建议名单及理由，并按规定权限报请审批。审批通过后，由外包管理部门（或采购部门）向中标（中选）供应商发出中标（中选）通知书，并通知未中标（中选）供应商。（三）供应商动态管理与淘汰机制建立供应商动态管理档案，记录供应商的基本信息、合作历史、项目评估结果、履约情况等。对外包供应商实行分类分级管理，并根据定期评估结果进行动态调整。对于在合作过程中出现严重违约、服务质量不达标、存在重大安全隐患或商业欺诈行为的供应商，应及时中止合作，并将其列入公司供应商“黑名单”，限制或禁止其在未来一定期限内参与公司任何外包项目。三、外包业务项目评估和审核制度（一）项目立项评估与审核外包项目在正式启动前，必须进行立项评估与审核。需求部门应牵头编制《外包项目可行性研究报告》（或《项目立项申请书》），内容应涵盖：项目背景与必要性分析、市场环境分析、外包方案（包括自行开发与外包的对比分析）、预期效益（经济效益与非经济效益）、主要风险识别与应对措施、项目实施计划、预算明细与资金来源、供应商初步选择建议等。该报告由外包管理部门组织相关职能部门（如财务、法务、技术、风控等）进行联合评审。评审重点关注项目的战略符合性、技术可行性、经济合理性、风险可控性及方案的最优性。评审通过后，按公司项目审批权限逐级上报审批。只有通过立项审核的外包项目，方可进入后续的供应商遴选与合同签订阶段。（二）供应商选择过程评估与审核外包管理部门负责对供应商遴选过程的合规性、公正性进行监督与评估。重点审核遴选方式的选择是否恰当、信息发布是否公开透明、资格预审标准是否统一、评审小组的组建是否合理、评审过程是否符合既定流程、评分标准是否得到严格执行、谈判过程是否规范等。确保遴选过程不存在舞弊、偏见或程序瑕疵。对于重大或高风险的外包项目，其供应商选择的最终结果（包括中标/中选供应商及中标/中选价格）需报请公司高级管理层或董事会进行最终审核与批准。（三）合同签订前审核外包合同是明确双方权利义务、保障项目顺利实施的关键文件。合同文本应由需求部门、外包管理部门、法务部门及财务部门等共同拟定或审核。审核要点包括：合同条款是否完整、准确，是否与招标文件（或询价文件）及供应商响应文件的核心内容一致；服务范围与交付标准是否清晰界定；价格构成与支付方式是否合理；双方的权利与义务是否对等；违约责任是否明确且具有可操作性；知识产权归属与保护；保密条款；数据安全与隐私保护；不可抗力；争议解决方式；合同期限与续约条件等。所有外包合同在正式签署前，必须经过法务部门的合规性审核，并根据合同金额和重要性级别，报请相应层级的公司领导审批。（四）项目执行过程中的监督与阶段性评估外包项目启动后，需求部门作为主要责任方，应会同外包管理部门及相关职能部门，对外包项目的执行过程进行常态化监督与管理。建立定期（如月度、季度）的项目进展报告机制，供应商应按要求提交项目进度报告、质量报告、问题报告等。根据项目特点和周期，设置关键的里程碑节点。在每个里程碑节点或项目进行到一定阶段后，组织进行阶段性评估。评估内容包括：供应商是否按计划推进项目、实际进度与计划进度的偏差及原因、已完成工作的质量是否符合要求、资源投入是否合理、成本控制情况、风险事件的发生与处理情况、双方沟通协作是否顺畅等。阶段性评估结果应形成书面报告，作为后续付款、是否继续执行或调整项目计划的重要依据。对于发现的问题，应及时与供应商沟通，要求其采取纠正措施，并跟踪整改效果。如出现重大偏差或风险，应及时上报外包管理部门及公司管理层。（五）项目验收与后评估1.项目验收：外包项目完成后，需求部门应根据合同约定的交付标准和验收criteria，组织相关部门及专业人员对供应商提交的交付成果进行正式验收。验收过程应客观、公正，并有详细记录。验收合格的，签署《项目验收合格单》；验收不合格的，应明确指出问题所在，要求供应商限期整改后重新验收。2.项目后评估：项目验收完成后（通常在项目结束后一段时间内，如三个月或半年），外包管理部门应组织需求部门及相关职能部门开展项目后评估工作。后评估的主要内容包括：项目目标的实现程度、服务质量的最终评价、成本效益分析（实际成本与预算对比、投入产出比等）、供应商的整体履约表现、项目实施过程中的经验与教训总结、对公司业务发展的实际贡献、合同条款的合理性与执行情况等