测绘成果档案管理规范与操作手册

测绘成果档案管理规范与操作手册一、引言测绘成果档案是测绘工作的历史记录，是国家地理信息资源的核心组成部分，承载着精确的空间定位信息和属性数据，对于国民经济建设、社会发展、国防安全以及科学研究等诸多领域具有不可替代的基础性作用。为确保测绘成果档案的真实性、完整性、准确性、安全性和可利用性，规范管理行为，提高管理效率，特制定本手册。本手册旨在为各单位测绘成果档案管理工作提供系统性的指导和操作性的规范，适用于各类测绘项目成果档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等全过程管理。二、基本原则与依据（一）基本原则1.真实性原则：测绘成果档案必须如实反映测绘工作的客观过程和结果，其数据、图表、文字材料等必须真实可靠，严禁伪造、篡改。2.完整性原则：测绘成果档案应全面、系统地收集和保存测绘活动各环节形成的具有保存价值的成果材料，确保归档材料的齐全完整，避免残缺遗漏。3.准确性原则：测绘成果档案的各项数据、精度指标、图件注记等必须符合相关技术标准和规范要求，保证其内在质量。4.安全性原则：严格执行国家有关保密法律法规，建立健全安全保密制度，采取有效措施，确保涉密测绘成果档案的安全，防止失泄密事件发生。同时，保障非涉密档案的实体安全和信息安全。5.规范性原则：测绘成果档案的管理工作应遵循统一的标准和规范，实现收集、整理、编目、保管、利用等各环节的标准化、制度化和规范化。6.可利用性原则：在确保安全保密的前提下，建立便捷的档案利用机制，满足经济建设、社会发展和科学研究对测绘成果的合理需求，充分发挥档案的价值。（二）主要依据本手册的制定主要依据以下法律法规、标准和规范性文件：*《中华人民共和国档案法》及其实施办法*《中华人民共和国测绘法》*《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例*《测绘成果管理条例》*《国家测绘档案管理规定》*《测绘地理信息业务档案管理规定》*国家及行业有关档案著录、标引、保管期限划分等标准三、管理流程与操作规范（一）测绘成果档案的收集与积累测绘成果档案的收集与积累是档案管理的基础，应贯穿于测绘项目从立项到验收的全过程。1.收集范围：*前期准备阶段：项目立项文件、任务书、合同书、技术设计书（或项目实施方案）、踏勘报告、已有资料清单及资料等。*数据采集与处理阶段：原始观测数据、观测手簿、野外记录、数据处理的中间成果、计算手簿、各种检验报告等。*成果形成阶段：最终的数字测绘成果（如DEM、DOM、DLG、DRG等）、纸质图件、技术总结报告、质量检查报告、验收报告、成果使用说明书等。*其他相关材料：项目有关的会议纪要、请示批复文件、成果评审意见、获奖证明等。2.收集要求：*及时主动：项目负责人或指定的档案员应在项目实施过程中及时、主动地收集各类应归档材料，避免事后补收造成遗漏或失真。*齐全完整：确保收集到的材料种类齐全、内容完整，符合项目技术设计和验收要求。*准确规范：收集的成果材料应数据准确、图表清晰、手续完备、签署齐全。*介质多样：对于数字成果，应收集其原始存储介质（如光盘、硬盘）和可识别的备份介质，并确保其可读性。（二）测绘成果档案的整理与归档整理是将收集到的零散材料进行系统化、条理化处理，使之符合归档要求的过程。1.分类：按照测绘专业类型（如工程测量、地形测量、地籍测绘、地理信息系统等）、项目性质或成果类型进行分类。分类体系应保持相对稳定。2.编号：对每个测绘项目或案卷赋予唯一的、具有标识性的档号。档号编制应遵循科学性、唯一性、可扩展性原则，便于识别和检索。3.组卷：将具有有机联系的材料组合成案卷。组卷应遵循自然形成规律，保持卷内材料的系统联系。卷内材料应排列有序，一般可按项目实施阶段或材料重要程度排列。4.著录：按照档案著录规则，对案卷及卷内文件进行著录，形成著录条目。著录项目应包括档号、项目名称、责任者、形成时间、保管期限、密级、载体类型、数量、主题词等。5.装订与装盒：案卷内文件材料应去除易锈蚀的金属物，对破损的材料进行修复。纸质材料一般应装订成册，装订方式应牢固、整齐、便于翻阅。案卷应装入符合标准的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容。6.归档验收：档案整理完成后，应由档案管理部门会同项目负责人进行归档验收。验收合格的，办理归档手续，填写《测绘成果档案归档交接登记表》，双方签字确认。（三）测绘成果档案的保管与维护保管是保障档案安全、延长档案寿命的重要环节。1.库房要求：*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等“九防”措施。*保持适宜的温湿度，一般温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%。*配备必要的温湿度调控设备、消防器材、监控设备和防虫灭鼠药剂。2.载体管理：*纸质档案：定期检查，防止霉变、虫蛀、老化。对重要的或易损的纸质档案可进行数字化扫描备份。*数字档案：*选用质量可靠的存储介质（如只读光盘、磁带、固态硬盘等），并进行规范标识。*实行异地异质备份制度，定期对备份介质进行检查和转储，确保数据安全和可读。*建立数字档案管理系统，对数字成果进行统一管理，确保其真实性、完整性和可用性。3.库房管理：*建立严格的库房出入登记制度，非档案管理人员未经许可不得进入。*档案库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。*定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。4.档案修复：对已破损、褪色、霉变的档案，应及时组织专业人员进行修复，尽可能恢复其原貌和可读性。（四）测绘成果档案的利用与保密档案利用是实现档案价值的关键，必须在严格遵守保密规定的前提下进行。1.利用制度：*建立健全档案利用审批制度。借阅、复制、摘抄档案须经相关负责人批准。*明确档案利用范围和权限，不同密级的档案对应不同的利用权限。2.利用方式：*提供档案原件查阅（一般限于非涉密或低密级档案，且需在指定场所）。*提供复制件（如复印件、扫描件、数据拷贝）。*提供档案证明或咨询服务。3.利用手续：*利用者需出示有效身份证件，并填写《测绘成果档案利用申请表》。*涉密档案的利用，必须严格履行审批手续，由单位主管领导批准，并遵守涉密载体管理规定。*建立档案借阅登记台账，详细记录借阅人、借阅档案信息、借阅日期、归还日期等。4.保密管理：*严格执行国家保密法律法规，对涉密测绘成果档案实行专人、专柜、专库管理。*加强对档案管理人员和利用人员的保密教育，签订保密承诺书。*涉密档案的复制、传递、销毁等环节必须符合保密规定，严禁将涉密档案带出指定范围或在非涉密计算机上处理涉密信息。*建立失泄密应急预案，一旦发生失泄密事件，立即报告并采取补救措施。（五）测绘成果档案的鉴定与销毁对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按规定进行鉴定和销毁。1.鉴定组织：由档案管理部门会同业务部门、保密部门组成鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定程序：*鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，提出继续保存、限期保存或销毁的意见。*鉴定结果报单位主管领导审批。3.销毁规定：*经批准销毁的档案，应编制《测绘成果档案销毁清册》，详细记录销毁档案的档号、名称、数量、鉴定意见、批准人、监销人等。*销毁档案必须在指定的保密场所进行，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认。*严禁个人私自销毁档案或出售、赠送档案材料。涉密档案的销毁应符合国家秘密载体销毁管理规定。四、保障措施1.组织保障：各单位应明确分管档案工作的领导，设立或指定档案管理机构，配备专职或兼职档案管理人员，并保持档案人员的相对稳定。2.制度保障：建立健全本单位的测绘成果档案管理制度、岗位职责、工作流程等，确保各项管理工作有章可循。3.人员保障：加强对档案管理人员的业务培训和继续教育，提高其专业素养和管理水平。档案管理人员应熟悉测绘业务知识、档案管理知识和保密规定。4.经费保障：安排必要的档案管理经费，用于档案库房建设与维护、档案设备购置、档案数字化、档案材料、人员培训等方面。5.技术保障：积极采用先进的档案管理技术和设备，如档案管理软件、数字化扫描设备、存储设备、安防监控系统等，推进档案管理现代化、信息