服务合同到期续约跟进操作流程

服务合同到期续约跟进操作流程一、续约前期准备（一）合同到期预警。合同管理专员于合同到期前90日发起预警，通过系统生成《合同到期续约预警函》，抄送合同双方主要联系人及法务部门。（二）续约意向摸底。预警函发出后15个工作日内，管理专员需完成双方续约意向的初步沟通，形成《续约意向初步评估表》，重点关注价格调整、服务范围变更等核心要素。（三）资料收集清单。若意向明确，需立即启动资料收集工作，清单包括但不限于营业执照、税务登记证、近三年财务报表、服务验收报告等，具体清单由法务部门审核确认。二、续约谈判准备（一）核心条款拟定。法务部门牵头，结合《续约意向初步评估表》制定谈判基础文本，明确价格调整幅度、服务内容增减、违约责任等关键条款。（二）内部评审流程。基础文本拟定后3个工作日内，提交至公司内部评审会，参会人员包括财务部、业务部门及风险控制部，评审通过后方可对外发送。（三）谈判代表确定。根据合同金额及复杂程度，确定谈判层级，金额超百万元的需由部门负责人以上人员参与，并提前完成谈判策略演练。三、正式谈判执行（一）谈判启动程序。发送《正式谈判通知函》，明确谈判时间、地点、议程及参与人员，双方需提前5个工作日确认参会名单。（二）条款逐项磋商。谈判期间需形成《谈判记录表》，逐项记录分歧点及解决方案，法务部门全程监督，确保磋商过程有据可查。（三）僵局处理机制。若连续3轮谈判未达成一致，需立即启动备用方案，包括但不限于调整服务范围、分阶段执行等，并上报决策委员会审议。四、合同签订与备案（一）合同文本定稿。谈判达成一致后2个工作日内，法务部门完成最终文本审核，双方授权代表签字盖章，并加盖骑缝章。（二）电子存档规范。原件由法务部门统一归档，电子版需上传至合同管理系统，并完成版本控制，确保存档完整可追溯。（三）备案登记要求。需在合同签订后10个工作日内，向市场监督管理局完成备案登记，并同步更新至财务系统，作为后续结算依据。五、过渡期管理（一）服务交接清单。原合同到期前30日，需完成《服务交接清单》编制，明确未完成项目、遗留问题及责任划分，双方签字确认。（二）人员培训安排。针对新增服务内容，需在过渡期内完成全员培训，培训记录存档备查，确保服务连续性。（三）风险管控预案。制定《过渡期风险管控预案》，重点关注数据迁移、人员变动等风险点，明确应急响应流程及责任人。六、续约效果评估（一）满意度调查。新合同生效后6个月内，需完成《客户满意度调查问卷》，问卷需覆盖服务响应速度、问题解决率等10项核心指标。（二）成本效益分析。财务部门需在评估期内出具《成本效益分析报告》，对比新旧合同投入产出比，为后续决策提供数据支持。（三）优化改进机制。根据评估结果，形成《续约优化建议书》，明确改进方向及时间表，纳入下周期合同评审流程。七、异常情况处理（一）单方终止情形。若一方提出终止续约，需立即启动《终止谈判程序》，法务部门需在5个工作日内出具法律意见书。（二）争议解决机制。合同中明确仲裁或诉讼条款，争议发生时需在30日内提交《争议解决申请书》，并同步启动备用服务方案。（三）责任追溯流程。针对违约行为，需形成《违约责任追究表》，明确处罚标准及执行方式，并报管理层审批。八、附则说明本流程适用于所有服务类合同续约工作，合同金额低于10万元的简易合