签约客户档案保密管理执行规定

签约客户档案保密管理执行规定一、总则（一）目的依据。为规范签约客户档案保密管理，防范泄密风险，维护企业合法权益，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《企业信息保密管理办法》等法律法规，制定本规定。（二）适用范围。本规定适用于公司所有部门及员工在签约客户档案的收集、存储、使用、传输、销毁等全生命周期的保密管理活动。（三）基本原则。坚持最小授权、分级管控、全程监控、责任到人的原则，确保客户档案信息安全。二、组织机构与职责（一）保密领导小组。成立保密领导小组，由总经理担任组长，分管副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。负责制定保密政策，审批重大保密事项。1.总经理职责。全面负责公司保密工作，审批保密管理制度，监督保密措施落实。2.分管副总经理职责。协助总经理开展保密工作，分管范围内保密责任落实。3.各部门负责人职责。本部门保密工作第一责任人，组织本部门员工学习保密制度，监督保密措施执行。（二）保密办公室。保密办公室设在综合管理部，负责日常保密管理工作。1.制定保密工作计划，组织保密培训。2.监督检查保密制度执行情况。3.处理保密事件，提出整改意见。4.管理保密设施设备。（三）员工职责。所有员工对公司客户档案负有保密义务。1.严格遵守保密制度，不泄露客户档案信息。2.妥善保管涉密文件，离开座位时锁屏电脑。3.不私自拷贝、转发客户档案信息。4.发现泄密风险及时报告。三、客户档案范围与分类（一）档案范围。客户档案包括但不限于客户基本信息、联系方式、交易记录、财务数据、合同文本、沟通记录等。（二）分类标准。按保密级别分为核心级、重要级、普通级三类。1.核心级档案。涉及客户核心商业秘密，如财务数据、核心交易信息等。2.重要级档案。涉及客户重要商业信息，如合同文本、主要交易记录等。3.普通级档案。一般客户信息，如联系方式、一般交易记录等。四、保密管理措施（一）收集管理1.严格审批客户档案收集范围，不得超出业务必需。2.通过正规渠道收集客户信息，禁止非法获取。3.收集过程全程记录，明确收集人、收集时间、收集内容。（二）存储管理1.核心级档案存储在加密服务器，访问需双重认证。2.重要级档案存储在内部网络服务器，访问需单次认证。3.普通级档案可存储在普通服务器，但需定期检查访问权限。4.档案存储场所设置门禁系统，禁止无关人员进入。5.定期备份客户档案，备份文件加密存储。（三）使用管理1.需要使用客户档案的部门，填写《客户档案使用申请表》，经部门负责人审批。2.使用人员需经过保密培训，签订保密协议。3.使用过程全程记录，包括使用人、使用时间、使用内容。4.禁止将客户档案带离办公场所，确需带离的，需经总经理批准。（四）传输管理1.传输客户档案必须使用加密通道，禁止使用公共网络传输。2.传输文件需设置密码，传输过程需记录传输人、传输时间、传输对象。3.禁止通过邮件、微信等即时通讯工具传输涉密档案。（五）销毁管理1.客户档案超过保存期限的，由保密办公室组织销毁。2.销毁前填写《客户档案销毁申请表》，经分管副总经理审批。3.核心级档案采用碎纸机粉碎，重要级档案采用消磁处理，普通级档案可采用碎纸机粉碎。4.销毁过程需两人以上监督，销毁后记录销毁人、销毁时间、销毁方式。五、保密监督与检查（一）定期检查。保密办公室每季度对各部门保密工作进行检查，检查内容包括制度执行、设施设备、人员培训等。（二）专项检查。遇重大事项或突发事件，保密办公室可进行专项检查。（三）检查方式。检查采取查阅资料、现场查看、人员询问等方式进行。（四）检查结果。检查结果形成书面报告，报保密领导小组审阅。（五）整改要求。对检查发现的问题，下发整改通知书，限期整改，整改后复查。六、泄密事件处理（一）报告程序。发现泄密事件，立即向保密办公室报告，保密办公室及时向保密领导小组报告。（二）应急处置。保密办公室采取措施控制泄密范围，包括暂停涉密工作、查找泄密源头等。（三）调查处理。保密领导小组组织调查泄密事件，查明原因，追究责任。（四）责任追究。根据泄密事件造成后果，对责任人给予相应处理，包括经济处罚、行政处分等。（五）教训总结。对泄密事件形成书面报告，分析原因，提出防范措施，在全公司通报。七、保密培训与宣传（一）培训内容。保密制度、保密技术、保密案例等。（二）培训方式。集中培训、在线学习、现场演示等。（三）培训频次。新员工上岗前必须接受保密培训，每年至少培训一次。（四）培训考核。培训后进行考核，考核不合格