养老院合同管理制度

养老院合同管理制度第一章总则第一节目的与依据为规范本院合同管理，明确合同管理职责，防范合同风险，保障本院及服务对象的合法权益，维护正常的运营秩序，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合本院实际情况，特制定本制度。第二节适用范围本制度适用于本院在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除及终止各类合同、协议及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。凡涉及本院对外经济往来、服务提供、物资采购、工程建设、合作经营等事项，均须遵守本制度规定。第三节基本原则合同管理遵循以下原则：1.合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及政策规定。2.平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，遵循自愿协商、公平等价、诚实信用的准则。3.风险控制原则：强化合同风险意识，完善风险评估和防范机制，确保合同的顺利履行和本院权益不受损害。4.规范高效原则：建立健全合同管理流程，明确各环节职责，提高合同管理效率和质量。第二章合同管理机构与职责第一节管理机构本院合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。1.院务会：是本院合同管理的最高决策机构，负责审议和批准重大合同（具体标准由本院另行制定）及合同管理中的重大事项。2.行政部（或指定专门部门，下同）：是本院合同管理的归口管理部门，负责合同的统一规范、审核、监督、归档等日常管理工作。3.各业务部门：是合同的发起部门和履行部门，负责本部门相关合同的前期调研、谈判、起草、履行跟踪及信息反馈。第二节职责分工1.行政部职责：*组织制定和修订本院合同管理制度及相关配套文件。*审核合同的合法性、合规性、完整性和严密性，提出法律意见。*参与重大合同的谈判和起草工作。*负责合同专用章的保管和使用登记。*监督检查合同的履行情况，协调处理合同履行中出现的问题。*负责合同文本的分类、编号、登记、归档和保管。*组织合同管理培训，提供合同管理方面的咨询服务。*协助处理合同纠纷。2.业务部门职责：*负责合同对方当事人的初步资格审查和资信调查。*提出合同订立的需求，负责合同标的物（服务）的市场调研、技术参数确认等前期准备工作。*负责合同的初步谈判、文本起草（或根据标准文本填写）。*对合同的真实性、必要性、可行性及合同主要条款的合理性负责。*严格按照合同约定履行己方义务，及时跟踪对方履行情况，发现问题及时向行政部及分管领导报告。*负责合同履行过程中相关资料的收集、整理和保管，并及时向行政部备案。*参与合同纠纷的处理。3.财务部门职责：*对合同中涉及付款方式、金额、税务等财务条款进行审核。*依据生效合同办理款项收付，并对合同履行中的财务风险进行评估和提示。*配合提供合同履行的财务凭证。4.法务支持（可外聘法律顾问或由指定人员负责）：*为本院合同管理提供专业的法律咨询意见。*审核重要或复杂合同，协助识别和防范法律风险。*参与重大合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动。第三章合同的订立第一节合同的前期准备与审批1.需求提出与审批：业务部门根据工作需要提出订立合同的申请，说明合同目的、主要内容、预算金额、对方当事人等情况，按审批权限报相关领导审批。2.对方当事人资格审查：业务部门应对合同对方当事人的主体资格（如营业执照、资质证书等）、经营范围、履约能力、商业信誉等进行审查，并收集相关证明材料。行政部予以复核。3.谈判与方案确定：经批准后，业务部门负责与对方当事人进行谈判。重大合同的谈判应有行政部及相关领导参与。谈判过程中应形成谈判记录，明确主要条款。第二节合同的起草与审核1.文本选择：本院应逐步建立和完善常用合同的标准文本库。有标准文本的，应优先使用标准文本；无标准文本的，由业务部门根据谈判结果起草，或委托行政部/法律顾问起草。2.合同基本条款：合同一般应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。根据合同性质需要约定的其他条款也应明确。3.内部审核流程：*业务部门起草（或填写）合同文本后，连同相关附件（如对方资质、谈判记录、审批文件等）提交行政部审核。*行政部对合同的合法性、规范性、完整性进行审核，并签署审核意见。必要时，可征求财务部门或法律顾问的意见。*审核通过的合同，按审批权限报请分管领导、院长或院务会审批。审批人应对合同的整体风险和可行性进行审查。第三节合同的签订1.审批通过：合同经最终审批人批准后，方可签订。2.签字盖章：法定代表人或其授权委托人代表本院签署合同。授权委托人必须持有法定代表人签发的授权委托书。合同需加盖本院合同专用章。行政部负责核对签字盖章的规范性。3.份数：合同签订份数应根据实际需要确定，一般至少一式两份，本院至少留存两份原件。第四章合同的履行、变更与解除第一节合同的履行1.履行跟踪：合同生效后，业务部门为履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面履行己方义务，并密切关注对方当事人的履行情况，确保合同目的实现。2.通知与协作：履行过程中，如遇可能影响合同履行的情况，应及时通知对方，并采取适当措施防止损失扩大。同时，应将相关情况及时向行政部和分管领导报告。3.资料收集：业务部门应妥善保管合同履行过程中的所有凭证、单据、函件、通知等文件资料，并及时整理归档。第二节合同的变更与解除1.变更与解除条件：因客观情况发生变化，需要变更或解除合同的，应符合法律法规规定或合同约定的条件，并经双方协商一致。2.变更与解除程序：变更或解除合同，应由业务部门提出申请，说明理由和方案，按原合同审批流程履行审核批准手续后，与对方签订书面变更或解除协议。3.善后处理：合同变更或解除后，业务部门应做好善后处理工作，确保双方权利义务的清结。第三节合同纠纷的处理1.纠纷报告：发生合同纠纷时，业务部门应立即向行政部和分管领导报告，并提供相关事实材料和证据。2.协商解决：在纠纷处理初期，应优先考虑通过友好协商解决。3.其他解决方式：协商不成的，根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。行政部应协助业务部门收集证据，提出处理方案，必要时可聘请法律顾问参与。第五章合同的保管、归档与查阅第一节合同的保管1.归档要求：所有正式签订的合同原件及相关附件、审批文件、履行过程中的重要资料，均由行政部统一编号、登记后归档保管。业务部门可留存复印件或扫描件。2.保管措施：行政部应建立规范的合同档案，采取防潮、防火、防盗、防虫等措施，确保合同档案的安全完整。电子合同应进行备份，确保数据安全。第二节合同的查阅1.查阅权限：因工作需要查阅合同档案的，须经行政部负责人同意，重大合同的查阅还需报请分管领导批准。2.查阅登记：查阅合同档案时，应办理查阅登记手续，遵守档案管理规定，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删合同文件。3.保密义务：查阅人员应对合同内容承担保密义务，不得擅自泄露合同信息。第三节合同的销毁：合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。超过保管期限需要销毁的，应履行审批手续，并由两人以上监销，确保信息安全。第六章合同管理的监督与责任追究第一节监督检查行政部应定期或不定期对本院合同管理制度的执行情况、合同履行情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并向院领导报告。第二节责任追究对于在合同管理工作中出现下列情形之一，造成本院损失的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：1.未经审批擅自订立合同的；2.玩忽职守，对对方当事人资格审查不严，导致合同无效或被骗的；3.泄露合同秘密或商业秘密的；4.在合同谈判、签订、履行中收受贿赂、谋取私利的；5.擅自变更、解除合同或不按合同约定履行义务，造成损失的；6.合同管理混乱，造成合同文本遗失、损毁的；7.其他违反本制度规定的行为。第七章附则1.