关于加强印章管理的通知

关于加强印章管理的通知各部门、各单位：印章是单位对外行使权力、承担法律责任的重要凭证，其管理直接关系到单位的整体利益和声誉。为进一步规范我单位印章的刻制、保管、使用和销毁等环节，切实防范潜在风险，保障单位各项工作的有序开展，根据国家相关法律法规及上级主管部门要求，结合我单位实际情况，现就加强印章管理有关事项通知如下：一、严格规范印章的刻制与启用流程印章的刻制权归属单位统一管理。任何部门或个人未经单位法定代表人或其授权负责人批准，不得擅自刻制任何形式的单位印章、专用章或业务用章。确因工作需要新增印章的，须由相关部门提出书面申请，详细说明印章的名称、用途、保管责任人等，经单位办公室审核并报分管领导及主要领导批准后，由办公室统一到指定的、具备合法资质的刻制单位办理。新印章刻制完成后，办公室应及时登记备案，详细记录印章的名称、样式、规格、刻制日期、批准文号等信息，并留存印模。印章正式启用前，应由办公室发布启用通知，明确启用日期、使用范围及保管责任人，未启用的印章不得提前使用。二、切实加强印章的保管工作各部门应指定政治素质高、责任心强的正式员工专人负责印章的保管工作，保管责任人名单须报办公室备案。保管人员发生变动时，必须办理严格的交接手续，列明交接清单，由部门负责人监交，并及时将新的保管责任人信息报办公室更新备案。印章保管必须安全可靠，应存放于带锁的专用柜中，严禁随意放置或交由非保管人员代管。保管人员离开工作岗位或下班时，必须将印章锁好，确保万无一失。对于重要印章，如有必要，可采取双人双锁等强化保管措施。严禁携带印章外出，如确因特殊情况需要外出用印，须经单位分管领导批准，并由保管人员或指定专人随行监印，用后立即带回。三、规范印章使用审批及登记制度严格执行用印审批制度。所有用印事项均须由用印部门或个人填写《用印申请单》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、批准人、经办人等信息，并附用印文件原件或复印件。用印审批应遵循“谁审批、谁负责”的原则，按照单位规定的审批权限逐级报批。涉及重大合同、协议、对外承诺、资金调拨等重要事项的用印，必须经单位主要领导或其授权的分管领导审批。印章保管人员在加盖印章前，必须对审批手续的完整性、用印文件内容的合规性与一致性进行认真核对。对不符合审批程序、内容不清、存在疑问或有明显不当的用印申请，有权拒绝用印，并及时向单位办公室或相关领导报告。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或未填写完整的文件上加盖印章。建立健全用印登记制度。每次用印均应在《印章使用登记簿》中详细记录用印日期、文件名称、用印份数、批准人、经办人、用印事由等信息，并由用印人签字确认。《印章使用登记簿》应妥善保管，每年归档备查。四、明确印章停用与销毁管理因单位名称变更、机构调整、印章磨损、政策变化等原因导致印章不再使用时，原使用部门应及时将停用印章交回办公室。办公室应对交回的印章进行登记、封存。需销毁的停用印章，由办公室提出销毁申请，报单位分管领导批准后，指定两名以上专人负责监销，并做好销毁记录，存档备查。严禁个人私自留存、处置停用或作废印章。五、强化责任落实与监督检查各部门负责人是本部门印章管理的第一责任人，应切实加强对本部门印章使用和保管的日常监督与管理，定期组织自查，及时发现并纠正问题。单位办公室将定期或不定期对各部门印章管理和使用情况进行监督检查，对发现的问题将及时通报并督促整改。对于严格执行本通知规定，在印章管理工作中表现突出的部门和个人，单位将予以表扬；对于违反本通知规定，擅自刻制、滥用、错用、盗用印章，或因保管不善导致印章遗失、被盗，造成单位经济损失或不良影响的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理直至纪律处分；涉嫌违法犯罪的，将依法移交司法机关处理。请各部门、各单位高度重视印章管理工作，迅速组织相关人员认真学习本通知精神，并严格遵照执行。要结合实际情况，进一步完善内部管理细则，堵塞管理漏洞，确保印章管理