2026年会议会展服务协议

2026年会议会展服务协议第一条协议双方本协议由以下双方签订：一、委托方：二、服务方：第二条服务内容一、服务方应按照委托方要求，在2026年至期间，为委托方举办的提供以下服务：,1.场地布置与维护；2.会务接待与签到；3.同声传译与翻译服务；4.会议资料准备与分发；5.会议摄影与摄像；6.会议现场秩序维护；7.其他委托方提出的合理服务要求。二、服务方应确保提供的服务符合以下质量标准：,1.场地布置美观、大方，符合会议主题；,2.会务接待热情、周到，确保参会人员满意；,3.同声传译准确、流畅，确保参会人员无沟通障碍；,4.会议资料准备齐全、准确，满足参会人员需求；,5.会议摄影与摄像清晰、美观，记录会议精彩瞬间；6.会议现场秩序井然，确保会议顺利进行；7.其他服务要求达到委托方满意。第三条服务期限二、服务方应在服务期限届满前内，完成所有服务项目。第四条服务费用一、本次会议会展服务费用总额为人民币元。二、服务费用支付方式如下：,1.本协议签订后，委托方支付服务方人民币元作为预付款；,2.服务期限届满后，委托方支付剩余服务费用人民币元；3.服务方在完成所有服务项目后，向委托方提供正式发票。第五条双方权利义务一、委托方权利义务：1.按时支付服务费用；2.提供会议相关资料，包括会议议程、参会人员名单等；,3.配合服务方完成场地布置、资料准备等工作；,4.对服务方提供的服务进行监督，提出合理意见或建议；5.在服务期限内，如需增加服务项目，应与服务方协商一致。二、服务方权利义务：,1.按时、按质完成服务项目；,2.提供专业、热情的服务，确保参会人员满意；,3.配合委托方完成场地布置、资料准备等工作；,4.在服务期限内，如需增加服务项目，应与委托方协商一致；5.对服务过程中出现的问题，及时与委托方沟通，寻求解决方案。第六条违约责任一、如委托方未按时支付服务费用，应向服务方支付违约金，违约金为未支付服务费用的%。二、如服务方未按时、按质完成服务项目，应向委托方支付违约金，违约金为未完成服务项目费用总额的%。三、如双方协商一致解除本协议，应提前通知对方，并承担相应的违约责任。第七条质量标准与验收方式一、服务方提供的服务应达到本协议第五条规定的质量标准。二、委托方有权对服务方提供的服务进行验收，验收标准如下：,1.场地布置：符合会议主题，美观大方；,2.会务接待：热情周到，确保参会人员满意；,3.同声传译：准确流畅，确保参会人员无沟通障碍；,4.会议资料：准备齐全、准确，满足参会人员需求；,5.会议摄影与摄像：清晰美观，记录会议精彩瞬间；6.会议现场秩序：井然有序，确保会议顺利进行。三、验收不合格的，服务方应在内进行整改，直至合格。第八条保密条款一、双方对本协议内容以及会议相关资料负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方外泄。二、保密期限自本协议签订之日起至止。第九条争议解决一、双方在履行本协议过程中发生争议，应友好协商解决。二、协商不成的，任何一方均可向提起诉讼。第十条其他一、本协议一式两份，双方各执一份，自双方签字盖章之日起生效。二、本协议未尽事宜，双方可另行协商解决。委托方（盖章）：服务方（盖章）：签订日期：2026年第八条保密条款,1.委托方的客户名单、参会人员信息、商务秘密等；,2.服务方的技术资料、服务方案、报价信息等；3.会议期间的录音、录像、照片等资料。二、保密期限自本协议签订之日起至2028年12月31日止。在此期限内，双方应严格保守上述秘密。第九条争议解决一、双方在履行本协议过程中发生争议，应友好协商解决。协商期间，任何一方不得采取影响对方权益的行为。二、协商不成的，任何一方均可向提起诉讼。诉讼过程中，双方应积极配合，共同维护自身合法权益。三、为降低争议风险，双方可约定以下争议解决机制：,1.争议发生前，双方可指定一名或多名调解员进行调解；2.调解不成，双方可向申请仲裁。第十条其他二、本协议未尽事宜，双方可另行协商解决。协商不成，可参照《中华人民共和国合同法》及相关法律法规处理。三、如遇不可抗力因素，影响本协议履行时，双方应相互理解，合理调整履行期限。四、本协议附件包括但不限于以下内容：,1.会议议程；2.服务方提供的服务明细；3.会议现场布置方案；4.参会人员名单；5.会议期间预算及费用结算明细。五、本协议自双方签字盖章之日起至2028年12月31日止，如需续约，双方应提前一个月进行协商。附件：,1.会议议程；2.服务方提供的服务明细；,3.会议现场布置方案；4.参会人员名单；,6.五、本协议附件中提到的会议议程，应包括但不限于以下具体内容：-开幕式时间：2026年10月1日上午9点至10点，地点为，预计参会人数为500人；-主旨演讲时间：2026年10月1日下午2点至4点，由担任，演讲主题为“创新科技与未来趋势”；-分会场讨论时间：2026年10月2日至3日，分设5个分会场，分别讨论人工智能、大数据、物联网、区块链等前沿技术；-闭幕式时间：2026年10月4日上午9点至10点，地点为，预计参会人数为800人。7.服务方提供的服务明细应详细列出以下项目及标准：-会议场地布置：提供500平方米的会议场地，配备音响、投影仪、LED屏幕等设备；-参会人员接待：安排10名专业接待人员，负责参会人员的签到、引导、咨询等工作；,-餐饮服务：提供自助午餐和茶歇，预计用餐人数为500人；-安全保卫：配备10名安保人员，负责会议期间的安全保卫工作；-媒体报道：提供会议新闻稿，并协助邀请媒体进行现场报道。8.会议现场布置方案应包括以下具体内容：-会议主席台背景：设计“2026年”字样，背景为简约大气的设计风格；-参会人员座位：设置800个座位，配备姓名牌，座位间距为1.2米；-会议标识：设置会议标识牌，包括会议名称、时间、地点等信息，放置于会场入口处；-会议宣传：制作宣传册，介绍会议议程、主讲人及参会嘉宾等信息，发放给参会人员。9.参会人员名单应包括以下信息：,-参会人员姓名、单位、职务、联系方式；-参会人员是否为VIP嘉宾，以及VIP嘉宾的住宿、餐饮等特殊需求；-参会人员是否需要提供翻译服务，以及翻译服务的具体要求。10.会议期间预算及费用结算明细应包括以下内容：,-会议场地租赁费用：人民币10万元；,-音响、投影仪、LED屏幕等设备租赁费用：人民币5万元；,-参会人员接待费用：人民币2万元；,-餐饮服务费用：人民币5万元；,-安全保卫费用：人民币2万元；,-媒体报道费用：人民币1万元；-其他杂费：人民币1万元。11.本协议签订后，双方应按照附件中列明的各项费用进行结算，如有差异，应及时沟通解决。12.会议期间，参会人员住宿安排如下：-VIP嘉宾：预订5星级酒店客房，共计10间，每间客房每晚人民币2000元；-其他参会人员：预订4星级酒店客房，共计30间，每间客房每晚人民币1500元；-所有参会人员住宿费用共计人民币7.5万元。13.会议期间餐饮安排如下：-会议开幕式及闭幕式：提供自助餐，共计500份，每份人民币100元；-会议期间茶歇：提供咖啡、茶水、点心等，共计1000份，每份人民币20元；-会议期间午餐及晚餐：提供中式套餐，共计800份，每份人民币80元；-餐饮费用共计人民币9.6万元。14.会议期间安全保卫工作安排如下：-雇佣安保人员10名，负责会场安全巡逻，每名安保人员每小时人民币100元；-雇佣安检人员5名，负责会场入口安检，每名安检人员每小时人民币120元；-安全保卫费用共计人民币2.4万元。15.会议期间媒体报道安排如下：-邀请3家媒体进行现场报道，包括1家电视台、1家报纸和1家网络媒体；-媒体报道费用共计人民币1万元。16.会议期间，为保障参会人员顺利交流，提供以下翻译服务：-1名英语翻译，负责会议期间同声传译，每小时人民币1000元；-1名日语翻译，负责会议期间同声传译，每小时人民币1200元；-翻译服务费用共计人民币2.4万元。17.本协议签订后，甲方应于协议签订之日起10个工作日内向乙方支付定金人民币10万元，剩余费用在会议结束后30日内一次性支付。18.乙方在会议期间应严格按照本协议约定，提供优质的服务，确保会议顺利进行。如因乙方原因导致会议无法按期举行或出现其他违约行为，乙方应承担相应的违约责任。19.本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为1年。协议期满前30日，如双方无异议，可续签本协议。20.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。21.会议期间，乙方将安排专业技术人员负责会场音响、灯光、投影等设备的调试与维护，确保设备运行稳定，无故障发生。具体措施如下：-安排2名技术人员负责音响设备，包括音响系统调试、音响效果优化等；-安排2名技术人员负责灯光设备，包括灯光系统调试、灯光效果设计等；-安排2名技术人员负责投影设备，包括投影系统调试、投影画面调整等；-设备维护费用共计人民币1.2万元。22.乙方将为参会人员提供舒适的休息区，配备桌椅、饮水机、休息沙发等设施，确保参会人员休息质量。具体措施如下：,-在会场外设置休息区，面积共计100平方米；,-配备50套桌椅，每套桌椅包括1张桌子和2把椅子；,-安排2名工作人员负责休息区卫生清洁，每日2次；-休息区设施费用共计人民币0.5万元。23.乙方将为参会人员提供餐饮服务，包括自助餐、茶歇等。具体措施如下：-自助餐：提供中式、西式、日式等多种菜系，共计1000份；,-茶歇：提供水果、糕点、饮料等，共计2000份；-餐饮服务费用共计人民币5万元。24.乙方将为参会人员提供住宿服务，共计100间客房。具体措施如下：,-提供标准间、大床房等多种房型，满足不同参会人员需求；,-客房内设施齐全，包括空调、电视、宽带网络等；-住宿服务费用共计人民币10万元。25.乙方将为参会人员提供交通服务，包括接送机、接送站等。具体措施如下：,-提供接送机服务，共计10次；,-提供接送站服务，共计20次；-交通服务费用共计人民币1.5万元。26.乙方将为参会人员提供礼品服务，包括会议纪念品、宣传资料等。具体措施如下：-会议纪念品：定制1000份，包括会议主题T恤、笔记本等；-宣传资料：制作1000份，包括会议议程、参会人员名单等；-礼品服务费用共计人民币0.8万元。27.乙方将为参会人员提供咨询服务，包括会议安排、住宿预订、交通指引等。具体措施如下：,-安排2名工作人员负责咨询服务，每日8小时；,-咨询服务内容包括会议安排、住宿预订、交通指引等；-咨询服务费用共计人民币0.6万元。28.乙方将为参会人员提供医疗急救服务，配备1名专业医护人员，负责现场医疗急救。具体措施如下：,-医疗急救人员具备相关资质，能够处理常见伤病；,-医疗急救设备齐全，包括急