机关内部印章使用管理办法

机关内部印章使用管理办法一、总则（一）目的依据。为规范机关内部印章使用管理，维护印章严肃性，确保印章安全，根据《中华人民共和国印章管理条例》及相关法律法规，制定本办法。本办法适用于本机关各部门及工作人员印章使用行为，具有强制性。（二）适用范围。本办法所称印章包括本机关制发的各类公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、电子印章等，以及临时性印章的使用管理。所有印章使用必须严格遵循本办法规定。二、组织管理（一）管理职责。机关办公室是印章管理的职能部门，负责印章的刻制申请、保管、使用审批、备案及监督检查。各部门负责人对本部门印章使用负总责，指定专人具体管理。（二）保管要求。印章实行专人专柜保管制度。公章、合同章等核心印章必须放置在保险柜内，双人双锁保管。保管人员不得擅自离岗，确需临时离开应委托他人看管。印章使用登记本应妥善保管，定期由办公室检查核对。三、使用审批（一）审批权限。一般性文件用印由部门负责人审批；重要文件、重大合同用印需经分管领导审批；涉及重大事项的用印须报机关主要领导审批。电子印章使用实行授权管理，各部门根据业务需求申请使用权限。（二）审批流程。用印申请应填写《机关印章使用申请表》，注明用印事由、印章种类、用印数量、经办人等信息。办公室对申请表进行审核，符合规定的予以批准，不符合规定的退回并说明理由。紧急用印需特事特办，事后补办审批手续。四、具体操作规范1.公章使用。公章主要用于正式文件落款、会议通知、人事任免等。用印前必须确认文件内容完整、准确，经最终审核人签字后方可用印。严禁在空白文件或内容不完整的文件上用印。2.合同专用章使用。合同章仅限于签订各类合同、协议时使用。使用前需核对合同文本是否经法律顾问审核，并由法定代表人或授权代表签字。合同签订后应立即归档备案。3.财务专用章使用。财务章用于财务票据、报表等。使用时必须由财务部门负责人审核，确保金额、项目等要素准确无误。严禁未经批准擅自使用财务章。4.发票专用章使用。发票章仅限于开具发票时使用。每次用印前需核对发票代码、号码是否连续，内容是否与销售记录一致。用印后应加盖"已开发票"戳。5.电子印章使用。电子印章使用应通过专用系统操作，每次用印需输入授权密码。系统自动记录用印时间、文件名称、经办人等信息，不得篡改。电子印章使用范围限于电子文件、数据电文等。五、监督检查（一）日常检查。办公室每季度对各部门印章使用情况进行检查，重点核查用印审批手续、登记记录完整性。发现问题及时通报并督促整改。（二）专项审计。机关每年至少开展一次印章管理专项审计，重点检查是否存在违规用印、印章保管不当等问题。审计结果作为年度考核的重要依据。（三）责任追究。对违反本办法规定的行为，视情节轻重给予通报批评、诫勉谈话、行政处分等处理。造成重大损失的，依法追究相关责任人的法律责任。六、附则（一）印章变更。印章刻制、变更、废止应向公安机关备案，并将印章样章送交办公室登记备案。新印章启用前必须进行编号、登记，旧印章按规定销毁。（二）临时用印。因工作需要确需临时刻制印章的，应填写《临时印章申请表》，经机关主要领导批准后方可刻制。临时印章使用期限不得超过三个月，期满必须缴回销毁。（三）争议处理。印章使用管理中发生的争议，由办公室组