中国中铁竣工资料管理办法

中国中铁竣工资料管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范中国中铁股份有限公司（以下简称“公司”）工程项目竣工资料的管理工作，确保竣工资料的真实、完整、规范、系统和有效利用，依据国家及行业相关法律法规、标准规范，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各单位（以下统称“各单位”）在国内及海外承揽的各类新建、改建、扩建工程项目的竣工资料管理。抢险救灾等特殊工程项目可参照本办法，结合项目实际情况另行规定。第三条定义本办法所称竣工资料，是指在工程项目从立项、勘察、设计、招投标、施工、监理、竣工验收至投产使用全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。第四条管理原则竣工资料管理应遵循以下原则：（一）真实准确：竣工资料必须真实反映工程实际情况，数据准确无误，签字手续完备。（二）完整规范：竣工资料的收集应全面，内容应完整，格式应符合国家、行业及公司相关标准规范要求。（三）系统有序：竣工资料应按照工程项目的内在联系和形成规律，科学分类、组卷、编目，便于检索和利用。（四）及时有效：竣工资料的形成、收集、整理、审核、移交应与工程进度同步进行，确保在工程竣工验收前完成。（五）安全保密：涉及国家秘密、商业秘密的竣工资料，应严格遵守国家及公司保密规定，确保资料安全。第二章管理机构与职责第五条公司层面管理职责公司相关职能部门是竣工资料管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）贯彻执行国家及行业关于竣工资料管理的法律法规和标准规范。（二）制定和修订公司竣工资料管理办法及相关细则。（三）指导、监督和检查各单位的竣工资料管理工作。（四）组织开展竣工资料管理业务培训和经验交流。（五）负责公司总部直管重点项目竣工资料的最终审核与归档管理（如需）。第六条二级单位管理职责各二级单位（工程局、设计院、投资公司等）是本单位竣工资料管理的责任主体，应明确分管领导和归口管理部门，主要职责包括：（一）根据本办法，结合本单位实际情况，制定具体的实施细则。（二）负责本单位所属工程项目竣工资料管理的指导、监督、检查和考核。（三）组织本单位竣工资料的专项检查和内部验收。（四）负责本单位竣工资料管理人员的业务培训。（五）按规定接收、审核、归档所属工程项目移交的竣工资料。第七条项目部管理职责项目经理部是工程项目竣工资料形成、收集、整理、编制和移交的直接责任单位，项目经理是第一责任人。项目部应设立专职或兼职资料管理员，主要职责包括：（一）在项目开工初期制定详细的竣工资料编制计划和责任分工。（二）负责工程建设全过程各类文件资料的及时收集、整理、分类、编目、保管和组卷。（三）严格执行资料的形成、审核、签认程序，确保资料的真实性、完整性和规范性。（四）组织或参与竣工图的编制、审核工作。（五）负责向建设单位、监理单位及公司档案管理部门移交符合要求的竣工资料。（六）配合有关部门对竣工资料的检查与验收。第八条相关方职责勘察、设计、施工、监理等参建单位应按照合同约定和相关规定，各自负责其职责范围内形成的竣工资料的收集、整理、编制，并对其真实性、完整性和规范性负责，及时向项目部提交。第三章竣工资料的构成与要求第九条竣工资料的主要构成竣工资料一般应包括以下主要内容（具体构成应根据项目类型、规模及合同约定进行调整）：（一）综合文件：包括项目立项、审批、招投标、合同、竣工验收等综合性管理文件。（二）勘察设计文件：包括工程地质勘察报告、设计图纸、设计变更、工程洽商等。（三）施工技术文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底、测量记录、试验报告、隐蔽工程验收记录、质量评定资料等。（四）监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理日志、质量评估报告等。（五）设备文件：包括设备采购、开箱验收、安装调试、试运行记录等（如适用）。（六）竣工图：按规定编制的反映工程实际完工情况的图纸。（七）竣工验收文件：包括验收申请、验收报告、整改记录等。（八）财务文件：包括工程概预算、结算、审计报告等（按财务档案管理规定执行）。（九）声像及电子文件：包括反映工程建设过程和成果的照片、录像、录音及电子文档等。第十条竣工资料的基本要求（一）纸质资料：1.字迹清晰、内容真实、数据准确、签章齐全。2.使用符合档案管理要求的纸张和书写材料，禁用易褪色的书写工具。3.复印件须注明原件保管单位或出处，并加盖复印单位公章。4.外文资料应附有中文译本。（二）竣工图：1.竣工图应与工程实体相符，准确反映施工完成后的工程状况。2.凡修改超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。3.竣工图应有编制单位、编制人、审核人、技术负责人签字，并加盖竣工图章。（三）电子文件：1.电子文件的形成、收集、整理应与纸质文件同步进行。2.确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。3.采用符合国家及行业标准的文件格式和存储介质。（四）声像资料：1.应主题明确、图像清晰、声音清楚。2.附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者等。第四章竣工资料的形成与积累第十一条过程控制竣工资料的形成与积累应贯穿于工程项目建设的全过程，实行“谁形成、谁负责”的原则。各相关人员在工程管理和技术活动中，应及时、准确地形成和收集相关文件资料，做到边施工、边整理、边验收。第十二条资料收集项目部资料管理员应主动向各参建单位及项目部各部门收集相关资料，确保不遗漏。对重要的会议纪要、洽商记录、变更指令等，应及时获取原件。第十三条资料整理与保管（一）收集到的资料应及时进行分类、编目、登记，并按照档案管理要求进行规范化整理。（二）资料应存放于专用的资料柜，采取防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等措施。（三）建立资料借阅登记制度，严格履行借阅、归还手续，防止资料丢失和损坏。第五章竣工资料的编制与审核第十四条编制要求（一）竣工资料的编制应严格按照国家、行业及公司规定的格式、内容和组卷方法进行。（二）组卷应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于查阅和利用。（三）卷内文件应按规定顺序排列，编写页号，并填写卷内目录和备考表。（四）案卷封面应填写规范、清晰，注明工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等。第十五条竣工图编制（一）竣工图是工程竣工验收和后续维护、改造的重要依据，必须准确、完整。（二）施工单位应在工程完工后，根据设计变更、工程洽商记录、现场实测数据等及时编制竣工图。（三）竣工图的绘制应符合制图标准，做到图面整洁、线条清晰、标注规范。第十六条审核程序竣工资料编制完成后，应履行严格的审核程序：（一）项目部内部审核：项目经理组织技术负责人、质量负责人、资料管理员等对竣工资料进行全面审核。（二）监理单位审核：监理单位对施工单位提交的竣工资料进行审核签认。（三）建设单位（或业主）审核：建设单位（或业主）对竣工资料进行最终审核，确认符合要求后，方可组织竣工验收。（四）内部验收：二级单位应对所属项目的竣工资料组织内部验收，合格后方可向建设单位正式移交。第六章竣工资料的移交与归档第十七条移交要求（一）工程竣工验收合格后，项目部应按照合同约定和建设单位要求，在规定期限内将整理合格的竣工资料向建设单位、监理单位及公司档案管理部门移交。（二）移交时应填写《竣工资料移交清单》，双方签字盖章，一式多份，各执一份。（三）移交的竣工资料应为原件（特殊情况经批准可移交复印件，并注明原件存放处），份数应满足合同约定及归档要求。第十八条归档管理（一）各二级单位档案管理部门应按照国家及公司档案管理规定，对接收的竣工资料进行分类、整理、编目、著录，并进行规范化、标准化管理。（二）归档的竣工资料应具有永久或长期保存价值，保管期限应符合国家相关规定。（三）积极推进档案数字化建设，对归档的纸质资料进行数字化扫描、存储，建立电子档案管理系统，实现资源共享和便捷利用。第七章竣工资料的信息化管理第十九条信息化平台建设公司及各二级单位应积极推广和应用竣工资料信息化管理平台，实现竣工资料的在线形成、流转、审批、共享和归档，提高管理效率和水平。第二十条电子档案管理（一）电子档案的管理应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关标准要求。（二）确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，建立备份和恢复机制。（三）电子档案与纸质档案具有同等效力，可作为凭证使用。第八章责任追究第二十一条责任追究对在竣工资料管理工作中出现下列情况之一的单位和个人，公司将视情节轻重给予通报批评、经济处罚、行政处分，构成犯罪的依法追究刑事责任：（一）未按规定及时收集、整理、编制竣工资料，造成资料严重缺失或逾期移交的。（二）竣工资料不真实、不准确、不完整，存在虚假记载、伪造涂改等行为的。（三）因管理不善导致竣工资料损坏、丢失或泄密的。（四）对竣工资料审核把关不严，造成不良后果的。（五）拒不执行本办法或违反相关规定的其他行为。第九章附则第二十