出纳与审计工作配合制度​

出纳与审计工作配合制度第一章总则第一条目的为规范公司出纳工作与审计工作的配合流程，明确双方职责边界，保障公司资金管理合规性、安全性与审计工作的高效开展，防范资金风险与审计风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，制定本制度。第二条依据本制度根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国审计法》《企业内部控制基本规范》《会计基础工作规范》及公司《财务管理制度》《审计管理制度》等法律法规与制度文件制定。第三条适用范围本制度适用于公司及下属各子公司、分公司（以下统称“公司”）的出纳岗位人员（含现金出纳、银行出纳）与内部审计部门（以下简称“审计部”）审计人员（含内部审计人员、外聘协助审计人员）的工作配合，涉及资金收付、票据管理、账务处理、银行账户管理、审计检查、资料提供等所有相关工作场景。第四条基本原则1.合规性原则：双方配合需严格遵守国家法律法规、监管要求及公司内部制度，确保所有工作流程合法合规，杜绝违规操作。2.及时性原则：出纳需按照审计要求，在规定时限内提供真实、完整的资料与信息；审计部需在合理范围内，提前明确配合需求，避免影响出纳日常资金管理工作。3.真实性原则：出纳提供的所有资金凭证、账簿、银行对账单、票据等资料需真实反映公司资金活动情况，不得隐瞒、伪造、篡改；审计部需基于真实资料开展审计工作，客观反映审计结果。4.协作性原则：双方应建立顺畅的沟通机制，主动对接工作需求，及时解决配合过程中出现的问题，共同保障公司资金管理与审计工作目标的实现。5.保密性原则：双方均需对工作中接触的公司资金数据、财务信息、审计结果等敏感信息承担保密责任，未经授权不得向第三方泄露。第二章岗位职责界定第五条出纳岗位核心职责1.资金收付管理：严格按照公司资金审批流程，办理现金收付、银行转账、票据结算等业务，确保每笔资金收付均有合法、完整的审批依据（如付款申请单、报销单、合同等），并及时登记现金日记账与银行存款日记账。2.资金安全管理：保管库存现金，确保库存现金余额符合公司规定限额（原则上不超过[5000]元），定期盘点库存现金并编制《现金盘点报告表》；保管银行预留印鉴（财务专用章或个人名章，需与会计岗位人员分工保管）、空白票据（支票、汇票等），建立《空白票据领用登记薄》，记录票据领用、使用、作废情况。3.银行账户管理：协助财务部门办理银行账户开户、销户、变更等手续，保管银行开户许可证、印鉴卡等资料；定期到银行领取银行对账单（每月至少[1]次），及时与银行存款日记账进行核对，编制《银行存款余额调节表》，对未达账项进行跟踪处理。4.资料整理与提交：按规定整理资金收付凭证（如银行回单、发票、付款审批单等），定期移交会计岗位人员进行账务处理；根据审计、财务等部门需求，提供资金管理相关资料，配合开展对账、核查工作。5.资金风险预警：发现资金收付异常（如大额不明款项、审批手续不全、票据伪造等）时，立即暂停操作并向财务负责人及审计部报告，协助排查风险原因。第六条审计部核心职责1.审计计划制定：根据公司年度经营目标与风险防控重点，制定年度审计计划，明确涉及出纳工作的审计项目（如资金管理审计、费用报销审计、银行账户审计等）、审计范围、审计时限与配合要求，并提前通知出纳岗位及相关部门。2.审计实施：按照审计计划，对公司资金收付合规性、资金安全完整性、票据管理规范性、银行账户使用合理性等进行审计检查，包括但不限于抽查资金凭证、核对日记账与总账、盘点库存现金、核查银行对账单与调节表、检查空白票据管理等。3.配合需求告知：在审计工作开展前[3]个工作日，向出纳岗位出具《审计资料需求清单》，明确需提供的资料名称、范围、时间节点及格式要求；审计过程中如需补充资料或现场核查，需提前[1]个工作日与出纳沟通，避免干扰正常资金收付工作。4.审计沟通与反馈：审计过程中发现的问题，需及时与出纳及财务负责人沟通，核实情况并听取说明；审计结束后，形成审计报告，反馈资金管理与配合工作中存在的问题，提出整改建议。5.整改监督：跟踪出纳岗位及相关部门对审计发现问题的整改情况，验证整改效果，确保问题闭环管理；定期总结审计配合经验，优化审计流程与配合要求。第三章日常工作配合流程第七条资金收付环节配合1.审计抽查配合：审计部可随机抽查出纳已办理的资金收付业务（抽查比例不低于月度业务量的[10%]），出纳需提供对应的付款申请单、报销单、银行回单、发票、合同等原始凭证，配合审计人员核对“审批流程完整性、凭证真实性、金额准确性、收付及时性”。2.大额资金支付监督：对于单笔金额超过[50]万元的大额资金支付，审计部可根据审计计划进行事前或事中监督，出纳需在支付前[1]个工作日将《大额资金支付审批表》及相关支撑材料（如合同、结算单）提交审计部备案；审计部如发现审批手续不全或支付依据不充分，需在[2]小时内反馈出纳及财务负责人，暂停支付流程，待问题解决后再行处理。3.资金收付异常核查：审计部通过系统监控或数据分析发现资金收付异常（如同一账户频繁大额转账、资金流向与业务无关、现金支付比例异常等）时，可向出纳发出《资金异常核查通知书》，出纳需在[1]个工作日内提供异常资金的收付依据、业务背景说明，并协助审计部排查是否存在风险；如涉及外部单位或个人，出纳需配合提供对方联系方式及沟通记录。第八条票据管理环节配合1.空白票据检查：审计部每季度对空白票据（支票、汇票、电汇凭证等）的管理情况进行检查，出纳需提供《空白票据领用登记薄》《作废票据保管台账》及库存空白票据，配合审计人员核对“登记薄记录与实际库存数量一致性、作废票据是否完整保管（含存根联）、票据领用是否有审批手续”。2.已使用票据核查：审计部可随机抽查已使用票据（抽查比例不低于季度使用量的[15%]），出纳需提供已使用票据的存根联、对应的银行回单及付款审批资料，配合审计人员核对“票据金额与回单金额一致性、票据收款人与业务合同甲方一致性、票据用途与审批用途一致性”。3.票据遗失处理配合：如发生空白票据或已使用票据遗失，出纳需在[24]小时内报告财务负责人与审计部，并按规定办理挂失手续（如登报声明、向银行申请止付）；审计部需协助调查遗失原因，核实挂失流程的合规性，并督促出纳完善票据保管措施，避免再次发生遗失。第九条账务处理环节配合1.日记账核对：每月[5]日前，出纳需完成上月现金日记账与银行存款日记账的登记，并将电子版日记账提交审计部；审计部需在[3]个工作日内，将出纳日记账与财务总账、银行对账单进行核对，如发现差异，需及时与出纳沟通，共同排查差异原因（如未达账项、记账错误等），并形成《日记账核对差异说明》，经双方签字确认后存档。2.现金盘点配合：审计部每月至少开展[1]次突击现金盘点（或每季度开展[2]次定期盘点），盘点前需提前[2]小时通知出纳（突击盘点可临时通知），出纳需暂停现金收付工作，整理库存现金并准备《现金盘点报告表》；盘点过程中，审计人员需现场监督现金清点，核对“实际库存金额与日记账余额一致性”，对差异部分（如长款、短款），出纳需当场说明原因，审计部需记录差异情况并跟踪处理结果；盘点结束后，双方共同签署《现金盘点报告表》，分别存档。3.银行存款核对：每月[10]日前，出纳需完成上月《银行存款余额调节表》的编制，并将调节表及银行对账单（原件或加盖银行公章的复印件）提交审计部；审计部需在[5]个工作日内，对调节表中的未达账项进行核查，重点关注“未达账项金额是否重大、挂账时间是否超过[30]天、是否存在长期未清理的异常未达账项”，如发现问题，需要求出纳补充资料并说明原因，必要时可直接与银行沟通核实。第十条银行账户管理配合1.账户开户与销户配合：公司新增银行账户或注销银行账户时，出纳需在办理手续前[3]个工作日，将《银行账户开户申请单》《银行账户销户申请单》及相关证明材料（如营业执照、法人身份证、开户理由说明）提交审计部审核；审计部需审核“开户必要性（如是否符合公司业务需求、是否存在重复开户）、销户合规性（如账户是否无未结清款项、是否已完成税务备案变更）”，并在[2]个工作日内出具审核意见；审核通过后，出纳方可办理后续手续，开户或销户完成后[5]个工作日内，需将银行开户许可证、销户回执等资料复印件提交审计部存档。2.账户使用情况检查：审计部每半年对公司所有银行账户的使用情况进行一次全面检查，出纳需提供所有银行账户的最新对账单（近[3]个月）、账户流水、《银行账户使用登记薄》（记录账户用途、资金收支范围），配合审计人员核查“账户是否存在闲置（连续[6]个月无资金收支）、是否存在超范围使用（如专用账户用于日常经营支付）、是否存在与关联方或无关第三方的异常资金往来”；对闲置账户，审计部需提出销户建议，由出纳配合办理销户手续。3.银行印鉴管理检查：审计部每季度对银行预留印鉴的保管情况进行检查，出纳需提供印鉴保管台账（记录印鉴使用、交接情况），配合审计人员核实“印鉴是否按规定分工保管（如财务专用章由出纳保管、法人章由会计主管保管）、印鉴使用是否有审批记录（如每次使用需填写《印鉴使用申请单》）、是否存在印鉴外借或私自使用情况”；如发现印鉴保管不合规，审计部需要求立即整改，出纳需在[3]个工作日内调整保管方式，并将整改情况反馈审计部。第四章专项审计工作配合第十一条年度财务审计配合1.资料准备配合：每年[12]月下旬，审计部（或外聘会计师事务所，下同）需向出纳出具《年度财务审计资料需求清单》，明确需提供的资料包括但不限于：全年现金日记账与银行存款日记账（电子版及纸质版）、全年银行对账单（原件或加盖银行公章的复印件）、全年《现金盘点报告表》《银行存款余额调节表》、空白票据与作废票据台账、银行账户开户与销户资料、大额资金支付审批资料等；出纳需在次年[1]月[10]日前完成资料整理，按清单顺序装订成册并提交审计部，同时对资料的完整性、真实性进行书面承诺（签署《资料真实性承诺书》）。2.现场审计配合：年度财务审计现场工作期间（通常为次年[1]月-[2]月），出纳需指定专人负责配合审计工作，按审计人员要求提供补充资料（如特定日期的资金流水、某笔付款的详细背景说明）、协助进行现场现金盘点（如审计基准日的现金盘点）、陪同审计人员到银行函证（如需要）；对审计人员提出的疑问，需在[1]个工作日内予以答复，如需核实外部信息，需积极协助联系相关单位或人员。3.审计调整配合：如审计过程中发现出纳账务处理存在错误（如记账金额错误、科目使用错误、未达账项清理不及时等），审计部需出具《审计调整建议表》，出纳需在[3]个工作日内核对调整建议，如无异议，需及时调整日记账并重新编制《银行存款余额调节表》；如存在异议，需提供书面说明及支撑材料，与审计部协商确定最终调整方案，确保财务数据准确。第十二条专项资金审计配合1.专项资金范围：专项资金包括但不限于：政府补助资金、项目建设资金、研发专项资金、员工薪酬专项资金等，审计部根据公司安排或监管要求开展专项资金审计时，需提前[5]个工作日向出纳出具《专项资金审计通知书》，明确审计范围（如某笔政府补助资金的收支）、审计期间、审计重点（如资金使用合规性、是否专款专用）。2.资料提供要求：出纳需在收到通知书后[3]个工作日内，提供与专项资金相关的资料，包括但不限于：专项资金拨付文件（如政府补助通知、项目拨款协议）、专项资金收支日记账、对应的付款申请单、发票、合同、银行回单、专项资金使用台账（记录资金用途、对应项目）等；如专项资金涉及多个部门，出纳需协助协调相关部门提供补充资料（如项目进度报告、费用分摊依据）。3.使用情况核查配合：审计部在核查专项资金使用情况时，可能要求出纳陪同走访项目实施单位、查阅项目现场资料或与相关人员访谈，出纳需积极配合，提供必要的协助；对审计部发现的“专项资金挪用、超范围使用、未按规定进度支付”等问题，出纳需如实说明情况，提供相关证明材料，并协助制定整改措施。第十三条离任审计配合1.离任人员涉及出纳工作的审计：当财务负责人、出纳岗位人员离任时，审计部需开展离任审计，提前[5]个工作日向现任出纳（或离任出纳，如未交接完毕）出具《离任审计资料需求清单》，明确需提供的资料包括但不限于：离任期间的现金日记账与银行存款日记账、现金盘点记录、银行存款余额调节表、空白票据与印鉴保管记录、资金收付审批资料、未结事项清单（如未清理的未达账项、未收回的票据）等。2.交接过程监督配合：离任出纳与新任出纳办理工作交接时，审计部需现场监督交接过程，出纳需按《出纳工作交接清单》（包含资金、票据、印鉴、资料等内容）逐项移交，审计人员需核对“移交物品与清单一致性、资金余额与日记账一致性、未结事项是否清晰”；交接完成后，审计部需在《出纳工作交接清单》上签字确认，作为离任审计报告的附件。3.离任责任核实：审计部在核实离任出纳的工作责任时，如需了解特定资金业务的背景、审批流程或处理细节，现任出纳（或离任出纳）需如实提供信息，不得隐瞒或推诿；对审计发现的离任期间的资金管理问题，需配合核实责任归属，提供相关证据材料。第五章资料管理与保密要求第十四条资料准备与传递1.资料准备规范：出纳向审计部提供的所有资料，需符合以下要求：（1）纸质资料：需加盖公司财务专用章（或“与原件核对无误”章），字迹清晰、无涂改，按时间顺序或资料类型装订成册，封面注明“资料名称、审计期间、提供日期、提供人”；（2）电子资料：需以Excel、PDF等可编辑或不可篡改格式提交，文件命名规范（如“20X5年1月现金日记账-出纳张三”），存储在公司指定的共享文件夹或通过加密邮件发送；（3）特殊资料（如银行对账单原件、空白票据）：如需借出，需填写《资料借出登记薄》，注明借出时间、用途、归还期限，由审计人员签字确认，归还时需核对资料完整性，确保无遗失或损坏。2.资料传递流程：出纳与审计部之间的资料传递，需通过公司内部办公系统（如OA系统）或线下《资料交接单》进行记录，《资料交接单》需注明资料名称、份数、页数、传递日期、双方签字，交接完成后双方各执一份存档；如资料涉及大额资金、敏感信息，需现场交接，避免通过非加密方式传递。第十五条资料保管与归档1.出纳资料保管：出纳需对提供给审计部的资料副本（或原件）进行单独保管，建立《审计资料提供台账》，记录资料名称、提供日期、审计项目、回收情况，保管期限不低于[3]年（如涉及重大审计项目或监管检查，保管期限不低于[5]年）；审计结束后，如需回收资料，需在《资料交接单》上注明“已回收”，确保资料闭环管理。2.审计资料归档：审计部需将出纳提供的资料作为审计工作底稿的一部分，按公司《审计档案管理制度》进行归档，归档内容包括资料原件/副本、《资料交接单》《资料真实性承诺书》等，归档期限不低于[10]年（符合国家档案管理规定）；如需查阅归档资料，需按规定办理查阅手续，出纳因工作需要查阅时，需经审计部负责人审批。第十六条保密要求1.出纳保密责任：出纳不得向任何无关人员（包括公司内部非相关岗位人员、外部单位或个人）泄露审计工作内容、审计发现的问题、审计需求的资料信息；不得因审计配合工作，擅自向他人透露公司资金余额、资金流向、银行账户信息、专项资使用情况等敏感数据；如因工作需要向审计部提供涉及外部单位的信息（如供应商银行账户、客户联系方式），需提前征得外部单位同意，并告知审计部需对该信息承担保密责任。2.审计部保密责任：审计人员不得向任何无关人员泄露在配合过程中获取的出纳工作数据、公司资金信息、财务凭证等敏感内容；不得将审计资料用于与审计工作无关的用途（如对外提供、用于个人事务）；审计工作底稿及归档资料需专人保管，仅限经授权人员查阅；如发生信息泄露，需立即向公司保密管理部门报告，并承担相应责任。3.保密违规处理：如双方任何一方违反保密要求，导致公司信息泄露或造成损失，按公司《保密管理制度》及《员工奖惩制度》处理，包括但不限于警告、罚款、降职、解除劳动合同；情节严重的，依法追究法律责任。第六章监督考核与责任追究第十七条监督机制1.日常监督：财务负责人需定期（每月[15]日前）检查出纳与审计部的配合情况，包括资料提供及时性、配合态度、问题整改积极性等，形成《出纳-审计配合检查记录》，并反馈给审计部负责人。2.审计部监督：审计部需在每季度末，对本季度出纳配合工作进行评估，形成《出纳配合审计工作评估报告》，内容包括配合亮点、存在问题、改进建议，并提交公司财务管理委员会；评估结果作为出纳岗位绩效考核的参考依据。3.公司抽查监督：公司财务管理委员会每半年组织一次抽查，随机检查出纳与审计部的配合流程执行情况（如资料传递记录、保密措施落实情况、问题整改情况），对发现的流程漏洞，督促双方限期优化。第十八条考核指标1.出纳配合考核指标：（1）资料提供及时性：按审计要求时限提供资料的比例，目标值不低于[95%]；（2）资料完整性：提供的资料无缺失、无遗漏的比例，目标值不低于[98%]；（3）资料真实性：提供的资料无伪造、无篡改、无虚假信息的情况，目标值为[100%]；（4）配合态度：审计人员对出纳配合积极性、沟通顺畅性的评价，目标值为“满意”（评分不低于[80]分，满分[100]分）；（5）问题整改及时性：对审计发现问题的整改完成率，目标值不低于[90%]（按整改时限要求）。2.审计部配合考核指标：（1）需求告知及时性：提前向出纳明确审计需求的比例，目标值不低于[95%]；（2）沟通规范性：与出纳沟通时，无因沟通不当导致配合延误的情况，目标值为[100%]；（3）干扰控制：审计工作对出纳日常资金管理工作的干扰程度，目标值为“轻微”（出纳评价不低于[80]分，满分[100]分）；（4）结果反馈及时性：审计结束后，按规定时限向出纳反馈结果的比例，目标值不低于[95%]。第十九条考核结果应用1.出纳考核结果应用：考核结果纳入出纳岗位年度绩效考核，占绩效考核权重的[20%]；考核优秀（各项指标均达标，且资料真实性、配合态度评分不低于[90]分）的，可获得公司“优秀配合奖”及奖金；考核不合格（任意一项指标未达标，或资料真实性出现问题）的，给予警告，限期[15]天内整改，整改后仍不合格的，扣除当月绩效奖金的[30%]，并取消年度评优资格。2.审计部考核结果应用：考核结果纳入审计人员年度绩效考核，占绩效考