钉钉办公系统及审批管理流程办法

钉钉办公系统及审批管理流程办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司内部管理，提升办公效率，优化审批流程，确保各项工作有序开展，降低沟通成本，特依据公司实际运营需求，结合钉钉办公系统（以下简称“钉钉”）的功能特性，制定本办法。本办法旨在明确钉钉办公系统的使用规范及审批管理流程的操作细则，为各部门及全体员工提供统一的行为指引。第二条适用范围本办法适用于公司全体员工在日常工作中使用钉钉办公系统进行沟通、协作及处理各类审批事项的相关活动。所有通过钉钉发起的审批流程，均须遵守本办法的规定。第三条基本原则钉钉办公系统及审批管理流程的运行遵循以下原则：1.高效便捷原则：充分利用钉钉平台功能，简化流程环节，缩短审批周期，提升整体办公效率。2.规范有序原则：审批流程设计应科学合理，职责明确，权限清晰，确保各项事务处理有章可循。3.安全保密原则：严格遵守公司信息安全管理规定，妥善保管账号信息，确保涉密信息在钉钉平台内的传输与存储安全。4.协同协作原则：鼓励通过钉钉平台进行跨部门、跨层级的信息共享与协同工作，促进团队合作。5.可追溯原则：所有审批流程的发起、流转、审批意见及结果均应在钉钉系统中留有记录，确保过程可查、责任可溯。第二章钉钉办公系统的基础配置与管理第四条组织架构搭建与维护公司行政部（或指定信息技术部门，下同）负责在钉钉平台上搭建和维护符合公司实际情况的组织架构。组织架构应清晰反映各部门层级、隶属关系及人员配置。部门名称、负责人及人员变动时，相关部门应及时通知行政部，由行政部在钉钉系统中进行同步更新，确保架构信息的准确性。第五条用户账号管理1.账号开通：新员工入职后，由人力资源部通知行政部为其开通钉钉账号。账号信息通常以员工姓名及公司邮箱前缀为基础设置，初始密码由行政部统一告知，员工登录后应立即修改密码。2.账号使用：员工应妥善保管个人钉钉账号及密码，不得转借他人使用。如账号遗失或密码遗忘，应立即向行政部申请找回或重置。3.权限配置：行政部根据员工的岗位职责及所在部门，为其配置相应的钉钉系统操作权限，包括但不限于通讯录查看范围、应用使用权限、审批流程发起与处理权限等。4.账号停用与注销：员工离职或调动时，人力资源部应及时通知行政部，由行政部对其钉钉账号进行相应处理。离职员工账号应予以注销或停用，确保公司信息安全；内部调动员工账号权限应根据新岗位需求进行调整。第六条基础应用配置行政部负责根据公司需求，在钉钉工作台中添加、配置和管理必要的办公应用，如公告、日程、会议、钉盘、审批等。各应用的使用规范可参照本办法及相关应用的具体指引执行。第三章审批管理流程设计规范第七条审批事项梳理与分类各部门应根据自身业务特点及管理需求，梳理本部门及跨部门的常规审批事项，如人事变动、费用报销、出差申请、物品领用、合同审批等。行政部会同各部门对审批事项进行汇总、分类，并统一纳入钉钉审批系统进行管理。第八条审批流程设计原则审批流程的设计应遵循“必要、精简、高效”的原则，避免不必要的环节和审批层级。一般应包含以下关键节点：1.发起人：具体办理某项业务并发起审批的员工。2.直接上级审批：发起人所属直接领导对申请事项的初步审核与意见。3.相关部门审核（如适用）：涉及其他部门业务或资源协调的，需经相关部门负责人审核。4.分管领导审批（如适用）：根据事项的重要性、金额大小或权限级别，需经分管领导审批。5.最终审批人：对审批事项拥有最终决策权的人员，通常为公司主要负责人或其授权人员。6.归档或执行：审批通过后，相关单据或信息进入归档环节，或通知相关人员执行。第九条审批流程的创建与发布1.各部门需新增或修改审批流程时，应向行政部提交书面申请，说明流程名称、适用范围、涉及部门、具体节点、审批人及流转条件等详细信息。2.行政部会同相关部门对申请的审批流程进行评估和审核，确保其合规性与高效性。3.审核通过后，由行政部在钉钉审批系统中进行流程模板的创建、编辑与测试。4.流程模板测试无误后，正式发布启用，并通知相关部门及人员。第十条审批表单设计审批表单应根据审批事项的具体需求进行设计，包含必要的信息字段，如申请事由、申请日期、涉及金额、相关附件等。表单字段应清晰、明确，便于填写和审核。行政部可根据各部门需求，协助设计或调整审批表单样式。第十一条审批权限设定审批权限的设定应与公司现行的权责体系保持一致。各层级审批人的审批范围和权限由公司管理层根据岗位职责明确界定，并由行政部在钉钉审批流程中进行配置。对于涉及金额较大或较为重要的审批事项，应设置多级审批或最终审批环节。第四章审批流程的发起与处理规范第十二条审批发起1.员工发起审批时，应根据实际业务需求，选择正确的审批流程模板。2.认真、如实、完整地填写审批表单中的各项信息，确保内容准确无误。3.对于需要提供支撑材料的审批事项（如费用报销需附发票、出差申请需附行程单等），应按要求上传清晰、完整的电子附件。4.确认信息填写无误后，提交审批。第十三条审批处理1.及时处理：审批人收到待办审批事项后，应尽快进行处理，原则上应在一个工作日内完成审批（特殊情况除外，但需及时与发起人沟通）。2.认真审核：审批人应仔细审阅表单内容及附件材料，对不清楚的地方可通过钉钉与发起人进行沟通确认。3.明确意见：审批人应根据审批权限和公司规定，明确签署审批意见，如“同意”、“不同意”或“需补充说明/修改后重提”。选择“不同意”或“需补充说明/修改后重提”时，应简要注明原因或需补充、修改的具体内容。4.流程转交：审批人如因出差、休假等原因无法及时处理审批，可在钉钉系统中设置审批代理人，或将待办事项临时转交给其他有相应权限的同事处理（需提前沟通）。第十四条审批流转与退回1.审批事项将按照预设的流程自动流转至下一审批节点。2.如审批人认为申请事项不符合规定或材料不齐全，可将审批退回至发起人，由发起人修改完善后重新提交。3.对于多分支条件的审批流程，系统将根据发起人填写的特定条件（如金额区间、申请类型等）自动流转至相应的审批路径。第十五条审批结果通知与查询1.审批流程结束后（无论通过与否），系统将自动向发起人发送结果通知。2.发起人和相关审批人可随时在钉钉“我发起的”或“我审批的”菜单中查询审批的当前状态、流转记录及最终结果。第十六条审批撤销与修改1.审批流程在未被下一审批人处理前，发起人如需修改内容，可自行撤销审批后重新发起。2.如审批流程已进入后续节点，发起人确需修改的，应与当前审批人沟通，由当前审批人将流程退回后，发起人方可进行修改并重新提交。第五章监督、考核与持续优化第十七条监督与检查行政部作为钉钉办公系统及审批流程的归口管理部门，有权对各部门及员工使用钉钉系统进行办公及执行审批流程的情况进行监督与检查。定期（如每季度或每半年）对审批流程的运行效率、合规性等进行抽查，发现问题及时督促整改。第十八条数据分析与考核行政部可利用钉钉系统提供的数据分析功能，对审批流程的平均处理时长、各环节滞留情况、审批通过率等数据进行统计分析。分析结果可作为评估部门及相关人员工作效率的参考依据之一，并纳入公司相关考核体系。第十九条流程优化与反馈1.各部门及员工在使用钉钉审批流程过程中，如发现流程设计不合理、审批环节冗余、表单字段缺失或其他影响效率的问题，可向行政部提出优化建议。2.行政部应定期收集各方面的反馈意见，结合实际运行情况及公司发展需求，对现有审批流程进行评估和优化调整，持续提升审批效率和管理水平。流程优化后，应及时通知相关部门和人员。第六章附则第二十条责任追究对于违反本办法规定，造成不良后果的（如因账号管理不当导致信息泄露、审批人无故拖延影响工作、发起人虚报瞒报等），公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评直至追究相应责任。第二十一条培训与