道路交通建设工程档案管理办法

道路交通建设工程档案管理办法第一章总则第一条为规范道路交通建设工程档案（以下简称“工程档案”）管理工作，确保工程档案的真实、完整、系统和安全，充分发挥工程档案在工程建设、运营管理、维护改造及历史查考中的重要作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合道路交通建设工程特点，制定本办法。第二条本办法适用于各类新建、改建、扩建的公路、城市道路、桥梁、隧道、轨道交通等道路交通建设工程项目的档案管理。凡参与道路交通建设工程的建设、勘察、设计、施工、监理等单位（以下统称“各参建单位”），均应遵守本办法。第三条工程档案是指在道路交通建设工程项目从立项、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收及后续评价等全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。第四条工程档案管理应遵循统一领导、分级负责、全程参与、规范整理、安全保管、有效利用的原则。各参建单位应将工程档案管理纳入项目管理体系，与工程建设同步规划、同步实施、同步验收。第五条建设单位是工程档案管理的责任主体，对工程档案的形成、收集、整理、归档、移交和管理负总责。勘察、设计、施工、监理等单位应根据合同约定，负责各自职责范围内工程档案的形成、收集、整理，并对其真实性、完整性和规范性负责。第二章档案的构成与分类第六条道路交通建设工程档案主要由以下部分构成：（一）项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、项目评估报告、环境影响评价报告、水土保持方案、地质灾害危险性评估报告、项目核准或备案文件、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、土地使用证等。（二）勘察设计文件：包括工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、初步设计文件、技术设计文件（如需要）、施工图设计文件、设计变更文件及相关审批文件等。（三）招投标及合同文件：包括招标文件、投标文件、中标通知书、施工合同、监理合同、勘察设计合同、材料设备采购合同等。（四）施工文件：包括施工组织设计、施工方案、开工报告、技术交底记录、测量放线记录、原材料及半成品试验检测报告、施工日志、隐蔽工程检查记录、质量评定资料、分部分项工程验收记录、工程变更洽商记录、事故处理报告等。（五）监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理日志、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录、见证取样记录、工程款支付证书、工程质量评估报告等。（六）竣工验收文件：包括竣工验收申请报告、竣工验收报告、竣工决算报告、审计报告、工程总结、各专项验收文件（如消防、环保、档案等）、竣工图等。（七）声像及电子档案：包括反映工程建设过程、重要节点、隐蔽工程、竣工面貌的照片、录像资料，以及各类电子文件、数据库等。（八）其他文件：包括工程评优资料、获奖证书、后期养护维修记录等与工程相关的有保存价值的文件材料。第七条工程档案应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》及行业相关标准进行分类、组卷。根据工程特点和管理需要，可采用按项目阶段、专业、单位工程或文件形成单位等方式进行分类。第三章档案的收集与整理第八条各参建单位应明确档案管理负责人和专职或兼职档案管理人员，负责本单位工程文件材料的收集、整理、归档工作。档案管理人员应具备相应的专业知识和业务能力，并保持相对稳定。第九条工程文件材料的收集应贯穿于项目建设全过程。从项目立项开始，各单位应指定专人及时收集、积累项目各阶段形成的文件材料，确保不遗漏、不丢失。第十条收集的文件材料应符合以下要求：（一）真实性：文件材料必须是工程建设过程中直接形成的原始记录，内容真实可靠，不得伪造、变造。（二）完整性：文件材料的种类、份数、页数应齐全，手续完备，如签字、盖章等。（三）规范性：文件材料的格式、书写、绘制、印刷应符合国家及行业有关标准，字迹清晰、耐久，图表整洁、准确。（四）系统性：文件材料应按照工程建设的内在联系，保持其有机联系和成套性。第十一条工程档案的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。整理工作包括：（一）组卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷。组卷应科学合理，厚度适宜。（二）编目：包括卷内文件目录和案卷目录的编制。卷内文件目录应依次列出卷内文件的序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号等。（三）装订：案卷应采用线装或符合档案保管要求的其他装订方式，做到整齐、牢固，便于翻阅。（四）填写案卷封面：包括项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等。（五）编写卷内备考表：注明卷内文件材料的总页数、各类文件页数，以及在组卷和使用过程中需要说明的问题。第四章档案的保管与利用第十二条建设单位应设立专门的档案库房或档案管理专柜，配备必要的档案装具和保护设备，如温湿度调控设备、防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等设施。第十三条档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。第十四条工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。具体划分标准应按照国家及行业有关规定执行。对于具有重要历史价值、技术价值和凭证作用的档案，应列为永久保管。第十五条建立健全档案借阅制度。借阅档案应履行审批手续，明确借阅范围、期限和要求。借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、抄录。涉密档案的借阅、复制、传递应严格遵守国家保密规定。第十六条档案利用应遵循为工程建设和管理服务的原则，积极提供档案信息资源。可根据需要编制档案目录、索引、专题汇编等检索工具，提高档案利用效率。第十七条档案管理部门应建立档案利用登记制度，记录档案利用情况，总结利用效果。第五章电子档案管理第十八条电子档案是工程档案的重要组成部分，与纸质档案具有同等效力。各参建单位应加强电子文件的形成、积累、整理、归档和管理工作。第十九条电子文件的形成和归档应符合国家及行业关于电子文件归档与电子档案管理的相关标准和要求。电子文件应采用符合长期保存要求的格式，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第二十条电子档案的存储应采用专用存储介质，并进行异地备份和定期检测，防止数据丢失或损坏。重要电子档案应同时保存纸质副本。第二十一条电子档案的管理应建立严格的权限控制和安全保密制度，防止非授权访问、篡改和泄露。第二十二条电子档案的移交应符合接收单位的要求，确保其能够被准确接收和有效利用。第六章档案的鉴定与移交第二十三条工程竣工验收前，建设单位应组织对工程档案进行专项验收。档案专项验收合格是工程竣工验收的必备条件之一。第二十四条档案管理部门应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁，并做好销毁记录。第二十五条建设项目竣工验收后，建设单位应在规定期限内，将全套工程档案（包括纸质档案、电子档案及其他载体档案）向有关城建档案管理部门或项目主管部门进行移交，并办理移交手续。移交时应附有详细的档案移交目录。第二十六条勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程档案，在项目竣工验收后，应向建设单位移交。建设单位汇总整理后，按规定向相关部门移交。第七章责任追究第二十七条各参建单位应加强对工程档案管理工作的领导和检查，对在工程档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人给予表彰和奖励。第二十八条对违反本办法规定，造成工程档案失真、损毁、丢失、泄密或逾期未移交档案的，建设单位应责令其限期改正，并视情节轻重对相关责任人给予批评