高校学生心理健康档案管理制度

高校学生心理健康档案管理制度一、总则（一）目的与依据为全面贯彻落实立德树人根本任务，科学规范地开展高校学生心理健康教育与咨询工作，准确掌握学生心理健康状况，有效预防和缓解学生心理问题，促进学生身心健康发展和全面成长，依据国家及地方关于加强和改进新时代学生心理健康工作的相关文件精神，结合本校实际，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体在籍全日制学生（含本专科生、研究生）的心理健康档案（以下简称“心理档案”）管理工作。非全日制学生及其他特殊类别的学生可参照执行，或另行制定管理细则。（三）基本原则1.保密性原则：心理档案内容属于学生个人敏感信息，严格遵守保密制度，未经授权不得泄露。档案管理人员及相关工作人员对档案内容负有终身保密责任。2.客观性原则：档案材料的收集、记录应实事求是，客观反映学生心理状况，避免主观臆断。3.发展性原则：心理档案的建立与管理应着眼于学生的长远发展，不仅记录现状，更要关注变化过程，为学生成长提供支持。4.教育性原则：心理档案的建立与使用应以促进学生心理健康发展为出发点和落脚点，服务于心理健康教育、咨询与辅导工作。5.系统性原则：心理档案的建立、收集、保管、使用、转递和销毁等环节应形成一个有机整体，确保管理工作规范有序。6.安全审慎原则：严格遵守数据安全管理规定，确保档案存储安全，档案的查阅、调用需履行严格审批程序。二、档案内容构成心理档案应全面、客观、动态地反映学生心理健康状况，主要包括以下内容：（一）学生基本信息包括姓名、学号、性别、出生日期、民族、政治面貌、院系、专业、班级、入学年份、联系方式（本人及紧急联系人）、家庭基本情况等。（二）心理健康状况基线信息1.入学心理健康普查结果：包括心理测评量表的原始数据、结果分析及初步评估意见。2.既往心理健康史：如是否有心理咨询或治疗经历、精神疾病史、重大创伤经历等（由学生自愿提供并核实）。（三）心理健康教育与辅导记录1.参与心理健康课程、讲座、团体辅导等活动的记录。2.个体心理咨询记录：包括咨询时间、地点、主诉、主要问题、咨询过程概要、干预策略、咨询结果与反馈、后续建议等，应由咨询员规范记录并签名。3.危机干预记录：针对有心理危机或潜在危机的学生，记录危机发生时间、表现、评估等级、干预措施、处理过程、转介情况、后续跟踪等。（四）心理状况动态跟踪与评估1.定期或不定期心理状况复查、跟踪记录。2.辅导员、班主任及相关教师在日常工作中观察到的学生心理行为异常表现及初步处理情况记录。3.对有特殊心理需求学生的帮扶与支持计划及实施情况。（五）转介记录如学生因心理问题需要转介至专业医疗机构，应记录转介原因、时间、接收机构、诊断结果（如学生同意提供）、后续治疗与康复情况等。（六）其他相关材料如学生本人提交的关于自身心理状况的说明、重要他人（如家长、室友）提供的有助于了解学生情况的信息（需注意信息来源的合法性与保密性）等。三、档案的建立、收集与归档（一）档案建立1.新生入学后，由学校心理健康教育与咨询中心（以下简称“心理中心”）统一组织心理健康普查，指导学生完成基本信息填写和心理测评，以此为基础建立初步心理档案。2.对于新转入、复学的学生，应在其入学后一个月内完成心理档案的建立或更新工作。（二）信息收集1.心理档案信息的收集应遵循自愿、知情同意原则（除法律规定或紧急情况外）。2.信息收集渠道包括：学生自陈、心理测评、心理咨询记录、教师观察报告、医疗机构诊断证明、危机事件处理记录等。3.收集到的信息应及时核实，确保准确无误。对不确定或有疑问的信息，应谨慎处理，多方求证。（三）归档要求1.心理档案材料应分类整理，做到条理清晰、目录明确。2.纸质档案应使用规范的档案袋或文件夹存放，电子档案应建立统一的数据库管理系统，确保数据格式统一、安全存储。3.所有归档材料需注明日期，并由相关责任人签名确认。四、档案的保管与使用（一）档案保管1.心理档案实行专人负责、专柜（专机）存放制度。纸质档案应存放在安全、干燥、保密的场所；电子档案应设置严格的访问权限和密码保护，定期备份，防止数据丢失或泄露。2.档案管理人员应具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守保密纪律。3.心理档案的保管期限一般为学生在校期间及毕业后一定年限（具体年限由学校根据实际情况确定，建议不低于毕业后五年）。对于有严重心理问题或危机干预记录的档案，可适当延长保管期限。（二）档案使用1.使用权限：*心理中心专业人员因工作需要可查阅和使用相关学生的心理档案。*辅导员、班主任在开展学生思想政治教育和日常管理工作中，确需了解学生心理状况时，可向心理中心提出申请，经批准后，由心理中心专业人员提供必要的、有限的信息支持，而非直接查阅完整档案。*学校主管领导在处理学生重大心理危机事件或进行相关工作决策时，经审批可查阅特定学生的相关档案信息。*除法律规定或经学校批准的特殊情况外，任何组织或个人不得擅自查阅、复制、摘抄、拍摄、传播学生心理档案内容。2.使用规范：*查阅档案时应履行登记手续，说明查阅目的、范围和使用方式。*查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。*档案信息的使用仅限于学生心理健康教育、咨询、辅导、危机干预及相关学生工作，不得用于与学生心理健康无关的目的。*严禁将档案内容泄露给无关人员。在与家长沟通学生心理问题时，应遵循保密原则，在学生同意或法律允许的范围内进行，且沟通内容应限于必要的范围。3.信息安全：*严格遵守数据安全管理规定，防止档案信息被非法访问、篡改或泄露。*电子档案系统应具备完善的安全防护措施和操作日志记录功能。五、档案的转递与销毁（一）档案转递1.学生转学、退学、毕业时，其心理档案的处理方式由学校统一规定。一般情况下，原始心理档案由学校心理中心统一保管，不随学生档案转出。2.如学生因特殊情况（如持续接受心理治疗或有明确心理问题史）转学，且接收学校提出合理需求并经学生本人同意及学校主管领导批准，心理中心可向接收学校相关部门（仅限心理健康服务机构）转递部分必要的、脱敏后的档案摘要信息，转递过程需密封并通过机要或专人送达。3.学生毕业时，可根据其意愿，提供一份简要的、不涉及核心隐私的心理状况总结（如学生在校期间参与心理健康活动情况、总体心理适应状况等），但需明确告知学生其档案的保管与保密规定。（二）档案销毁1.对于达到保管期限且无继续保存价值的心理档案，由心理中心提出销毁申请，报学校主管部门审批后，方可进行销毁。2.档案销毁应有严格的监销程序，纸质档案应采用粉碎等无法复原的方式处理，电子档案应彻底删除并确保无法恢复。销毁过程需有两人以上在场监销，并做好销毁记录。六、职责分工（一）学校层面将学生心理档案管理工作纳入学校整体学生工作和心理健康教育工作体系，明确分管领导，提供必要的经费、场地和人员支持，保障档案管理工作的顺利开展。（二）心理中心1.负责全校学生心理档案管理工作的组织、指导、监督和实施。2.制定和完善心理档案管理的具体操作规程。3.负责新生心理普查的组织实施，心理档案的建立、专业咨询记录的整理归档。4.负责心理档案的专业保管、安全维护和规范使用。5.组织开展档案管理人员的专业培训和职业道德教育。（三）院系1.配合心理中心开展学生心理档案相关工作，如信息收集、学生日常心理状况观察与反馈。2.院系辅导员、班主任负责及时将学生中出现的心理行为异常情况向心理中心反馈，并协助做好相关记录和跟踪工作。（四）档案管理人员1.严格遵守保密制度和档案管理规定，认真履行工作职责。2.确保档案材料的完整、准确、安全。3.熟练掌握档案管理系统的操作，做好档案的日常维护。七、责任追究对于违反本制度规定，造成学生心理档