业主档案信息归档管理制度_第1页
业主档案信息归档管理制度_第2页
业主档案信息归档管理制度_第3页
业主档案信息归档管理制度_第4页
全文预览已结束

付费下载

下载本文档

版权说明：本文档由用户提供并上传，收益归属内容提供方，若内容存在侵权，请进行举报或认领

文档简介

业主档案信息归档管理制度一、总则（一）目的规范。为规范业主档案信息管理，确保档案资料完整、准确、安全，发挥档案信息在物业管理服务中的支撑作用，特制定本制度。（二）适用范围。本制度适用于物业服务企业及全体员工涉及业主档案信息的收集、整理、归档、保管、利用等全过程管理。（三）基本原则。业主档案信息管理遵循统一领导、分级负责、安全保密、规范有序的原则。二、组织机构与职责（一）职责划分。物业服务企业总经理是业主档案信息管理第一责任人，分管副总经理具体负责，档案管理部门实施日常管理，各服务处、客服部、工程部等部门按职责分工协同管理。（二）岗位责任。档案管理员负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作；客服人员负责档案信息的收集、初步审核；工程部负责设备档案的关联管理；财务部负责相关费用的归档。（三）协作机制。建立跨部门档案信息联络制度，每月召开档案工作例会，协调解决管理中存在的问题。三、档案信息范围与分类（一）档案范围。业主档案信息包括业主身份信息、房屋信息、物业服务费缴纳记录、投诉建议记录、装修备案信息、公共收益使用情况等。（二）分类标准。档案按管理性质分为基础档案、管理档案、利用档案三大类。1.基础档案：业主身份证明、房产证复印件、购房合同等原始文件。2.管理档案：物业服务合同、业主委员会会议记录、公共区域维修记录等。3.利用档案：物业服务费缴纳凭证、投诉处理报告、装修审批表等。四、档案收集与整理（一）收集要求。业主档案信息实行源头收集制度，新入住业主档案应在入住手续办理完毕后3个工作日内收集齐全；变更信息应在变更发生后5个工作日内补充更新。（二）收集内容。收集档案时必须核对原件，确保信息真实有效，不得收集与物业管理无关的个人信息。（三）整理标准。档案整理遵循"一事一档"原则，按档案类别设置保管单元，同一类档案按时间顺序排列。五、档案归档与保管（一）归档时限。纸质档案应在形成后30日内完成归档，电子档案应在形成后15日内完成归档。（二）归档程序。档案管理员对收集的档案进行质量检查，合格后编制归档目录，办理归档手续，方可入库保管。（三）保管要求。纸质档案存放于恒温恒湿的专用档案室，电子档案存储于专用服务器，定期进行数据备份。六、档案利用与保密（一）利用程序。内部利用需填写《档案利用申请表》，经部门负责人批准后方可查阅；外部利用需经总经理批准，并履行法定手续。（二）保密措施。建立档案查阅登记制度，涉密档案实行双人管理，禁止拍照、复印涉密内容。（三）销毁规定。档案保管期满后，由档案管理部门提出销毁意见，经鉴定后报总经理批准，方可按规定销毁。七、档案安全与责任追究（一）安全措施。建立档案安全检查制度，定期检查防火、防盗、防潮设施，确保档案安全。（二）责任追究。对违反档案管理规定的，视情节轻重给予警告、罚款直至解除劳动合同；造成严重后果的，依法追究法律责任。八、附则（一）制度修订。本制度由物业服务企业档案管理部门负责解释，每年修订一次。（二）生效日期。本制度自发布之日起施行，原相关规

人人文库> 全部分类> 办公材料 > 办公文档

温馨提示

  • 1. 本站所有资源如无特殊说明，都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
  • 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等，如果需要附件，请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
  • 3. 本站RAR压缩包中若带图纸，网页内容里面会有图纸预览，若没有图纸预览就没有图纸。
  • 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
  • 5. 人人文库网仅提供信息存储空间，仅对用户上传内容的表现方式做保护处理，对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑，并不能对任何下载内容负责。
  • 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容，请与我们联系，我们立即纠正。
  • 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。

最新文档

评论

0/150

提交评论