高校档案管理工作规程

高校档案管理工作规程第一章总则第一条为规范我校档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用学校档案资源，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合本校实际，制定本规程。第二条本规程所称高校档案，是指学校在教学、科研、行政管理、招生就业、社会服务等各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。第三条学校档案工作是学校重要的基础性工作，是学校办学历史的真实记录，是学校各项事业发展的重要依据。全校各单位和全体师生员工均有保护学校档案的义务。第四条学校档案工作实行统一领导、分级管理的原则。学校设立档案工作领导机构，统筹协调全校档案工作；各单位指定专人负责本单位档案的收集、整理和移交工作。档案管理部门是学校档案工作的职能管理机构，负责全校档案的集中统一管理。第五条档案工作应遵循以下原则：（一）真实性原则：确保档案材料的原始性、准确性和完整性。（二）系统性原则：档案的收集、整理、保管、利用等环节应形成有机整体。（三）安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全。（四）服务性原则：积极开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理及社会各界提供优质服务。第二章档案机构与人员第六条学校档案管理部门（档案馆或综合档案室）是负责全校档案工作的专职机构，其主要职责包括：（一）贯彻执行国家及上级部门关于档案工作的法律法规和方针政策；（二）制定和完善学校档案工作规章制度和业务规范；（三）负责全校各类档案的接收、征集、整理、鉴定、保管、保护、统计、利用和编研工作；（四）指导和督促校内各单位做好档案的形成、积累、整理和预归档工作；（五）组织开展档案业务培训和学术研究活动；（六）负责学校档案信息化建设与管理工作；（七）参与学校重大活动、重要项目的档案资料收集与指导工作。第七条学校各院（系）、职能部门、直属单位应明确一名负责人分管本单位档案工作，并配备兼职档案员。兼职档案员负责本单位应归档材料的收集、初步整理、定期向学校档案管理部门移交，并协助档案管理部门开展相关工作。第八条档案工作人员应具备良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，熟悉档案业务知识，掌握档案管理技能，具备相应的专业学历或技术职称。档案工作人员应保持相对稳定，工作调动时须办理严格的档案交接手续。档案管理部门应建立健全档案人员培训和考核制度，不断提高其业务水平和综合素质。第三章档案的收集与归档第九条归档范围是学校在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体材料。主要包括：（一）教学类：教学计划、教学大纲、课程建设、学籍管理、招生录取、毕业生就业、教材建设、教学研究、教学评估、学生奖惩等材料。（二）科研类：科研项目立项、研究过程、成果鉴定、奖励、专利、学术交流、科研经费等材料。（三）行政管理类：学校发展规划、工作计划、总结、会议纪要、请示报告、批复、规章制度、机构设置、人事任免、印章管理、外事活动等材料。（四）学生类：学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩材料、党团组织材料、毕业生登记表、体检表等材料。（五）基建类：校园规划、工程项目报批、勘察设计、施工监理、竣工验收、工程图纸、基建财务等材料。（六）仪器设备类：仪器设备申购、论证、采购合同、安装调试、使用维护、维修改造、报废等材料。（七）财会类：会计凭证、会计账簿、会计报表、财务分析、审计报告等材料。（八）声像类：反映学校重要活动、重要人物、校园风貌的照片、录音带、录像带、光盘等材料。（九）实物类：学校获得的各类奖状、奖杯、奖牌、印章、有纪念意义的礼品等。（十）其他具有保存价值的材料。第十条归档材料应符合以下要求：（一）材料应齐全、完整、准确，手续完备。（二）文件材料应为原件，一般不得用复印件代替。如有特殊情况需用复印件归档，应注明原件保管单位或出处，并由相关负责人签字盖章。（三）文件材料的书写材料、纸张规格应符合档案保管要求，字迹清晰、耐久。手写材料应使用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水及易褪色的书写材料。（四）电子文件应符合国家及行业关于电子文件归档与管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件或其他载体文件建立关联。第十一条归档时间：（一）教学类档案：一般在每学年结束后规定时间内归档。（二）科研类档案：科研项目完成或鉴定验收后三个月内归档。（三）行政管理类档案：办理完毕的文件材料，一般应在次年上半年内归档。（四）学生类档案：学生毕业或离校后规定时间内归档。（五）基建类档案：工程项目竣工验收后三个月内归档。（六）仪器设备类档案：设备验收合格投入使用后一个月内归档。（七）财会类档案：按财政部、国家档案局有关规定，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门。（八）声像类、实物类及其他类档案：应在活动结束或取得后及时归档。第十二条归档程序：（一）各单位兼职档案员负责收集、整理本单位形成的应归档材料，按照档案管理部门规定的分类方案和整理规则进行初步整理、编目。（二）档案管理部门对各单位移交的档案材料进行检查、验收。符合要求的，办理交接手续，双方在《档案交接登记表》上签字确认；不符合要求的，退回移交单位补充完善。第四章档案的整理与鉴定第十三条档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、组卷（件）、排列、编号、编目、装订等环节。第十四条档案分类应按照学校档案管理部门制定的统一分类方案进行，一般可采用年度、机构（部门）、问题等分类方法。不同类型的档案应根据其特性选择适宜的分类方法。第十五条组卷（件）应将具有共同特征或联系密切的文件材料组合在一起。对于以“件”为单位整理的档案，一般以每份文件为一件；对于以“卷”为单位整理的档案，应按一定的逻辑关系组成案卷。第十六条案卷（件）内文件材料应按照一定顺序排列，通常可采用事由结合时间、重要程度等方法。正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后。第十七条档案应进行规范编号，包括全宗号、年度、保管期限、机构（或类别）代号、案卷号（件号）等。编号应具有唯一性和稳定性。第十八条档案编目是指编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录（或归档文件目录）等。目录项目应完整、准确，便于检索。第十九条档案鉴定工作包括对档案价值的鉴定和保管期限的划分。档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为长期和短期。（一）永久保管的档案：反映学校主要历史面貌、重大事件、重要决策，具有长远利用价值的档案。（二）定期保管的档案：反映学校一般工作活动，在一定时期内具有利用价值的档案。档案鉴定工作应由档案管理部门组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行，鉴定结果应形成鉴定报告，并报学校档案工作领导机构审批。第二十条对于已超过保管期限且经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案需填写《档案销毁清册》，报学校分管档案工作的领导批准后，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案材料。第五章档案的保管与保护第二十一条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控报警系统。第二十二条档案库房应保持整洁、安静，严禁吸烟和存放易燃易爆物品。非档案工作人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。第二十三条档案装具应符合国家标准，选用坚固、耐久、防虫、防潮的档案柜、档案盒（袋）等。不同载体、不同保管期限的档案应分开存放。第二十四条严格执行档案库房管理制度，定期对库房温湿度进行监测和调控，做好防虫、防霉、防鼠等工作记录。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第二十五条加强对声像档案、电子档案等特殊载体档案的保管。声像档案应存放在专用柜中，避免磁干扰和高温潮湿。电子档案应采用脱机备份、异地备份等方式进行保存，并定期检查、复制，确保其可读性。第二十六条档案管理部门应建立档案保护制度，对破损、褪色、霉变的档案及时进行修复和复制。修复工作应遵循“整旧如旧”的原则，采用科学的修复方法和材料。第二十七条档案保密工作是档案管理的重要内容。档案管理人员应严格遵守国家保密法律法规和学校保密规定，严守档案机密，不得泄露档案内容。对涉密档案的管理，应按照国家有关保密规定执行。第六章档案的利用与服务第二十八条档案利用工作应坚持为学校教学、科研、管理服务，为社会发展服务的宗旨，在遵守国家法律法规和学校规章制度的前提下，积极提供档案利用服务。第二十九条档案利用的方式主要包括查阅、复制、摘录、借阅、咨询等。档案管理部门应根据利用者的需求，提供便捷、高效的服务。第三十条查阅档案须遵守以下规定：（一）本校教职工因工作需要查阅档案，须出示有效工作证件，经档案管理部门同意后，方可查阅。查阅涉密档案或敏感信息，须经档案管理部门负责人或学校分管领导批准。（二）学生查阅本人档案，须出示有效学生证或身份证。查阅非本人档案，须有正当理由并经相关部门批准。（三）校外单位或人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经档案管理部门负责人批准后方可查阅。涉及学校核心机密或个人隐私的档案，一般不予提供。（四）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、公布档案内容。（五）查阅档案一般在指定的阅档室进行。确因特殊情况需借出档案的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案原则上不得带出阅档室，涉密档案一律不得外借。第三十一条复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案管理部门证明章。第三十二条利用档案时，如需要引用或公布档案内容，必须征得档案管理部门同意，并注明档案出处和档案管理部门名称。严禁擅自以任何形式公布档案内容。第三十三条档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用者、利用目的、利用档案内容、利用时间、利用效果等。第三十四条积极开展档案编研工作，根据学校发展和社会需求，编辑出版档案文献汇编、校史资料、专题参考资料等，开发档案信息资源，提升档案服务水平。第七章档案的统计与移交第三十五条档案统计工作是档案管理的基础，应按照国家及档案行政管理部门的规定，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况进行准确统计，建立健全统计台账，按要求上报统计报表。第三十六条档案统计数据应真实、准确、完整，统计人员应认真负责，不得虚报、瞒报、漏报。第三十七条学校因机构调整、人员变动等原因发生档案归属变动时，应及时办理档案交接手续，确保档案不丢失、不损坏。第三十八条按照国家有关规定，学校应定期向地方国家档案馆移交具有永久保存价值的档案。移交档案时，应按照规定的范围、时间和要求办理移交手续，并附上详细的移交目录。第八章责任追究第三十九条对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，学校应给予表彰和奖励。第四十条对违反本规程，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案材料的；（二）在档案收集、整理、鉴定、保管、利用等工作中玩忽职守，造成档案损失的；（三）违反保密规