工会档案管理工作实施细则

工会档案管理工作实施细则第一章总则第一条为规范工会档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用工会档案资源，根据《中华人民共和国档案法》、《工会法》及上级工会关于档案工作的相关规定，结合本单位工会工作实际，特制定本细则。第二条本细则所称工会档案，是指工会在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条工会档案工作是工会工作的重要组成部分，是维护工会历史真实面貌的一项基础性工作。各级工会组织应加强对档案工作的领导，将其纳入工会工作计划和考核范围，保障档案工作所需的人员、经费和设施。第四条工会档案工作遵循统一领导、分级管理、完整安全、便于利用的原则。实行集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主的方式，确保档案的齐全、完整、准确和安全。第二章档案的收集与归档第五条归档范围：1.综合类：工会成立、换届选举、会员代表大会、委员会会议、经费审查委员会会议、女职工委员会会议等形成的会议材料（通知、议程、报告、决议、纪要、名单、选票、照片、录音录像等）；工会年度工作计划、总结、请示、报告、批复；工会组织沿革、大事记、统计报表；上级工会及有关部门下发的需贯彻执行或备查的文件材料。2.组织人事类：工会会员名册、入会申请书、会员证发放与管理记录；工会干部名册、任免、考核、奖惩、培训材料；劳模、先进人物的推荐、审批、表彰材料。3.民主管理与集体合同类：职工代表大会、厂务公开等民主管理工作的相关材料；集体合同草案、协商记录、签订文本、履行情况报告、续签或变更材料；工资集体协商相关材料。4.群众生产与劳动保护类：劳动竞赛、技术革新、合理化建议活动的方案、总结、表彰材料；职工技能培训、岗位练兵材料；劳动保护监督检查记录、职工伤亡事故调查处理材料；劳模创新工作室相关材料。5.宣传教育与文体活动类：工会宣传工作计划、总结、宣传报道稿件；职工思想动态分析材料；职工教育培训、读书活动、文体活动的方案、通知、总结、照片、音像资料。6.经费与财产管理类：工会经费预算、决算报表；经费收支账目、凭证、银行对账单；固定资产台账、盘点清册、设备购置与处置材料；工会经费审查工作报告、审计决定。7.女职工工作类：女职工委员会会议材料、工作计划与总结；女职工权益保护专项集体合同；女职工“四期”保护、妇科检查材料；女职工建功立业、文体活动材料。8.劳动争议调解类：劳动争议调解申请书、调查笔录、调解协议书、调解情况报告；相关法律法规政策文件。9.其他有保存价值的工会工作材料。第六条归档要求：1.各项工作中形成的文件材料，由承办部门或经办人负责收集、整理，并在规定期限内移交工会档案管理人员归档。2.归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。文件材料的正本与定稿、请示与批复、转发文件与原件应一并归档。3.归档的文件材料应为原件，如无原件，复制件应注明原件保管处，并加盖公章或经相关负责人签字确认。4.声像、电子等特殊载体档案，应同时收集文字说明材料，并确保其载体的有效性和可读性。5.归档材料应符合档案装订要求，纸张规格统一，字迹清晰，禁用铅笔、圆珠笔、红墨水及易褪色的墨水书写。第三章档案的整理与保管第七条档案整理应按照档案形成的自然规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理方法参照国家档案管理相关标准执行。1.分类：工会档案一般可按年度—组织机构（或问题）进行分类。2.组卷：将同一年度、同一组织机构（或问题）的相关文件材料组成案卷。卷内文件应按时间顺序或逻辑关系排列，并编写页号。3.编目：填写卷内文件目录和备考表，拟写案卷标题，标题应简明扼要，准确反映卷内文件内容。4.装订：案卷应采用规范的装订方式，做到整齐、牢固，便于翻阅。第八条档案保管应具备专门的档案柜和适宜的库房条件。库房应保持清洁、干燥、通风，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。1.配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒、文件夹等，确保档案存放有序。2.建立档案库房管理制度，严格控制温湿度，定期进行检查和维护。3.电子档案应存储在专用服务器或移动硬盘中，做好备份和防病毒工作，定期检查数据的完整性和可用性，并根据技术发展及时进行格式转换和迁移。第九条档案管理人员对接收的档案要认真清点、核对，办理交接手续，并及时进行登记、编目、上架。第四章档案的利用与保密第十条档案利用应遵循以下原则：1.服务工会工作，方便查阅利用。2.严格遵守档案保密规定和阅档制度，履行必要的审批手续。3.查阅档案一般在指定的阅档室进行。确因工作需要借出档案的，须经工会负责人批准，限期归还。档案借出期间，借阅人应妥善保管，不得转借、复制、涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。4.查阅档案时，应爱护档案，不得损坏。复制档案材料须经档案管理人员同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。5.查借阅档案的情况，均应在《档案查借阅登记簿》上详细记录。第十一条档案保密工作是档案管理的重要环节，必须严格执行国家和工会的有关保密规定。1.档案管理人员应增强保密意识，严守保密纪律，不得泄露档案内容。2.涉密档案的管理应严格按照国家秘密载体管理规定执行，划定密级，单独存放，专人管理。3.未经批准，任何组织和个人不得擅自公布档案内容。4.档案销毁、移交前，必须进行保密检查，确保涉密信息不外泄。第五章档案的鉴定与销毁第十二条档案鉴定工作由工会档案管理部门会同有关业务部门组成鉴定小组进行。鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定，提出存毁意见。第十三条档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为短期和长期。具体划分标准参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及工会系统相关规定执行。第十四条经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。1.档案销毁前，由鉴定小组提出销毁清册，报工会主要负责人批准后执行。2.销毁档案时，必须有两人以上监销，并在销毁清册上签字。监销人应对销毁全过程负责。3.严禁个人私自销毁档案材料。电子档案的销毁应确保信息无法恢复。第六章档案管理人员职责第十五条档案管理人员应热爱档案事业，忠于职守，廉洁奉公，具备相应的档案专业知识和技能，并保持相对稳定。第十六条档案管理人员主要职责：1.贯彻执行国家和上级有关档案工作的法律法规和方针政策。2.负责工会档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作。3.指导和督促工会各部门做好文件材料的形成、积累和归档工作。4.维护档案的完整与安全，做好档案的保密工作。5.积极