工程资料管理制度

工程资料管理制度一、总则（一）目的与依据为规范工程项目资料的管理工作，确保工程资料的真实性、完整性、准确性和系统性，有效发挥工程资料在工程建设、运营、维护及后续改扩建中的作用，依据国家及行业相关法律法规、标准规范，并结合本单位实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位所有新建、改建、扩建工程项目的资料管理工作。参与工程项目建设的各相关单位及人员，均须遵守本制度规定。（三）基本原则工程资料管理应遵循统一领导、分级负责、全程控制、规范有序、安全保密的原则。资料管理应与工程建设进程同步，做到边施工、边整理、边归档，确保工程竣工时资料齐全、符合要求。二、管理机构与职责（一）管理机构本单位工程资料管理工作实行统一管理、分级负责的体制。单位层面设立工程资料管理领导小组，由单位分管领导牵头，工程管理部门为归口管理部门，负责统筹协调和指导全单位的工程资料管理工作。各项目部（或项目管理机构）应明确资料管理负责人，并配备专职或兼职资料管理人员。（二）主要职责1.工程管理部门职责：制定和完善工程资料管理制度及相关细则；监督、检查和指导各项目部的资料管理工作；组织资料管理人员的业务培训；负责单位级竣工资料的最终审核、归档和保管。2.项目部职责：贯彻执行本制度及相关规定；明确项目资料管理流程和责任人；组织、督促项目各参与方（包括施工、监理、设计等单位）及时形成、收集、整理和移交工程资料；负责项目建设期资料的日常管理、审核与预归档。3.资料管理人员职责：具体负责工程资料的收集、整理、编目、保管、借阅、移交等工作；对资料的完整性、规范性进行初步审核；协助做好资料的验收工作。三、工程资料的形成与收集（一）资料形成工程资料应在工程项目建设的各个阶段（包括项目前期、勘察设计、施工准备、施工过程、竣工验收等）同步形成。各项资料的形成应符合国家现行法律、法规、规范、标准及合同约定，做到字迹清楚、图样清晰、数据准确、签字手续完备。（二）资料收集各相关单位及人员应按照各自职责，及时收集在工程建设过程中形成的各类文件材料，包括但不限于：1.前期文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可等。2.勘察设计文件：勘察报告、设计图纸、设计变更、洽商记录等。3.施工技术文件：施工组织设计、施工方案、技术交底记录、测量记录、隐蔽工程验收记录等。4.物资设备文件：材料、设备的出厂合格证、质量证明文件、检验试验报告等。5.质量验收文件：分部分项工程验收记录、单位工程竣工验收记录、质量评定资料等。6.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录等。7.竣工验收文件：竣工图、竣工验收报告、竣工结算资料等。8.其他应归档的文件材料。四、工程资料的整理与编制（一）整理要求工程资料的整理应遵循自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于查阅和利用。整理过程中应做到分类准确、组卷合理、排列有序、装订整齐。（二）编制规范1.载体要求：工程资料应以纸质载体为主，重要资料可同时采用电子载体备份。纸质材料应选用耐久性强的纸张，电子文件应采用通用格式，并确保其真实性和有效性。2.书写要求：应使用不易褪色的书写工具，字迹工整、清晰，不得使用易褪色的笔（如铅笔、圆珠笔等）书写、绘制。3.编号与标识：资料应进行统一编号，编号规则应具有唯一性和可追溯性。案卷封面、卷内目录、备考表等应按规定格式填写清楚。4.竣工图编制：竣工图是工程竣工验收后，真实反映工程项目施工结果的图样。凡施工图发生变更的，均应编制竣工图，并在图标栏上方空白处加盖“竣工图”章，由编制单位、审核单位相关人员签字。五、工程资料的审核与审批（一）审核责任工程资料实行分级审核制度。各相关单位及责任人应对各自形成或收集的资料进行认真审核，确保资料的真实性、准确性和完整性。（二）审核内容审核内容包括：资料的完整性、规范性、签署的完备性、数据的准确性、与工程实际的符合性等。（三）审批流程重要的工程资料，如施工组织设计、重大设计变更、竣工验收报告等，应按照规定的审批权限和流程进行审批，签署意见并加盖相应印章。六、工程资料的归档与移交（一）归档范围凡在工程建设过程中形成的，具有保存价值的各类工程资料，均应列入归档范围。（二）归档时间工程项目竣工验收合格后，项目部应在规定期限内完成工程资料的整理、组卷和预验收，并向工程管理部门移交完整的竣工资料。（三）移交要求移交的工程资料应符合归档要求，双方应办理交接手续，填写《工程资料移交清单》，由交接双方签字盖章，并各执一份。七、工程资料的保管与利用（一）保管要求工程资料应存放在专用的档案室或档案柜内，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。电子资料应定期备份，防止数据丢失或损坏。（二）借阅管理借阅工程资料应履行借阅手续，明确借阅期限和要求。涉密资料的借阅、复制、传递应严格遵守国家及本单位的保密规定。借阅人应爱护资料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删资料，用后及时归还。（三）利用规定工程资料的利用应遵循相关规定，不得用于非法目的。未经允许，不得擅自将资料带出档案室或复制、传播。八、责任追究对于在工程资料管理工作中，因工作失职、渎职或违反本制度规定，造成工程资料丢失、损坏、失真或延误归档，影响工程质量、安全或造成其他不良后果的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至