XX建筑工程有限公司资料员岗位职责

——XX建筑工程有限公司资料员岗位职责一、总则为完善项目部行政及工程资料管理体系，明确资料员岗位权责，规范项目行政文件、工程技术资料、往来函件、合同文件、试验资料全流程标准化管理，落实资料收发、流转、催办、归档、保密、公章使用、现场取样送检全环节管控要求，杜绝文件丢失、资料滞后、台账混乱、公章乱用、资料泄密、取样送检不规范等问题，保证工程资料与施工进度三同步，顺利通过过程验收、竣工验收及工程竣工资料归档移交，满足公司内审、住建部门监督及城建档案馆归档要求，特制定本岗位职责。资料员对项目部全部工程资料、行政文件、往来函件、试验资料、公章使用台账的完整性、规范性、保密性承担全部直接责任。二、岗位定位本岗位为项目部资料与行政内勤专职岗位，不参与现场施工生产、技术方案编制、现场质量安全直接管控等一线作业；对内归口项目部所有纸质及电子资料、行政公文、合同文件管理，保管项目部公章；对外对接建设、监理、档案馆及公司各部门完成资料报送、文件往来；同时兼顾施工现场原材料、试块见证取样送检工作，兼顾行政内勤、工程资料管理、现场试验辅助三大职能，是项目部内外文件流转、资料闭环管理的核心内勤岗位。三、具体岗位职责1.服从上级管理，负责项目全品类文件收发流转：在项目经理统一行政管理、项目工程师业务指导下开展岗位工作，专职负责项目部内部管理文件、工程技术资料、甲乙双方往来函件、监理通知单及回复、分包单位业务联系单、各类工作信件的统一接收、登记、传阅、分发工作，做到文件收发有记录、流转可追溯，保障内外文件传递及时、无遗漏。2.建立专项管理台账，做好各类文件图纸登记管控：分类建立标准化管理台账，涵盖施工合同、分包合同、采购合同台账，工程往来公函、业务信件台账，施工图纸、设计变更、图纸会审纪要台账，上级下发文件及对外发文台账；所有文件、图纸、合同做到逐笔登记、编号管控、账物相符，清晰记录文件收发时间、经手人、流转去向，杜绝资料台账混乱、图纸遗失、合同无备案问题。3.全流程管控资料运转，完成资料归档与闭环保管：全面负责项目施工全过程会议纪要、技术核定单、设计变更、隐蔽验收资料、分部分项验收资料、安全资料、质量资料、往来函件、各类合同资料的收集整理；对需要多方签字、限期回复的文件及资料做好流转跟踪、到期催办工作；工程阶段性完工及项目竣工后，按照城建档案馆及公司档案管理标准，分类组卷、装订、归档，做好纸质资料与电子资料双重保管，严防资料受潮、破损、丢失。4.专职保管项目部公章，规范公章使用全程留痕：专人保管项目部行政公章及项目专用章，严格执行公司公章使用管理制度；所有公章加盖、对外用文均需履行审批手续，完整登记公章使用台账，注明用章事由、用章份数、审批人、用章日期；严禁私自用章、空白纸张用章、违规对外盖章，所有公章使用全程凭证留存，合规可控。5.配合做好来访接待，落实来访登记与事项对接：配合项目经理做好建设单位、监理单位、质监站、安监站、公司检查小组及其他外来单位人员来访接待工作；礼貌对接来访人员，根据来访事由精准对接对应岗位负责人，及时落实来访沟通事项；规范填写来访接待登记台账，完整记录来访单位、来访人员、来访时间、沟通内容及办结情况。6.严格落实资料保密制度，严控资料翻阅复印权限：严格执行工程资料保密管理规定，未经项目经理及项目工程师书面许可，严禁项目部内外任何人员随意翻阅、涂改、删减质量资料、安全资料、合同文件及工程涉密资料；严禁无关人员私自复印工程图纸、验收资料、合同函件等涉密文件，守护项目工程资料及商务资料安全。7.负责现场见证取样送检，落实全过程试验资料管理：全权负责施工现场原材料、构配件、混凝土试块、砂浆试块、钢筋焊接、防水材料等所有材料及试件的现场见证取样、标识、送检工作；同步整理对应试验委托单、检测报告、合格证、质保书等全套试验资料，跟踪检测报告回收，补齐缺失试验资料，保证试验资料与现场施工进度同步，满足工程验收资料要求。8.完成上级交办各项临时工作任务：高效落实项目经理、项目工程师及公司上级部门交办的资料整改、资料报审、文件汇编、专项资料自查、迎检资料筹备等各项临时性工作，配合项目部完成各类检查、验收、评审的资料准备工作。四、履职追责说明资料员未按本岗位职责履职，出现文件收发遗漏、台账登记混乱、资料流转催办不及时、工程资料归档滞后缺失、公章违规使用无台账、来访接待无记录、资料保密管理不严、取样送检滞后或资料缺失、上级交办工作拖延等问题，承担项目资料及内勤管理全部直接责任；因资料缺失、试验报告不全、资料泄密、违规用章影响工程验收、造成项目经济损失或公司信誉受损，按照公司岗位考核管理制度从严追