应收账款管理制度

应收账款管理制度一、总则（一）制度目的为规范公司应收账款管理，加速资金周转，防范经营风险，保障公司资产安全与完整，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门因销售商品、提供劳务等经营活动所形成的应收账款的全过程管理。（三）管理原则应收账款管理遵循“谁经办、谁负责”、“源头控制、过程跟踪、及时清收”的原则，确保应收账款的安全性和可回收性。二、客户信用管理与授信（一）客户信息收集与评估1.业务部门在与新客户建立合作关系前，须全面收集客户基本信息，包括但不限于客户名称、注册地址、经营状况、财务状况、信用记录、法定代表人及主要负责人信息等。2.建立客户信用评估机制，由业务部门牵头，会同财务部门等相关部门对客户进行信用等级评定。评估内容应包括客户的偿债能力、盈利能力、营运能力及过往合作信誉等。3.根据信用评估结果，将客户划分为不同信用等级，并以此作为确定是否给予信用额度、信用期限及交易方式的重要依据。（二）信用额度与信用期限的确定1.信用额度是指公司允许客户在一定时期内累计欠付货款的最高限额。信用期限是指公司给予客户支付货款的最长期限。2.对于首次合作的客户，原则上应采用预付款或现款现货的交易方式。确需给予信用额度和期限的，须按审批流程报批。3.信用额度和期限的确定应综合考虑客户信用等级、经营规模、合作潜力及公司自身资金状况等因素。4.客户信用等级、信用额度及信用期限应根据客户经营状况和合作情况定期进行复核与调整。（三）授信审批流程1.业务部门根据客户信用评估结果，提出信用额度及期限的申请，填写《客户信用授信申请表》，并附相关证明材料。2.《客户信用授信申请表》须经业务部门负责人审核后，报财务部门复核。财务部门应对客户的信用风险进行评估，并提出审核意见。3.根据审批权限，审核通过的授信申请报请相应层级的管理层审批。超出公司既定权限的大额授信，须报请更高决策层审批。4.审批通过后，由业务部门负责与客户签订书面合同（或协议），明确信用额度、信用期限、付款方式、违约责任等条款，并将相关文件抄送财务部门备案。三、应收账款的形成与记录（一）合同管理1.所有销售业务（除小额零售外）均须签订规范的书面销售合同。合同内容应明确商品名称、规格、数量、单价、金额、交货期、付款方式、信用条款、验收标准及违约责任等。2.合同签订前须履行审批手续，确保合同条款的合规性、完整性和严谨性，特别是付款条件和信用条款的约定应符合公司信用管理政策。（二）发货与开票管理1.业务部门须严格按照经审批的销售合同约定发货。发货前应核实客户信用额度及账期使用情况，对超出信用额度或信用期限的发货申请，须重新履行审批程序。2.财务部门应根据已发货并经客户确认的销售业务，按照会计准则及税法规定及时开具销售发票，并登记入账，形成应收账款。3.发票开具后，应及时送达客户，并由客户签收确认。对于重要客户或大额发票，应采用可追踪的方式送达，确保发票及时准确传递。（三）应收账款的初始记录1.财务部门应设置应收账款明细账，对每个客户的应收账款进行明细核算，及时登记应收账款的发生与收回情况。2.应收账款的确认应以权责发生制为基础，严格按照会计准则的规定进行。对于未满足收入确认条件的预收款项，不得确认为应收账款。3.每月结账后，财务部门应与业务部门进行应收账款数据核对，确保账账相符、账实相符。四、应收账款的日常管理与监控（一）账龄分析与报告1.财务部门应按月对应收账款进行账龄分析，编制《应收账款账龄分析表》。账龄分析应详细反映不同客户、不同账龄段应收账款的金额及占比。2.《应收账款账龄分析表》应及时报送公司管理层及相关业务部门，使其了解应收账款的整体状况及潜在风险。3.对于账龄较长（如超过信用期一定天数）或金额较大的应收账款，应作为重点关注对象，分析原因，并采取相应措施。（二）对账管理1.业务部门是与客户对账的主要责任部门，应定期（至少每季度一次）与客户进行应收账款对账。对于账龄超过信用期或存在争议的应收账款，应增加对账频率。2.对账工作可采取函证、面对面核对或其他有效方式进行。对账时应向客户发出《应收账款对账单》，由客户确认并加盖公章或财务专用章后返回。3.对账单收回后，业务部门应及时与财务部门的应收账款明细账进行核对。如发现差异，应立即查明原因，并负责协调解决。4.所有对账资料（包括发出的对账单、客户返回的确认件、差异说明及处理结果等）应妥善保管，作为应收账款管理的重要依据。（三）动态监控与预警1.建立应收账款动态监控机制，业务部门和财务部门应密切关注客户的经营状况、财务状况及付款情况。2.对于出现经营困难、财务状况恶化、涉及重大诉讼或信用评级下调等情况的客户，业务部门应立即向公司管理层报告，并评估其应收账款的回收风险，及时采取风险控制措施。3.财务部门应根据账龄分析结果及客户信用变化情况，对可能发生坏账的应收账款及时发出预警通知。五、应收账款的催收（一）催收责任与分工1.业务部门是应收账款催收的第一责任部门，其负责人为催收工作的主要责任人，具体经办业务员为直接责任人。2.财务部门负责提供准确的应收账款数据，协助、监督和督促业务部门开展催收工作，并对催收进展情况进行跟踪记录。（二）催收流程与策略1.正常催收：在应收账款到期前，业务部门应提前通过电话、邮件或函件等方式提醒客户准备付款。2.逾期催收：*逾期初期（信用期后一定天数内）：由业务员直接与客户联系，了解未付款原因，协商付款计划，并发出《逾期应收账款催收函》（首次）。*逾期中期（超过首次催收一定天数）：若客户仍未付款，由业务部门负责人介入催收，与客户更高层级负责人沟通，加大催收力度，并发出《逾期应收账款催收函》（二次，语气可适当强硬）。*逾期长期（超过二次催收一定天数或金额较大）：若客户无明确付款意愿或恶意拖欠，公司应成立专项催收小组，由公司分管领导牵头，法务部门介入，采取包括但不限于发律师函、上门催收、暂停新业务合作等措施。3.催收过程中，应注重方式方法，保持良好的沟通态度，同时明确表达公司立场，必要时采取强硬措施维护公司权益。4.对不同客户、不同原因导致的逾期应收账款，应制定差异化的催收策略，对症下药。（三）催收记录与报告1.业务部门应建立《应收账款催收台账》，详细记录每次催收的时间、方式、对象、沟通内容、客户反馈及后续计划等信息。2.业务部门应定期（如每月）向财务部门和公司管理层提交《应收账款催收进展报告》，汇报重点应收账款的催收情况、存在问题及拟采取的措施。六、坏账准备与坏账核销（一）坏账准备的计提1.财务部门应按照企业会计准则的规定，结合公司实际情况，制定合理的坏账准备计提政策。2.通常情况下，应根据应收账款的账龄、客户信用状况及回收可能性等因素，采用账龄分析法或个别认定法计提坏账准备。3.坏账准备的计提应做到及时、足额，充分反映应收账款的潜在风险。（二）坏账损失的确认标准符合下列条件之一的应收账款，可确认为坏账损失：1.债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后仍无法收回的款项。2.债务人较长时期内未履行偿债义务，并有足够证据表明其已无力清偿债务或收回的可能性极小。3.经过公司多次催收，采取了包括法律途径在内的一切可能措施后，仍无法收回的款项。（三）坏账核销的审批流程1.对于符合坏账确认标准的应收账款，由业务部门提出坏账核销申请，填写《坏账损失核销申请表》，详细说明坏账形成的原因、催收过程、无法收回的证据等，并附相关证明材料（如债务人破产清算文件、死亡证明、涉诉判决书、催收记录等）。2.《坏账损失核销申请表》经业务部门负责人审核后，报财务部门复核。财务部门应对坏账损失的真实性、合规性及计提的坏账准备是否充足进行审核。3.根据审批权限，核销申请报请相应层级的管理层（或董事会）审批。重大坏账损失的核销，须履行更为严格的决策程序。4.经批准核销的坏账损失，财务部门应按照会计制度的规定进行账务处理，并妥善保管相关核销资料。5.已核销的坏账损失，公司仍保留对债务人的追索权，业务部门应继续关注债务人情况，一旦发现其具备偿债能力，应及时组织催收。七、责任追究与考核（一）责任追究1.对于因下列情形导致应收账款无法收回或形成坏账损失的，公司将根据造成损失的大小、情节轻重及责任人过错程度，对相关责任人进行问责，包括但不限于通报批评、经济处罚、岗位调整等；构成犯罪的，依法追究刑事责任：*违反公司信用管理政策，擅自给予客户信用额度或延长信用期限的；*在客户信息收集、信用评估中提供虚假信息或隐瞒重要事实的；*未按规定签订销售合同或合同条款存在重大缺陷的；*对应收账款催收不力、失职渎职或人为拖延的；*与客户恶意串通，损害公司利益的。（二）考核激励1.将应收账款管理纳入相关部门及人员的绩效考核体系。考核指标可包括应收账款回收率、平均回款周期、逾期应收账款占比、坏账发生率等。2.对于在应收账款管理和催收工作中表现突出、有效降低坏账风险、成功收回疑难欠款的部门或个人，公司应给予适当的奖励。八、制度的培训、执行与修订（一）培训与宣贯公司应定期组织相关业务人员、财务人员及管理人员学习本制度，确保其充分理解制度内容并熟练掌握操作流程。（二）执行与监督各相关部