公共机构人事档案管理标准操作流程

公共机构人事档案管理标准操作流程人事档案作为记录公职人员政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的重要载体，是公共机构选人用人、考核奖惩、保障权益的重要依据。科学规范地管理人事档案，对于提升公共治理效能、维护机构正常运转具有不可替代的作用。为确保人事档案材料的真实、完整、安全和有效利用，特制定本标准操作流程。一、档案的建立与接收人事档案的建立与接收是档案管理的初始环节，其质量直接影响后续管理工作的成效。（一）档案材料的收集档案材料的收集应遵循全面、及时、规范的原则。相关部门及人员在产生应归档材料后，需在规定时限内整理齐备，主动提交至档案管理部门。收集范围主要包括：1.履历材料：个人简历等；2.考核考察、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料等；3.学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、职业资格证书复印件、培训结业证书等；4.政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等；5.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等；6.奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令等；7.处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等；8.招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等；9.其他有参考价值的材料：如体检表、重要家庭成员及社会关系材料等。（二）材料的审核与鉴别档案管理部门在接收材料时，应由专人负责审核与鉴别。审核人员须对接收材料的完整性、真实性、规范性及有效性进行严格把关。1.完整性：检查材料是否齐全，是否有缺页、漏项。2.真实性：核查材料内容是否真实可靠，有无伪造、涂改痕迹。对存疑材料，应及时与形成单位或本人核实。3.规范性：审查材料格式是否符合规定，项目填写是否完整、准确，字迹是否清晰，签名盖章是否齐全。4.有效性：确认材料是否为正式文件或有效证明，复印件是否注明原件保管单位并加盖公章。对审核不合格的材料，应退回形成单位或个人补充完善，待符合要求后方可接收归档。（三）档案的建立对于新录（聘）用、调入的人员，档案管理部门应在接收其档案材料并审核无误后，及时为其建立人事档案。1.编号：按照本单位档案管理的统一规则，为每份档案赋予唯一的档案编号。2.登记：在《人事档案名册》中进行详细登记，包括档案编号、姓名、性别、出生年月、籍贯、政治面貌、学历学位、工作单位、档案接收日期等信息。3.整理：将审核合格的材料按照《干部人事档案材料收集归档规定》及本单位档案分类细则进行排序、编写页码、填写卷内目录，并装订成册。二、档案的日常管理与维护档案的日常管理与维护是确保档案安全、完整、可用的关键环节，需要常抓不懈。（一）档案保管档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“七防”措施。1.库房环境：保持适宜的温度（14℃-24℃）和相对湿度（45%-60%），配备必要的温湿度调控设备和消防器材。2.档案装具：使用符合国家标准的档案柜、档案盒，做到统一规范。档案应直立放置，便于存取。3.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行清点核对和安全检查，发现问题及时处理并记录。一般情况下，每年应进行一次全面清点。（二）材料的补充与归档公职人员在工作和生活中形成的新的应归档材料，档案管理部门应及时收集、审核、补充进档。1.材料收集：建立常态化的材料收集机制，明确各部门及个人的材料报送责任和时限。档案管理人员应主动与组织人事、纪检监察、教育培训等部门沟通，确保新材料及时归档。2.审核归档：参照档案建立时的审核标准，对新收集的材料进行审核。审核无误后，应按照材料形成时间或逻辑关系，准确插入档案相应位置，并在卷内目录中进行登记。（三）档案转递当公职人员因调动、辞职、辞退、解除聘用合同、开除、退休、升学、参军等原因离开本单位时，或因其他特殊情况需要转出档案的，档案管理部门应及时办理档案转递手续。1.转递前准备：转出前，档案管理人员应对档案材料进行认真核对，确保材料齐全、准确，并填写《干部人事档案转递通知单》，注明材料份数、页数及转递原因。2.转递方式：档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。确因特殊情况需由本人自带的，须有严格的审批手续，并由本人当面核对档案材料后签字确认。3.接收核对：档案寄出后，应及时跟踪查询。接收单位在收到档案后，应认真核对《干部人事档案转递通知单》与档案材料是否相符，并在回执上签字盖章后退回转出单位。转出单位应将回执妥善保管。（四）档案保密人事档案属于党和国家的核心机密，档案管理人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，确保档案信息安全。1.保密教育：定期对档案管理人员进行保密教育，增强保密意识和防范能力。2.操作规范：档案的查阅、复制、摘抄等操作，必须在指定场所进行，并履行严格的审批手续。严禁将档案带出规定范围，严禁私自复制、拍摄、传播档案内容。3.信息管理：对于电子化的档案信息，应采取严格的保密技术措施，包括访问权限控制、数据加密、安全审计等，防止信息泄露、丢失或篡改。三、档案的利用档案利用是档案管理工作的最终目的之一，应在严格遵守保密制度和审批程序的前提下，为组织决策、人事管理、个人发展等提供服务。（一）利用原则档案利用应遵循“严格审批、规范有序、安全保密、服务需要”的原则。未经批准，任何单位和个人不得查阅、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容。（二）利用范围与权限1.因工作需要查阅：组织人事部门因考察、任免、考核、奖惩、调配等工作需要查阅档案，须由所在部门提出申请，经本单位分管档案工作的领导或档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅时应出示有效工作证件。2.公检法等机关因办案需要查阅：须持单位介绍信和办案人员有效证件，经档案管理部门负责人批准。3.其他特殊情况：如纪检监察机关查阅、个人因政审、报考等原因查阅本人档案中某些信息，须严格按照相关规定和审批程序办理。（三）利用手续查阅档案时，必须履行以下手续：1.填写《人事档案查阅申请表》：注明查阅单位、查阅人、查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.审批：按照权限报相关领导审批。3.登记：档案管理人员在《人事档案查阅登记簿》中对查阅情况进行详细记录。（四）利用要求1.查阅人员应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.查阅档案时，一般不得带出阅档室。确因工作需要借出档案的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。3.查阅档案时，原则上不得复制、摘抄。因工作确需复制、摘抄的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制、摘抄，复制件须加盖档案管理部门证明章。查阅人不得自行复制、拍摄。4.查阅档案后，查阅人应在《人事档案查阅登记簿》上注明查阅结果和归还日期，并签字确认。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无误后方可入库。四、档案的鉴定与处置随着人员工作变动、退休及时间推移，需要对档案进行定期鉴定，明确其保管期限，并对已到保管期限的档案进行相应处置。（一）档案鉴定档案鉴定工作应由单位档案管理部门牵头，组织人事、纪检监察等相关部门人员组成档案鉴定小组进行。鉴定小组应根据国家有关档案保管期限的规定，结合档案内容的现实价值和历史价值，对档案进行科学鉴定，确定其保管期限（永久、长期、短期）。1.定期鉴定：一般情况下，对于已故人员档案，应在其去世后进行初步鉴定；对于在职人员档案，可结合人员退休、调离等情况进行鉴定。2.鉴定标准：严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》及《机关档案管理规定》中关于保管期限的划分标准执行。3.鉴定记录：对鉴定结果应形成《人事档案鉴定意见书》，详细记录鉴定过程、鉴定结论及参与鉴定人员签名。（二）档案销毁对于经鉴定确无保存价值、已到规定销毁期限的档案，应按照规定程序进行销毁。1.审批：档案管理部门提出销毁意见，报单位分管领导批准后，报上级档案行政管理部门备案（如规定需要）。2.监销：档案销毁时，必须由两人以上负责监销。监销人员应认真核对销毁档案的名称、数量，确保与批准销毁清单一致。销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期和方式。3.保密：档案销毁过程应严格保密，选择安全可靠的销毁方式，确保档案信息不被泄露。严禁将待销毁档案作为废纸出售或随意丢弃。（三）档案移交对于达到规定移交年限的永久、长期保管档案，应按照国家有关规定，及时向同级国家档案馆移交。移交前，需对档案进行系统整理、清点核对、编制移交清册，并办理正式移交手续。五、档案管理人员职责与要求档案管理人员是档案工作的具体承担者，其素质和能力直接关系到档案管理工作的质量。（一）政治素质档案管理人员应具有坚定的政治立场，对党忠诚，严守纪律，恪尽职守，具有良好的职业道德和保密意识。（二）业务能力熟悉档案工作的法律法规和方针政策，掌握档案管理的专业知识和技能，能够熟练进行档案的收集、整理、保管、利用、鉴定等工作。（三）工作要求1.热爱档案事业，工作认真负责，细致严谨，精益求精。2.严格遵守档案管理各项规章制度，秉公办事，不徇私情。3.刻苦钻研业务，不断学习新知识、新技能，努力提高业务水平和工作效率。4.严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容，不得利用档案材料