交通运输厅交通运输档案管理工作手册（标准版）

交通运输厅交通运输档案管理工作手册（标准版）第1章总则1.1档案管理工作的指导思想与原则1.2档案管理工作的目标与任务1.3档案管理工作的组织与职责1.4档案管理工作的基本要求第2章档案分类与编码2.1档案分类的原则与方法2.2档案分类的实施步骤2.3档案编码的规则与标准2.4档案分类与编码的管理要求第3章档案收集与整理3.1档案收集的范围与内容3.2档案收集的流程与方法3.3档案整理的规范与要求3.4档案整理的工具与技术第4章档案保管与安全4.1档案保管的环境与设施4.2档案保管的期限与分类4.3档案安全的管理措施4.4档案安全的监督检查与整改第5章档案利用与检索5.1档案利用的原则与目的5.2档案检索的方法与工具5.3档案利用的流程与规范5.4档案利用的保密与管理第6章档案信息化管理6.1档案信息化建设的总体要求6.2档案信息化系统的建设标准6.3档案信息化管理的流程与规范6.4档案信息化管理的监督与考核第7章档案管理的监督检查与整改7.1档案管理监督检查的范围与内容7.2档案管理监督检查的方法与程序7.3档案管理监督检查的整改要求7.4档案管理监督检查的考核与奖惩第8章附则8.1本手册的适用范围与实施时间8.2本手册的解释权与修订说明8.3有关档案管理的其他规定第1章总则1.1档案管理工作的指导思想与原则档案管理工作应以“安全第一、服务大局、依法依规、科学管理”为指导思想，遵循“统一领导、分级管理、分类指导、资源共享”的基本原则，确保档案资料的完整性、准确性与可追溯性。档案管理应贯彻国家关于档案工作的法律法规，如《中华人民共和国档案法》《档案法实施条例》等，确保档案管理工作有法可依、有章可循。档案管理应坚持“以人为本、服务民生”的理念，注重档案的实用价值与社会服务功能，提升档案在交通运输行业中的应用效能。档案管理应遵循“全面覆盖、分类清晰、动态更新、规范有序”的原则，确保各类档案资料的系统性、规范性和可持续性。档案管理应结合交通运输行业特点，注重档案的业务属性与技术属性，实现档案管理与业务流程的深度融合。1.2档案管理工作的目标与任务档案管理工作目标是实现档案的规范化、标准化、信息化管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。档案管理任务包括档案的收集、整理、保管、利用、调阅、归档、销毁等全过程管理，确保档案资料的全生命周期管理。档案管理应以“档案实体管理”与“电子档案管理”相结合，实现档案的实体保存与数字存档同步推进。档案管理工作应围绕交通运输行业的业务需求，构建覆盖全业务流程的档案管理体系，提升档案工作的信息化水平。档案管理应通过制度建设、流程优化、技术应用等手段，实现档案管理的规范化、标准化和现代化，提升交通运输行业的档案管理水平。1.3档案管理工作的组织与职责档案管理工作由交通运输厅统一领导，设立档案管理机构，明确档案管理部门的职责范围，确保档案管理工作有机构、有制度、有落实。档案管理部门应设立专职档案管理人员，负责档案的日常管理、分类、整理、归档及利用等工作，确保档案管理工作高效有序。档案管理应明确各级单位的职责分工，如档案室、业务科室、技术部门等，形成横向联动、纵向贯通的管理体系。档案管理应建立档案管理人员培训机制，定期开展档案知识、法律法规、技术操作等方面的培训，提升档案管理队伍的专业能力。档案管理应配合交通运输行业的发展，根据业务变化及时调整档案管理职责和工作内容，确保档案管理与业务发展同步推进。1.4档案管理工作的基本要求的具体内容档案管理应遵循“统一标准、分类管理、分级保存”的原则，确保档案的分类、编号、保管期限等符合国家标准和行业规范。档案管理应严格执行“三审三校”制度，确保档案内容的真实、准确、完整，避免因档案错误导致的管理风险。档案管理应注重档案的“可查性”与“可追溯性”，确保档案资料在调阅、利用、销毁等环节有据可查，符合档案管理的法律要求。档案管理应建立档案借阅登记制度，确保档案的使用有据可依，防止档案流失或滥用。档案管理应定期开展档案检查与评估，及时发现和纠正档案管理中的问题，确保档案管理工作持续改进与优化。第2章档案分类与编码1.1档案分类的原则与方法档案分类应遵循“科学性、系统性、可操作性”三大原则，确保分类体系逻辑清晰、层次分明，符合档案管理的规范化要求。常用的分类方法包括主题分类、分类号分类、按载体形式分类及按时间顺序分类，其中主题分类是档案管理中最基础、最核心的分类方式。档案分类需结合档案的属性特征，如档案类型、形成时间、载体形式、保管期限等，进行多维度、多角度的分类。现代档案管理中，采用“三级分类法”（大类—中类—小类）以增强分类的灵活性与适用性，确保档案管理的高效性与规范性。档案分类应参考《档案分类与编码规则》（GB/T15014-1994）等国家标准，确保分类方法符合国家统一标准，避免分类混乱。1.2档案分类的实施步骤首先应建立分类体系框架，明确分类的层级结构与分类标准，确保分类的系统性与一致性。需对档案进行逐项梳理，明确每份档案的属性信息，如档案编号、形成时间、保管期限、档案类型等。然后，根据分类标准对档案进行归类，形成初步的分类目录，并进行初步的分类编码。接着，需对分类结果进行审核与调整，确保分类的准确性与合理性，避免出现分类错误或遗漏。需将分类结果整理成规范的分类目录，并形成电子化分类目录，便于后续的档案管理与检索。1.3档案编码的规则与标准档案编码应遵循“唯一性、规范性、可追溯性”三大原则，确保每份档案的编码具有唯一性与可识别性。档案编码通常采用“档案号+分类号+保管号”三段式结构，其中档案号为唯一标识，分类号为分类代码，保管号为保管单位代码。档案编码应依据《档案分类与编码规则》（GB/T15014-1994）及《档案管理信息系统建设规范》（GB/T28827-2012）等标准制定，确保编码规则统一、标准。档案编码应结合档案的属性信息，如档案类型、形成时间、保管期限等，进行编码设计，确保编码的科学性与实用性。档案编码应定期进行更新与维护，确保编码信息的时效性与准确性，避免因编码错误导致档案管理混乱。1.4档案分类与编码的管理要求的具体内容档案分类与编码管理应由专人负责，确保分类与编码工作的规范化与制度化，避免因管理不善导致档案混乱。档案分类与编码需定期进行审核与调整，确保分类体系与档案实际内容保持一致，避免因分类错误影响档案管理效率。档案分类与编码应建立标准化的分类目录与编码表，确保不同单位、不同部门在档案管理中能够统一使用同一分类与编码标准。档案分类与编码管理应纳入档案管理信息化系统，实现分类与编码的电子化、自动化管理，提高档案管理的效率与准确性。档案分类与编码管理应定期开展培训与考核，确保相关人员具备足够的专业知识与操作能力，保障档案管理工作的顺利开展。第3章档案收集与整理3.1档案收集的范围与内容档案收集的范围应涵盖交通运输系统内所有与业务相关的历史资料，包括但不限于项目立项、设计、施工、验收、运营、维护、变更及归档等全周期资料。按照《交通运输档案管理规范》（JTG/T2153-2020）要求，档案收集需遵循“以用为本、分类管理、动态更新”的原则，确保资料的完整性与可追溯性。档案内容主要包括原始凭证、技术文件、管理文件、影像资料、电子档案等，其中技术文件占比较大，涉及工程图纸、检测报告、施工日志等。档案收集应结合交通运输项目的特点，如公路、水运、铁路、机场等不同领域，明确各领域档案的分类标准与收集要求。根据《交通运输档案分类方法》（GB/T19005-2012），档案应按项目、类别、时间等维度进行分类，确保信息有序、便于检索。3.2档案收集的流程与方法档案收集流程通常包括立项前、项目实施中、项目完成后三个阶段，每个阶段需明确档案的收集责任单位与责任人。收集方法应采用“归档为主、整理为辅”的原则，结合纸质档案与电子档案的统一管理，确保资料的完整性与规范性。收集过程中需建立档案收集台账，记录档案种类、数量、来源、责任人及归档时间等信息，确保可追溯。档案收集应遵循“先收集、后整理、再归档”的顺序，避免遗漏或重复，同时保证档案的时效性与准确性。根据《交通运输档案管理规范》（JTG/T2153-2020），档案收集需建立电子档案管理系统，实现档案的数字化管理与信息共享。3.3档案整理的规范与要求档案整理应按照《交通运输档案管理规范》（JTG/T2153-2020）和《档案管理规范》（GB/T19005-2012）的要求，统一分类、编号、排列与保管。档案整理需遵循“分类清晰、层次分明、便于查找”的原则，按项目、类别、时间等维度进行归档。档案整理应确保资料的完整性、准确性与可读性，避免破损、缺失或错乱。档案整理过程中应使用标准化的档案盒、档案袋、档案柜等工具，确保档案的物理安全与信息安全。档案整理后需进行质量检查，确保符合《交通运输档案管理规范》（JTG/T2153-2020）的相关要求。3.4档案整理的工具与技术的具体内容档案整理常用工具包括档案柜、档案盒、档案袋、档案扫描仪、数码相机、档案管理软件等，其中档案管理软件如“档案管理系统”（如“档案通”）可实现档案的电子化管理。档案整理技术主要包括分类法、排列法、编号法、标签法等，其中分类法依据《交通运输档案分类方法》（GB/T19005-2012）进行分类，确保档案的系统性。档案整理需使用标准化的档案编号规则，如“项目代号+年份+序号”等，确保档案的唯一性与可追溯性。档案整理过程中应注重档案的物理保存，如防潮、防尘、防虫、防紫外线等，确保档案的长期保存。档案整理后应建立档案目录、索引及检索系统，便于查阅与利用，同时确保档案的可读性与信息完整性。第4章档案保管与安全4.1档案保管的环境与设施档案室应设置在通风良好、干燥、避光、温湿度适宜的环境中，符合《档案馆建筑设计规范》（GB50114）要求，温湿度应控制在14-24℃、40-60%RH范围内，以防止档案受潮、虫蛀或霉变。档案室应配备恒温恒湿设备，如除湿机、空调系统，确保档案在适宜条件下保存。根据《国家档案局档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案室应定期检测温湿度，确保其稳定在标准范围内。档案柜应采用防磁、防虫、防鼠、防尘的专用档案柜，柜体应有防潮、防尘、防虫处理，符合《档案保护与利用规范》（GB/T18894-2016）中关于档案存储环境的要求。档案室应配备必要的消防设施，如灭火器、烟雾报警器、自动喷淋系统等，符合《建筑设计防火规范》（GB50016-2014）的相关规定。档案室应设有独立的门禁系统和监控系统，确保档案安全，防止无关人员进入，符合《档案安全保密管理规范》（GB/T34749-2017）的要求。4.2档案保管的期限与分类档案应按类别、载体形式、保管期限进行分类，保管期限一般分为永久、长期、短期三种，符合《档案分类与编目规则》（GB/T15014-2011）的规定。永久保管的档案包括法律法规、政策文件、历史档案等，长期保管的档案包括业务资料、年度总结、项目文件等，短期保管的档案包括临时性、阶段性资料等。档案分类应结合档案的保管价值、使用频率、保存条件等因素，采用科学的分类方法，如按“保管期限+载体形式+档案类别”进行三级分类。档案的保管期限应根据《档案法》及相关法规规定确定，确保档案在规定的期限内完整保存，避免因保管期限不足导致档案损毁。档案分类后应建立档案目录、分类表、保管目录等，确保档案管理的系统性和可追溯性。4.3档案安全的管理措施档案安全应实行“谁主管、谁负责”的责任制，档案管理人员应定期检查档案室安全状况，确保档案存放环境安全。档案应实行“双人双锁”管理制度，档案柜应由两人共同管理，确保档案在保管期间不被擅自调阅或挪用。档案应实行“权限管理”，对不同类别的档案设定不同的访问权限，确保档案在使用过程中不被非法篡改或泄露。档案应定期进行安全检查，包括防火、防盗、防虫、防潮等，确保档案在存储过程中不受外界因素影响。档案安全应纳入日常管理，档案管理人员应定期培训，提高档案安全意识和应急处理能力，确保档案安全无虞。4.4档案安全的监督检查与整改的具体内容档案安全监督检查应由档案管理部门牵头，联合公安、消防、保密等部门定期开展检查，确保档案室环境、设施、管理制度符合相关标准。档案安全检查应重点检查档案室温湿度、消防设施、档案柜状态、档案借阅记录、安全管理制度执行情况等，发现问题及时整改。档案安全整改应建立整改台账，明确责任人、整改时限和整改内容，确保问题整改到位，防止重复发生。档案安全整改应结合实际情况，制定针对性的整改措施，如加强档案柜防虫处理、完善档案室监控系统、规范档案借阅流程等。档案安全监督检查应形成闭环管理，对整改不到位的单位或个人进行通报，并纳入年度考核，确保档案安全管理持续有效。第5章档案利用与检索5.1档案利用的原则与目的档案利用是档案管理工作的核心内容之一，其目的是为决策提供依据、支持业务开展、满足社会需求。根据《档案法》规定，档案利用应遵循“方便利用、安全保密、依法依规”的原则。档案利用需遵循“统一管理、分级利用、权限分明”的原则，确保档案信息的完整性和安全性。档案利用应以服务为导向，注重档案的可检索性与可利用性，满足政府、企事业单位、公众等不同群体的需求。档案利用应结合档案分类与编目体系，确保利用效率最大化。根据《档案分类与编目规范》（GB/T18894-2016），档案应按类别、主题、载体等进行科学分类。档案利用应遵循“先查后用”原则，确保利用过程的规范性与准确性，避免因信息错误导致的决策失误。5.2档案检索的方法与工具档案检索主要采用“查档”与“借档”两种方式，查档是直接查阅档案，借档是借出档案用于特定用途。根据《档案借阅管理办法》（国办发〔2019〕17号），档案借阅需严格履行审批程序。档案检索可借助计算机系统、数据库、检索工具等实现，如档案管理系统（AMS）、档案数字资源库（DRM）等。根据《档案信息化建设指南》（国办发〔2019〕17号），档案应实现电子化管理与数字化存储。档案检索可采用“关键词检索”、“分类检索”、“主题检索”等方法，结合档案分类号、题名、作者、时间等信息进行精准查找。根据《档案分类与编目规范》（GB/T18894-2016），档案应建立分类索引与检索体系。档案检索工具包括手工检索与自动检索，手工检索适用于非数字化档案，自动检索适用于数字化档案。根据《档案数字化技术规范》（GB/T34015-2017），数字化档案应建立统一的检索系统。档案检索应遵循“先易后难”、“先查后借”的原则，确保检索效率与准确性，避免因检索不准确导致的档案流失或利用不当。5.3档案利用的流程与规范档案利用需遵循“申请—审核—借阅—使用—归还”的流程，确保整个过程的规范性与可追溯性。根据《档案借阅管理办法》（国办发〔2019〕17号），档案借阅需填写借阅单，经主管领导审批后方可借出。档案利用应明确使用范围与使用期限，避免档案滥用或长期占用。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案使用应注明使用人、使用目的、使用期限等信息。档案利用应建立使用登记制度，记录档案使用情况，确保档案的完整性与可追溯性。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案使用登记应包括使用人、使用时间、使用目的等信息。档案利用应注重档案的保护与安全，防止因使用不当导致档案损坏或信息泄露。根据《档案安全保护规范》（GB/T34015-2017），档案应建立安全管理制度，定期检查档案保存环境。档案利用应建立反馈机制，对利用过程中的问题进行总结与改进，提升档案利用效率与服务质量。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案利用反馈应纳入年度档案管理工作考核。5.4档案利用的保密与管理的具体内容档案利用应严格遵守保密规定，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等信息的档案，应采取相应的保密措施。根据《保密法》规定，档案利用需履行保密审批程序，确保信息安全。档案利用应建立保密管理制度，明确保密责任，确保档案信息在利用过程中不被泄露或滥用。根据《档案保密管理规范》（GB/T34015-2017），档案保密应包括保密内容、保密期限、保密责任人等。档案利用应建立档案借阅登记制度，记录借阅人、借阅时间、归还时间等信息，确保档案使用过程的可追溯性。根据《档案借阅管理办法》（国办发〔2019〕17号），借阅登记需由借阅人签字确认。档案利用应建立档案销毁制度，明确销毁条件、销毁程序及责任人，确保档案在使用完毕后按规定销毁，防止档案遗失或滥用。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案销毁需经审批并做好销毁记录。档案利用应建立档案管理责任制度，明确管理人员的职责，确保档案管理工作的规范性与持续性。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案管理人员应定期接受培训与考核，提升档案管理水平。第6章档案信息化管理6.1档案信息化建设的总体要求档案信息化建设应遵循“统一平台、分级管理、安全可控、高效便捷”的原则，符合国家档案管理信息化建设的总体部署和行业标准。建设应以提升档案管理效率、规范档案服务流程、保障档案安全为核心目标，实现档案全生命周期的数字化管理。档案信息化建设需结合交通运输行业的实际需求，注重系统兼容性、数据互通性与业务协同性，确保与现有业务系统无缝对接。建设应贯彻“数据驱动、流程优化、服务升级”的理念，通过信息化手段提升档案管理的科学化、规范化和智能化水平。档案信息化建设需在统筹规划的基础上，分阶段推进，确保建设过程符合国家档案管理信息化发展的阶段性要求。6.2档案信息化系统的建设标准档案信息化系统应具备完善的架构设计，包括数据层、应用层和展示层，确保系统稳定、安全、高效运行。系统应遵循国家档案管理信息系统建设的技术标准，采用符合GB/T32987-2016《档案管理信息系统技术规范》的架构和技术规范。系统应支持多种档案类型的数据存储与管理，包括纸质档案、电子档案、声像档案等，实现档案的分类、检索、调阅和归档功能。系统应具备良好的扩展性与可维护性，支持未来业务发展和技术升级，确保系统持续适应交通运输档案管理的多样化需求。系统应具备完善的权限管理机制，确保档案数据的安全性与保密性，符合《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）的相关要求。6.3档案信息化管理的流程与规范档案信息化管理应遵循“采集—存储—管理—利用—归档”的全流程管理机制，确保档案数据的完整性、准确性与可追溯性。档案信息化管理应建立统一的档案分类标准，依据《交通运输档案分类标准》（JY/T1001-2015）进行分类与编码管理。档案信息化管理应建立完善的档案调阅、借阅、归还等流程，确保档案的规范使用与高效流转，符合《档案管理机构业务流程规范》（GB/T31121-2014）的要求。档案信息化管理应建立档案数字化处理流程，包括扫描、识别、分类、存储、检索等环节，确保档案数据的高质量数字化。档案信息化管理应建立档案定期检查与维护机制，确保系统运行稳定，数据安全，符合《档案信息化管理规范》（GB/T32988-2016）的技术要求。6.4档案信息化管理的监督与考核的具体内容档案信息化管理应建立定期检查机制，由交通运输厅档案管理部门牵头，组织专项检查，确保信息化建设与管理目标的实现。监督内容应包括系统运行状态、数据完整性、安全性、业务流程规范性等方面，确保档案信息化管理的持续优化与有效运行。考核应结合档案信息化建设的进度、数据质量、系统稳定性、用户满意度等指标，形成量化考核体系，确保信息化管理的科学性与实效性。考核结果应作为档案管理人员绩效评价的重要依据，推动档案信息化管理水平的不断提升。建议建立档案信息化管理的考核奖惩机制，对优秀单位给予表彰，对存在问题的单位进行整改，确保档案信息化管理工作的有序推进。第7章档案管理的监督检查与整改7.1档案管理监督检查的范围与内容档案管理监督检查的范围涵盖档案的收集、整理、保管、调阅、借出、归还、销毁等全过程，确保档案资料的完整性、真实性和可用性。监督检查内容包括档案分类、保管条件、借阅登记、档案安全、保密措施、档案信息化管理等方面，符合《交通运输档案管理规范》（JTG/TT220-2021）的要求。档案监督检查通常由交通运输厅档案管理部门牵头，联合业务科室、技术部门及第三方机构开展，确保检查的全面性和权威性。检查结果需形成书面报告，明确问题所在，并提出整改建议，作为后续档案管理改进的重要依据。档案监督检查应结合年度考核、专项检查、日常巡查等多种方式，形成闭环管理，提升档案管理水平。7.2档案管理监督检查的方法与程序监督检查方法包括现场检查、查阅档案资料、访谈相关人员、数据分析和信息化系统核查等，确保信息真实、准确。检查程序一般分为准备、实施、报告、整改和复查五个阶段，确保流程规范、责任明确。现场检查应由专业人员组成检查组，依据《档案检查工作指南》（GB/T33424-2017）开展，确保检查结果具有法律效力。检查过程中，应重点核查档案的分类、编目、保管、借阅等环节，确保符合《交通运输档案管理标准》（DB13/T2005-2020）的相关规定。检查完成后，需形成详细的检查报告，明确问题、整改要求和后续跟踪措施，确保整改落实到位。7.3档案管理监督检查的整改要求对检查中发现的问题，应制定整改计划，明确责任人、整改时限和整改内容，确保问题闭环管理。整改应结合档案管理实际，落实“谁主管、谁负责”的原则，确保整改措施可行、有效、可追溯。整改过程中，应加强档案信息化管理，提升档案的可查性、可追溯性和安全性，防止问题重复发生。整改结果需经检查组验收，确保整改到位后方可进入下一阶段的档案管理工作。对于严重问题，应提出限期整改或通报批评，情节严重者应追究相关责任人的责任。7.4档案管理监督检查的考核与奖惩的