公文写作概论 课件 第7章商洽纪要类公文

第七章商洽纪要类公文函纪要0102函7.1.1

函的概念和适用范围函是不相隶属机关之间商洽工作、咨询和答复问题、请求批准和答复审批事项时使用的公文。从发文机关看，函的发文机关具有广泛性，即不受机关级别高低和性质的限制，任何单位均可以使用。从内容看，函的内容包括商洽工作、咨询和答复问题、请求批准和答复审批事项等。从发送范围看，函用于“不相隶属机关”之间，即发文机关和主送机关之间是不相隶属机关。“不相隶属机关”是指在行政或组织关系上没有领导与被领导关系、在业务关系上没有指导与被指导关系的机关。

一般包括两种情况：一是同一个系统内部的平级机关是不相隶属机关；二是不同系统之间的机关都是不相隶属机关，无须考虑双方的级别高低。7.1.2函的特点适用范围的广泛性：函的发文机关和行文关系都具有广泛性，不管机关级别高低，也不管是什么性质，只要是不相隶属的机关之间都可以使用；函的内容也具有广泛性，不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项、催办事情、报送材料等均可使用函。内容的单一性：从函的内容看，函必须一文一事、一事一函，不能出现一函多事或多事一函的情况。

主体的平等性：只要是不相隶属机关之间，不管对方级别高低，相互之间均可用函行文，双方主体是平等的。7.1.3函的分类按性质划分：公函。公函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。本教材所讲函，均指公函。便函。便函用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式的公文，没有公文写作的格式要求，甚至不用标题和发文字号，只需在文尾注明发文机关名称和成文日期并加盖公章即可。按内容和用途划分：商洽涵，是指发文机关为商洽和解决问题而使用的函；询问函，是指发文机关向主送机关询问有关情况的函；请批函，是指发文机关向没有上下级关系的有关主管部门请求批准的函；答复函，是指被动行文的机关用以答复询问函或者请批函的复函；邀请函，是发文机关（邀请方）主动要求收函机关（受邀方）来参加某项活动的函；知照函，是指不相隶属机关之间相互告知事项时使用的函；慰问函，是指发函方为表示对因遭受重大灾难而蒙受巨大损失方的关注和慰问而按照公务礼仪发出的函。按行文关系可以将函划分为发函（去函）和复函（回函）。7.1.4

函的结构和写作要点标题：函的标题主要有两种形式：发文机关+发文事由+文种；发文事由+文种。发文字号：公函一般都有发文字号，由“机关代字+函+发文时间+序号”组成。主动机关：函的主送机关可以是一个也可以是多个，可以用全称或规范化简称，也可以用统称。正文：发函的写法。首先，写明发函的缘由，主要包括发文的原因、理由、背景、根据、目的等。其次，写清楚发函事项，明确表达去函的意图。最后，发函的结尾一般是对对方的希望和要求。复函的写法。首先，写明复函的缘由（依据）；然后用“经研究现就有关问题函复如下”引出正文（不能使用“批复如下”）。其次，写清楚复函的内容，对于来函的事项明确作答。如果是回复询问函，则需给予明确的答复；若是回复商洽涵、请批函，应当明确表态并说明意见。最后，用“特此函复”“特此函告”等作为复函结尾语。发文机关署名和成文日期：不论是发函还是复函，都必须标明发文机关和成文日期。7.1.5

注意事项函不受作者级别高低的限制，也不受内容繁简程度的制约，灵活简便，内容单一，应用广泛，使用频率高。针对不相隶属机关的“征询某事项的函”，

答复时既可以用意见，也可以用函。用函行文应当使用信函格式，而不能使用通用格式。注意区分请示与请批函、批复与答复函的区别。请示和请批函的主要区别在于：请示适用于下级机关向有隶属关系的上级机关请求批准相关事宜，而请批函适用于不相隶属的机关之间请求批准相关事宜。批复与答复函的主要区别在于：批复适用于上级机关回复有隶属关系的下级机关的请示，而答复函适用于回复不相隶属机关的请批函。纪要7.2.1

纪要的概念和适用范围纪要是记载会议主要情况和议定事项时使用的公文。从发文机关看，纪要的产生源于会议，但并不是所有会议都需要制发纪要。会议研究确定的事项、会议精神需要有关方面遵守执行的，都可以形成纪要。从纪要的内容看，一般包括两部分，一是会议基本情况，二是会议议定的事项。会议上经过讨论没有达成一致意见的事项，即议而未定事项不可以写到纪要中，但必须写到会议记录中。从发送范围看，纪要可以发送给与会单位或相关单位。从行文方向上，纪要可以上行，可以下行，还可以平行。概括性纪要是对会议主要情况和议定事项的记载和概括，不能把会议的所有内容都原样记录下来。灵活性纪要的行文方向灵活，可以作为上行文呈报，向上级机关汇报会议精神和情况；也可以作为下行文用以向下级机关传达精神，使下级机关知晓或执行；还可以作为平行文发送给平行和不相隶属的机关，让其了解会议精神和情况。纪实性纪要必须真实反映会议的基本情况，说明会议议定的事项和形成的决定。指导性纪要中所记载与传达的会议议定事项，代表着主持单位和与会单位的共同意志与法定的权威性，对于有关的与会单位或下属单位具有约束力。7.2.2

纪要的特点12347.2.3

纪要的分类根据不同的划分标准，纪要可以有多种不同的分类。一是按照会议类型可以划分为两类：日常例会纪要专题性会议纪要。二是按照会议任务可以划分为四类：指示性会议纪要；决策性会议纪要；研讨性会议纪要；协调性会议纪要。7.2.4

纪要的结构和写作要点标题：一是“会议名称+文种”，例如《全国城市规划工作会议纪要》。这是纪要最常用的标题形式。二是使用正副标题结构，正标题概括会议的主要内容或精神，副标题点出会议的名称和文种，正文：纪要的正文部分应当由会议概况、会议精神、会议议定事项和结尾等组成。会议概况。采用概括式或分项式介绍会议的时间、地点、人员、议程、主题等基本情况。会议精神。根据会议记录，分析、概括、提炼会议研究的问题、讨论的意见、决定的事项等内容，提炼出会议精神。会议议定事项。概括性地记录会议的议定事项，记录会议决定。结尾。如果是大型会议，或会议内容较多，纪要篇幅较长，结尾一般是就如何学习贯彻会议精神、做好相关工作提出要求和希望。如果是小型会议，或会议内容简单，纪要篇幅短小精悍，也可以省略结尾。7.2.5

注意事项要以实事求是的态度真实准确地反映会议的各项内容。对与会者的发言与议定事项可以提炼和归纳概括或作出必要的删节，但绝不可按主观意图，对会议内容进行评论或随意添加内容，更不能进行歪曲或篡改。纪要的性质取决于会议的内容性质与印发纪要的目的要求，不同性质的会议以及印发纪要的不同目的，都会产生不同性质和作用的纪要。由此，纪要具有知照、规定、协议、指导等多种性质，有汇报和交流会议信息、介绍经验、指导工作及约束执行的作用。从格式上看，纪要的成文日期一般在发文机关标志之下。纪要一般不落款、不鉴印。7.2.6.1

纪要与决议的区别纪要和决议都能反映会议的议定事项，但是，二者又有不同。从内容看，决议的内容必须是会议讨论通过的重大决策事项，会议通过的一般事项不能用决议。从会议的性质看，并不是所有会议都可以形成决议，原则上讲，只有法定会议才能形成决议。工作会议、专题会议、座谈会、研讨会或其他临时性会议决定的一般事项不能使用决议行文，而应该使用纪要。纪要属于总结记录性文件，一个会议只需要一个纪要即可，不需要表决通过，由会议主持机关相关负责人审定即可印发。7.2.6.2

纪要与简报的区别纪要只能记载会议事项，非会议事项不能用纪要；简报既可以记载会议事项，也可以记载非会议事项。纪要一般不受文字多少篇幅长短的限制，该短则短，该长则长；简报要求语言简洁，篇幅简短，一般在1000字左右。纪要内容必须忠实于会议情况，客观地概括会议基本情况和议定事项，不能有起草人的主观评价和议论；简报的内容中可以由编写者的评价和议论。纪要对有关各方有指导性、约束性如有必要，有权要求有关单位遵守和执行；简报只是起沟通情况、交流信息、供上下左右参考的作用。可以根据需要把纪要缩写成简报，但不能把简报变成纪要。7.2.6.3

纪要与会议记录的区别性质不同。纪要属于法定公文文种，可以直接对外正式行文，会议记录不属于正式公文文种，不是红头文件，属于内部资料，一般不对外公开。功用不同。纪要有记载会议情况和议定事项、传达会议精神的功能，具有一定的指导性、约束性；而会议记录只是记载会议情况，具有资料性、凭证性。适用范围不同。纪要可以对外发出，而会议记录只在本机关内部作备查凭证使用。侧重内容不同。纪要侧重对会议精神、议定事项的归纳和概括，而会议记录侧重于对会议内容与经过进行比较全面、详细的记载。表达方式不同。会议记录是对发言者“所发之言”的再现，尽可能保持原汁原味；纪要采用记叙为主、说明为辅的形式，运用严谨、准确、简明的公文语言，记载和反映会议的主要精神和议定事项。写作格式不同。会议记录没有固定的写作格式，一般由写作单位自定；纪要有规范的格式要求。本章小结函是不相隶属机关之间商洽工作、咨询和答复问题、请求批准和答复审批事项时使用的公文，具有适用范围的广泛性、内容的单一性、主体的平等性等特点。函按性质可划分为公函和便函，按内容和用途可划分为商洽涵、询问函、请批函、答复函、邀请函、知照函、慰问函，按行文关系可划分为发函和复函。函的标题主要由发文机关+发文事由+文种三要素构成，有时也可省略发文机关。函的正文由开头、主体、结尾三部分构成。每个类型的函在开头、主体、结尾写作方法均不同。纪要是记载会议主要情况和议定事项时使用的公文，具有纪实性、概括性、指导性、灵活性等特点，按照会议类型