GB∕T 45953-2025 供应链安全管理体系规范之13：“7支持-7.5文件化信息”专业深度解读和应用指导材料（雷泽佳编制-2026A0）

GB/T45953—2025《供应链安全管理体系规范》之13：“7支持-7.5文件化信息”专业深度解读和应用指导材料GB/T45953—2025《供应链安全管理体系规范》之13：“7支持-7.5文件化信息”专业深度解读和应用指导材料（雷泽佳编制-2026A0）GB/T45953—2025《供应链安全管理体系规范》 GB/T45953—2025《供应链安全管理体系规范》7支持7.5文件化信息7.5.1通则组织的供应链安全管理体系中应包括：a)本文件要求的文件化信息；b)由组织确定的供应链安全管理体系有效性所必需的文件化信息。文件化信息应说明实现供应链安全管理目标和指标的责任和权限，包括实现这些目标和指标的手段和时限。注：因下列因素，使得供应链安全管理体系的文件化信息范围因不同的组织而不同：a)组织的规模及其活动类型、流程、产品和服务；b)过程的复杂性及其相互作用；c)人的能力。组织应确定信息的价值，并确定所需的完整性水平和安全控制，以防止未授权的访问。7.5.2创建和更新文件化信息在创建和更新文件信息时，组织应确保适当的：a)识别和描述(例如标题、日期、作者或参考编号);b)格式(如语言、软件版本、图形)和媒体(如纸张、电子);c)审查和批准是否合适和充分。7.5.3文件化信息的控制供应链安全管理体系和本文件要求的供应链安全文件化信息应受到控制，以确保：a)在需要的地方和时间，它是可用的并适合使用的；b)它得到了充分的保护(例如防止失去保密性、完整性、可用性);c)定期审查并在必要时进行修订，并由授权人员批准其合适性；d)过时的文件、数据和信息应及时从所有发放点和使用点删除，或以其他方式保证不被意外使用；e)为法律或知识保存目的保留的档案文件、数据和信息得到适当的识别。对于文件化信息，组织应酌情处理以下活动：a)分发、访问、检索和使用；b)储存和保存，包括保存易读性；c)对于变化的控制(例如版本控制);d)保留和处置。应酌情识别和控制由组织确定的、对供应链安全管理体系的规划和运行来说是必要的外部来源的文件信息。注：访问权指仅查看文件化信息的权限，或查看和修改文件信息的权限。“7.5文件化信息”术语、定义与涵义解读“7.5文件化信息”核心术语、定义与涵义解读表术语定义涵义解读文件化信息组织需要控制和保持的信息及其承载媒介。

注1：成文信息可以任何格式和载体存在，并可来自任何来源。

注2：成文信息可包括：

--管理体系，包括相关过程；

--为组织运行产生的信息(文件)；

--结果实现的证据(记录)。1)“组织需要控制和保持的信息”：

-“控制”对应7.5.3条款的所有控制要求，包括分发、访问、变更、保留等；

-“保持”对应7.5.3的存储、保存要求，确保信息在需要时可用；

2)“承载媒介”：对应7.5.2b的媒体要求，包括纸质、电子、照片、实物样品等任何可承载信息的载体；

3)“任何格式和载体、任何来源”：说明文件化信息不受形式和来源限制，既包括组织内部生成的文件，也包括外部来源的文件；

4)“管理体系及相关过程”：指描述体系本身和运行规则的文件，如安全方针、程序文件；

5)“为组织运行产生的信息(文件)”：指指导日常运行的文件，如作业指导书、操作规程；

6)“结果实现的证据(记录)”：指证明体系运行有效性的证据，如安全检查记录、事件处理记录。过程利用或转化输入以交付结果的一组相互关联或相互作用的活动。

注1：过程的结果称为输出、产品还是服务，取决于引用的上下文。

注2：一个过程的输入通常是其他过程的输出，而一个过程的输出通常是其他过程的输入。

注3：两个或多个串联的相互关联和相互作用的过程也可称为一个“过程”。

注4：组织中的过程通常在受控条件下进行策划和实施，以增加价值并确保能够实现预期结果。

注5：其输出的符合性不能轻易或经济地得到验证的过程，通常称为“特殊过程”。1)“一组相互关联或相互作用的活动”：文件化信息需清晰描述每个流程的活动顺序、输入输出和接口关系；

2)“利用或转化输入以交付结果”：文件化信息需明确每个流程的输入要求和预期输出结果；

3)“过程的复杂性及其相互作用”：流程越复杂、跨部门交互越多，需要的文件化信息越详细，如全球供应链的通关流程需要多部门协同的详细文件。同时，这也意味着文件化信息应覆盖从供应商评估、订单处理、货物运输到交付的全链条过程。信息有意义的数据。1)“有意义的数据”：在供应链安全语境下，信息包括供应链流程信息、货物信息、人员信息、安全事件信息、供应商信息等；

2)“确定信息的价值”：不同信息的价值不同，如核心供应商信息、安全漏洞信息属于高价值信息，需要更高等级的保护。组织应建立信息价值分类准则，以决定其所需的保护级别。完整性准确和完整的特性。1)“准确”：指文件化信息的内容真实、无误，没有虚假或错误信息；

2)“完整”：指文件化信息包含所有必要的内容，没有遗漏；

3)“确定所需的完整性水平”：需根据信息的价值和重要性确定不同的完整性要求。“完整性”是信息“可用性”和“保密性”并列的安全属性，是7.5.3b中“充分的保护”的核心目标之一。安全控制为保护资产和/或管理风险而采取的措施。1)“保护资产”：文件化信息本身是组织的重要资产，安全控制用于保护文件化信息的安全；

2)“管理风险”：安全控制用于管理因文件化信息泄露、篡改、丢失带来的供应链安全风险；

3)“防止未授权的访问”：安全控制包括物理控制（文件柜锁）、技术控制（电子文档加密）、管理控制（访问权限审批）三类。组织在选择安全控制措施时，应基于信息安全风险评估的结果，确保其充分性和适宜性。未授权访问未经允许的对信息及其他相关资产的物理或逻辑访问。1)“未经允许”：指没有获得组织正式授权的访问；

2)“物理或逻辑访问”：物理访问指未经允许查看纸质文件，逻辑访问指未经允许登录系统查看电子文件；

3)“防止未授权的访问”：未授权访问可能导致敏感供应链信息泄露，如供应商名单、运输路线等，给组织带来安全风险。组织应定期审查访问权限，确保其与人员岗位职责匹配，并遵循“最小权限”原则。识别确定客体的身份的过程。1)“确定客体的身份”：对应7.5.2a的要求，需给每个文件化信息分配唯一的标识；

2)“例如标题、日期、作者或参考编号”：常用的标识方法包括文件编号、版本号、发布日期、作者等，确保每个文件都能被唯一识别。唯一且清晰的识别是文件化管理的基础，是实现有效检索、分发和变更控制的前提。描述对文件化信息的内容、主题、适用范围等进行的说明。1)“内容、主题”：通过标题、摘要等方式说明文件的主要内容；

2)“适用范围”：明确文件适用的部门、流程、产品或服务，避免误用；

3)“识别和描述”：清晰的识别和描述是文件化信息能够被正确检索和使用的基础。对于策略层面的文件（如供应链安全方针），其描述应包含对组织总目标的支撑；对于操作性文件（如作业指导书），其描述应包含明确的应用场景和预期使用者。格式信息的呈现方式。1)“例如语言、软件版本、图形”：格式包括文件的语言、排版、使用的软件版本、图表格式等。信息的形式应适应其内容和使用目的，可采用文字、图表、表格、图像等多种表达方式；

2)“适合使用”：格式需适合使用者的需求，如现场操作人员使用的作业指导书应采用图文并茂的格式，便于快速理解。组织应确定统一的格式模板，以确保文件的专业性和一致性。媒体承载信息的载体。1)“如纸张、电子”：媒体包括纸质、电子磁盘、光盘、云存储、实物样品等；

2)“媒体的选择”：需根据文件的用途、保存期限、安全要求选择合适的媒体，如需要长期保存的档案可采用纸质和电子双介质存储。对于电子文档，应明确软件版本和兼容性要求，并确保得到适当的备份和保护，以防止数据丢失或损坏。媒体的选择还应考虑其访问的便捷性，例如，对于需要在移动环境中访问的文件，宜选择电子格式。审查为实现既定目标，对客体的适宜性、充分性或有效性所做的确定。1)“适宜性”：审查文件是否适合组织的实际情况和供应链安全需求；

2)“充分性”：审查文件是否包含所有必要的内容，是否满足标准要求；

3)“有效性”：审查文件是否能够有效指导实践，实现预期的安全目标；

4)“审查和批准”：审查是批准的前提，只有经过审查确认适宜、充分的文件才能批准发布。对于重要的成文信息，如安全方针、应急预案等，组织应建立定期的复审和更新机制，以确保其持续符合组织的需求和内外部环境的变化。审查活动应形成记录，作为文件化信息有效性的证据。批准进入过程的下一阶段或下一过程的许可。1)“进入下一阶段的许可”：在文件化信息管理中，批准是文件正式生效的标志；

2)“授权人员批准”：批准必须由具有相应权限的人员进行，不同级别的文件需要不同级别的管理人员批准。成文信息的发布宜获得授权人员的批准，并保留批准的证据。批准的权限应在“授权人员”的岗位职责文件中予以明确。可用性在需要时能够访问和使用的特性。1)“需要的地方和时间”：文件化信息必须在需要的时间和地点能够被授权人员获取，如现场仓库必须随时能获取货物出入库安全规程；

2)“适合使用”：文件化信息不仅要可用，还要格式正确、内容清晰，能够被使用者正确理解和应用。“可用性”是实现过程有效性的前提，组织应通过适当的保存和分发策略来保障。保密性信息不被未授权的个人、实体或过程获取或披露的特性。1)“不被未授权获取或披露”：保密性要求敏感的供应链安全信息只能被授权人员访问和使用；

2)“保护的等级”：需根据信息的敏感程度确定不同的保密性等级，如绝密、机密、秘密、公开四级。组织宜考虑其信息安全风险（例如，网络安全相关）。在供应链生态中，保密性不仅涉及组织内部，也关系到与合作伙伴的安全信息沟通，需在接触前明确各方的保密义务。修订对文件化信息的内容进行的修改或更新。1)“定期审查并在必要时进行修订”：文件化信息不是一成不变的，当组织的流程、法律法规、安全风险发生变化时，需要及时修订文件。更新成文信息的决定可能来自管理评审、产品/服务或体系的变更、顾客或法律法规要求的变更，或相关方的需求和期望的变更；

2)“修订的控制”：所有修订都必须经过审查和批准，并保留修订记录，确保修订过程可追溯。修订历史是重要的文件化信息，有助于了解体系演进的脉络。授权人员被赋予相应权限的人员。1)“相应权限”：权限必须与人员的岗位职责相匹配，遵循最小权限原则；

2)“批准其合适性”：只有授权人员才能批准文件的发布、修订和废止，确保文件的权威性和正确性。授权人员的权限应在7.5.1要求的、规定“责任和权限”的文件中明确界定。过时文件已经被修订或废止，不再适用的文件化信息。1)“及时从所有发放点和使用点删除”：过时文件如果继续使用会导致错误的操作，带来安全风险，必须及时回收、销毁或标注“作废”标识；

2)“保证不被意外使用”：对于需要保留的作废文件，必须进行明显的标识，与现行有效文件分开存放。在某些情况下，要使用的适当的成文信息并不总是最新版本（如法规要求保留的旧版记录），此时必须确保使用者明确知晓。在供应链环境中，尤其是与外部方协作时，确保各方均使用有效版本至关重要。档案文件为法律或知识保存目的而保留的文件化信息。1)“法律或知识保存目的”：档案文件包括合同、记录、报告、标准等，需要长期保存；

2)“适当的识别”：档案文件必须有清晰的标识，包括档案编号、保存期限、责任人等，便于检索和管理。为知识保存的目的，组织宜考虑保留对成文信息的变更历史。档案文件是组织知识管理的重要组成部分，应作为一类特殊的“保留”文件进行控制。分发将文件化信息传递给使用者的过程。1)“分发的控制”：文件的分发必须有记录，明确分发对象、数量和日期，确保文件能够准确到达需要的人员手中。成文信息的分发对象可能包括相关方，如顾客、认证机构和监管部门；

2)“受控分发”：对于受控文件，必须采用受控分发方式，确保所有使用者都能获得最新版本的文件。一些方法有助于正确地分发和控制实物媒体中的成文信息，例如，通过使用每个副本的序列号。在数字化供应链中，可利用系统设置自动分发和权限控制，提高效率和准确性。访问接近或使用某事物的权利或机会。1)“访问权的分类”：访问权分为只读权限（只能查看）和读写权限（可以查看和修改）；

2)“访问的控制”：必须根据人员的岗位职责分配不同的访问权限，禁止越权访问。对于包含敏感信息的成文信息，组织应实施严格的访问控制措施，如加密存储、权限分级等，以防止信息泄露。组织应建立并维护一个访问控制矩阵，明确不同角色对不同文件化信息的访问权限。检索查找和获取文件化信息的过程。1)“检索的便捷性”：需建立文件索引和检索系统，确保使用者能够快速找到需要的文件；

2)“检索的准确性”：文件的标识和描述必须准确，确保检索结果的正确性。一个有效的检索机制是确保“可用性”的关键环节，应考虑关键词、分类、全文搜索等多种方式。使用利用文件化信息开展相关活动的过程。1)“正确使用”：组织需培训使用者，确保他们能够正确理解和应用文件化信息的内容；

2)“使用的监督”：需监督文件的使用情况，及时发现和纠正不按文件操作的行为。组织宜建立过程，以确保只有适当的成文信息在使用。培训是确保“正确使用”的关键活动，应在文件发布或修订后及时开展。储存找到可以检索数据的位置。修改为：将文件化信息存放于特定位置以备后用。这包括存储在组织拥有和运行的设备、组织外部设备以及虚拟存储设备上的数据。1)“储存的位置”：包括组织内部的服务器、文件柜，以及外部的云存储、托管服务器等。储存的具体位置应确保文件的安全性，并考虑灾难恢复的要求，如进行异地备份。

2)“储存的安全”：储存环境必须满足文件的安全要求，如纸质文件需要防潮、防火、防盗，电子文件需要备份、加密。对于以电子方式存储的成文信息，组织宜确保拥有适当的备份和恢复系统。保存在规定的期限内保留文件化信息的过程。1)“保存易读性”：在保存期限内，必须确保文件能够被清晰读取和理解，如电子文件需要定期迁移到新的存储介质，防止格式过时；

2)“保存期限”：需根据法律法规要求和组织的需要，明确规定不同文件的保存期限。确定媒体和存储条件时，宜考虑存储的期限以及硬件和软件技术的发展和演变。组织应制定一份文件化信息保留时间表，明确各类记录的保存期限和处置方式。易读性文件化信息能够被清晰读取和理解的特性。1)“清晰读取”：纸质文件的字迹必须清晰，电子文件的分辨率必须足够；

2)“正确理解”：文件的语言必须通俗易懂，避免使用模糊或歧义的词汇，必要时可添加注释或图解。易读性是保证“可用性”和“适合使用”的基础，尤其在多语言环境或应急状态下更为重要。变更控制对文件化信息的变更进行管理的过程，包括更新的成文信息的开发、评审、版本控制、批准、发布和分发。1)“变更的全过程管理”：变更控制覆盖从变更申请、评审、批准到发布、分发的全过程；

2)“防止混乱”：有效的变更控制能够确保文件的所有变更都有记录，避免出现多个版本同时使用的混乱情况。当组织使用软件系统管理的成文信息时，宜控制其变更，并应对信息安全问题（如网络安全）。变更控制应与组织的“变更管理”过程相衔接。版本控制对文件化信息的不同版本进行标识和管理的过程。1)“版本的标识”：需采用统一的版本标识方法，如“V1.0”表示第一版，“V1.1”表示第一版第一次修订；

2)“版本的追溯”：需保留文件的所有历史版本，便于追溯变更过程和原因。版本控制是变更控制的一部分，其核心在于确保文件的当前版本是经批准的、唯一有效的版本。保留在规定的期限内保存文件化信息的过程。1)“保留的依据”：保留期限需满足法律法规、合同和组织自身的要求；

2)“保留的方式”：需采用安全、可靠的方式保存文件，确保在保留期限内文件不丢失、不损坏。“保留”与“储存”和“保存”概念存在交叉，但更强调其作为证据的期限性要求。组织的保留策略应明确哪些信息需要保留以及保留多久。处置对不再需要保留的文件化信息进行处理的过程。1)“处置的方式”：包括销毁、删除、归档等方式；

2)“安全处置”：对于包含敏感信息的文件，必须采用安全的处置方式，如纸质文件粉碎、电子文件彻底删除，防止信息泄露。确定处置方法时，组织宜考虑顾客、法律法规以及自身的要求。安全的处置是文件化信息生命周期管理的最终环节，也是防止信息泄露的最后一道防线。外部来源文件信息由组织以外的一方创建的，对供应链安全管理体系的规划和运行来说是必要的文件化信息。1)“组织以外的一方创建”：包括法律法规、国家标准、行业规范、客户要求、供应商提供的文件等；

2)“识别和控制”：需识别外部文件的有效性和适用性，定期跟踪其更新情况，确保使用的是最新版本。组织应建立外部文件清单，并明确跟踪更新版本的职责，确保供应链安全管理体系始终与外部要求保持一致。访问权仅查看文件化信息的权限，或查看和修改文件信息的权限。1)“仅查看权限”：适用于需要了解文件内容但不需要修改的人员；

2)“查看和修改权限”：适用于负责文件编制、修订的人员；

3)“最小权限原则”：只授予人员完成其工作所必需的最低权限，降低信息安全风险。此外，应仅允许组织的适当人员访问成文信息。组织应定期（例如每年一次）审核用户访问权限，及时调整或撤销不再需要的权限。“7.5文件化信息”目的和意图解析“7.5文件化信息”目的和意图说明表解析维度“7.5文件化信息”目的和意图具体说明本条款总体核心目的和意图定位作为供应链安全管理体系的基础性支撑条款，旨在建立一套系统化、规范化的文件化信息管理机制，为供应链安全管理体系的建立、实施、维护和持续改进提供明确的书面依据、操作指南和客观证据；本条款核心是通过对文件化信息的全生命周期管理，确保供应链安全管理活动的一致性、可追溯性、可验证性和有效性，使体系从抽象的管理要求转化为具体可执行的文件化规范，为组织防控供应链安全风险、保障供应链稳定运行提供坚实的文件支撑和制度保障；本条款在GB/T45953-2025标准中起着承上启下的关键作用，它将第6章“策划”所确定的供应链安全管理目标和策略，以及第8章“运行”中的各项具体操作，通过文件化的形式进行固化、传达和控制，确保整个管理体系有据可依、有章可循。核心价值和预期结果/成效/收益1)建立完整的供应链安全管理体系文件框架：明确供应链安全管理体系文件化信息的基本构成，既满足标准的强制性要求，又赋予组织根据自身实际情况补充必要文件的灵活性，确保体系文件能够全面覆盖供应链安全管理的各个环节和要素，形成完整、协调、统一的文件体系，避免文件缺失或交叉重叠，为体系的有效运行奠定基础。具体而言，标准7.5.1条款明确要求文件化信息必须包含两部分，即“本文件要求的文件化信息”和“组织确定的供应链安全管理体系有效性所必需的文件化信息”。这种双层结构既保证了标准的基本要求得到满足，又允许组织结合其特定的供应链安全风险、业务模式和合规义务，灵活地建立一套量身定做的文件体系；

2)明确目标实现的责任与路径：要求文件化信息必须说明实现供应链安全管理目标和指标的责任权限、手段和时限，使各级人员清楚了解自身在供应链安全管理中的职责和任务，以及完成任务的具体方法和时间要求，确保目标指标能够层层分解、落实到人，避免因责任不清、路径不明导致目标无法实现。标准的这一要求直接对应7.5.1条款，其核心在于将策划阶段设定的宏观目标（如降低供应链中断风险、提升供应链韧性等）转化为具备可操作性的行动方案，并在相关岗位职责、管理方案或作业指导书等文件中加以明确，从而建立从目标到执行的有效传导机制；

3)实现文件化信息的差异化管理：考虑到组织规模、活动类型、流程复杂度和人员能力的差异，允许不同组织根据自身实际情况确定文件化信息的范围和详略程度，避免“一刀切”的文件化要求，防止过度文件化增加管理成本或文件过于简略无法指导实际工作，使文件化信息与组织的管理需求和能力水平相匹配。标准7.5.1的注完整地阐述了这一灵活性原则，明确指出影响文件化信息范围的三大因素：a)组织的规模及其活动类型、流程、产品和服务；b)过程的复杂性及其相互作用；c)人的能力。这一理念确保了本标准能够广泛适用于从中小型企业到大型跨国公司的各类组织；

4)保障供应链敏感信息的安全：要求组织确定信息的价值，并确定所需的完整性水平和安全控制措施，防止未授权访问，保护供应链中涉及的商业秘密、客户信息、技术数据、安全方案等敏感信息的保密性、完整性和可用性，避免因信息泄露、篡改或丢失导致供应链安全风险。这是GB/T45953-2025的显著特点之一，将信息安全直接融入供应链安全管理。依据7.5.1条款，组织必须对文件化信息进行价值评估和分级，并以此为基础实施差异化的安全控制。同时，7.5.3条款b)项进一步要求对文件化信息进行充分保护，防止丧失保密性、完整性和可用性，从控制措施上确保了信息资产的全属性安全；

5)确保文件化信息的质量和适用性：规范文件化信息的创建和更新过程，要求对文件进行适当的识别描述、格式规范和审查批准，确保文件内容准确、清晰、易懂、适用，避免因文件质量问题导致管理活动出现偏差或误解。根据7.5.2条款，组织在创建和更新文件化信息时，必须确保三项关键活动得到妥善执行：a)恰当的识别和描述（如标题、日期、作者或参考编号），以保证文件的唯一性和可追溯性；b)规范的格式（如语言、软件版本、图形）和媒体（如纸张、电子），以实现信息的一致性和可访问性；c)对适宜性和充分性进行审查和批准，这是文件发布前的最后一道质量关口，确保了文件发布后的权威性和正确性；

6)保证文件化信息的有效控制与使用：通过对文件化信息的分发、访问、检索、使用、储存、保存、版本控制、保留和处置等活动进行全面控制，确保在需要的时间和地点能够获得适用的文件，防止过时文件的误用，同时为法律和知识保存目的保留必要的档案文件，为体系运行和持续改进提供可靠的信息支持。这是对文件化信息实施全生命周期闭环管理的核心体现。7.5.3条款系统性地规定了控制要求：首先要确保文件的可用性（a）；其次要实施充分的保护（b）；再次要建立定期审查和修订机制（c）；关键的一点是要求及时撤除过时文件以防误用（d）；并要求对存档文件进行恰当标识（e）。此外，标准还明确列出了分发、访问、检索和使用，储存和保存，变更控制（如版本控制），以及保留和处置等具体控制活动，构成了一个完整的文件控制框架；

7)支撑体系的合规性证明与持续改进：为组织证明其供应链安全管理体系符合标准要求、法律法规和其他要求提供客观证据，同时为内部审核、管理评审和外部认证审核提供依据。通过对文件化信息的定期审查和修订，及时反映组织内外部环境的变化和体系运行的改进需求，确保体系的持续适宜性、充分性和有效性。文件化信息是管理体系有效性的直接证据。保留的记录（一种特殊类型的文件化信息）证明了活动已按策划的安排得到执行并达到了预期结果。同时，7.5.3条款c)项规定的“定期审查并在必要时进行修订，并由授权人员批准其合适性”这一要求，本身就是持续改进机制的一部分。通过有计划地评审和更新文件，组织能够将内外部环境变化（如新的法规要求、新的安全威胁）、审核发现和管理评审的输出，系统地纳入到体系文件当中，从而实现体系的动态优化和迭代升级。“7.5文件化信息”条款与其他条款条款逻辑关联关系分析“7.5文件化信息”与GB/T45953—2025其他条款条款逻辑关联关系分析表子条款主题事项关联GB/T45953-2025其他条款及标题逻辑关联关系分析关联性质说明7.5.1通则（体系文件化信息的基本要求与范围）4.3确定供应链安全管理体系的范围体系范围是文件化信息的边界依据，7.5.1a)和注明确了不同组织的文件化信息范围因规模、活动类型、过程复杂性和人员能力而异，为其详略程度提供了裁量原则1；文件化信息需明确记载体系覆盖的活动、区域和过程；同时，范围本身必须作为文件化信息提供。信息输入输出关系+约束与影响关系4.4供应链安全管理体系体系建立、实施、维护和改进的全过程均需文件化信息支撑，体系流程及其相互作用是文件化信息的核心内容。7.5.1明确规定文件化信息应说明实现供应链安全管理目标和指标的责任和权限、手段和时限，这为4.4条款所述的体系过程提供了确切的运行依据1。这要求文件化信息不仅描述过程，更要为过程绩效的达成提供可操作的指导和追溯性证据。支持与依据关系+PDCA循环关系5.2供应链安全方针供应链安全方针是最高层级的文件化信息，必须形成文件并在组织内传达；同时，方针为所有文件化信息提供了总体框架和方向，确保各项文件化信息均服务于方针的实现。信息输入输出关系+约束与影响关系6.2供应链安全目标和实现这些目标的规划文件化信息必须明确记载供应链安全目标、指标，以及实现目标的责任、权限、手段和时限；这直接响应了6.2条款中关于目标策划应确定“做什么、需要什么资源、由谁负责、何时完成、如何评价结果”的要求1；目标和规划本身也需作为文件化信息保存。信息输入输出关系+支持与依据关系7.2能力人员能力证明（教育、培训、经验记录）是必需的文件化信息，用于证实从事影响供应链安全业绩的人员具备相应能力。这构成了7.2条款“组织应保留适当的文件化信息作为能力证明”要求的直接输出。信息输入输出关系+证据支持关系8.3风险评估和应对风险识别、分析、评价结果及风险应对计划、实施记录均需形成文件化信息，作为体系有效性的重要证据。同时，7.5.1条款要求组织应确定信息的价值、完整性水平和安全控制，防止未授权访问，这直接关联到对敏感的风险评估信息的特殊保护需求1。信息输入输出关系+证据支持关系8.6供应链安全方案供应链安全方案、响应框架、警告和沟通程序、恢复程序等必须形成文件化信息，是应急响应和事件处置的核心依据。这些文件化信息的创建和控制必须遵循7.5条款的全部要求，以确保其在紧急情况下的可用性和可靠性。信息输入输出关系+支持与依据关系9.1监测、测量、分析和评估监测和测量的对象、方法、频次及结果必须形成文件化信息，用于评估体系绩效和有效性。这些信息是管理评审(9.3)和持续改进(10.1)的关键事实输入。信息输入输出关系+证据支持关系9.2内部审核内部审核方案、审核记录、审核报告及纠正措施跟踪记录均需作为文件化信息保存，是体系自我完善的重要证据。这些记录为评价审核方案的有效性和审核员的胜任能力提供了可追溯的依据。信息输入输出关系+证据支持关系9.3管理评审管理评审的输入（如审核结果、绩效数据）和输出（如改进决定）必须形成文件化信息，是最高管理层评审体系适用性的依据。保留这些文件化信息为最高管理者提供了决策和行动的权威证据。信息输入输出关系+决策与行动关系10.2不符合和纠正措施不符合的性质、原因分析、纠正措施及实施结果必须形成文件化信息，用于追溯和验证改进效果。这些文件化信息是防止不符合重复发生、实现经验教训固化的知识资产。信息输入输出关系+证据支持关系7.5.2创建和更新文件化信息（文件创建与更新的基本要求）6.3变更规划体系变更（如组织结构、流程、技术变更）必须同步更新相关文件化信息；文件更新本身也是变更管理的重要组成部分，需按变更规划执行。7.5.2c)要求对创建和更新的文件化信息进行审查和批准，这为变更规划的执行提供了过程质量控制节点1。流程顺序与衔接关系+约束与影响关系10.1持续改进持续改进的成果（如流程优化、风险控制措施改进）必须通过更新文件化信息固化；文件更新是持续改进的重要输出环节。7.5.2a)和b)所要求的适当识别、描述和格式规范，确保了这些固化下来的成果具有清晰、一致和可追溯的特征1。信息输入输出关系+PDCA循环关系10.2不符合和纠正措施针对不符合采取的纠正措施有效后，必须更新相关文件化信息以防止问题重复发生；文件更新是纠正措施闭环的关键步骤。此更新过程必须严格遵循7.5.2条款关于创建和更新的全部要求，尤其是重新进行审查和批准的环节1。这确保了纠正措施不仅解决了当前问题，更通过文件更新实现了预防复发。流程顺序与衔接关系+决策与行动关系7.5.3文件化信息的控制（文件控制的目标与要求）7.4沟通文件的分发、访问、检索和使用与内外部沟通密切相关；文件控制需明确沟通中信息的敏感性及传播范围，确保信息安全。7.5.3中关于访问权限的“注”特别说明，访问权指仅查看或查看和修改信息的权限，这为对外沟通时如何授权提供了精确的操作定义1。接口与依赖关系+约束与影响关系8.4控制文件控制是供应链安全流程控制的重要组成部分；确保各岗位使用现行有效文件，充分保护其保密性、完整性和可用性(7.5.3b))1，是防止流程失控的基础。在自动化工作流程日益普及的背景下，文件控制与过程控制的融合已成为必然趋势1。支持与依据关系+约束与影响关系9.2内部审核文件控制的有效性是内部审核的必查内容；审核需验证文件是否在需要的时间和地点可用(7.5.3a))、是否得到充分保护1。审核发现将直接作为管理评审的输入，驱动文件控制过程的改进。检查与被检查关系+证据支持关系10.2不符合和纠正措施文件控制不当（如使用过时文件、文件丢失）可能导致不符合项；针对文件控制问题的纠正措施需纳入文件控制程序。这要求组织回溯7.5.3的全部控制要求，寻找管理漏洞并予以修补，形成过程控制的闭环。这种闭环处理方式与PDCA持续改进模型完全契合。因果关系+流程闭环关系4.2.2法律、法规和其他要求外部来源的法律法规、标准等文件需纳入文件控制范围，确保其及时更新并传达到相关人员。7.5.3条款特别要求“应酌情识别和控制由组织确定的、对供应链安全管理体系的规划和运行来说是必要的外部来源的文件信息”，这精准对应了4.2.2条的法律法规和其他要求1。接口与依赖关系+支持与依据关系“7.5文件化信息”条款核心涵义解析（理解要点解读）“7.5文件化信息”条款核心涵义解析表子条款原文子条款内容释义概述子条款核心涵义解析7.5.1通则

组织的供应链安全管理体系中应包括：

a)本文件要求的文件化信息；

b)由组织确定的供应链安全管理体系有效性所必需的文件化信息。

文件化信息应说明实现供应链安全管理目标和指标的责任和权限，包括实现这些目标和指标的手段和时限。

注：因下列因素，使得供应链安全管理体系的文件化信息范围因不同的组织而不同：

a)组织的规模及其活动类型、流程、产品和服务；

b)过程的复杂性及其相互作用；

c)人的能力。

组织应确定信息的价值，并确定所需的完整性水平和安全控制，以防止未授权的访问。本条款是供应链安全管理体系文件化信息管理的总纲，明确了文件化信息的强制性范围和自主补充要求、核心内容要求、影响文件复杂度的关键因素以及安全保护底线要求，为整个文件化信息体系的构建提供了基本原则和框架。该条款体现了基于风险的管理思维，强调文件化信息的详略程度应与组织的具体环境、风险状况和管理能力相适应。1)文件化信息的双重范围要求：

-a)项为强制性要求，指本标准所有条款中明确规定的“应保持文件化信息”或“应作为文件化信息可获得”的内容，包括但不限于供应链安全方针、安全目标与指标、风险评估报告、应急响应计划、内部审核记录、管理评审记录等，是组织为符合标准而必须建立和保持的文件化信息；

-b)项为组织自主确定的补充要求，体现了标准的灵活性和适用性原则。组织需基于自身供应链安全风险水平、业务复杂度和管理成熟度，识别并建立所有对体系有效运行必不可少的文件化信息，例如详细的作业指导书、安全敏感信息（如供应商名单、物流路线）的处理程序、供应商安全管理台账等，避免因标准未明确要求而遗漏关键管理文件。

2)文件化信息的核心内容要求：

-所有与安全目标和指标相关的文件化信息必须明确“5W1H”中的核心要素：为什么做（目的）、谁来做（责任和权限）、怎么做（手段）、什么时候完成（时限）以及在哪里做（适用范围）。这一要求直接对接标准6.2条款“供应链安全目标和实现这些目标的规划”，确保抽象的安全目标转化为可执行、可追溯的具体任务，避免安全管理要求流于形式。文件化信息的这一要求。

3)文件化信息范围的差异化原则：

-标准第三条注释明确了决定文件化信息范围和详略程度的三个核心变量，组织不得盲目照搬其他组织的文件体系：

-组织规模与活动类型：大型跨国供应链企业与小型本地物流服务商的文件复杂度应存在显著差异；

-过程复杂性：涉及多环节、多主体、跨地域的全球供应链需要更系统的文件支撑；

-人员能力：当相关岗位人员具备丰富的供应链安全管理经验时，可适当简化操作性文件，反之则需提供更详细的指导说明。此原则旨：在确保文件化信息的详略程度与其管理风险和能力相匹配。

4)信息安全保护的强制性要求

-供应链安全管理体系的文件化信息普遍具有高度敏感性（如供应商名单、物流路线、安全防控措施、应急方案等），一旦泄露可能直接导致供应链安全事件。组织必须首先评估各类信息的价值、敏感度和安全风险等级，然后针对性地确定信息完整性（防止未授权篡改）要求和安全控制（防止未授权访问、泄露和破坏）措施。组织应识别信息的安全敏感性，并采取适当措施预防未经授权的信息访问，组织宜考虑其信息安全风险（如网络安全），这是供应链安全管理的基本前提。7.5.2创建和更新文件化信息

在创建和更新文件信息时，组织应确保适当的：

a)识别和描述(例如标题、日期、作者或参考编号);

b)格式(如语言、软件版本、图形)和媒体(如纸张、电子);

c)审查和批准是否合适和充分。本条款规定了文件化信息在生成和变更阶段的质量控制要求，通过规范文件的标识、载体和审批流程，确保所有发布的文件准确、规范、适用且具有可追溯性。此控制要求同时适用于新创建的文件和对现有文件的更新[GB/T45953-20257.5.2]。1)文件的唯一标识与可追溯性要求：

-a)项要求所有文件必须具备唯一的身份标识，包括清晰准确的标题（反映文件核心内容）、创建/更新日期（明确版本时效）、作者/责任部门（明确编制责任）和唯一参考编号（便于检索和管理）。这是文件全生命周期管理的基础，能够有效避免文件混淆、误用和责任不清的问题。

2)文件格式与载体的适用性要求：

-b)项强调文件的呈现形式必须服务于使用场景和使用者需求：

-格式方面：语言应符合使用者的阅读能力，软件版本应统一以避免兼容性问题，图形图表应清晰易懂；

-媒体方面：应根据文件的使用频率、保存期限、安全要求和使用环境选择纸质或电子媒体。例如，现场作业指导书宜采用耐用的纸质版，而需要快速分发的管理文件可采用电子版。纸质的成文信息应考虑其存储条件，而电子成文信息则应考虑硬件和软件技术的发展与演变。组织在确定媒体和格式时，宜考虑数据将如何配置、分析和沟通。

3)文件的审查与批准权威性要求：

-c)项是确保文件质量的关键控制节点。审查应由相关业务部门和专业人员共同完成，重点验证文件内容的准确性、完整性、合规性和可操作性；批准必须由具备规定权限的管理人员执行，以确保文件符合标准要求和组织实际。在发布前应对文件的充分性进行审批。未经审查和批准的文件不得作为体系运行的正式依据发布使用。批准的证据应予以保留]。7.5.3文件化信息的控制

供应链安全管理体系和本文件要求的供应链安全文件化信息应受到控制，以确保：

a)在需要的地方和时间，它是可用的并适合使用的；

b)它得到了充分的保护(例如防止失去保密性、完整性、可用性);

c)定期审查并在必要时进行修订，并由授权人员批准其合适性；

d)过时的文件、数据和信息应及时从所有发放点和使用点删除，或以其他方式保证不被意外使用；

e)为法律或知识保存目的保留的档案文件、数据和信息得到适当的识别。

对于文件化信息，组织应酌情处理以下活动：

a)分发、访问、检索和使用；

b)储存和保存，包括保存易读性；

c)对于变化的控制(例如版本控制);

d)保留和处置。

应酌情识别和控制由组织确定的、对供应链安全管理体系的规划和运行来说是必要的外部来源的文件信息。

注：访问权指仅查看文件化信息的权限，或查看和修改文件信息的权限。本条款规定了文件化信息发布后的全生命周期控制要求，覆盖分发、使用、储存、变更、保留和处置等各个环节，并提供了从创建到处置的全程框架，确保文件在整个使用过程中保持可用、安全、有效，同时明确了外部来源文件的控制要求。该条款是7.5.1和7.5.2要求的具体落地，确保文件化信息的控制活动与组织的安全策略和风险水平相一致。1)文件控制的五大核心目标：

-a)可用性目标：确保所有需要使用文件的人员在需要的时间和地点能够获取到适用的最新版本文件。应在使用地点提供适用文件的相关版本。成文信息的可用性是日常工作融合和采用管理体系的关键，也是供应链安全管理体系有效运行的基本保障；

-b)安全性目标：从保密性（防止未授权泄露）、完整性（防止未授权篡改）和可用性（防止丢失或损坏）三个维度保护文件安全，与7.5.1中确定信息价值和安全控制的要求形成管理闭环，并应确保文件的完整性，包括防止文件被篡改、安全备份、只有授权人员才能使用、防止损坏、磨损或丢失。

-c)时效性目标：要求组织建立文件定期评审机制，当内外部环境（如法规更新、供应链结构变化、安全风险演变、法律法规或合同义务变更）发生变化时，应及时对文件进行修订、评审并重新批准，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性；

-d)防误用目标：必须从所有发放和使用场所彻底清除或进行明确标识（如加盖“作废”章）所有作废文件，防止因非预期使用过时文件而导致安全管理决策和操作失效。应确认组织需要保留的所有过期文件已作废；

-e)档案管理目标：对为满足法律法规要求或知识保存目的而保留的档案文件、数据和信息，应进行单独且适当的识别与管理，以满足合规要求和组织知识传承的需要。

2)文件全生命周期的关键控制活动：

-分发与访问控制：应建立机制确保文件得以正确分发，根据人员职责分配不同的访问权限（对应注的内容，分为仅查看权限和查看并修改权限），并建立清晰的文件检索系统以便于快速检索和使用；

-储存与保存控制：根据文件载体特性选择适宜的储存环境。纸质文件需防潮、防火、防虫蛀；电子文件需建立备份和恢复系统、防病毒、防损坏，并确保文件在规定的保存期限内始终保持易读性。对于电子存储，还需考虑软件和硬件技术的发展和演变对信息读取的影响，确保成文信息的持续可用与易读；

-版本控制：建立规范的版本管理制度，通过版本号、修订状态和变更记录等方式跟踪文件的修改历史，确保当前所有使用地点使用的均为最新有效版本。组织宜考虑为知识保存的目的，保留文件化的变更历史；

-保留与处置控制：明确各类文件的保存期限，到期文件需经过批准后采用安全的方式处置（如涉密文件的粉碎），防止敏感信息泄露。文件的保存期限和处置方式应考虑顾客、法律法规以及组织自身的要求，并考虑所提供产品或服务的生命周期。

3)外部来源文件的控制要求：

-组织必须识别所有对供应链安全管理体系的策划和运行必要的外部来源文件化信息，包括法律法规、国家标准、行业规范、客户要求、供应商提供的技术文件（如安全数据单）等。对这些外部文件同样需要实施全生命周期控制，特别是及时跟踪其更新状态，认定这些文件并确保其分发处于受控状态，保证组织使用的外部文件始终是适用的最新有效版本。实施“7.5文件化信息”应开展的核心活动要求实施“7.5文件化信息”应开展的核心活动要求说明表子条款主题事项所需开展的核心活动核心活动具体实施要点及要求说明需采用的工具/技术/方法需特别注意事项7.5.1通则1)文件化信息体系整体策划活动：

-确定供应链安全管理体系文件化信息的整体框架与层级；

-识别本标准强制要求的文件化信息清单；

-识别组织自身所需的、保障体系有效性的补充文件化信息清单。-建立覆盖供应链安全管理全流程（包括组织环境、领导力、策划、支持、运行、绩效评估、改进等过程）的文件化信息体系，明确体系的层级结构（如方针、目标、程序、记录等）与相互关联关系；

-全面梳理并列出本标准所有条款中明确要求保持和保留的文件化信息，形成强制要求文件清单（如安全方针、安全目标、风险评估报告、应急响应计划、供应链安全方案、内部审核记录、管理评审记录等）；

-结合组织规模、活动类型、流程复杂度、人员能力等因素1，差异化识别并补充为确保体系有效运行所必需的文件化信息（如作业指导书、供应商安全台账、安全敏感信息处理程序等）；

-明确文件化信息的编制、使用、保管责任主体。体系策划：文件架构图法、过程映射法、文件清单梳理法；

价值评估：信息资产分级法、基于风险的影响评估法；

安全控制：基于最小权限原则的访问控制矩阵法。-不得遗漏本标准任何条款中明确要求的文件化信息；

-文件化信息的范围应与组织供应链安全管理体系的范围（见4.3条款）保持一致；

-不得照搬其他组织的文件体系，必须结合自身供应链特点和安全需求进行定制；

-安全控制措施的强度应与信息的价值相匹配，避免过度保护或保护不足；

-应确保文件化信息体系与组织的其他管理体系（如质量管理体系GB/T19001、信息安全管理体系GB/T22080）协调一致，避免重复或冲突。7.5.1通则2)文件化信息内容规范制定活动：

-明确所有文件化信息需包含的通用要素；

-规定供应链安全管理目标和指标相关文件的内容要求。-规定所有文件化信息应具备的基本要素，确保内容完整、准确、一致；基本要素可包括标题、日期、编制人、批准人、版本号、修改记录等元数据；

-明确要求所有涉及供应链安全管理目标和指标的文件化信息，必须清晰说明实现目标和指标的责任主体、权限范围、具体实施手段以及完成时限1；

-对于操作性文件（如作业指导书），应确保内容包含具体步骤、责任人、安全注意事项等，以便使用者正确执行。标识管理：统一编码系统、元数据管理工具；

格式管理：标准化的文件模板与格式规范；

评审批准：电子审批流程系统、会议评审或会签制度。-文件标识必须具有唯一性，确保在组织范围内能够准确识别和检索；

-选择文件格式和媒体时，应考虑长期可读性和兼容性，避免因技术过时导致文件无法访问；

-评审人员应具备相应的专业能力，确保能够对文件内容的准确性和适用性做出正确判断；

-批准人员必须获得明确的授权，对文件的最终质量负责，并应保留批准的证据；

-内容规范的制定应充分考虑相关法律法规和供应链安全标准的最新要求，确保合规性。7.5.1通则3)信息安全保护等级确定活动：

-评估各类文件化信息的价值；

-确定各类信息所需的完整性水平；

-制定对应等级的安全控制措施。-建立文件化信息价值分类准则，根据信息对供应链安全的影响程度划分保密等级（如绝密、机密、秘密、公开四级）；

-以确保文件化信息的保密性、完整性和可用性为最终目标15，基于信息泄露、篡改、丢失可能造成的后果严重程度，对所有文件化信息进行价值评估；

-根据信息价值确定相应的完整性保护要求等级；

-针对不同等级的信息，制定并实施差异化的物理控制（如文件柜锁）、技术控制（如加密、访问控制）和管理控制（如权限审批）措施，防止未经授权的访问、修改、泄露和破坏1。体系策划：文件架构图法、过程映射法、文件清单梳理法；

价值评估：信息资产分级法、基于风险的影响评估法；

安全控制：基于最小权限原则的访问控制矩阵法、信息安全风险评估方法。-不得遗漏本标准任何条款中明确要求的文件化信息；

-文件化信息的范围应与组织供应链安全管理体系的范围（见4.3条款）保持一致；

-不得照搬其他组织的文件体系，必须结合自身供应链特点和安全需求进行定制；

-安全控制措施应覆盖文件化信息的全生命周期，并定期评估其有效性；

-控制措施的实施应考虑成本效益，避免过度保护或保护不足。7.5.2创建和更新文件化信息1)文件化信息标识与元数据管理活动：

-建立统一的文件标识规则；

-规范文件元数据的内容与格式。-制定并执行统一的文件命名规则和唯一标识编码规则，确保每个文件化信息都能被唯一识别；标题应准确反映文件核心内容和适用范围；

-明确要求所有文件化信息必须包含清晰的识别和描述信息，包括但不限于标题、发布日期、修订日期、作者/编制人、文件编号/参考编号等元数据1；

-标识规则应具有可扩展性，以适应未来组织结构和业务的变化。-标识管理：统一编码系统、元数据管理工具；

-格式管理：标准化的文件模板与格式规范；

-评审批准：电子审批流程系统、会议评审或会签制度。-文件标识必须具有唯一性，确保在组织范围内能够准确识别和检索；

-标识系统应与组织现有分类编码体系兼容；

-为知识保存目的，宜保留文件标识变更的历史记录。7.5.2创建和更新文件化信息2)文件格式与媒体规范制定活动：

-规定文件化信息的格式要求；

-明确文件化信息可使用的存储媒体类型。-根据文件的使用场景、保存期限和检索需求，规定文件化信息的格式要求，包括语言、软件版本、图表格式等，确保信息呈现的适宜性1；格式选择宜适合最终用户，如现场作业指导书宜采用图文并茂的电子或防水纸质格式；

-明确文件化信息可采用的存储媒体类型，如纸质、电子文档、数据库、实物载体等，并规定不同媒体的使用规范，同时应考虑电子媒体的备份与恢复、技术演进等因素；对于需要长期保存的电子文档，宜采用标准化的存档格式（如PDF/A）。-标识管理：统一编码系统、元数据管理工具；

-格式管理：标准化的文件模板与格式规范、可移植文档格式（PDF）；

-评审批准：电子审批流程系统、会议评审或会签制度。-选择文件格式和媒体时，应考虑长期可读性和兼容性，避免因技术过时导致文件无法访问；

-应注意不同软件版本的兼容性问题，宜在组织内统一主要软件版本；

-媒体的选择还应考虑访问便捷性（如移动环境宜使用电子格式）。7.5.2创建和更新文件化信息3)文件评审与批准流程建立活动：

-建立文件创建后的评审流程；

-建立文件发布前的批准流程。-建立文件化信息创建和更新后的评审机制，由相关业务和安全领域的专业人员对文件的适宜性、充分性和有效性进行评审1；评审内容应包括文件与法律法规、标准要求及组织方针的一致性；

-建立文件发布前的批准机制，由获得明确授权的人员对评审通过的文件进行最终批准，作为文件正式生效的标志，确保文件内容准确、合规、适用1；批准权限应在授权人员的岗位职责文件中明确界定；

-审查和批准过程应形成记录，作为文件化信息有效性的证据。-标识管理：统一编码系统、元数据管理工具；

-格式管理：标准化的文件模板与格式规范；

-评审批准：电子审批流程系统、会议评审或会签制度、文件评审记录表。-评审人员应具备相应的专业能力，确保能够对文件内容的准确性和适用性做出正确判断；

-批准人员必须获得明确的授权，对文件的最终质量负责，并应保留批准的证据；

-对于紧急情况下的文件发布，可建立简化审批通道，但事后应补办审批手续并记录；

-创建和更新文件时应同时更新文件控制清单或文件台账。7.5.3文件化信息的控制1)文件化信息全生命周期控制流程建立活动：

-建立覆盖分发、访问、检索、使用、存储、保存、变更、保留和处置全阶段的控制流程；

-明确各阶段的责任主体和操作规范。-构建覆盖文件从创建、批准、发布、使用、修订到最终处置全生命周期的闭环控制体系1；控制流程应充分考虑数字化环境，包括电子文件的自动分发、权限控制和版本管理等；

-明确每个控制环节的责任部门、责任人、操作步骤和记录要求；

-控制流程应与组织变更管理流程（6.3）和运行控制流程（8.1）有效衔接，确保文件更新与业务变更同步。-全生命周期管理：企业内容管理系统(ECM)、电子文档管理系统(EDMS)；

-访问控制：身份认证系统、基于角色的权限管理系统；

-存储保存：异地备份技术、防磁防潮存储设施、数据恢复与演练；

-变更控制：版本控制工具、标准化变更管理流程；

-处置管理：涉密信息安全销毁流程（纸质文件粉碎、电子文件消磁或覆写）。-访问权限分配应遵循最小权限原则，仅授予完成工作所必需的权限；

-电子文件应定期进行备份，并验证备份数据的可恢复性；

-过时文件必须及时清理，不得与有效文件混放，防止误用；

-保留的档案文件应建立清晰的索引，便于检索和查阅；

-应定期检查外部文件的有效性，形成外部文件有效性检查记录，及时更新或替换过期的外部文件；

-所有文件控制活动应保留相应的记录，作为体系运行的证据；

-控制流程的建立应基于风险的思维，核心过程文件应优先给予高等级控制。7.5.3文件化信息的控制2)内部文件化信息控制实施活动：

-实施文件分发与访问控制；

-实施文件存储与保存控制；

-实施文件变更与版本控制；

-实施文件保留与处置控制。-可用性保障（对应7.5.3a）：确保文件化信息在需要的时间和地点可用且适合使用1；

-安全性保护（对应7.5.3b）：对文件化信息实施充分的保护，防止其保密性（如加密、访问控制）、完整性（如数字签名、版本锁定）、可用性（如备份恢复、冗余存储）遭到破坏1，应考虑包括网络安全在内的信息安全风险；

-定期审查与修订（对应7.5.3c）：按计划的时间间隔对文件化信息进行定期审查，审查触发因素可包括管理评审、风险评估更新、法律法规变更、事故经验、测试演练结果等，必要时进行修订，并由授权人员重新批准其持续合适性1；

-作废文件管理（对应7.5.3d）：及时从所有发放点和使用点删除或回收过时的文件化信息，或以其他方式确保其不被意外使用，对需保留的作废文件应加盖“作废”标识；

-档案管理（对应7.5.3e）：对为法律或知识保存目的而保留的档案文件、数据和信息进行适当的标识，建立文件保存期限表，并考虑保留变更历史；

-分发、访问与检索：分发对象应包括相关方（如顾客、认证机构），根据岗位职责和工作需要分配不同的访问权限（仅查看或查看并修改），并遵循最小权限原则1；

-储存与保存：电子文件宜采用异地备份或云备份策略，并定期测试恢复能力，确保文件在保存期内保持可读性和完整性；

-变更与版本控制：版本标识应清晰（如V1.0、V2.0），保留版本变更日志记录变更原因和内容，确保使用的是最新有效版本1；

-保留与处置：明确各类文件的保留期限和到期后安全的处置方式，涉密文件的销毁应有两人以上在场监督并记录。-全生命周期管理：企业内容管理系统(ECM)、电子文档管理系统(EDMS)；

-访问控制：身份认证系统、基于角色的权限管理系统；

-存储保存：异地备份技术、防磁防潮存储设施、数据恢复与演练；

-变更控制：版本控制工具、标准化变更管理流程；

-处置管理：涉密信息安全销毁流程（纸质文件粉碎、电子文件消磁或覆写）。-访问权限分配应遵循最小权限原则，仅授予完成工作所必需的权限；

-电子文件应定期进行备份，并验证备份数据的可恢复性；

-过时文件必须及时清理，不得与有效文件混放，防止误用；

-保留的档案文件应建立清晰的索引，便于检索和查阅；

-应定期检查外部文件的有效性，形成外部文件有效性检查记录，及时更新或替换过期的外部文件；

-所有文件控制活动应保留相应的记录，作为体系运行的证据；

-应定期对文件控制活动进行内部审核，确保持续符合标准要求。7.5.3文件化信息的控制3)外部来源文件化信息控制实施活动：

-识别外部来源文件化信息；

-建立外部文件的获取、评审、更新和作废控制流程。-识别所有对供应链安全管理体系规划和运行必要的外部来源文件化信息，如法律法规、标准规范、客户要求、供应商文件等1；由各部门联合建立外部文件清单，并定期更新；

-建立外部文件的获取、评审、登记、分发、更新和作废控制流程，定期跟踪并确保使用的外部文件为最新有效版本；应指定责任部门或人员负责跟踪外部文件的更新动态（如订阅官方发布渠道）；

-外部文件更新的评审和分发应纳入文件控制流程，同时回收旧版本。-全生命周期管理：企业内容管理系统(ECM)、电子文档管理系统(EDMS)；

-访问控制：身份认证系统、基于角色的权限管理系统；

-存储保存：异地备份技术、防磁防潮存储设施、数据恢复与演练；

-变更控制：版本控制工具、标准化变更管理流程；

-处置管理：涉密信息安全销毁流程（纸质文件粉碎、电子文件消磁或覆写）；

-外部文件跟踪：外部文件有效性检查表、订阅通知服务。-访问权限分配应遵循最小权限原则，仅授予完成工作所必需的权限；

-电子文件应定期进行备份，并验证备份数据的可恢复性；

-过时文件必须及时清理，不得与有效文件混放，防止误用；

-保留的档案文件应建立清晰的索引，便于检索和查阅；

-应定期检查外部文件的有效性，形成外部文件有效性检查记录，及时更新或替换过期的外部文件；

-所有文件控制活动应保留相应的记录，作为体系运行的证据；

-应明确外部文件跟踪更新的责任部门，避免因外部文件过期导致体系不符合。“7.5文件化信息”实施工作流程“7.5文件化信息”实施工作流程表一级流程二级流程三级流程流程输入活动具体步骤实施和控制要求要点描述流程责任人流程输出文件化信息策划与确定确定文件化信息范围识别体系要求的文件化信息GB/T45953-2025标准全文；

供应链安全管理体系范围；

组织环境分析结果；

相关方要求清单；

业务流程梳理结果；

组织规模、活动类型、过程复杂性及人员能力评估结果。-逐条梳理GB/T45953-2025中明确要求保持和保留的所有文件化信息；

-结合组织规模、活动类型、过程复杂性、人员能力，确定体系有效性所必需的补充文件化信息；

-

应确保文件化信息范围能够说明实现供应链安全管理目标和指标的责任和权限，包括实现这些目标和指标的手段和时限；

-覆盖方针、目标、程序、记录、方案、报告、风险评估文档等所有信息类型；

-明确区分“需保持的成文信息”和“需保留的成文信息”。供应链安全管理体系负责人体系文件化信息总清单规定目标实现相关要素供应链安全管理方针；

供应链安全目标与指标；

组织架构与职责分工文件。-在所有相关文件化信息中明确实现各项目标和指标的责任部门与责任人；

-详细规定实现目标的具体方法、资源配置和完成时限；

-建立目标实现进度的跟踪、验证和调整机制；

-确保目标分解与组织层级和业务流程相匹配。各部门负责人；

体系负责人包含责任权限与时限要求的文件化信息框架评估信息价值与安全控制需求信息价值分级与安全控制策划信息资产清单；

信息安全风险评估结果；

GB/T22080-2025信息安全要求；

法律法规对信息保护的要求。-

根据标准要求，组织应确定信息的价值，并确定所需的完整性水平和安全控制，以防止未授权的访问；

-识别各类文件化信息的业务价值、敏感程度和法律合规要求；

-确定不同级别信息所需的保密性、完整性、可用性控制要求；

-制定对应级别的访问权限、存储保护、传输安全和泄露应急措施；

-明确防止未授权访问、篡改、泄露和丢失的具体技术和管理手段。信息安全负责人；

体系负责人信息价值分级表；

文件化信息安全控制规范文件化信息创建与更新文件化信息编制文件内容与格式编制文件化信息框架；

业务流程文件；

相关标准与法规；

历史文件与记录。-确保文件内容准确、完整、清晰，符合供应链安全管理要求和业务实际；

-

在创建和更新文件化信息时，应确保适当的识别和描述（例如标题、日期、作者或参考编号）；

-

选择适当的格式（如语言、软件版本、图形）和媒体（如纸张、电子）；

-统一文件格式规范，便于阅读、检索和跨部门使用。文件编制部门文件化信息草案文件化信息评审与批准适宜性与充分性评审文件化信息草案；

相关业务部门反馈意见；

体系文件协调要求。-组织相关业务部门和专业人员对文件的适宜性进行评审；

-

评审应关注文件的适宜性和充分性，确保其符合标准要求；

-评审内容包括：内容准确性、流程合理性、与其他文件的协调性、可操作性；

-识别文件中的不足、冲突和遗漏，提出明确修改意见；

-记录评审过程和结果，跟踪修改落实情况。体系负责人；

相关部门负责人文件评审记录；

修改后的文件草案授权批准发布评审通过的文件草案；

文件发布审批权限表。-由具有相应权限的人员对文件的充分性进行最终批准；

-批准人员应确认文件符合体系要求、法规规定和业务需求；

-

批准后赋予文件正式版本号，明确生效日期，确保履行了适当的审查和批准程序；

-电子文件需设置批准标识和防篡改机制。最高管理者或其授权代表正式发布的文件化信息文件化信息全生命周期控制分发与访问控制受控分发管理正式发布的文件化信息；

文件分发范围清单；

受控文件管理要求。-制定文件分发清单，明确分发对象、数量和版本；

-纸质文件进行唯一编号登记，发放时由接收人签收确认；

-电子文件通过受控文档管理系统分发，自动记录分发日志；

-

应酌情处理文件的分发、访问、检索和使用活动，确保在需要的地点和时间，文件是可用的并适合使用的。文件管理员文件分发记录；

受控文件清单访问权限管理信息价值分级表；

岗位权限清单；

人员变动通知。-

注：访问权指仅查看文件化信息的权限，或查看和修改文件信息的权限。

-根据岗位角色和信息级别设置不同访问权限（仅查看、查看并修改、删除等）；

-建立权限申请、审批、变更和撤销的标准化流程；

-定期（至少每年一次）评审访问权限，及时清理离职、调岗人员的权限；

-记录所有敏感操作的访问日志，保存期限不少于3年。文件管理员；

信息安全负责人文件访问权限清单；

访问操作日志存储与保存管理存储环境与介质管理文件化信息存储要求；

信息安全控制要求；

ISO/IEC27040存储安全指南。-

应酌情处理文件化信息的储存和保存，包括保存易读性；

-选择安全可靠的存储介质和环境，防止物理损坏、火灾、水灾等影响；

-

确保文件化信息得到充分的保护（例如防止失去保密性、完整性、可用性）；

-电子文件实行“本地+异地”双备份策略，每季度测试一次备份恢复有效性；

-建立文件格式定期转换机制，确保在技术更新后仍能保持可读性；

-纸质文件存放在防潮、防火、防盗、防鼠的专用档案库房。文件管理员；

IT管理员文件存储记录；

备份与恢复测试记录变更与版本控制变更申请与评审文件变更申请单；

现行版本文件；

变更影响分析表。-任何文件变更需提交正式变更申请，详细说明变更原因、内容和影响范围；

-组织相关部门评审变更的必要性、合理性和可行性；

-评估变更对供应链安全管理体系其他部分的潜在影响；

-

应酌情处理文件化信息的变更控制（例如版本控制）。

-重大变更需经最高管理者批准。变更申请部门；

体系负责人文件变更申请与评审记录变更实施与版本更新批准的变更申请；

版本号管理规则。-变更实施后更新文件版本号，完整记录变更历史（变更内容、日期、申请人、批准人）；

-及时将新版本文件分发至所有相关人员和使用场所；

-

从所有发放点和使用点及时撤回过时版本，或以其他方式保证不被意外使用；

-

保留一份作废版本存档用于追溯，为法律或知识保存目的保留的档案文件、数据和信息应得到适当的识别。文件编制部门；

文件管理员变更后的文件；

文件版本历史记录保留与处置管理保留期限确定法律法规要求；

合同要求；

业务追溯需求；

产品/服务生命周期。-

应酌情处理文件化信息的保留和处置；

-明确各类文件化信息的保留期限，满足法律、法规、合同和业务追溯需求；

-记录保留期限的确定依据；

-

定期审查文件化信息并在必要时进行修订，并由授权人员批准其合适性；

-对接近保留期限的文件进行提前标识和评审；

-供应链安全事件相关记录保留期限不少于事件结束后5年。体系负责人；

法务部门文件保留期限表文件处置管理到期文件清单；

文件处置申请；

档案管理规定。-对到期且无保留价值的文件提交处置申请，经批准后实施；

-纸质文件采用粉碎、焚烧等安全销毁方式，禁止随意丢弃；

-电子文件采用多次覆写、磁盘物理销毁等方式彻底删除，防止数据恢复；

-

为法律或知识保存目的保留的档案文件、数据和信息应进行专门标识和单独管理；

-完整记录文件处置过程和结果。文件管理员；

档案管理员文件处置申请与记录；

档案文件清单外部来源文件控制外部文件识别与获取外部文件需求清单；

相关法规标准目录；

客户与供应商要求文件。-

应酌情识别和控制由组织确定的、对供应链安全管理体系的规划和运行来说是必要的外部来源的文件化信息；

-识别对供应链安全管理体系必要的外部文件，包括法律法规、国家标准、行业规范、客户要求、供应商技术文件等；

-建立稳定的外部文件获取渠道，确保获取最新有效版本；

-对获取的外部文件进行统一登记编号，纳入受控文件范围；

-标注外部文件的生效日期和适用范围。体系负责人；

相关业务部门受控外部文件清单外部文件更新与跟踪外部文件更新通知；

体系文件关联性分析表。-建立外部文件更新跟踪机制，定期（每半年一次）核查有效性；

-评估外部文件更新对供应链安全管理体系的影响，必要时修订内部文件；

-及时将更新后的外部文件分发至相关人员；

-撤回作废的外部文件，防止误用。文件管理员；

相关业务部门外部文件更新记录；

内部文件修订计划“7.5文件化信息”基于PDCA循环的过程方法应用“7.5文件化信息”条款”PDCA循环与过程方法应用说明表PDCA核心目标“7.5文件化信息”条款的具体活动内容过程方法应用要点输出成果策划（P）建立供应链安全管理体系文件化信息的整体框架与管控要求，明确范围、价值分级和安全控制策略，确保文件化信息与体系目标一致且覆盖所有必要活动，并明确目标实现的责任、权限、手段和时限1)依据7.5.1a)识别并梳理本标准所有条款要求的强制文件化信息，形成清单；

2)依据7.5.1b)结合组织供应链特点（如跨境运输、多级供应商、冷链物流等），确定保障体系有效性必需的补充文件化信息

3)按照7.5.1要求，在文件化信息中明确实现供应链安全目标/指标的责任主体、权限范围、实施手段和完成时限；

4)建立文件化信息价值评估机制，依据7.5.1要求确定信息的价值，按信息泄露/篡改/丢失对供应链安全的影响程度划分保密等级（如绝密/机密/秘密/公开）；

5)针对不同等级信息确定对应的完整性水平和安全控制基线，以防止未授权的访问。1)采用过程映射法梳理供应链全流程（采购-生产-仓储-运输-交付-售后），识别各环节必需的文件化信息，确保无遗漏；

2)基于风险思维，对高风险环节（如海关申报、危险品运输、供应商准入）的文件化信息提出更严格的管控要求；

3)与组织现有质量管理、信息安全、资产管理体系的文件化要求；进行协同整合，避免重复和冲突

4)依据7.5.1注的要求，充分考虑组织规模、过程复杂度和人员能力，合理确定文件详略程度，避免“一刀切”。1)供应链安全管理体系文件化信息总清单

2)体系文件架构图

3)信息价值分级与安全控制规范

4)文件命名与唯一标识编码规则

5)文件编制审批权限表实施（D）按照策划的框架和要求，完成文件化信息的创建、更新、分发和存储，确保文件在需要的地方和时间可用并适合使用，且得到充分保护1)依据7.5.2a)对所有文件进行适当的识别和描述，包含标题、发布/修订日期、作者或参考编号等元数据，确保文件唯一标识与可追溯性；

2)依据7.5.2b)选择适宜的文件格式（如现场作业用防水纸质版、远程访问用PDF/A格式）和存储媒体（如纸张、电子，本地服务器+异地云存储）；

3)依据7.5.2c)建立文件审查和批准流程，由相关业务和安全专业人员评审适宜性和充分性，授权人员最终批准后发布；

4)依据7.5.3要求实施文件全生命周期控制：

-分发与访问控制：制定受控分发清单，纸质文件签收登记，电子文件通过EDMS系统自动分发；基于最小权限原则设置访问权限（仅查看/查看并修改/删除）；

-存储与保存控制：实施“本地+异地”双备份策略，电子文件定期备份并测试恢复能力，确保易读性；

-外部文件控制：建立对供应链安全管理体系规划和运行必要的外部来源文件（如法律法规、海关要求、供应商安全声明）的识别、登记和分发流程。1)采用全生命周期管理理念，覆盖文件从创建到处置的所有环节，形成闭环控制；

2)为确保文件化信息的控制，电子文件管理系统应具备版本自动控制、操作日志记录、防篡改签名功能，使文件可追溯并得到充分保护（例如防止失去保密性、完整性、可用性）；

3)针对供应链上下游文件交互，建立统一的交换标准和接口，确保信息传输的保密性、完整性和可用性；

4)对现场作业人员提供格式适宜、图文并茂的作业指导书，提高文件可操作性和易读性。1)正式发布的供应链安全管理体系文件（方针、目标、程序、作业指导书等）

2)文件分发记录与受控文件清单

3)文件访问权限清单

4)文件储存、保存与恢复测试记录

5)受控外部文件清单检查（C）监视和测量文件化信息管理过程的有效性，验证文件的适宜性、充分性和合规性，识别存在的问题和改进机会，确保文件化信息得到定期审查1)依据7.5.3c)按计划的时间间隔（至少每年一次或根据内部审核、管理评审、法律法规变更等触发因素）