物业公司办公室秘书岗位职责

——办公室秘书岗位职责一、岗位基础信息•岗位名称：办公室秘书•所在部门：办公室•直接上级：办公室主任•直接下级：无•岗位定位：服从办公室主任统一管理，专职负责公司公文编撰流转、合同审阅归档、公司印鉴保管管控、全域文档资料管理、内部办公信息化及官网运维工作，承担文秘文书、印章管控、档案管理、信息化运维四大核心内勤工作，严守公司保密纪律，做好办公室专项文职支撑工作。二、岗位核心权限1.公司对内、对外各类公文初稿起草、校对、呈报、下发流转执行权；2.公司各类合同日常审阅、台账登记、合规初审及日常管理权；3.公司公章日常保管、用印资料初审、用印登记、合规盖章操作权；4.公司全部电子及纸质文档归档管理、资料借阅审核、登记归还权；5.公司内网、OA办公系统、办公电脑设备日常运维管理权限；6.公司官方网站日常内容更新、后台维护、基础运维管理权。三、具体岗位职责1.全域公文起草与流转管理：在办公室主任直接领导下开展本职工作，负责公司内部通知、工作通报、会议纪要、专项工作报告等内部文件撰写校对；同时负责对外公函、对接文件、对外告知函等外部文稿起草、内容复核、逐级呈报审批、定稿下发及对外送达全流程工作，保证公文格式规范、文字准确、流转及时。2.公司合同日常审阅与台账管理：协助办公室主任开展全品类合同日常审阅工作，核对合同基础信息、合作条款、甲乙双方权责、签约时效等基础内容；建立合同管理电子台账与纸质台账，做好合同接收、登记、流转、归还全流程追踪，分类规整各类经营合同、合作协议，配合完成合同溯源核查工作。3.公司印章保管及合规用印管控：专人专职保管公司官方印章，严格执行公司用印审批制度；对所有待盖章合同、对外函件、证明材料开展前置法律合规初审，排查基础法律风险；严格按照审批流程办理对内对外全部用印业务，逐笔登记用印事由、用印文件、用印日期、经办人信息，坚决杜绝私自用印、违规盖章情况，守住印章管理安全底线。4.全域文档归档及借阅管理：统筹公司所有行政公文、会议资料、合同文件、专项报表、往来函件等各类文档统一分类、编号、装订、电子化扫描及归档保管工作；严格遵照公司档案管理制度，受理各部门资料借阅、借用申请，做好借阅审批、实名登记、到期归还提醒、归还核验工作，保障公司档案资料完整、不外泄、不丢失。5.内部网络、OA系统及办公电脑运维：负责公司内部办公局域网日常巡检、故障排查、网络卡顿修复、网络安全维护工作；配合搭建、调试、运维公司OA线上办公系统，保障线上审批、线上公文流转、线上考勤等功能正常使用；负责公司办公计算机日常软硬件巡检、基础故障维修、系统查杀、日常保养，保障全员办公设备稳定运行。6.公司官方网站建设与日常运维：负责公司官方对外网站基础搭建、页面维护、栏目优化工作；根据公司宣传、招商、公示需求，及时更新官网新闻动态、项目公告、服务信息、企业介绍等内容；做好官网后台安全防护、日常巡检，及时修复网页故障，保障官网平稳访问、对外信息展示准确规范。7.完成上级交办其他临时工作：服从办公室主任各项工作安排，完成临时文稿补写、档案专项整理、用印应急办理、信息化应急排查、会务辅助等其他临时性内勤工作任务。四、岗位履职要求1.熟练掌握公文写作规范、档案归档标准，熟悉印章管理流程及基础合同法律常识；2.精通基础电脑软硬件运维、内网及OA系统操作，具备基础网站维护能力；3.极强保密