机关单位档案管理规范操作指南

机关单位档案管理规范操作指南一、总则（一）目的依据为规范机关单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，依据国家有关档案法律法规及相关行业标准，结合机关单位工作实际，制定本指南。（二）适用范围本指南适用于各级各类机关单位的档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理工作。机关单位形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案，均应按照本指南进行管理。（三）基本原则1.统一领导，分级负责：档案工作实行统一领导、分级管理的体制，确保档案工作有序开展。2.全程管理，前端控制：从文件材料形成之初即进行规范管理，确保归档文件材料的真实性、完整性、可用性和安全性。3.规范标准，安全保密：严格执行档案管理的各项标准规范，落实安全保密制度，严防档案失泄密和损坏。4.依法利用，服务大局：在遵守国家法律法规的前提下，积极提供档案利用服务，为机关单位各项工作提供支撑。二、档案的收集与归档（一）归档范围机关单位在各项工作中形成的，反映本单位职能活动和历史面貌，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的文件材料，均属归档范围。具体包括：*本单位制定的各类政策性、规范性文件及重要会议材料；*本单位在行政管理、业务开展、对外交往等活动中形成的具有保存价值的文件材料；*本单位人员任免、奖惩、考核、工资等涉及个人权益的文件材料；*其他按照规定应当归档的文件材料。（二）归档要求1.齐全完整：归档的文件材料应齐全、完整，准确反映各项工作的全过程。2.真实有效：归档的文件材料必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，真实可靠。复印件归档须注明原件保管处。3.规范整理：归档文件材料应按照规定的格式和要求进行初步整理，符合装订、排序等基本规范。4.及时归档：各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集，定期归档。年度文件材料一般应在次年上半年内完成归档工作。（三）收集方法1.明确责任人：各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和向档案管理部门移交工作。2.建立归档制度：档案管理部门应与各业务部门加强沟通，明确归档范围、时间和要求，督促做好文件材料的收集工作。3.跟踪督办：对重要会议、重大活动、重点工作形成的文件材料，档案管理部门应提前介入，跟踪收集，确保不遗漏。三、档案的整理与编目（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法根据机关单位档案的实际情况，可采用年度、组织机构、问题等分类方法。分类体系应保持相对稳定，一经确定，不应随意变动。（三）整理步骤1.组件（卷）：将归档文件材料按件或按卷进行组合。一般以每份文件为一件，正文与附件、正本与定稿、转发件与被转发件可作为一件。2.排列：在分类的基础上，按照文件形成的时间顺序或逻辑关系进行排列。3.编号：对排列好的文件材料进行编号，包括档号的编制。档号应具有唯一性和可追溯性。4.编目：*文件级目录：逐件或逐卷著录文件的主要特征，如文号、责任者、题名、日期、页数、档号等，形成文件级目录。*案卷目录：将相关文件组成案卷后，编制案卷目录，著录案卷标题、起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、档号等。5.装订：按照规范要求对文件材料进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。装订前应去除文件上的金属物。（四）著录规范著录应符合国家档案著录规则，做到项目完整、内容准确、文字规范、字迹清晰。四、档案的保管与保护（一）库房管理1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”条件。2.温湿度控制：库房内温度应控制在一定范围内，相对湿度应保持在适宜水平，并配备必要的温湿度调控设备和监测仪器。3.整齐有序：档案柜架应排列整齐，编号有序。档案入库应按照档号顺序排放，便于存取。4.定期检查：定期对库房进行安全检查和卫生清扫，及时发现和处理问题。（二）档案装具档案应使用符合国家标准的档案盒、档案夹、卷皮等装具，确保档案的安全保存。不同载体的档案应使用相应的专用装具。（三）特殊载体档案保管1.声像档案：照片、录音带、录像带等声像档案，应单独存放于专用柜中，避免磁干扰和高温潮湿。重要声像档案应进行数字化备份。2.电子档案：电子档案的保管应符合国家关于电子档案管理的规定，注重数据备份、介质管理、病毒防护和系统安全，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。3.实物档案：奖杯、奖牌、印章等实物档案，应妥善存放，防止损坏和丢失，并建立相应的登记和保护制度。（四）安全保密1.制度建设：建立健全档案安全保密制度，明确保密责任，加强保密教育。2.出入管理：严格执行档案库房出入制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.涉密档案管理：涉密档案应严格按照保密规定进行管理，单独存放，专人负责，确保不失泄密。五、档案的利用与服务（一）利用范围与权限1.机关单位内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准，按照规定办理查阅手续。2.外部单位或个人查阅档案，须持有效证件和单位介绍信，经档案管理部门负责人批准。3.查阅涉密档案，须严格履行保密审批程序，限在指定地点查阅。4.档案利用者应遵守档案管理规定，不得擅自复制、摘抄、勾画、涂改、抽取、撤换、增删档案材料。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复制件在指定场所查阅。2.复制：根据利用需求，可提供档案复制件，复制件须加盖档案证明章。3.摘录：允许利用者摘录档案内容，摘录件须经档案管理人员核对并签字盖章。4.证明：根据档案记载，为利用者出具档案证明。5.数字化服务：积极推进档案数字化建设，提供在线查阅、检索等数字化服务。（三）利用手续1.查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、范围、方式等。2.档案管理人员对查阅申请进行审核，符合规定的予以办理。3.查阅完毕，利用者应在《档案利用登记簿》上签字，档案管理人员应核对归还档案的完整性。（四）服务规范1.档案管理人员应树立服务意识，热情接待利用者，耐心解答咨询。2.熟悉档案内容，掌握检索技能，提高查准率和查全率。3.对利用情况进行统计分析，了解档案利用需求，改进服务工作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对档案的保管期限进行鉴定和对到期档案进行销毁鉴定。（二）保管期限划分根据档案的价值，将档案的保管期限划分为永久、定期（长期和短期）。保管期限的划分应严格按照国家有关档案保管期限表的规定执行。（三）到期档案处理1.鉴定：对保管期限已满的档案，由档案鉴定工作小组进行鉴定。仍有保存价值的，可延长保管期限；确无保存价值的，予以销毁。2.审批：销毁档案须编制《档案销毁清册》，报单位负责人批准。涉密档案的销毁，须报上级主管部门和保密管理部门批准。3.销毁：销毁档案应在指定地点，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。销毁清册应永久保存。严禁个人私自销毁档案材料。七、档案的信息化建设（一）数字化加工1.按照国家档案数字化标准，对传统载体档案进行数字化扫描、著录、存储和备份，建立档案数据库。2.数字化加工过程中，应确保档案原件的安全和数字化成果的质量。（二）系统建设1.配备或开发符合机关单位需求的档案管理信息系统，实现档案的接收、整理、保管、利用、统计等全过程信息化管理。2.确保档案管理信息系统的安全稳定运行，做好数据备份和系统维护。（三）电子文件归档与管理严格执行电子文件归档管理规定，明确电子文件的归档范围、格式要求、归档流程和保管措施，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。八、保障措施（一）组织领导机关单位应加强对档案工作的领导，将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，明确分管领导，定期研究解决档案工作中的问题。（二）人员配备配备与档案工作任务相适应的专职或兼职档案管理人员。档案管理人员应具备良好的政治素质和专业技能，忠于职守，廉洁奉公，并保持相对稳定。加强档案管理人员的业务培训和继续教育，不断提高其专业水平。（三）制度建设建立健全档案管理各项规章制度，如文件材料归档制度、档案保管制度、档案利用制度、保密制度、档案人员岗位职责等，并严格执行。（四）经费保障将档案