《计算机文化基础》-第4章 电子表格处理软件Excel 2003

4.1Excel2003基础知识4.1.1启动中文Excel20031.Excel的启动启动中文Excel2003通常有3种方法（1）正常启动打开“开始”菜单，选择“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeExcel2003”。（2）通过桌面快捷方式启动如果在桌面建立了快捷图标，双击“MicrosoftExcel2003”图标来启动Excel。（3）通过已有的Excel演示文稿启动双击已经建立的Excel演示文稿的图标，系统先启动Excel后再打开该文件。下一页返回4.1Excel2003基础知识Excel2003启动后，首先自动打开一个名为“Book1”的Excel文档，如图4.1所示，它包括一个应用程序窗口和一个工作簿窗口。2.Excel的退出（1）选择“文件”→“退出”命令。（2）单击Excel窗口右上角的“关闭”按钮（3）双击Excel窗口标题栏左侧的图标（4）按Alt+F4组合键。4.1.2基本概念1.工作簿Excel2003工作簿是运算和存储数据的文件，一个工作簿就是一个上一页下一页返回4.1Excel2003基础知识Excel文件，扩展名为“.xls”。一个工作簿中可包含若干个工作表。默认情况下，一个工作簿可含有3个工作表，分别命名为sheet1，sheet2，sheet3，当前工作簿为sheet1.用户根据需要选择“插入”→“工作表”命令添加工作表或选择“编辑”→“删除工作表”命令删除工作表。2.工作表和工作表标签工作表是用来存储和处理数据的。每个工作表由256列和65536行组成，列标题用字母A,B…Z,AA,AB…IV表示；列标题用数字1，2…65536表示。工作表标签位于工作簿窗口的左下方，用来显示工作表的名称，用鼠标单击这些标签可在工作表之间切换。3.单元格及单元格区域在工作表中，由行、列相交而成的长方格为单元格，它可以存储字符串、数字、公式、图形和声音等数据，它是构成工作表的基本单元。上一页返回4.2Excel2003的基本操作4.2.1工作簿的基本操作1.新建工作簿（1）当Excel2003启动时，Excel自动生成一个名为“Book1”的工作簿。（2）单击“常用”工具栏中“新建”按钮，Excel2003将以系统默认的工作簿模板创建新的工作簿。（3）选择“文件”→“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格，如图4.3所示。2.保存工作簿（1）选择“文件”→“保存”命令或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。如果工作簿是新建的，则弹出“另存为”对话框，如图4.4所示。（2）执行“文件”→“另存为”为命令。下一页返回4.2Excel2003的基本操作3.打开工作簿有两种方法：（1）执行“文件”→“打开”命令或者单击“常用”工具栏的“打开”按钮，均可弹出如图4.5所示的“打开”对话框。（2）如果打开最近编辑过得工作簿文件，可直接单击文件夹菜单的下拉菜单中的文件名。4.关闭工作簿（1）选择“文件”→“关闭”命令。（2）分别单击工作簿窗口和Excel应用程序窗口右上角的“关闭”按钮。（3）双击工作簿窗口左上角的“控制菜单”按钮。（4）直接按Alt+F4组合键。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作4.2.2选定活动单元格或单元格区域1.选定单元格（1）使用鼠标定位单元格（2）利用名称框定位单元格（3）使用“定位”命令定位单元格选择“编辑”→“定位”命令，屏幕上弹出如图4.6所示的“定位”对话框。用户还可以为定位选取单元格设定条件。单击“定位”对话框中的“定位条件”命令按钮，将弹出如图4.7所示的“定位条件”对话框中，用户可以选择带有特殊录入项或特征的对象、备注或单元格。2.选定区域（1）选定某个连续的单元格区域（2）选定不连续的单元格区域上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（3）选定整行（列）单元格（4）选定工作表内所有单元格4.2.3工作表数据输入1.文本输入文本包含汉字、英文字母、数字、空格和键盘能输入的符号。在默认情况下，输入文本沿单元格左边对齐，一个单元格可存放32003个字符。如果要把数字作为文本处理，可在输入数字时前面加一个单引号，则Excel2003将把输入的数字作为文本处理。2.数字输入在Excel2003中，单元格输入的数字是按常量处理的，有效数字只能是0~9、+、-、（、）、！等字符，在输入时将自动沿单元格左上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作边对齐。3.日期和时间输入在Excel中内置了一些日期时间格式，常见的日期格式为：/dd/yy、dd-mm-yy。常见的时间格式为：hh:mmAM/PM，其中表示时间时有AM/PM与分钟之间应有空格。4.2.4自动填充数据1.序列类型Excel能识别的序列类型有：等差序列、等比序列、日期序列和自动填充序列。2.填充序列（1）拖动鼠标填充序列上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（2）使用“序列”对话框建立填充序列①选取要填充区域的第一个单元格，并输入数据序列的初始值。②选取含有初始值的单元格区域。③选择“编辑”→“填充”→“序列”命令，弹出“序列”对话框，如图4.8所示。④在“序列产生在”栏中选择“行”或“列”，设置Excel2003是按行方向填充，还是按序列方向填充。⑤在类型栏内选择序列的类型，若选择“日期”，则必须在“日期单位”栏内选择日期的单位。⑥如果要指定序列递减或递增的数量，可在“步长值”框内输入步长值，在终止值框中输入限定序列的最后一个值。⑦设置完毕，单击“确定”即可按设置参数进行序列填充。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作3.建立自定义序列①输入并选取将要用作填充的数据列表②选择“工具”→“选项”命令，弹出“选项”对话框，打开“自定义序列”选项卡，如图4.9所示。③在“自定义序列”列表框中选择预设序列，或选取“新序列”，在“输入序列”框内输入所需的填充序列，然后单击“添加”按钮。④要使用选取单元格区域数据，可单击“导入”按钮。4.2.5数据的编辑1.设置数字格式（1）使用“格式”工具栏按钮“格式”工具栏中有5个数字格式按钮，如图4.10所示。使用方法为：先选定单元格或单元格区域，再单击“格式”工具栏中相应的按钮，则所选定单元格区域中的数字将按指定格式表示。上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（2）使用“单元格格式”对话框选择“格式”→“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中打开“数字”选项卡，也可以对数字格式进行设置，如图4.11所示。2.设置字体（1）使用“格式”工具栏按钮在“格式”工具栏中列出了字体、字号、字形、字体颜色等工具按钮，在使用中选定要设置格式的字符，然后单击相应的按钮便可。（2）使用“单元格格式”对话框选定单元格或单元格区域，选择“格式”→“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，打开“字体”选项卡，进行各项设置，设置效果可在预览框中观察。3.设置数据的对齐方式上一页下一页返回4.2Excel2003的基本操作（1）使用“格式”工具栏按钮选定需要设置数据对齐方式的单元格或单元格区域，单击“格式”工具栏中某个对齐按钮，实现相应的设置。（2）使用“单元格格式”对话框①选定需要设置数据对齐方式的单元格或单元格区域②选择“格式”→“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框。③打开“对齐”选项卡，如图4.13所示，单击“水平对齐”或“垂直对齐”栏右侧的下拉按钮，在出现的下拉列表中选择数据的对齐方式。④单击“确定”按钮。上一页返回4.3输入公式和函数4.3.1公式的建立1.常用运算符常用运算符有算术运算符、文本运算符、比较运算符、引用运算符4类，用运算符把常量、变量、函数及括号等连接起来便得到表达式。表4.1按优先级从高到低列出了各类运算符及其功能。4.3.2单元格的引用方式1.单元格的引用类型（1）相对引用（2）绝对引用（3）混合引用下一页返回4.3输入公式和函数2.相同工作簿不同工作表中单元格的引用如果要引用同一工作簿中不同工作表的单元格，就需要在被引用的单元格地址前面加上工作表的名称，相互之间用“！”分割。3.在不同工作簿中单元格引用这种引用是在被引用的单元格地址前面增加用括号括起来的大写工作簿文件名，并且单元格地址要用绝对地址。4.3.3公式的填充Excel中使用工作表处理数据时，利用公式填充功能可以简化输入过程。比如在同一行或同一列使用相同的计算公式，用户就可以：在一个单元格中输入公式，然后用鼠标拖动该单元格填充柄到需要填充的单元格区域，公式即被填充到所选区域。上一页下一页返回4.3输入公式和函数4.3.4使用工作表函数Excel提供给用户的函数包括：财务函数、日期与时间函数、数学函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数和信息函数等。表4.2中列出了Excel的常用函数。输入函数有两种方法：手工输入、使用粘贴函数。上一页返回4.4工作表的编辑4.4.1修改单元格内容单击选定单元格后，单元格中的数据显示在编辑栏中，用户在编辑栏中输入新的内容，则原单元格的内容将被新输入的内容所替换。如果想要修改单元格的部分内容，可采用以下方法：双击要修改内容的单元格，单元格内数据被激活，光标自动进入该单元格中，表示处于编辑状态，用户可以进行修改操作。4.4.2复制和移动单元格的内容1.拖动鼠标复制和移动单元格内容2.剪贴板复制和移动单元格内容“剪贴板”是内存中的一块区域，它用于存放当前复制及剪切下来的内容。剪贴板内可以存放的信息包括：文本信息、各种图形信息及其他类型的信息。用户可以通过粘贴吧当前剪贴板中的内容粘贴到另一个下一页返回4.4工作表的编辑应用程序，这样就避免许多重复的操作。4.4.3插入单元格、行、列插入单元格可按下面方法进行①在要插入位置选取单元格区域，使之成为活动单元格②选择“插入”→“单元格”命令，弹出如图4.16所示的“插入”对话框。③在对话框中，如果选择“活动单元格右移”，表示活动单元格及其右侧全部单元格均向右移动一格。④单击“确定”按钮。上一页下一页返回4.4工作表的编辑4.4.4删除单元格、行、列1.删除单元格①选定需要删除的单元格②选择“编辑”→“删除”命令，弹出如图4.17所示的“删除”对话框。③在对话框中，如果选择“右侧单元格左移”，表示右侧的单元格将左移，以填充被删除的单元格。其他同理。④单击“确定”按钮。2.删除行、列单击需要删除的行号、列标，选择“编辑”→“删除”命令，则该行。列被删除，用户可根据需要选择“删除”对话框中的内容。上一页下一页返回4.4工作表的编辑4.4.5格式化工作表1.条件格式如在“商店一季度冰箱销售情况统计表”中要对单元格区域B3：D7中大于50的数值加下划线，操作如下：①选取单元格区域B3：D7。②选取“格式”→“条件格式”命令，弹出如图4.18所示“条件格式”对话框。③单击左侧文本列表框下拉按钮，弹出下拉列表框，其中有“单元格数值为”和“公式为”两个选项，本例选择“单元格数值为”；再单击中间文本列表框下拉按钮，弹出下拉列表框，从中选择“大于”，最后在右侧框中输入50.④单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，单击“下划线”栏下拉按钮，从弹出的列表框中选取“单下划线”，单击“确定”按钮，返回“条件格式”对话框。上一页下一页返回4.4工作表的编辑⑤单击“确定”按钮，结果如图4.19所示。4.4.6单元格的格式化1.设置单元格的列宽2.调整单元格行高3.设置边框（1）使用“格式”工具栏按钮（2）使用“单元格格式”对话框4.设置底纹Excel2003可设置颜色及图案两种底纹。使用“单元格格式”对话框中的“图案”标签可以设置颜色及图案；如果只进行颜色设置，可直接使用“格式”工具栏的“填充颜色”按钮。上一页下一页返回4.4工作表的编辑5.复制单元格有两种方法：（1）利用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮①选定已定义好格式的单元格或单元格区域，作为源单元格。②单击“常用”工具栏的“格式刷”按钮，鼠标指针形状将变成一个带小刷子的十字形状。③单击复制目标单元格，源单元格的格式将被复制到目标单元格。如果单击目标单元格并拖动鼠标，被拖动区域内各单元将改为源单元格的格式。（2）通过命令菜单复制单元格①选择源单元格区域②单击编辑菜单中的复制命令。上一页下一页返回4.4工作表的编辑③选择目标单元格区域，可以是不连续的几个区域。④选择“编辑”→“选择性粘贴”命令，弹出选择性粘贴对话框，如图4.20所示。⑤如只选择对话框中粘贴一栏中的“格式”。则粘贴时纸粘贴格式。⑥单击“确定”按钮。4.4.7自动套用格式①选定需要格式化的单元格区域②选择“格式”→“自动套用格式”命令，打开如图4.21所示的“自动套用格式”对话框。③在对话框的表格样式预览框中选择一种满意的类型。上一页返回4.5打印工作簿④单击“确定”按钮，即可用预设的样式设置选取的单元格区域。4.5.1页面设置选择“文件”→“页面设置”命令或单击“打印预览”窗口的“设置”按钮，打开如图4.22所示“页面设置”对话框。用户可利用该对话框的“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作表”4个选项卡对页面进行设置。（1）设置打印页面（2）设置页边距选择“页边距”标签，出现如图4.23所示的“页边距”选项卡。“上”、“下”、“左”、“右”栏分别选择或输入页边距。下一页返回4.5打印工作簿“页眉”和“页脚”栏选择或输入页眉或页脚距纸张边缘的距离。在“居中方式”栏确定工作表在纸上的打印位置，默认是“靠上左对齐”方式打印。（3）设置页眉/页脚页眉/页脚是指打印顶部/底部出现的文字，选择“页眉/页脚”选项卡，如图4.24（a）所示。单击“页眉”栏右侧的下拉按钮，在其下拉菜单中选择页眉，单击“页脚”栏右侧的下拉按钮，在其下拉菜单中选择页脚。如果对系统提供的页眉/页脚不满意，用户可单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮自行设定。以自定义页眉为例，单击“自定义页眉”按钮，出现如图4.24（b）所示的页眉对话框，在“左”、“中”、“右”栏设置页眉，它们将出现在页眉行的左、中、右位置，文字须用户自己输入，其余可单击相应按钮进行设置。上一页下一页返回4.5打印工作簿（4）设置打印参数选择“工作表”选项卡，出现如图4.25所示。4.5.2打印预览选择“文件”→“打印预览”命令或单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮，屏幕显示如图4.26所示的“打印预览”窗口。如果工作表有多页，可用“下一页”或“上一页”翻页，也可通过垂直滚动条翻页；单击“缩放”按钮可放大显示该页内容；单击“页边距”按钮可显示出页边距设置情况；单击“打印”按钮，可将预览的内容送至打印机打印输出；单击“设置”按钮可弹出“页面设置”对话框。上一页下一页返回4.5打印工作簿4.5.3打印工作表打印工作表的方法如下：选择“文件”→“打印”命令。弹出“打印”对话框。在该对话框中，用户要对以下内容进行如下设置：打印机、打印、范围、份数。直接单击“常用”工具栏的“打印”按钮，系统自动按已有的设置进行打印，而不弹出“打印”对话框。上一页返回4.6数据图表化4.6.1创建简单图标利用“常用”工具栏的“图表向导”按钮或选择“插入”→“图表”命令建立，具体步骤如下：①选择要建立图表的区域。②单击“常用”工具栏的“图表向导”按钮，或选择“插入”→“图表”命令，弹出如图4.27所示的“图表向导”对话框。③在“图表向导-图表类型”对话框（如图4.27）中选择图表类型和子图表类型。④单击“下一步”按钮，在弹出的“图表向导-图表数据源”对话框中，已选定的数据源自动填入“数据区域”框中。⑤单击“下一步”按钮，在弹出的“图表向导-图表选项”对话框（如图4.28）中，输出图表标题、分类（X）轴和数值（Y）轴。下一页返回4.6数据图表化⑥单击“下一步”按钮，弹出“图表向导-图表按钮”对话框（如图4.29），设定图表是嵌入工作表中，还是新建图表工作表。默认情况是嵌入到当前工作表，也可单击右边的下拉按钮，从弹出的列表中进行选择。⑦单击“完成”按钮，图表创建完成并被嵌入到当前工作表中。此时可用鼠标拖动图表到合适位置。4.6.2编辑图表1.修改图表元素选定图表工作表，或者在工作表中选中嵌入的图表，Excel2003菜单栏的数据项变为图表项，用户可以使用菜单命令设置图标类型、添加数据、设置图表位置等；用鼠标移动更改图表大小、设置图表格式上一页下一页返回4.6数据图表化；通过“图表”工具栏修改图表标题、系列标题、更改图表类型等。另外也可拖动鼠标指针到图表的绘图区，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选取“图表选项”，打开“图表选项”对话框，分别修改图表元素。2.使用“图表”工具栏图表工具栏如图4.30所示。每个按钮功能说明如下。上一页返回4.7数据管理和分析4.7.1数据排序1.使用“常用”工具栏中“升序”和“降序”按钮排序2.选择“数据”→“排序”命令排序①选取要排序的数据表中任一单元格。②选择“数据”→“排序”命令，弹出如图4.31所示的“排序”对话框。③单击“主要关键字”列表框右侧下拉按钮，从下拉列表中选择排序的字段名，同时选择“递增”或“递减”复选框；在出现两条以上记录的“主要关键字”相同时，再根据“次要关键字”进行排序，当它们的“次要关键字”又相同时，再根据“第三关键字”进行排序。若所有关键字段都相同，则原来行号的记录排列在前面。④单击“确定”按钮，即可对数据清单进行排序。单击“选项”按钮可弹出如图4.32所示的“排序选项”对话框，用户可下一页返回4.7数据管理和分析指定自定义的排序顺序；也可以指定在排序时是否区分大小写；或将排序方向改为按行排序，还可以对汉字指定是按字母还是按笔画多少进行排序。3.区域排序先选定要排序的区域，再用以上方法排序，则被选定的区域的数据按要求排序。4.恢复排序如果要取消排序操作，恢复原来数据表的次序，可选择“编辑”→“撤销排序”命令。4.7.2数据筛选上一页下一页返回4.7数据管理和分析1.自动筛选①单击数据表中的任一单元格，选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令，这时，数据表的每一个字段名右边都会出现一个筛选箭头，如图4.33所示。②单击某一个字段名的筛选按钮，会弹出一个下拉列表框，它列出了该字段的所有项目，可用于选择作为筛选的条件。如在“数字”字段的筛选箭头，选择“75”，就可以将所有数学成绩为75分的学生信息显示出来。筛选后显示的数据行的行号为蓝色，数据列中自动筛选箭头也为蓝色，如图4.34所示。2.关闭“自动筛选”功能选择“数据”→“筛选”命令，从级联菜单中可以看到，“自动筛选”命令前如果有“√”标记，表示自动筛选功能有效。单击“自动筛选”命令选项，它前面的“√”消失，自动筛选功能将被关闭，全部记录均显示在上一页下一页返回4.7数据管理和分析工作表上。4.7.3数据分类汇总下面以“销售表”为例按“商品名称”分类汇总各种产品的销售金额，操作方法如下。①按分类汇总的字段排序，是相同名称的记录集中在一起。②在要分类汇总的数据表中任选一单元格。③选择“数据”→“分类汇总”命令，屏幕显示如图4.37所示“分类汇总”对话框。④在“分类字段”列表中选取要分类汇总的数据列；在“汇总方式”列表中选择计算分类汇总的函数；在“选定汇总项”列表框中选定要汇总的字段。上一页下一页返回4.7数据管理和分析⑤单击“确定”按钮，结果如图4.38所示。4.7.4合并计算下面对“销售部1~3月份工资表”求和为例说明合并计算的方法。①单击存放合并计算结果区域左上角的单元格。②选择“数据”→“合并计算”命令，弹出如