档案自愿寄存协议书格式

档案自愿寄存协议书格式1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：[甲方公司全称]

甲方地址：[甲方详细注册地址或实际经营地址]

甲方法定代表人/负责人：[法定代表人或负责人姓名]

甲方联系方式：[法定代表人或负责人的办公电话及电子邮箱]

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：[乙方公司全称]

乙方地址：[乙方详细注册地址或实际经营地址]

乙方法定代表人/负责人：[法定代表人或负责人姓名]

乙方联系方式：[法定代表人或负责人的办公电话及电子邮箱]

协议简介：

鉴于甲方因业务发展或个人需求，需将一定数量的档案资料进行规范化、安全化的存储管理，以保障档案资料的完整性、保密性及可追溯性；

鉴于乙方具备专业的档案寄存服务能力，拥有符合国家相关标准的档案存储设施、完善的管理制度和专业的服务团队，能够为甲方提供安全、高效、合规的档案寄存服务；

基于甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上，经友好协商，甲方委托乙方提供档案寄存服务，双方达成如下协议，以兹共同遵守。

本协议的签订，是甲方实现档案规范化管理、降低存储风险的重要举措，也是乙方发挥专业优势、拓展服务领域的必要途径。双方通过本次合作，不仅能够有效解决甲方在档案存储方面的实际需求，同时也能够通过专业化服务提升档案管理效率，确保档案资料的长期安全与完整。协议的履行将基于双方明确的责任划分和权利义务，确保档案寄存服务的顺利进行，并为后续可能产生的其他合作奠定坚实基础。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲乙双方在档案寄存服务中的权利与义务，确保甲方档案资料能够得到安全、规范、高效的存储管理。协议范围包括但不限于：甲方委托乙方提供的档案接收、整理、入库、保管、检索、出库以及相关技术支持等全方位服务。具体内容涵盖档案的物理存储安全、信息保密、合规性管理以及服务响应时效等方面，旨在通过双方的协作，实现档案资料的保值增值与长期保存。

第二条定义

1.档案：指甲方委托乙方寄存的所有纸质文件、电子文档及其他形式的资料，包括但不限于合同、合同附件、财务凭证、法律文书、业务记录等具有保存价值的文件材料。

2.寄存服务：指乙方根据本协议约定，为甲方提供的档案存储、保管、维护及检索等综合性服务。

3.存储期限：指本协议约定的档案寄存时间长度，自档案正式入库之日起计算。

4.安全责任：指双方在协议履行过程中，对档案资料所承担的保密、防火、防盗、防潮、防虫蛀等安全保护责任。

5.服务响应：指乙方在接到甲方档案调取或咨询请求时，按照协议约定及时提供服务的时限要求。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务：

（1）甲方有权要求乙方按照本协议约定提供专业、规范的档案寄存服务，并对服务质量和效率进行监督。

（2）甲方有权随时查阅乙方为其实施档案寄存服务所建立的档案管理台账及操作记录。

（3）甲方有权要求乙方对档案资料采取必要的物理防护措施，如防火、防盗、防潮、防虫蛀等，确保档案安全。

（4）甲方应确保委托寄存的档案资料真实、合法，并对档案内容承担相应的法律责任。

（5）甲方应按照本协议约定向乙方支付档案寄存服务费用，逾期支付应承担违约责任。

（6）甲方应指定专人负责与乙方的沟通协调，并确保档案资料的交接工作顺利进行。

（7）甲方应对需要保密的档案资料进行标识，并要求乙方承担保密义务。

（8）甲方应配合乙方进行档案资料的整理和分类，提供必要的分类标准和索引信息。

（9）甲方在档案寄存期间，非经乙方同意，不得擅自取用或变更档案资料。

（10）甲方应对档案资料的完整性负责，并在交接时进行清点确认。

2.乙方的权力和义务：

（1）乙方有权按照本协议约定收取档案寄存服务费用，并有权要求甲方按时支付。

（2）乙方应提供符合国家相关标准的档案存储设施，并确保存储环境的安全、干燥、通风、恒温。

（3）乙方应建立完善的档案管理制度，包括档案入库、出库、保管、检索等环节的操作规范，并确保制度执行到位。

（4）乙方应配备专业的服务团队，对档案资料进行分类、整理、标识、入库等操作，确保档案管理的规范性和准确性。

（5）乙方应建立档案管理台账，详细记录档案的交接、存储、调取等信息，并确保台账的真实性和完整性。

（6）乙方应对甲方委托寄存的档案资料承担安全保管责任，采取必要的物理防护措施，防止档案资料的丢失、损坏或泄密。

（7）乙方应建立应急预案，应对火灾、水灾、盗窃等突发事件，并确保及时采取补救措施，最大限度减少损失。

（8）乙方应配合甲方进行档案资料的调取和出库，并确保档案资料在规定时间内送达指定地点。

（9）乙方应建立档案资料的备份机制，定期对电子档案进行备份，并确保备份数据的完整性和可恢复性。

（10）乙方应定期对档案存储设施进行检查和维护，确保设施的正常运行和档案的安全性。

（11）乙方应遵守国家相关法律法规，对甲方委托寄存的档案资料承担保密义务，未经甲方同意，不得擅自泄露档案内容。

（12）乙方应配合甲方进行档案资料的数字化处理，并根据甲方需求提供档案检索、统计分析等增值服务。

（13）乙方应在档案入库前进行质量检查，确保档案资料的完整性和可读性，并对发现的破损、霉变等情况及时进行修复。

（14）乙方应建立客户服务机制，及时响应甲方的咨询和投诉，并积极解决相关问题和纠纷。

（15）乙方应定期向甲方提供档案管理报告，内容包括档案存储情况、服务执行情况、安全检查情况等，并接受甲方的监督和评估。

第四条价格与支付条件

1.价格条款：甲方同意根据本协议约定向乙方支付档案寄存服务费用。费用标准根据档案的种类、数量、存储期限、服务内容等因素综合确定，具体费用明细由双方在附件中列明。乙方应提供正式发票作为甲方支付费用的凭证。

2.支付方式：甲方应通过银行转账方式向乙方支付档案寄存服务费用。甲方应在收到乙方开具的发票后[具体天数，例如：十五]日内，将相应款项支付至乙方指定的银行账户。

3.支付时间：首期服务费用应在协议签订后[具体天数，例如：七]日内支付；后续服务费用应在每个存储周期结束后的[具体天数，例如：十]日内支付。具体支付时间和周期由双方在协议附件中详细约定。

4.费用调整：如因国家政策变化、市场波动或其他不可归责于双方的因素导致费用发生调整，双方应在协商一致的基础上，对协议附件中的费用标准进行相应修改，并通知对方。

第五条履行期限

1.协议有效期：本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为[具体年限，例如：三]年。协议期满前[具体天数，例如：三十]日，如双方均未提出书面异议，本协议自动续展[具体年限，例如：一]年，续展次数不限。

2.存储期限：甲方档案的初始存储期限为[具体年限或月数，例如：五]年，自档案正式入库之日起计算。存储期限届满前，甲方如有续存需求，应提前[具体天数，例如：三十]日书面通知乙方，双方协商一致后签订补充协议。

3.关键时间节点：档案入库时间应于本协议签订后[具体天数，例如：一百]日内完成；档案出库请求应在存储期限内随时提出，乙方应在收到请求后[具体小时数，例如：二十四]小时内响应并安排执行。

4.协议终止：如甲方提前终止本协议，应向乙方支付剩余存储期限的服务费用，并承担相应的违约责任；如乙方提前终止本协议，应退还甲方已支付但未提供服务的费用，并赔偿甲方的实际损失。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）甲方未按时支付档案寄存服务费用的，每逾期一日，应按逾期支付金额的[具体百分比，例如：千分之零点五]向乙方支付违约金，逾期超过[具体天数，例如：三十]日的，乙方有权暂停服务，直至甲方付清全部款项及违约金，且甲方仍需承担相应的存储责任。

（2）甲方擅自取用或变更寄存档案资料，给乙方造成损失的，应赔偿乙方的实际损失，包括但不限于修复成本、管理费用等；情节严重的，乙方有权解除协议，并要求甲方承担[具体金额或倍数，例如：一倍]的违约金。

（3）甲方提供的档案资料不真实或违法，导致乙方承担法律责任或遭受损失的，甲方应承担全部赔偿责任，包括但不限于罚款、赔偿金等，乙方有权解除协议并要求甲方支付[具体金额或倍数，例如：两倍]的违约金。

（4）甲方未按时通知乙方进行档案入库或信息变更，导致乙方未能及时提供服务或产生额外成本的，甲方应承担相应的责任，包括但不限于滞纳金、额外服务费等。

2.乙方违约责任：

（1）乙方未按协议约定提供档案寄存服务，或服务质量不符合约定标准的，甲方有权要求乙方限期整改；逾期未改正或整改后仍不合格的，甲方有权要求降低服务费用或解除协议，并要求乙方赔偿由此造成的损失。

（2）因乙方保管不善导致档案资料发生丢失、损坏、变质或泄密的，乙方应承担全部赔偿责任。赔偿金额应不低于甲方因此遭受的直接经济损失，包括但不限于资料重制成本、合同损失、商誉损失等；若损失难以计算的，乙方应支付[具体金额或倍数，例如：十万元]的违约金。对于涉及国家秘密或商业秘密的档案，乙方泄露后应承担更重的赔偿责任，并可能面临行政处罚或刑事责任。

（3）乙方未履行保密义务，擅自泄露甲方档案资料内容的，应立即停止违约行为，并赔偿甲方的全部损失；损失赔偿不足的部分，甲方有权继续追偿。乙方还应支付[具体金额或倍数，例如：五十万元]的违约金，并承担相应的法律责任。

（4）乙方未按约定时间提供档案出库服务，或延迟提供服务超过[具体天数，例如：三]日的，每延迟一日，应按延迟服务的档案价值的[具体百分比，例如：千分之五]向甲方支付违约金，但违约金总额不超过协议总金额的[具体百分比，例如：百分之十]。

（5）乙方擅自终止协议或解除服务的，应向甲方支付相当于[具体金额或倍数，例如：三个月]服务费用的违约金，并赔偿甲方的实际损失，包括但不限于提前寻找替代服务的费用、资料转移成本等。若因乙方原因导致甲方档案资料受损或丢失的，还应按本条第2.2款承担赔偿责任。

（6）乙方对档案资料的备份、恢复等服务未能尽到专业义务，导致档案资料无法正常使用的，应负责免费恢复或重制，并支付[具体金额或倍数，例如：五万元]的违约金。若因乙方原因导致长期无法恢复的，视为严重违约，甲方有权解除协议并要求全额赔偿。

3.不可抗力免责：双方因不可抗力（如战争、自然灾害、政府行为等）导致无法履行协议义务的，根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任，但应及时通知对方并提供相关证明。不可抗力消除后，应尽快恢复履行协议义务。因不可抗力造成的损失，由双方根据实际情况合理分担。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指双方在签订本协议时不能预见、对其发生和后果不能避免并不能克服的事件，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律法规变更、政策调整、征收征用等）、疫情及其防控措施、网络攻击或系统故障等。

2.责任免除：因不可抗力导致本协议无法履行或部分无法履行的，遭遇不可抗力的一方不承担违约责任。遭受不可抗力的一方应在不可抗力发生后[具体天数，例如：七]日内书面通知另一方，并提供不可抗力发生的有效证明文件。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延迟履行、部分履行或解除本协议。

3.协商履行：若不可抗力影响消除后，履行本协议仍存在困难的，双方应再次协商，根据实际情况调整协议内容或履行方式，直至恢复正常履行。协商不成的，可依据本协议第八条约定解决争议。

4.损失分担：因不可抗力造成的直接经济损失，由遭遇不可抗力的一方自行承担；若不可抗力导致双方均遭受损失的，双方应根据各自损失情况，公平合理地分担责任，但协议另有约定的除外。

5.不可抗力终止：不可抗力影响消除后，遭遇不可抗力的一方应立即通知另一方，并停止援引不可抗力条款。若不可抗力状态持续存在，双方应持续关注并保持沟通，直至不可抗力完全消除。

第八条争议解决

1.争议类型：本协议履行过程中发生的任何争议，包括但不限于协议的订立、效力、解释、履行、违约责任、争议解决方式等，均属于本条款管辖范围。

2.协商解决：双方在发生争议时，应首先通过友好协商的方式解决，寻求达成双方均能接受的解决方案。协商应本着公平、诚信、高效的原则进行，并由双方授权代表签署书面协议确认协商结果。

3.调解解决：若协商未能解决争议，双方同意在协商不成后[具体天数，例如：三十]日内，共同选择[指定调解机构，例如：有管辖权的仲裁委员会或行业协会调解中心]进行调解。调解过程中，双方应如实提供相关证据材料，并遵守调解规则。调解成功的，双方应签署调解协议书，该协议书经双方签字盖章后具有法律约束力，与本协议具有同等效力。

4.仲裁解决：若协商和调解均未能解决争议，或双方在协议签订时已明确约定通过仲裁解决争议，则任何一方均有权在争议发生后[具体天数，例如：六个月]内，将争议提交至[明确具体的仲裁委员会名称，例如：中国国际经济贸易仲裁委员会]按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为[具体城市]，仲裁语言为[具体语言，例如：中文]。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力，仲裁费用由败诉方承担，或按仲裁规则约定。

5.诉讼解决：除上述仲裁约定外，若双方未选择仲裁方式解决争议，且协商、调解也无法达成一致，任何一方均有权在协议履行所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼期间，不影响双方继续履行本协议中未受争议影响的条款。选择诉讼方式的一方应承担相应的诉讼费用。

6.争议管辖选择：双方确认，对于本协议项下的任何争议，仲裁或诉讼是互斥的选择，一旦选择其中一种方式，即不得再选择另一种方式。本协议中的争议解决条款独立于本协议其他条款，即使本协议其他条款被认定为无效或不可分割，争议解决条款仍然有效。

第九条其他条款

1.通知方式：双方就本协议相关事宜进行的所有通知、请求、要求或其他通讯，均应采用书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本协议首部列明的地址或联系方式。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递或挂号信方式发送的，寄出后[具体天数，例如：三]日视为送达。任何一方变更联系方式，应提前[具体天数，例如：十]日书面通知对方，否则按原方式发送的通知视为有效送达。

2.协议变更：对本协议的任何修改、补充或变更，均须由双方协商一致，并以书面形式作出，经双方授权代表签字盖章后生效。任何口头约定或非书面形式的变更均无效。

3.分割适用：若本协议任何条款被有管辖权的人民法院认定为无效、非法或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应协商替换为内容最接近、合法有效的条款，以代替原无效条款。

4.法律适用：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在签订本协议时已充分了解并接受该法律对协议的约束。

5.保密义务：除法律规定或本协议约定外，双方应对在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密、技术信息以及其他未公开信息承担保密义务，未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露、使用或允许他人使用。保密期限为本协议有效期内及协议终止后[具体年限，例如：五]年内。

6.完整协议：本协议及其附件构成双方就本协议标的达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解或安排。任何其他与本协议标的相关的讨论或沟通均不构成对本协议的补充或修改。

7.转让限制：未经乙方事先书面同意，甲方不得将其在本协议项下的权利或义务部分或全部转让给任何第三方；未经甲方事先书面同意，乙方不得将其在本协议项下的权利或义务部分或全部转让给任