档案信息安全管理制度

档案信息安全管理制度一、总则（一）目的与依据为规范和加强本单位档案信息安全管理，保障档案信息的真实性、完整性、可用性和保密性，防止档案信息泄露、丢失、损坏和篡改，维护单位合法权益，依据国家有关档案管理及信息安全的法律法规和相关标准，结合本单位实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位所有档案信息的形成、收集、整理、著录、存储、保管、利用、借阅、复制、传输、销毁等各个环节的安全管理工作。本单位全体员工及涉及档案信息处理的相关人员均须遵守本制度。（三）基本原则档案信息安全管理遵循“统一领导、分级负责，预防为主、防治结合，规范管理、保障安全”的原则。坚持人防、物防、技防相结合，确保档案信息全生命周期的安全。二、组织领导与职责分工（一）领导机构单位成立档案信息安全工作领导小组，由单位主要领导任组长，分管档案工作的领导任副组长，成员包括档案管理部门、信息技术部门、保密工作部门及各主要业务部门负责人。领导小组负责统筹协调档案信息安全重大事项，审定档案信息安全策略和管理制度，监督检查制度落实情况。（二）档案管理部门职责档案管理部门是档案信息安全管理的归口管理部门，主要职责包括：1.组织制定和修订档案信息安全管理制度及操作规程，并监督执行；2.负责档案信息日常管理中的安全审核与监督；3.组织档案信息安全检查，及时发现并报告安全隐患，提出整改建议；4.负责档案管理人员的安全保密教育和业务技能培训；5.参与档案信息安全事件的调查与处理。（三）信息技术部门职责信息技术部门负责为档案信息安全提供技术支持与保障，主要职责包括：1.负责档案管理系统及相关硬件设备的安全运行与维护；2.负责档案信息系统的访问控制、权限管理及安全审计；3.负责档案数据的备份与恢复策略的制定与实施；4.负责防范计算机病毒、网络攻击等安全威胁；5.协助档案管理部门处理技术层面的安全事件。（四）各部门及人员职责各业务部门负责本部门形成的档案材料在移交档案管理部门前的初步整理和安全管理。全体员工均有保护档案信息安全的义务，应严格遵守本制度及相关规定，不得泄露、滥用或擅自处理档案信息。三、档案信息全生命周期安全管理（一）档案信息形成与收集阶段1.各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件材料，应确保其内容真实、准确、完整，并在规定时间内按要求向档案管理部门移交。2.电子文件形成时，应使用符合档案管理要求的格式，确保其长期可读性。形成过程中，应采取必要的安全措施，防止信息被非法篡改或窃取。3.涉密档案信息的形成和传递，必须严格遵守国家及单位有关保密规定，使用专用设备和渠道。（二）档案信息整理与著录阶段1.档案整理应按照规范的方法进行，确保整理过程中档案信息不丢失、不损坏、不泄密。2.档案著录应准确、规范，著录信息应进行审核，确保无误。著录过程中产生的数据应及时备份。3.整理和著录工作应在指定的符合安全要求的场所进行，无关人员不得随意进入。（三）档案信息存储与保管阶段1.物理存储安全：*档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件，配备必要的安防设备。*档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经许可不得入内。进入库房应履行登记手续。*纸质档案应使用符合标准的档案装具，规范排放，便于管理和存取。2.电子存储安全：*电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，严禁存储在个人计算机或非涉密存储介质中。*存储介质（如硬盘、U盘、光盘等）应妥善保管，明确责任人，定期检查其可用性。涉密电子档案的存储介质应符合国家保密标准。*对重要档案信息实行多介质、异地备份制度。备份介质应定期检查和更新，确保备份数据的有效性。*存储设备报废或维修前，必须进行数据彻底清除或销毁，确保信息不泄露。（四）档案信息利用与借阅阶段1.档案利用应遵循“按需提供、严格审批”的原则。借阅档案须填写《档案借阅申请表》，经相关负责人批准后方可借阅。2.查阅档案应在指定的阅档室进行。确因工作需要带出阅档室的，须经单位分管领导批准，并限期归还。3.借阅人员应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经许可，不得擅自复制、拍摄、摘录档案信息。4.涉密档案的借阅、复制、利用，必须严格执行国家保密规定，履行更为严格的审批手续，并由专人监督。5.档案管理部门应对档案利用情况进行详细记录，包括利用人、利用目的、利用内容、利用时间等，并定期进行统计分析。6.归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可办理归还手续。（五）档案信息复制与传输阶段1.复制档案信息须经档案管理部门负责人批准，复制件应与原件一样进行登记和管理。2.涉密档案的复制，必须在指定的涉密设备上进行，复制件按同等密级管理。3.传输档案信息应通过安全可靠的渠道。涉密档案信息不得通过互联网或非涉密网络传输。电子档案信息的传输应采取加密等安全措施。（六）档案信息销毁阶段1.档案销毁必须严格按照规定的程序进行，由档案管理部门提出销毁意见，报单位分管领导批准后，在指定人员监督下进行。2.销毁清册应详细记录被销毁档案的名称、数量、起止年度、销毁时间、批准人和监销人等信息，永久保存。3.纸质档案销毁应采用粉碎、焚烧等无法恢复的方式。电子档案及存储介质的销毁，应确保数据彻底清除，符合信息安全要求，严禁随意丢弃或作为废品处理。四、档案信息系统安全管理（一）系统访问控制1.档案管理系统应设置严格的用户访问控制机制，采用用户名和密码等身份认证方式。密码应符合复杂度要求，并定期更换。2.根据“最小权限”原则，为不同用户分配相应的操作权限，并定期进行权限审查和清理。3.重要操作应实行双人复核或审批机制。（二）安全审计与日志管理1.档案管理系统应具备完善的日志功能，对用户登录、文件操作、权限变更等关键行为进行详细记录。2.安全日志应妥善保存，保存期限不少于规定年限。档案管理部门应定期对日志进行审查，发现异常行为及时处理。（三）病毒与恶意代码防范1.所有接入档案管理系统的计算机必须安装杀毒软件，并及时更新病毒库和系统补丁。五、人员安全管理与教育培训（一）人员审查与管理档案管理人员应政治可靠、责任心强，上岗前应进行必要的背景审查。涉密档案管理人员还应符合国家关于涉密人员管理的要求。（二）安全保密教育与培训单位应定期组织档案信息安全和保密知识培训，提高全体员工的安全意识和防范技能。档案管理人员及涉密人员应接受专项培训，考核合格后方可上岗。培训情况应记入个人档案。（三）离岗离职管理档案管理人员及接触过涉密档案信息的人员离岗或离职时，必须办理档案资料、存储介质的交接手续，清退所有涉密文件和物品，并签订保密承诺书，承诺离岗后继续遵守保密规定。六、档案信息安全保密管理1.严格执行国家保密法律法规，明确档案的密级和保密期限。涉密档案的管理应严格按照相应密级的管理要求执行。2.严禁将涉密档案信息泄露给无关人员。严禁在非涉密场所谈论涉密档案内容。3.涉密档案的管理、利用、销毁等环节，应严格履行审批手续，并做好详细记录。4.定期进行保密检查，及时发现和消除泄密隐患。七、应急处置与灾难恢复1.档案管理部门应会同信息技术部门制定档案信息安全事件应急预案，明确应急处置流程、责任人及保障措施。2.定期组织应急演练，检验预案的有效性和可操作性，提高应急处置能力。3.发生档案信息安全事件（如数据丢失、泄露、系统瘫痪等）时，应立即启动应急预案，采取有效措施防止事态扩大，并按规定向上级主管部门和保密部门报告。4.建立健全档案信息灾难恢复机制，确保在发生自然灾害、重大事故等突发事件后，能够迅速恢复档案信息系统的正常运行和档案数据的可用性。八、监督检查与责任追究1.单位档案信息安全工作领导小组应定期组织对本制度执行情况的监督检查，对发现的问题及时通报并督促整改。2.对在档案信息安全管理工作中做出突出贡献的部门和个人，应给予表彰和奖励。3.对违反本制度规定，造成档案信息泄露、丢失、损坏或其他不良后果的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。九、制度修订与完善本制度应根