发布会承办合作合同​

发布会承办合作合同合同编号：【XXXXXX】甲方（委托方）：公司名称：【甲方公司全称】统一社会信用代码：【甲方统一社会信用代码】法定代表人：【甲方法定代表人姓名】地址：【甲方公司注册地址/实际经营地址】联系电话：【甲方联系电话】电子邮箱：【甲方电子邮箱】乙方（承办方）：公司名称：【乙方公司全称】统一社会信用代码：【乙方统一社会信用代码】法定代表人：【乙方法定代表人姓名】地址：【乙方公司注册地址/实际经营地址】联系电话：【乙方联系电话】电子邮箱：【乙方电子邮箱】鉴于甲方拟举办【发布会主题名称】发布会（以下简称“本次发布会”），需委托专业机构承办相关事宜；乙方具备发布会策划、执行及承办的专业能力和资源，同意接受甲方委托，为本次发布会提供承办服务。依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国消费者权益保护法》等相关法律法规，甲乙双方本着平等自愿、公平诚信、互利共赢的原则，经友好协商，达成如下协议，以资共同遵守。第一条服务内容与范围1.1本次发布会基本信息1.1.1发布会主题：【甲方确认的发布会主题，如“XX品牌20X4新品战略发布会”】1.1.2举办时间：【具体日期】年【具体月】月【具体日】，其中布场时间为【XX年XX月XX日XX时-XX时】，彩排时间为【XX年XX月XX日XX时-XX时】，正式举办时间为【XX年XX月XX日XX时-XX时】（具体时间可根据实际情况调整，调整需经双方书面确认）。1.1.3举办地点：【详细地址，如“XX市XX区XX路XX号XX国际会展中心XX厅”】1.1.4预计参与人数：【XX】人（含甲方工作人员、嘉宾、媒体记者、合作方代表等，实际人数波动不超过±10%，若超过需提前3个工作日书面通知乙方）。1.2策划服务1.2.1乙方需在本合同签订后【3】个工作日内，向甲方提交本次发布会的整体策划方案（含主题诠释、流程设计、视觉风格、氛围营造、风险预案等内容），方案需经甲方书面确认后方可执行。1.2.2甲方对策划方案提出修改意见的，需在收到方案后【2】个工作日内书面反馈乙方；乙方需在收到修改意见后【1】个工作日内调整并提交修订版方案，直至甲方确认通过。1.2.3策划方案确认后，若甲方需重大调整（如主题变更、流程颠覆性修改等），需额外向乙方支付策划调整费【XX】元（大写：【XX】），且乙方有权相应延长服务周期，具体调整内容及费用由双方另行书面约定。1.3场地相关服务1.3.1乙方负责与发布会场地提供方（以下简称“场地方”）签订场地租赁协议，租赁费用已包含在本合同总费用中（场地租赁协议复印件需作为本合同附件一提交甲方备案）。1.3.2乙方需确保场地符合本次发布会需求，包括但不限于：面积满足参与人数需求、基础设施（如供电、供水、空调、消防设施）完好且符合安全标准、具备必要的隔音及照明条件、提供足够数量的停车位（【XX】个，其中VIP停车位【XX】个）。1.3.3发布会举办前【1】个工作日，乙方需组织甲方对场地进行验收，验收标准以双方确认的策划方案及场地租赁协议约定为准；若场地存在问题，乙方需在【24】小时内协调场地方整改完毕，若整改无效导致发布会无法正常举办，乙方需承担相应违约责任（具体见本合同第七条）。1.4设计与制作服务1.4.1视觉设计：乙方需根据甲方确认的策划方案，完成本次发布会的视觉设计工作，包括但不限于主KV（主视觉海报）、背景板、签到墙、易拉宝、宣传册、座位牌、邀请函（电子/纸质版）、现场指引标识、LED屏幕播放素材（含开场视频、产品介绍视频、互动环节素材等）。所有设计成果需经甲方书面确认后方可制作，甲方享有设计成果的使用权（仅限本次发布会及后续甲方品牌宣传使用，不得用于乙方其他商业项目）。1.4.2物料制作：乙方负责按照确认的设计稿制作上述视觉物料，确保物料材质、尺寸、色彩与设计稿一致，且质量符合行业标准（如宣传册印刷清晰无异味、背景板平整无褶皱、LED素材分辨率不低于19201080）。制作完成后，乙方需提前【1】个工作日将物料样品提交甲方验收，验收通过后方可运输至发布会现场。1.4.3若甲方需对已确认的设计稿或物料进行修改，需在制作前【2】个工作日书面通知乙方；若已进入制作环节，甲方需承担已产生的制作成本（具体金额以乙方提供的供应商报价单为准）及额外的修改费用【XX】元/项（大写：【XX】/项）。1.5搭建与布置服务1.5.1乙方负责本次发布会现场的搭建与布置工作，包括但不限于舞台搭建（含舞台结构、台阶、地毯铺设）、LED屏幕及音响设备安装调试、灯光系统搭建（含主灯光、辅助灯光、氛围灯光）、观众区座椅摆放（按甲方提供的座位表排列，确保间距合理、视线良好）、签到区布置（含签到台、签到设备、礼仪人员站位）、VIP休息区布置（含沙发、茶几、饮品、绿植等）。1.5.2搭建与布置需严格按照双方确认的策划方案及设计稿执行，乙方需安排专业团队进行操作，确保搭建结构安全稳固（需符合国家消防安全标准，舞台承重不低于【XX】kg/㎡）、设备运行正常（音响无杂音、灯光无故障、LED屏幕显示正常）。1.5.3搭建工作需在本合同1.1.2条约定的布场时间内完成，搭建完成后，乙方需组织甲方进行现场验收；甲方需在【2】小时内完成验收并书面确认，若发现问题，乙方需在【4】小时内整改完毕，确保不影响后续彩排及正式发布会。1.6人员服务1.6.1乙方需为本次发布会配备专业工作人员，包括但不限于：项目经理【1】名（负责整体统筹协调，对接甲方需求）、策划执行人员【XX】名（负责现场流程把控）、技术人员【XX】名（负责音响、灯光、LED屏幕等设备调试与维护）、礼仪人员【XX】名（负责签到引导、嘉宾接待、颁奖递物等）、安保人员【XX】名（负责现场秩序维护、安全巡查）、保洁人员【XX】名（负责现场卫生清洁）。1.6.2乙方需确保所有工作人员具备相应的专业能力和职业素养，其中项目经理需有【3】年以上发布会承办经验，技术人员需持有相关设备操作资格证书，礼仪人员需经过专业培训（形象良好、服务规范）。工作人员服装需统一且符合发布会整体风格，乙方需提前【3】个工作日将工作人员名单及分工表提交甲方备案。1.6.3若甲方需增加工作人员数量或调整人员分工，需提前【2】个工作日书面通知乙方，乙方需在【1】个工作日内回复是否可行；若可行，额外人员费用按【XX】元/人/天（大写：【XX】/人/天）计算，计入合同总费用。1.7嘉宾与媒体服务1.7.1嘉宾邀请与接待：乙方需根据甲方提供的嘉宾名单（含姓名、职务、联系方式、dietaryrestrictions等信息），协助甲方发送邀请函（电子/纸质版），并在发布会前【1】个工作日与嘉宾确认出席情况；发布会当天，乙方需安排专人负责嘉宾接机/接站（如需）、引导至VIP休息区、全程陪同（如需）及离场送别服务，确保嘉宾体验良好。1.7.2媒体对接与服务：乙方需协助甲方对接受邀媒体（含平面媒体、网络媒体、视频媒体等），包括但不限于发送媒体邀请函、确认到场媒体名单、提供媒体资料包（含发布会流程、产品资料、新闻通稿等，资料由甲方提供）；发布会当天，乙方需设置媒体专区，安排专人负责媒体签到、设备存放（如需）、采访协调（如需），并在发布会结束后【3】个工作日内整理媒体到场情况及初步报道链接，提交甲方。1.7.3若嘉宾或媒体因乙方服务不当（如邀请信息错误、接待遗漏、现场引导混乱等）产生投诉或负面反馈，乙方需在【24】小时内协助甲方处理，并承担由此产生的直接损失（如嘉宾交通改签费、媒体澄清费用等）。1.8餐饮与茶歇服务1.8.1若本次发布会包含餐饮或茶歇环节（具体以策划方案为准），乙方需负责餐饮服务的采购与安排，包括但不限于确定餐饮供应商（需具备食品经营许可证，供应商资质文件复印件需作为本合同附件二提交甲方备案）、制定菜单（需提前【3】个工作日提交甲方确认，需考虑素食、清真等特殊需求）、餐具准备、现场分餐/摆盘及餐后清洁。1.8.2乙方需确保餐饮食品安全卫生，符合《中华人民共和国食品安全法》及相关标准，不得提供过期、变质或不符合卫生要求的食品；若因餐饮问题导致嘉宾或工作人员出现身体不适，乙方需承担全部医疗费用及相应赔偿责任（具体见本合同第七条）。1.8.3餐饮/茶歇的数量需根据预计参与人数确定，若实际参与人数超出预计人数【10%】，乙方需及时补充餐饮，额外费用按【XX】元/人（大写：【XX】/人）计算，计入合同总费用；若实际人数少于预计人数【10%】，甲方无需额外支付费用，乙方需自行承担剩余餐饮的成本损失。1.9设备租赁与技术支持服务1.9.1乙方需根据发布会需求，租赁或提供相应的设备，包括但不限于：LED显示屏（尺寸【XX】㎡，分辨率【XX】）、专业音响设备（含调音台、麦克风、音箱等）、灯光设备（含帕灯、光束灯、追光灯等）、签到设备（含签到墙、平板电脑、打印机等）、摄影摄像设备（含高清摄像机【XX】台、单反相机【XX】台、三脚架、存储卡等）、互动设备（如抽奖系统、投票器等，如需）。1.9.2乙方需确保所有设备均为正规渠道采购或租赁，性能良好、无故障隐患，且在发布会前【12】小时完成安装调试；发布会期间，技术人员需全程在岗，及时处理设备故障，确保设备正常运行；若因设备故障导致发布会中断超过【15】分钟，乙方需承担相应违约责任（具体见本合同第七条）。1.9.3发布会结束后，乙方需负责设备的拆卸与归还，确保设备完好无损；若设备因乙方操作不当导致损坏，乙方需承担维修费用或赔偿责任（赔偿金额以设备供应商出具的维修报价单或购买发票为准）。1.10现场执行与流程把控服务1.10.1发布会当天，乙方项目经理需作为现场总负责人，与甲方现场负责人密切配合，严格按照确认的发布会流程把控时间节点（如嘉宾入场、开场、产品发布、互动环节、合影留念、离场等），确保流程顺畅，无重大延误或遗漏。1.10.2乙方需安排专人负责现场应急处理，针对可能出现的突发情况（如设备故障、嘉宾迟到、观众过多、停电、火灾等），按照风险预案及时采取措施，避免事态扩大；若突发情况超出预案范围，乙方需在【10】分钟内与甲方协商解决方案，并立即执行。1.10.3发布会结束后【2】小时内，乙方需组织工作人员完成现场清场工作，包括物料拆除、设备搬运、垃圾清理等，确保场地恢复原状（符合场地方要求）；清场完成后，需经甲方及场地方共同验收确认。1.11后续服务1.11.1发布会结束后【7】个工作日内，乙方需向甲方提交本次发布会的总结报告，内容包括但不限于：发布会执行情况、参与人数统计、媒体报道汇总（含文字、图片、视频链接）、费用明细（与本合同总费用对应）、甲方反馈收集及改进建议等。1.11.2乙方需在发布会结束后【10】个工作日内，将本次发布会的摄影摄像素材（含高清照片【XX】张以上、全程视频录像【无剪辑版及精简版各1份】）整理并交付甲方（可通过U盘、硬盘或云盘方式交付）；若甲方需对视频进行剪辑或照片进行修图，乙方可提供协助，额外费用按【XX】元（大写：【XX】）计算，具体由双方另行约定。1.11.3甲方在使用乙方提供的素材（如照片、视频、设计成果）进行后续品牌宣传时，若需乙方提供补充说明或协助（如素材格式转换），乙方需在【2】个工作日内配合完成，且不额外收取费用。第二条服务期限2.1本合同服务期限自【XX年XX月XX日】（乙方提交首版策划方案之日）起至【XX年XX月XX日】（乙方完成所有后续服务并交付全部素材之日）止。2.2若因甲方原因（如延迟确认方案、增加服务内容、提供资料不及时等）导致服务期限延长，乙方无需承担责任，且有权要求甲方支付延期服务费【XX】元/天（大写：【XX】/天），具体延期天数及费用由双方书面确认。2.3若因乙方原因（如未按时提交方案、制作延误、现场执行失误等）导致服务期限延长，乙方需向甲方支付违约金【XX】元/天（大写：【XX】/天），且需在延长的期限内完成所有服务，若因此给甲方造成损失（如品牌声誉损失、合作方违约金等），乙方需额外承担赔偿责任。第三条合同价款与支付方式3.1本合同总价款（含税）为人民币【XX】元（大写：【XX】），该价款包含乙方为完成本合同第一条约定的所有服务所需的全部费用，包括但不限于策划费、场地租赁费、设计制作费、搭建布置费、人员服务费、设备租赁费、餐饮茶歇费、物料运输费、税费（增值税税率【XX%】）等，除本合同另有约定外，甲方无需向乙方支付任何其他费用。3.2本合同总价款的支付方式如下：3.2.1预付款：本合同签订后【5】个工作日内，甲方需向乙方支付总价款的【30%】，即人民币【XX】元（大写：【XX】），作为乙方启动服务的资金（如策划方案设计、场地预订、物料采购等）。3.2.2进度款：乙方完成发布会现场搭建与布置工作，并经甲方验收通过后【3】个工作日内，甲方需向乙方支付总价款的【50%】，即人民币【XX】元（大写：【XX】）。3.2.3尾款：乙方完成所有后续服务（含提交总结报告、交付摄影摄像素材），且经甲方书面确认无异议后【7】个工作日内，甲方需向乙方支付总价款的【20%】，即人民币【XX】元（大写：【XX】）。3.3乙方在收取每笔款项前，需向甲方开具等额、合法、有效的增值税专用发票（发票项目为“发布会承办服务费”，税率【XX%】）；甲方在收到发票后，按本合同3.2条约定的时间支付款项。若乙方开具的发票不符合要求（如发票抬头错误、税率不符、发票虚假等），甲方有权拒绝付款，且不承担逾期付款责任，乙方需在【3】个工作日内重新开具合格发票。3.4甲方付款方式为银行转账，乙方指定收款账户信息如下：开户银行：【乙方开户银行名称】账户名称：【乙方公司全称】账号：【乙方银行账号】若乙方需变更收款账户，需提前【3】个工作日书面通知甲方（含变更后的账户信息及加盖公章的说明），否则由此产生的付款错误或损失由乙方承担。第四条双方权利与义务4.1甲方权利与义务4.1.1权利：（1）有权对乙方的服务过程进行监督，要求乙方按照本合同约定及确认的方案执行服务；（2）有权对乙方提交的策划方案、设计成果、物料样品等进行审核，提出修改意见，直至确认通过；（3）有权要求乙方提供服务过程中的相关资料（如场地租赁协议、供应商资质、工作人员名单、设备清单等）进行备案；（4）若乙方未按本合同约定提供服务，有权要求乙方限期整改，若整改无效，有权追究乙方违约责任；（5）享有本次发布会相关成果（如设计稿、照片、视频素材）的使用权（仅限甲方自身品牌宣传使用）。4.1.2义务：（1）按本合同约定的时间和金额向乙方支付合同价款；（2）在本合同签订后【2】个工作日内，向乙方提供本次发布会所需的相关资料（如甲方品牌LOGO、产品信息、嘉宾名单、宣传文案等），且确保资料真实、准确、完整；若资料提供延迟或存在错误，需承担由此导致的服务延期或成果修改责任；（3）及时对乙方提交的策划方案、设计成果、验收申请等进行审核并书面反馈，不得无故拖延（反馈时间按本合同约定执行）；（4）指派【1】名现场负责人（姓名：【XX】，联系电话：【XX】），负责在发布会现场与乙方对接，协调甲方内部资源，配合乙方执行服务；（5）尊重乙方的专业意见，对已确认的方案或成果，非因乙方过错不得随意要求重大变更（重大变更需按本合同1.2.3条约定执行）；（6）负责嘉宾及甲方工作人员的人身安全（乙方工作人员因自身过错导致的安全事故除外），承担因甲方原因（如嘉宾违规操作、工作人员失误）导致的现场秩序混乱或损失。4.2乙方权利与义务4.2.1权利：（1）有权要求甲方按本合同约定及时支付合同价款，若甲方逾期付款，有权要求甲方承担逾期付款违约金；（2）有权要求甲方及时提供服务所需的相关资料，若甲方资料提供延迟或错误，有权相应延长服务周期，且不承担违约责任；（3）有权在甲方要求重大变更时，要求甲方支付额外费用（按本合同1.2.3条、1.4.3条等约定执行）；（4）在服务过程中，若甲方提出超出本合同约定范围的服务需求，有权拒绝或要求甲方另行支付费用；（5）享有本次发布会相关设计成果的著作权（甲方享有使用权），未经乙方书面同意，甲方不得将设计成果转让或授权给第三方使用。4.2.2义务：（1）按本合同约定及确认的方案，为甲方提供专业、优质的发布会承办服务，确保服务质量符合行业标准及甲方要求；（2）确保所有服务环节符合国家法律法规及相关标准（如消防安全、食品安全、知识产权保护等），不得存在违法违规行为；（3）妥善保管甲方提供的资料及成果，不得泄露给第三方（除服务所需的供应商外，且需与供应商签订保密协议）；（4）对服务过程中知悉的甲方商业秘密（如产品信息、战略规划、嘉宾隐私等）承担保密义务，保密期限为本合同终止后【3】年；（5）及时向甲方汇报服务进展情况，对甲方提出的合理疑问或要求，需在【24】小时内回复或处理；（6）承担因乙方原因（如策划失误、制作质量问题、现场执行不当、设备故障、工作人员过错等）导致的甲方损失或第三方索赔（具体见本合同第七条）。第五条验收标准与流程5.1验收标准：以本合同约定、双方书面确认的策划方案、设计稿、物料样品及行业通行标准为验收依据，具体如下：（1）策划方案验收：方案内容完整、符合甲方需求，经甲方书面确认即为验收通过；（2）设计成果验收：设计风格与策划方案一致，内容准确（无文字错误、LOGO正确），经甲方书面确认即为验收通过；（3）物料制作验收：物料材质、尺寸、色彩与设计稿一致，无质量问题（如印刷模糊、结构松散、破损等），样品经甲方确认且现场物料与样品一致即为验收通过；（4）场地与搭建验收：场地符合本合同1.3.2条约定，搭建结构安全稳固、设备运行正常、布置效果与策划方案一致，经甲方现场确认即为验收通过；（5）现场执行验收：发布会流程顺畅、无重大延误或失误，工作人员服务规范，现场秩序良好，经甲方现场确认即为验收通过；（6）后续服务验收：总结报告内容完整、数据准确，摄影摄像素材清晰、数量符合约定，经甲方书面确认即为验收通过。5.2验收流程：（1）乙方完成某一服务环节后，需向甲方提交书面验收申请（附相关成果或现场情况说明）；（2）甲方需在收到验收申请后，按本合同约定的时间（或双方另行约定的时间）进行验收，并出具验收意见（验收通过/需整改）；（3）若甲方认为需整改，需书面说明整改内容及要求，乙方需在约定时间内整改完毕并重新提交验收申请；（4）若甲方在约定的验收时间内未提出异议，视为验收通过；若甲方无故拖延验收（超过约定时间【2】个工作日），视为验收通过。第六条保密条款6.1甲乙双方均应对在合作过程中知悉的对方商业秘密（包括但不限于甲方的品牌战略、产品信息、客户资料、财务数据，乙方的服务方案、成本构成、供应商信息等）及本合同内容承担保密义务，未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。6.2若一方违反本条约定，需向对方支付违约金【XX】元（大写：【XX】）；若违约金不足以弥补对方损失（包括但不限于直接经济损失、律师费、诉讼费、商誉损失等），违约方还需赔偿差额部分。6.3本保密条款在本合同终止后【3】年内继续有效，不因合同的解除或终止而失效。第七条违约责任7.1甲方违约责任7.1.1若甲方未按本合同3.2条约定的时间支付合同价款，每逾期一日，需向乙方支付逾期付款金额【0.5‰】的违约金（违约金总额不超过逾期付款金额的【10%】）；逾期超过【30】日的，乙方有权单方解除本合同，且甲方需支付合同总价款【20%】的违约金，并赔偿乙方已实际发生的成本损失（如场地租赁费、物料制作费等）。7.1.2若甲方未按本合同约定提供相关资料，导致乙方服务延期或成果修改，需承担乙方因此产生的额外费用（如物料重做费、人工加班费等），且乙方有权相应延长服务期限；若因资料错误导致发布会出现重大问题（如嘉宾信息错误、产品介绍失误等），甲方需自行承担责任，且需赔偿乙方因此遭受的损失。7.1.3若甲方无正当理由单方解除本合同（除乙方违约外），需向乙方支付合同总价款【30%】的违约金，并赔偿乙方已实际发生的成本损失；若乙方已完成大部分服务（如现场搭建已完成），甲方需支付全部合同价款。7.2乙方违约责任7.2.1若乙方未按本合同约定提交策划方案、设计成果或完成服务环节，每逾期一日，需向甲方支付合同总价款【0.5‰】的违约金（违约金总额不超过合同总价款的【10%】）；逾期超过【15】日的，甲方有权单方解除本合同，且乙方需退还已收取的全部款项，并支付合同总价款【20%】的违约金，赔偿甲方因此遭受的损失（如品牌声誉损失、合作方索赔等）。7.2.2若乙方提供的服务质量不符合验收标准（如策划方案存在重大缺陷、物料制作质量差、现场搭建安全隐患、设备频繁故障等），需在甲方要求的时间内整改；若整改后仍不符合要求，甲方有权要求乙方减少合同价款（减少比例按缺陷程度确定，最高不超过总价款的【30%】），或单方解除本合同，乙方需退还已收取的款项，并支付合同总价款【20%】的违约金，赔偿甲方损失。7.2.3若因乙方原因导致发布会无法正常举办（如场地未落实、搭建失败、设备完全故障等），乙方需退还已收取的全部款项，并支付合同总价款【50%】的违约金，同时赔偿甲方因此遭受的全部损失（包括但不限于甲方已支付的其他合作方费用、嘉宾交通住宿费用、品牌声誉损失等）。7.2.4若乙方违反本合同第六条保密条款，需按本条6.2款约定承担违约责任；若因乙方泄露甲方商业秘密导致甲方遭受重大损失，乙方需承担全部赔偿责任。7.2.5若因乙方工作人员过错（如礼仪人员服务态度恶劣、技术人员操作失误等）导致嘉宾或第三方投诉或受损，乙方需负责处理投诉，并承担由此产生的赔偿责任（如嘉宾医疗费、第三方财产损失赔偿等）；若因此影响甲方品牌形象，甲方有权要求乙方支付合同总价款【10%】的违约金。第八条不可抗力8.1本合同所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、