年会承办服务合同​

年会承办服务合同合同编号：【HN-20X5-001】甲方（委托方）：【公司全称】统一社会信用代码：【具体代码】法定代表人：【姓名】地址：【详细地址】联系电话：【电话号码】乙方（承办方）：【公司全称】统一社会信用代码：【具体代码】法定代表人：【姓名】地址：【详细地址】联系电话：【电话号码】鉴于甲方拟举办【XXXX年度】年会活动，需委托专业机构提供承办服务；乙方具备年会策划、执行等相关资质与能力，同意接受甲方委托。依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，甲乙双方本着平等自愿、公平诚信的原则，经友好协商，订立本合同，以资共同遵守。一、服务内容与要求（一）年会基本信息1.活动名称：【甲方XXXX年度年会】2.活动时间：【XXXX年XX月XX日】（具体时间：上午XX:XX-下午XX:XX，含前期筹备、现场执行及后期收尾时间）3.活动地点：【具体venue，如XX国际酒店XX宴会厅】4.预计参与人数：【XX】人（以甲方最终书面确认人数为准，人数变动需提前7个工作日书面通知乙方）（二）具体服务内容乙方需按照甲方确认的《年会执行方案》（附件一），提供以下全流程服务，服务标准需符合行业规范及甲方书面要求：1.前期策划服务（1）在本合同签订后3个工作日内，乙方提交初步年会策划方案（含主题创意、流程设计、视觉风格建议等）；甲方在收到方案后5个工作日内反馈修改意见，乙方需在2个工作日内完成调整并提交最终版《年会执行方案》，经甲方书面确认后作为本合同附件，指导后续服务执行。（2）协助甲方完成场地考察与确认，提供至少3个符合甲方预算及需求的场地备选方案，包含场地参数、租赁费用、配套设施等详细信息，并协助甲方与场地提供方洽谈租赁细节（场地租赁费用若由乙方代付，需单独签订补充协议明确）。（3）根据最终方案，设计年会视觉体系，包括但不限于主KV（主视觉海报）、背景板、签到墙、桌卡、邀请函、节目单、伴手礼包装等设计稿；乙方需提供3版不同风格的主KV设计方案供甲方选择，甲方确认后，针对其他视觉物料提供1-2轮修改服务，修改内容需在甲方书面提出后3个工作日内完成。2.场地布置服务（1）活动前1天完成全部场地布置工作，包括但不限于主舞台搭建（含灯光、音响、LED屏安装调试）、观众区座椅摆放（按甲方确认的座位图执行）、签到区布置（含签到设备、指引牌）、互动区搭建（如拍照区、游戏区）、现场氛围装饰（气球、鲜花、彩带等，材质及风格需符合甲方确认的方案）。（2）场地布置需符合安全规范，舞台承重不低于【500】kg/㎡，灯光、电路铺设需由具备专业资质的人员操作，避免安全隐患；活动前6小时，乙方需组织甲方进行场地布置验收，甲方提出的合理整改意见，乙方需在活动开始前2小时完成。3.人员服务（1）提供专业执行团队，包括但不限于项目经理1名（全程对接甲方，负责统筹协调）、现场执行人员【3】名（负责流程衔接、应急处理）、主持人【2】名（需提供主持人简历及过往主持视频供甲方筛选，甲方确认后，主持人需提前3天与甲方沟通年会流程、串词内容，串词初稿需经甲方书面确认）、礼仪人员【4】名（负责签到引导、嘉宾接待，着装需统一且符合活动风格，提前1天进行服务培训）、技术人员【3】名（分别负责灯光、音响、LED屏实时调试，确保活动期间设备正常运行）。（2）如需提供演出人员（如歌舞表演、魔术、脱口秀等），乙方需提供演出人员名单、表演形式及过往演出视频供甲方选择，演出内容需积极健康，无违法违规及低俗元素；演出人员需提前1天到场彩排，彩排效果需经甲方确认。4.设备与物料服务（1）提供活动所需全部设备，包括但不限于LED显示屏（尺寸：【XX】m×【XX】m，分辨率不低于1920×1080）、专业音响系统（含麦克风【10】个，其中无线手持麦克风【6】个、领夹麦克风【4】个）、舞台灯光系统（含面光灯、染色灯、追光灯等，数量及位置需符合方案要求）、签到设备（如电子签到屏、打卡机）、互动设备（如抽奖箱、抢答器）等；所有设备需在活动前1天完成安装调试，确保设备性能良好、无故障；活动期间，乙方需安排专人负责设备维护，若出现设备故障，需在10分钟内启动备用设备或完成修复。（2）提供活动所需物料，包括但不限于饮用水（【XX】瓶，品牌：【XX】）、纸巾（【XX】盒）、伴手礼（按甲方确认的款式及数量定制，数量为参与人数的1.2倍，避免遗漏）、活动道具（节目表演道具、互动游戏道具等）；物料需在活动前12小时送达场地指定位置，乙方需安排专人负责物料管理，避免丢失或损坏。5.流程执行服务（1）活动当天，乙方需按照甲方确认的《年会流程表》（附件二）全程把控流程节奏，确保各环节衔接顺畅，无延误；如遇特殊情况（如嘉宾迟到、设备临时故障），乙方需立即启动应急预案（附件三），并第一时间向甲方项目经理汇报，共同协商解决方案。（2）负责节目统筹，组织参演人员（含甲方内部员工及乙方提供的演出人员）按时彩排、上场，确保节目表演按计划进行；若甲方内部节目需调整，需提前3个工作日书面通知乙方，乙方需配合调整流程。（3）负责现场秩序维护，安排专人引导观众入场、就座，避免出现拥挤、混乱等情况；活动结束后，引导观众有序离场，并协助甲方收集现场反馈意见。6.后期服务（1）活动结束后3个工作日内，乙方需向甲方提交活动现场照片（不少于【200】张，含不同场景、环节，照片分辨率不低于300dpi）、短视频集锦（时长【5-8】分钟，含开场、重点环节、互动环节等，画面清晰、配乐合适）；活动结束后7个工作日内，提交完整的活动视频录像（全程无剪辑版及精剪版各1份，精剪版时长【30-60】分钟，含片头、片尾及字幕）。（2）活动结束后1个工作日内，完成场地清理工作，将场地恢复至租赁时的状态，避免遗留物料、垃圾等；若因乙方布置或清理不当导致场地损坏，乙方需承担维修费用或赔偿责任。（3）活动结束后10个工作日内，向甲方提交《年会服务总结报告》，含活动执行情况、费用明细核对、甲方反馈意见处理情况等内容。二、服务期限本合同服务期限自【XXXX年XX月XX日】（乙方提交初步策划方案之日）起至【XXXX年XX月XX日】（乙方完成全部后期服务并提交总结报告之日）止；其中现场执行服务期限为【XXXX年XX月XX日】（活动当天）。三、服务费用及支付方式（一）服务费用总额本合同项下甲方应向乙方支付的年会承办服务总费用为人民币【XX】元（大写：【XX】整），该费用为固定总价，包含乙方提供本合同第一条约定全部服务所需的策划费、人员服务费、设备租赁费、物料采购费、场地布置费、设计费、后期制作费、税费等全部费用，除本合同另有约定外，甲方无需支付其他任何费用。（二）费用明细乙方应在本合同签订后3个工作日内，向甲方提交详细的《服务费用明细单》（附件四），明确各服务项目的单价、数量、总价及计算依据，该明细单作为本合同组成部分，与本合同具有同等法律效力。（三）支付方式1.预付款：本合同签订后5个工作日内，甲方支付服务总费用的30%，即人民币【XX】元（大写：【XX】整），作为乙方启动前期策划、场地对接及物料采购的资金；乙方收到预付款后，正式启动服务工作。2.进度款：甲方确认《年会执行方案》及场地布置验收合格后，活动开始前1个工作日内，甲方支付服务总费用的50%，即人民币【XX】元（大写：【XX】整）；乙方需在甲方支付进度款前，提供等额合法有效的增值税专用发票（税率：【XX%】）。3.尾款：乙方完成全部后期服务（含提交照片、视频、总结报告），且甲方验收合格后10个工作日内，甲方支付服务总费用的20%，即人民币【XX】元（大写：【XX】整）；乙方需在甲方支付尾款前，提供剩余金额的合法有效的增值税专用发票（税率：【XX%】）。（四）付款方式甲方通过银行转账方式将款项支付至乙方以下指定账户：开户银行：【XX银行XX支行】账户名称：【乙方公司全称】账号：【XX】乙方若需变更收款账户，需提前3个工作日向甲方提交书面变更申请及相关证明文件，经甲方确认后生效；未经甲方确认，甲方仍按原账户付款，由此产生的损失由乙方承担。四、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利（1）有权对乙方的服务过程进行监督、检查，对乙方提供的策划方案、设计稿、场地布置、人员服务等提出合理修改意见，乙方需按要求在约定时间内调整。（2）有权要求乙方按照本合同及附件约定的内容、标准提供服务，若乙方服务不符合约定，有权要求乙方限期整改；若整改后仍不符合要求，有权依据本合同第七条约定追究乙方违约责任。（3）有权要求乙方及时反馈服务进展情况，包括但不限于策划进度、场地对接情况、设备采购进度等；乙方需在每周五向甲方提交《服务进度报告》。（4）活动结束后，有权对乙方的全部服务进行验收，验收标准以本合同及附件约定为准。2.义务（1）按本合同约定的时间、金额向乙方支付服务费用，若逾期支付，需按本合同第六条约定承担违约责任。（2）在本合同签订后3个工作日内，向乙方提供举办年会所需的相关资料，包括但不限于公司LOGO、企业文化理念、参会人员名单（含姓名、职务、联系方式）、内部节目信息、活动预算范围等；若因甲方提供资料延误导致乙方服务延期，乙方不承担责任。（3）及时对乙方提交的策划方案、设计稿、进度报告等进行审核确认，在约定时间内反馈意见；若甲方逾期未反馈，视为认可乙方提交的内容，由此产生的服务调整成本由甲方承担。（4）配合乙方完成场地考察、设备调试、节目彩排等工作，提供必要的协助（如协调内部员工参与彩排、提供活动场地所需的相关许可文件等）；若因甲方不配合导致服务无法正常进行，乙方不承担责任。（5）活动期间，指派1名专人作为甲方项目经理，负责与乙方对接，协调解决现场问题；若甲方需变更项目经理，需提前1个工作日书面通知乙方。（二）乙方权利与义务1.权利（1）有权要求甲方按本合同约定支付服务费用，若甲方逾期支付，有权暂停服务，直至甲方支付相应款项；若逾期超过15日，有权解除本合同并追究甲方违约责任。（2）有权要求甲方及时提供举办年会所需的相关资料，若甲方逾期提供导致服务延误，有权顺延服务期限，且不承担违约责任。（3）在符合本合同约定及行业规范的前提下，有权自主安排服务人员、采购物料、租赁设备，但需提前向甲方报备相关信息（如人员简历、物料样品、设备参数等），经甲方确认后执行。（4）活动期间，若甲方提出超出本合同约定范围的额外服务需求（如增加演出节目、更换物料材质等），有权要求甲方额外支付费用，费用金额由双方协商确定并签订补充协议后，再提供相应服务。2.义务（1）严格按照本合同及附件约定的内容、标准、期限提供服务，确保服务质量符合要求；不得擅自变更服务内容、降低服务标准或延误服务期限。（2）保证所提供的人员（含主持人、礼仪、技术人员、演出人员等）具备相应的专业能力，无违法犯罪记录，且能够遵守甲方的规章制度及活动现场纪律；若因人员服务不当导致甲方或第三方损失，乙方需承担赔偿责任。（3）保证所提供的设备、物料符合国家相关质量标准，无安全隐患；设备需定期维护保养，物料需为全新、未使用过的合格产品（甲方同意使用二手物料的除外）；若因设备、物料质量问题导致甲方或第三方人身伤害或财产损失，乙方需承担全部赔偿责任。（4）对在服务过程中知悉的甲方商业秘密（如公司战略、财务信息、参会嘉宾信息等）及个人信息（如参会人员联系方式、身份证号等）承担保密义务，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露；本保密义务在本合同终止后仍持续有效，期限为3年。（5）活动期间，若发生不可抗力（如地震、火灾、暴雨、政府禁令等）或意外事件（如设备突发故障、人员突发疾病等），需立即启动应急预案，并第一时间通知甲方，与甲方共同协商解决方案，尽量减少甲方损失；若因乙方未及时采取措施导致损失扩大，乙方需承担扩大的损失。（6）不得将本合同项下的服务内容全部或部分转包给第三方，若确需分包（如设备租赁、物料采购），需提前3个工作日向甲方提交分包方资质证明文件，经甲方书面同意后，方可分包；乙方对分包方的服务质量承担连带责任。五、验收标准与方式（一）阶段性验收1.策划方案验收：乙方提交最终版《年会执行方案》后3个工作日内，甲方组织验收；验收合格的，甲方出具《策划方案验收确认单》（附件五）；验收不合格的，甲方需书面说明不合格原因，乙方需在2个工作日内完成修改并重新提交验收，直至验收合格。2.设计稿验收：乙方提交各视觉物料设计稿后3个工作日内，甲方组织验收；验收合格的，甲方出具《设计稿验收确认单》（附件六）；验收不合格的，甲方需书面提出修改意见，乙方需在3个工作日内完成修改并重新提交验收，修改次数不超过2轮（主KV设计除外）。3.场地布置验收：活动前6小时，甲方对场地布置进行验收；验收标准以《年会执行方案》及双方确认的场地布置图为准；验收合格的，甲方出具《场地布置验收确认单》（附件七）；验收不合格的，乙方需在活动开始前2小时完成整改并重新验收，若整改后仍不合格，甲方有权扣除部分服务费用（扣除金额按不合格部分对应费用的20%计算）。（二）最终验收活动结束且乙方完成全部后期服务（提交照片、视频、总结报告）后5个工作日内，甲方组织最终验收；验收内容包括但不限于服务内容完整性、服务质量、后期成果质量等，验收标准以本合同及附件约定为准。1.验收合格的，甲方出具《最终验收确认单》（附件八），作为甲方支付尾款的依据。2.验收不合格的，甲方需书面说明不合格原因，乙方需在10个工作日内完成整改（如重新制作视频、补充照片等），整改后重新提交验收；若乙方逾期未整改或整改后仍不合格，甲方有权拒绝支付尾款，且有权要求乙方承担违约责任。六、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方逾期支付服务费用，每逾期1日，需按逾期支付金额的0.5%向乙方支付违约金；逾期超过15日的，乙方有权暂停服务，由此导致的服务延误或损失由甲方承担；逾期超过30日的，乙方有权解除本合同，甲方需支付服务总费用的20%作为违约金，若违约金不足以弥补乙方实际损失（如已采购物料的费用、已支付的人员定金等），甲方还需赔偿差额部分。2.若甲方未按约定提供相关资料或未及时反馈意见，导致乙方服务延误或成本增加，甲方需承担由此产生的额外成本（如物料加急费用、人员加班费用等），且乙方有权顺延服务期限；若因甲方原因导致本合同无法履行，甲方需支付服务总费用的15%作为违约金，乙方已实际发生的费用（如策划费、设计费、设备租赁费等）由甲方承担。3.若甲方擅自解除本合同（除乙方违约外），需提前30日书面通知乙方；若提前通知时间不足30日，或未通知擅自解除合同，甲方需支付服务总费用的25%作为违约金，若违约金不足以弥补乙方实际损失，甲方还需赔偿差额部分。（二）乙方违约责任1.若乙方未按本合同约定的期限提供服务（如逾期提交策划方案、逾期完成场地布置、逾期提交后期成果等），每逾期1日，需按服务总费用的0.5%向甲方支付违约金；逾期超过5日的，甲方有权要求乙方限期整改，整改后仍逾期的，甲方有权解除本合同，乙方需支付服务总费用的20%作为违约金，且需退还甲方已支付的全部款项，若违约金不足以弥补甲方实际损失（如甲方因年会延误产生的额外场地租赁费用、员工误工费用等），乙方还需赔偿差额部分。2.若乙方提供的服务质量不符合本合同约定（如策划方案未经甲方确认擅自执行、场地布置存在安全隐患、设备频繁故障、人员服务态度恶劣等），甲方有权要求乙方限期整改，整改期限不超过3日；若整改后仍不符合要求，甲方有权扣除部分服务费用（扣除金额按不合格部分对应费用的30%-50%计算）；若因服务质量问题导致年会无法正常进行或造成甲方声誉损失、第三方人身伤害或财产损失，乙方需承担全部赔偿责任，且甲方有权解除本合同，乙方需支付服务总费用的30%作为违约金，并退还甲方已支付的全部款项。3.若乙方擅自变更服务内容（如减少服务项目、更换服务人员未获甲方同意、降低设备或物料标准等），需在甲方发现后24小时内恢复原服务内容或经甲方书面同意后调整；若乙方未恢复且未获得甲方同意，甲方有权扣除变更部分对应费用的2倍作为违约金；若变更内容严重影响年会质量，甲方有权解除本合同，乙方需支付服务总费用的25%作为违约金，并退还甲方已支付的全部款项。4.若乙方违反保密义务，泄露甲方商业秘密或个人信息，需向甲方支付服务总费用的20%作为违约金；若因此给甲方造成经济损失（如客户流失、诉讼费用等），乙方还需承担全部赔偿责任。5.若乙方擅自将服务转包给第三方，甲方有权解除本合同，乙方需支付服务总费用的15%作为违约金，并退还甲方已支付的全部款项；若分包方服务质量不符合要求，乙方需承担连带责任。七、不可抗力与意外事件1.不可抗力是指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、政府禁令、疫情等；意外事件是指非因双方过错导致的突发事件，包括但不限于设备突发故障（非质量问题）、人员突发疾病（非乙方未履行健康检查义务导致）、交通管制导致物料运输延误等。2.若因不