学校采购制度管理制度

学校采购制度管理制度学校采购管理制度第一章总则为规范学校采购行为，提高资金使用效益，保障采购质量，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《事业单位财务规则》等法律法规，结合本校实际，制定本制度。本制度适用于学校各部门、院系、附属单位（以下统称“采购单位”）使用财政性资金、事业收入、经营收入及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。学校采购工作遵循“公开、公平、公正、效益、诚信”原则，实行统一领导、分级管理、集中采购与分散采购相结合的管理体制。学校成立采购工作领导小组，由校长任组长，分管财务、后勤工作的副校长任副组长，成员包括财务处、审计处、纪检监察室、后勤管理处、资产管理处等部门负责人。采购工作领导小组负责审议采购管理制度、审批年度采购计划、研究解决重大采购事项。采购管理办公室（设在后勤管理处）作为常设办事机构，负责采购日常管理、组织实施集中采购项目、指导分散采购活动、建立供应商管理库等工作。第二章采购预算与计划管理采购预算是学校年度财务预算的重要组成部分，各采购单位应根据事业发展规划和年度工作任务，编制本单位年度采购预算。采购预算编制遵循“量入为出、统筹兼顾、保证重点、勤俭节约”原则，细化到具体采购项目、数量、规格型号、预算金额及资金来源。采购预算须经财务处审核、采购工作领导小组审议后，纳入学校年度财务预算报上级主管部门审批。年度采购预算一经批准，原则上不得调整。因特殊情况确需调整的，采购单位须提交预算调整申请，详细说明调整理由、调整金额及资金来源，经财务处审核后报采购工作领导小组审批。涉及重大预算调整的，须报请校长办公会审议。采购单位应根据批准的采购预算，在每季度初10个工作日内编制季度采购计划，报采购管理办公室备案。采购计划应明确采购项目名称、技术参数、数量、预算金额、采购方式、完成时限等内容。第三章采购方式与适用范围学校采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。公开招标是学校采购的主要方式，适用于单项或批量采购金额达到规定标准（货物类XX万元以上、服务类XX万元以上、工程类XX万元以上）的项目。因特殊情况需要采用公开招标以外采购方式的，须按规定程序报批。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性磋商适用于政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添置，且添置资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。第四章采购实施流程第一节集中采购项目实施集中采购项目是指纳入学校集中采购目录及达到公开招标数额标准的采购项目，由采购管理办公室统一组织实施。采购单位根据采购计划向采购管理办公室提交采购申请，同时提供项目需求论证报告、技术参数、预算金额等资料。采购管理办公室对采购申请进行审核，重点审查项目的合规性、必要性及技术参数的合理性。技术参数确定后，采购管理办公室组织编制采购文件（包括招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书等）。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评审标准、合同主要条款等内容。采购文件编制完成后，须经采购单位确认、法律顾问审核，并报采购工作领导小组备案。公开招标项目的采购文件应在指定媒体上发布，公告期限不得少于20日；邀请招标项目应向3家以上合格供应商发出投标邀请书；竞争性谈判、竞争性磋商、询价项目应通过公告方式邀请不少于3家符合相应资格条件的供应商参与。采购管理办公室负责组织开标、评标工作。评标委员会由采购单位代表、技术专家、经济专家组成，人数为5人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照采购文件规定的评审标准和方法，对投标文件进行独立评审，出具书面评标报告，推荐中标候选人。采购管理办公室根据评标报告确定中标供应商，并在指定媒体上发布中标公告，公告期限不得少于1个工作日。中标公告发布后，采购管理办公室向中标供应商发出中标通知书。第二节分散采购项目实施分散采购项目是指未纳入学校集中采购目录且未达到公开招标数额标准的采购项目，由采购单位自行组织实施，但须接受采购管理办公室的指导和监督。采购单位应成立不少于3人的采购工作小组，负责本单位分散采购项目的具体实施。分散采购项目应优先采用竞争性方式（如竞争性谈判、询价等）确定供应商，采购过程须有详细记录。采购单位在完成分散采购后，应在10个工作日内将采购结果（包括供应商名称、采购金额、成交方式等）报采购管理办公室备案。分散采购项目涉及的合同签订、验收、付款等流程，参照集中采购项目相关规定执行。第五章合同管理采购项目中标后，采购单位应在中标通知书发出之日起30日内与中标供应商签订书面采购合同。合同内容应包括采购项目名称、数量、规格型号、质量标准、价款、履行期限、交货地点、验收方式、违约责任、争议解决方式等条款。合同文本应采用国家或行业标准合同范本，特殊情况需要修改或补充的，须经法律顾问审核。采购合同签订前，须经采购单位负责人审核、采购管理办公室复核、财务处审核资金来源，重大合同须报采购工作领导小组审批。合同签订后，采购单位应将合同副本送采购管理办公室、财务处备案。合同履行过程中，因特殊情况需要变更或解除合同的，采购单位应与供应商协商一致，并签订书面变更或解除协议，按原合同审批程序报相关部门备案。第六章验收与付款采购项目完成后，采购单位应组织验收工作。验收小组由采购单位代表、技术人员、使用部门人员组成，必要时可邀请财务、审计部门人员参加。验收小组应对照采购合同、招标文件、中标文件及相关技术标准，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等进行全面验收，出具验收报告。验收报告须经验收小组成员签字确认。验收合格后，采购单位凭采购合同、验收报告、发票、中标通知书等资料，按学校财务管理制度办理付款手续。财务处应严格审核付款资料的完整性和合规性，符合条件的方可办理付款。对于大型或复杂采购项目，可根据合同约定分期支付款项，但预付款不得超过合同总金额的30%，尾款支付须在验收合格后进行。第七章档案管理采购管理办公室和采购单位应建立健全采购档案管理制度，对采购活动全过程形成的文件资料进行收集、整理、归档。采购档案包括采购预算、采购计划、采购申请、需求论证报告、采购文件、投标文件、评标报告、中标公告、中标通知书、采购合同、验收报告、发票、付款凭证等。采购档案保存期限自采购结束之日起至少保存15年。采购管理办公室负责集中采购项目档案的统一管理，采购单位负责分散采购项目档案的管理。档案管理人员应确保档案资料的完整性、准确性和安全性，建立档案查阅登记制度，未经批准不得擅自查阅、复制或销毁档案资料。第八章监督与责任追究学校纪检监察室、审计处负责对采购活动进行全过程监督，重点监督采购预算执行、采购方式选择、采购程序合规性、合同履行等情况。监督部门可通过查阅资料、现场检查、约谈相关人员等方式开展监督工作，对发现的问题及时提出整改意见。采购单位和相关人员在采购活动中应严格遵守本制度及相关法律法规，严禁有下列行为：化整为零规避公开招标；擅自改变采购方式或采购内容；与供应商恶意串通；收受供应商贿赂或其他不正当利益；泄露采购活动中的保密信息；提供虚假材料或报告；无故拖延验收或付款等。对违反上述规定的单位和个人，学校将视情节轻重给予通报批评、经济处罚、组织处理；构成违纪的，依照有关规定给予党纪政纪处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。第九章应急采购管理因发生重大自然灾害、事故灾难、公共卫生事件等紧急情况，需要立即开展的采购项目，可启动应急采购程序。应急采购由采购单位提出申