2026年长期会议会展服务合同书

2026年长期会议会展服务合同书合同编号：签订日期：2026年日,甲方（委托方公司）：乙方（服务方公司）：鉴于甲方拟于2026年举办一系列长期会议和会展活动，需要乙方提供相应的服务，双方经友好协商，达成如下协议：一、合同标的1.服务内容：乙方将为甲方提供包括但不限于场地布置、设备租赁、人员接待、会议组织、活动策划、现场管理等全面会议会展服务。2.规格型号/标准：按照甲方提供的会议会展需求，乙方将按照国家相关标准和行业规范提供服务。3.数量：本次服务共计次。4.单价：设备租赁单价为人民币壹拾贰万伍仟元整，人员服务单价为人民币伍仟元整。5.总价：合同总价为人民币叁拾柒万伍仟元整。二、权利义务1.甲方义务：甲方应在合同签订后%的金额作为预付款支付给乙方，剩余款项在服务完成后%的金额支付给乙方。甲方应按照约定的时间、地点和要求提供场地、设备等。2.乙方义务：乙方应按照甲方的要求，在约定的时间内完成会议会展服务的准备工作，并保证服务质量符合国家相关标准和行业规范。3.验收：甲方应在收到货物后5个工作日内完成验收，逾期视为验收合格。4.保密：双方对本合同内容负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方外泄。5.变更：任何一方需变更合同内容，应提前书面通知对方，经双方协商一致后，方可生效。6.终止：如一方违反合同约定，另一方有权终止合同，并要求赔偿损失。三、违约责任1.乙方未能按时完成服务，每逾期一日，应向甲方支付合同总价的千分之三作为违约金。2.甲方未能按时支付款项，每逾期一日，应向乙方支付逾期款项的千分之五作为违约金。3.如一方违反保密义务，应承担相应的法律责任。四、争议解决双方因履行本合同发生的争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向提起诉讼。五、合同期限、生效条件、份数1.本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期为年。2.本合同一式份，甲乙双方各执份，具有同等法律效力。六、其他1.本合同未尽事宜，由双方另行协商解决。注：本合同文本，具体内容以双方实际签订的合同为准。七、保密条款1.甲方和乙方在本合同履行过程中所获得的对方商业秘密，包括但不限于技术信息、经营信息、客户信息等，均应严格保密。2.未经对方同意，任何一方不得向任何第三方外泄或使用对方的商业秘密。3.违反保密义务的，应立即停止侵权行为，并赔偿对方因此遭受的直接经济损失。八、知识产权1.乙方在履行合同过程中所创作的任何作品，包括但不限于设计图纸、文案、视频等，其知识产权归乙方所有。2.甲方获得在合同约定的范围内使用上述作品的非独占性、不可转让的权利。3.合同期满或终止后，乙方应向甲方提供上述作品的电子版或纸质版。九、不可抗力1.因不可抗力导致合同无法履行或履行困难的，双方应协商解决。2.不可抗力事件包括但不限于自然灾害、战争、管理部门行为、社会异常事件等。3.发生不可抗力事件后，双方应及时以书面形式通知对方，并采取一切可能措施减轻损失。十、通知,1.双方之间的所有通知应以书面形式进行，并按照以下地址送达：2.通知自送达之日起生效。十一、合同附件本合同附件包括但不限于以下内容：,-会议会展服务详细方案-服务费用明细表-人员安排表-设备清单十二、合同解除,1.在合同履行期间，如遇以下情况之一，任何一方有权解除合同：,-另一方严重违反合同约定，经催告后仍未改正；,-发生不可抗力事件，导致合同无法履行；-双方协商一致解除合同。2.合同解除后，双方应立即停止履行合同，并按照约定处理未履行部分。十三、合同解释本合同的解释权归所有。十四、合同签署,1.会议会展服务详细方案2.服务费用明细表,3.人员安排表4.设备清单十五、保密条款1.双方对本合同内容以及合同履行过程中知悉的对方商业秘密负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方外泄。2.本保密条款在合同终止后仍然有效，双方仍需遵守保密义务。十六、争议解决1.双方在履行合同过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向提起诉讼。2.诉讼期间，除争议事项外，双方应继续履行合同。十七、其他2.本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。十八、附件1.会议会展服务详细方案-会议主题：2026年全球科技创新高峰论坛,-会议时间：2026年5月20日至22日,-会议地点：北京国家会议中心-参会人数：预计1000人-服务内容：场地布置、设备租赁、餐饮服务、安保服务、翻译服务、媒体宣传等,2.服务费用明细表-场地租赁费用：人民币500万元,-设备租赁费用：人民币100万元,-餐饮服务费用：人民币200万元,-安保服务费用：人民币50万元,-翻译服务费用：人民币30万元,-媒体宣传费用：人民币50万元,-合计：人民币930万元3.人员安排表,-安保服务负责人：孙七-翻译服务负责人：周八,-媒体宣传负责人：吴九4.设备清单,-音响设备：10套-投影仪：10台,-话筒：50个-屏幕背景：5块,-桌椅：1000套-灯光设备：10套-空调设备：20台-休息区家具：50套5.会议宣传方案-宣传渠道：线上宣传包括官方网站、社交媒体平台（如微博、微信、抖音等），线下宣传包括海报、宣传册、户外广告等。-线下宣传预算：人民币50万元，用于制作并发放宣传册、海报，以及户外广告投放。-预期效果：通过多元化的宣传渠道，预计将吸引至少500万人次线上关注，线下覆盖人群达到10万人次。6.参会嘉宾邀请名单-邀请嘉宾包括国内外知名科技创新企业CEO、专家学者、管理部门官员等。-邀请函发送时间：2025年12月至2026年1月。-预计邀请嘉宾人数：50人。-邀请函发送方式：电子邮件、电话、微信等。7.会议日程安排-2026年5月20日：上午9:00-12:00开幕式及主旨演讲，下午13:30-17:30分会场讨论。-2026年5月21日：上午9:00-12:00分会场讨论，下午13:30-17:30圆桌论坛。-2026年5月22日：上午9:00-12:00分会场讨论，下午13:30-17:00闭幕式及颁奖仪式。8.会议现场服务-现场设有接待台，提供咨询服务，解答参会者疑问。-设有志愿者团队，负责引导参会者、协助签到、维持现场秩序等。-提供现场医疗救助服务，配备专业医护人员及常用药品。9.突发事件应急预案-针对可能发生的突发事件，如自然灾害、设备故障、人员伤害等，制定相应的应急预案。-应急预案包括现场疏散、医疗救助、设备维修等具体措施。-定期进行应急演练，确保应急预案的有效性。10.合同履行及违约责任-本合同自双方签字盖章之日起生效，至会议结束日终止。-双方应严格按照合同约定履行各自义务，如一方违约，应承担违约责任。-违约责任包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。-双方应保持良好沟通，及时解决合同履行过程中出现的问题。11.会议资料及用品准备-会议资料包括参会指南、议程表、演讲稿等，共需准备1000份。-会用品包括会议手册、笔记本、笔、水杯等，共计500套。-所有资料及用品将在5月15日前送达至指定地点。-通过官方网站、微信公众号、社交媒体等渠道发布会议信息，预计宣传覆盖面达到10万次。-邀请行业专家、媒体记者、合作伙伴等参会，预计参会人数达到500人。-与合作伙伴共同举办预热活动，提高会议关注度。13.交通及住宿安排-为参会者提供免费大巴接送服务，共计往返10趟。-提供参会者住宿优惠，与当地酒店合作，提供100间免费住宿。-安排专人负责接待入住，确保参会者顺利入住。14.会议餐饮服务-会议期间提供自助早餐、午餐、下午茶，共计3000份餐食。-餐饮服务由专业餐饮公司提供，确保食品安全及卫生。-餐饮菜单根据参会者需求进行调整，提供多种口味选择。15.会议现场设备保障-提供音响、投影仪、电脑等设备，确保会议顺利进行。-设备由专业技术人员负责安装、调试及维护。-会议期间对设备进行实时监控，确保设备运行正常。16.会议后期总结及评估-会议结束后，对会议组织、参会者满意度等方面进行评估。-评估结果将以报告形式提交给双方，以便总结经验、改进不足。-双方将共同探讨如何提升未来会议的举办质量。17.会议礼品及纪念品-为参会者准备精美礼品，如定制笔记本、U盘等，共计1000份。-纪念品上印有会议主题及赞助商logo，增强品牌曝光度。-预计礼品成本控制在10万元以内。18.会议安全保障-招聘专业安保人员，确保会议期间秩序井然。-设立紧急疏散通道，明确安全逃生路线。-安排医护人员及救护车，应对突发事件。19.会议场地布置-会场布置由专业设计师负责，体现会议主题和氛围。-使用环保、可回收材料，降低会议对环境的影响。-会场布局合理，确保参会者舒适参会。20.会议技术支持-为参会者提供无线网络接入，覆盖范围达500平方米。-提供移动电源，确保参会者手机电量充足。-设立技术支持台，为参会者解决设备使用问题。21.会议现场互动-安排专业主持人，确保会议流程顺利进