档案管理制度

档案管理制度一、总则为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及相关行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。档案工作是单位重要的基础性工作，全体员工均有保护档案的义务。档案管理工作遵循统一领导、分级管理、完整准确、规范有序、安全保密、方便利用的原则。二、档案管理机构与职责单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。设立或明确档案管理部门（或指定专人），负责统筹规划、组织协调和监督指导本单位的档案工作。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门形成的档案材料的收集、整理、预归档工作，并定期向单位档案管理部门移交。单位档案管理部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理规章制度及工作细则。2.负责对本单位各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。3.负责接收、征集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用本单位的各类档案。4.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍素质。5.积极推广和应用档案管理现代化技术，提升档案管理效率和水平。6.组织开展档案宣传和利用工作，发挥档案的历史凭证和参考作用。各部门兼职档案员的主要职责包括：1.负责本部门工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理和妥善保管。2.按照规定的时间和要求，向单位档案管理部门移交符合规范的归档材料。3.协助档案管理部门做好本部门档案的利用和相关统计工作。4.及时向档案管理部门反映本部门档案工作中存在的问题。三、档案的形成与收集各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，均为档案收集范围。档案形成者应本着认真负责的态度，确保文件材料的真实性、准确性和完整性。文件材料的收集应遵循“谁形成、谁收集”的原则，做到及时、齐全。对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应指定专人负责收集和整理。归档文件材料的范围包括但不限于：1.各类决议、决定、命令、指示、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。2.各类合同、协议、意向书、备忘录等具有法律效用的文件。3.各类工作计划、总结、报告、统计报表等。4.各类技术文件、图纸、工艺、配方、技术标准等。5.各类人员任免、奖惩、考核、工资、福利等人事材料。6.反映单位历史面貌、重要活动的声像、实物等材料。7.其他具有保存价值的文件材料。四、档案的整理与归档档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、排序、编目、装订等环节。归档文件材料应符合以下要求：1.纸质文件材料应字迹清楚、图样清晰、签字盖章手续完备，使用符合档案保管要求的书写材料和纸张。2.电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并按照相关技术标准进行整理和存储。3.声像材料应附带相应的文字说明，注明事由、时间、地点、人物、作者等。档案分类应科学合理，可根据单位实际情况采用年度、机构（部门）、问题等分类方法或其组合。分类方案应保持相对稳定。文件材料的排序应按照事由结合时间、重要程度等进行。同一事由的相关文件，应先正文后附件，先主件后次件，先印件后定稿。档案编目应准确、规范，包括件号（或卷号）、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等著录项目。档案应编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。归档时间：各部门应在每年上半年将上一年度形成的文件材料整理完毕，并向单位档案管理部门移交归档。对于专业性强或形成周期较长的项目档案，可根据项目进展情况分期或在项目完成后一次性归档。档案移交时，交接双方应办理交接手续，填写档案移交清单，双方签字确认。五、档案的保管档案保管应建立严格的库房管理制度，配备适宜的档案装具和设备，确保档案的安全。档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等“九防”要求。档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度、湿度应控制在规定范围内。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。档案应按照不同门类和保管期限分别存放，排列有序，便于管理和查找。档案装具（如档案柜、档案盒）应符合国家标准。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复和复制。建立健全档案安全保密制度，加强对档案管理人员的保密教育，防止档案失泄密事件发生。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。六、档案的利用档案利用是档案工作的重要环节，应在确保档案安全和保密的前提下，积极为单位各项工作提供服务。单位内部人员因工作需要查阅档案，须持有效证明（如工作证），经相关负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和本人有效证件，经单位档案管理部门负责人及相关业务部门负责人批准。查阅档案时，应遵守档案管理部门的规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经许可，不得擅自复制、拍摄、抄录档案内容。查阅档案一般在指定的阅档室进行。确因工作需要借出档案的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅者对档案的安全、保密负全部责任。复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理部门负责复制，复制件须加盖档案证明章。查（借）阅档案的情况，应进行详细记录。七、档案的鉴定与销毁档案鉴定工作是指对档案的保存价值进行评估，确定其保管期限，并对已到保管期限的档案进行审查，决定其存毁。档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限根据档案价值可分为若干年。档案鉴定工作应由单位档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应按照国家有关档案保管期限的规定和单位档案分类方案及保管期限表，对档案进行认真鉴定，提出存毁意见。对已到保管期限且经鉴定确无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案销毁前，应编制档案销毁清册，报单位分管领导批准。档案销毁应有两人以上监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。销毁清册应永久保存。八、责任追究对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.不按规定收集、整理、移交档案材料，造成档案材料残缺不全或丢失的。2.擅自涂改、勾画、抽取、撤换、增删、伪造档案材料的。3.在档案收集、整理、保管、利用等环节中，因工作失职造成档案严重损坏或丢失的。4.违反档案保密规定，泄露档案秘密的。5.擅自销毁档案或擅自处理应归档文件