钉钉系统财务审批流程管理办法

钉钉系统财务审批流程管理办法第一章总则第一条目的与依据为进一步规范公司财务管理，优化财务审批流程，提高审批效率，确保资金使用的合规性、安全性与效益性，明确各环节职责，依据国家相关财经法律法规及公司内部管理制度，结合公司实际情况及钉钉系统应用特点，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司全体员工在钉钉系统中发起的各类财务支出、费用报销、款项支付等审批事项。所有通过钉钉系统流转的财务审批业务，均须遵守本办法的规定。第三条基本原则财务审批管理遵循以下原则：1.统一规范原则：审批流程、权限、表单样式等均应统一标准，确保审批活动有序进行。2.分级授权原则：根据审批事项的性质、金额及重要程度，赋予不同层级人员相应的审批权限。3.效率优先原则：在确保合规的前提下，简化审批环节，缩短审批时限，提升审批效率。4.权责对等原则：审批人对其审批行为负责，承担相应的管理与监督责任。5.公开透明原则：审批流程状态、审批意见等信息应在系统内保持一定程度的透明，便于追溯与监督。第二章组织与职责第四条财务部门职责公司财务部门是财务审批流程的归口管理部门，主要职责包括：1.负责本办法的制定、修订、解释与监督执行。2.负责钉钉财务审批相关表单的设计、配置与维护。3.负责审批权限的设定与动态调整建议。4.对审批流程的合规性、完整性进行审核，对不符合规定的审批事项予以退回并说明理由。5.提供财务审批相关的咨询与培训支持。6.定期对审批流程运行情况进行分析与优化。第五条信息技术部门职责1.负责钉钉系统的日常运维，保障系统稳定运行。2.配合财务部门进行审批流程、表单的技术配置与调整。3.确保审批数据的安全与备份。4.协助解决系统使用过程中出现的技术问题。第六条各业务部门职责1.各部门负责人是本部门财务审批事项的第一责任人，对本部门发起的审批事项的真实性、合规性负责。2.组织本部门员工学习并遵守本办法及相关财务制度。3.按照审批权限对本部门的审批事项进行及时、审慎的审核与审批。第七条员工职责1.学习并严格遵守本办法及公司相关财务制度。2.按照规定的流程和要求，真实、准确、完整地填写审批表单，上传必要的附件。3.对所发起审批事项的真实性、合法性承担直接责任。4.关注审批进度，及时处理审批过程中被退回的事项。第三章审批流程与规范第八条审批流程概述财务审批基本流程包括：事项发起、部门审核、财务审核、分级审批、付款/报销执行、凭证归档等环节。具体流程根据审批事项类型及金额大小有所差异。第九条审批发起1.员工应根据实际业务需求，在钉钉系统中选择相应的财务审批模板（如费用报销单、付款申请单、借款单等）。2.如实填写审批单中的各项必填信息，包括但不限于：事由、金额、日期、涉及部门、收款方信息（如适用）等。3.按照“一事一报”原则发起审批，避免多笔不相关事项合并申报。4.上传清晰、完整的原始凭证及相关证明材料扫描件或照片作为附件，如发票、合同、费用明细、验收证明等。第十条审批层级与权限1.公司将根据审批事项的性质（如日常费用、专项支出、固定资产采购等）及金额设定分级审批权限。具体权限标准由财务部门会同人力资源及相关业务部门制定，并根据公司发展情况适时调整。2.各级审批人应在其授权范围内履行审批职责，不得越权审批或推诿审批。3.审批人应对审批事项的真实性、必要性、合规性及表单填写的完整性进行审核。对有疑问的事项，应及时向申请人了解情况，必要时可要求补充材料。4.审批人在收到审批任务后，应尽快处理，原则上不超过一个工作日。第十一条常用审批事项流程规范1.日常费用报销：*申请人发起→部门负责人审核→财务部门审核→（根据金额）分管领导/总经理审批→财务付款/核销。*日常费用主要包括：差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费等。2.采购付款：*（前置流程：采购申请审批、合同审批）→申请人根据合同约定及到货/服务验收情况发起付款申请→部门负责人审核→财务部门审核（含合同、发票、验收单审核）→（根据金额）分管领导/总经理审批→财务付款。3.借款：*申请人发起借款申请→部门负责人审核→财务部门审核→（根据金额）分管领导/总经理审批→财务付款。*借款应专款专用，并有明确的还款或报销冲销期限。4.其他专项支出：根据支出性质，参照上述流程或另行制定专项审批流程。第十二条审批代理1.审批人因出差、休假等原因无法及时处理审批事项时，应提前在钉钉系统中设置审批代理人，并明确代理权限及时限。2.代理人应在授权范围内认真履行审批职责，对代理审批行为承担相应责任。第十三条审批撤回与修改1.在审批流程未完成前，申请人发现审批信息有误或事项变更，可撤回审批进行修改后重新发起。2.若审批已进入下一环节，申请人需与当前审批人沟通，请求其退回后再进行修改。第十四条审批终止与作废对于已发起但因特殊原因无需继续审批的事项，申请人可在与相关审批人沟通后，按系统功能操作终止或作废该审批流程，并通知相关方。第四章审批事项与要求第十五条原始凭证要求1.所有报销及付款事项均需提供合法、合规、真实的原始凭证。2.原始凭证应要素齐全，包括：开票日期、开票单位名称、纳税人识别号、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、大小写一致、开票人、复核人、收款人等信息，并加盖开票单位发票专用章。4.不符合要求的原始凭证，财务部门有权拒绝受理。第十六条费用报销要求1.费用报销应在业务发生完毕后及时办理，一般不应超过业务发生当月。跨年度费用原则上不予报销，特殊情况需提供充分说明并经分管领导批准。2.各项费用支出应符合公司费用报销标准及相关规定。3.差旅费报销需附出差申请单（如有）、交通票据、住宿票据等，出差事由应清晰。4.业务招待费报销需注明招待对象、事由、参与人员等信息。第十七条付款申请要求1.付款申请应基于已审批的合同、订单或有效的业务约定。2.涉及对外支付款项的，需准确填写收款单位全称、开户银行、银行账号等信息，确保与合同及收款方提供的信息一致。3.预付款项应谨慎，并有明确的合同依据和付款条件。第十八条借款管理要求1.借款仅限于因公出差、零星采购等临时需要。2.借款人应在业务完成后规定期限内办理报销或还款手续。前次借款未结清的，原则上不予办理新的借款。3.严禁公款私用或长期占用公司资金。第五章资金支付管理第十九条支付审核财务部门在接到已完成最终审批的付款申请后，应对审批流程的完整性、附件的合规性、付款信息的准确性进行最终复核。复核无误后方可安排付款。第二十条支付方式根据业务性质及公司规定，可选择银行转账、支票、银行汇票等支付方式。鼓励使用非现金支付方式。第二十一条支付时效财务部门应在完成支付审核后的合理工作日内办理付款手续。如遇特殊情况（如银行系统故障、节假日等）需延迟支付的，应及时通知申请人。第六章信息安全与保密第二十二条账号安全1.用户应妥善保管个人钉钉账号及密码，不得转借他人使用。2.如发现账号异常或被盗用，应立即通知IT部门并及时修改密码。第二十三条信息保密1.审批过程中涉及的公司财务数据、商业信息等均属于公司机密，相关人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露、传播。2.不得利用审批权限查看与自身工作无关的审批信息。3.钉钉系统中的审批数据由公司统一管理，未经授权，任何个人不得擅自导出、复制或用于其他目的。第七章监督与责任第二十四条监督检查财务部门将定期或不定期对财务审批流程的执行情况进行检查，重点关注审批的合规性、及时性、附件的完整性等。检查结果将作为相关部门及人员绩效考核的参考依据之一。第二十五条责任追究对于违反本办法规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人进行处理，包括但不限于：责令改正、通报批评、经济处罚，情节严重的，将追究其法律责任：1.虚报、冒领、挪用资金的；2.提供虚假发票或其他原始凭证的；3.未经审批擅自支出或超额支出的；4.审批人未履行审核职责，导致不当支付的；5.泄露审批信息中涉及公司机密内容的；6.其他违反本办法及公司财务制度的行为。第八