Off办公基础应用及教程 6

项目三 Word特殊版式设计与批量制作新形态立体化精品系列教材Office办公应用立体化教程（Office2016）（微课版）（AI助学）（第2版）任务一

编排“节约资源倡议书”文档任务二

制作“信封”文档项目实训内容导航（一）设置页面版式（二）调整字符宽度（三）合并字符（四）设置双行合一（五）设置首字下沉（六）分栏排版（七）设置页面背景（八）预览并打印文档课后练习AIGC高效办公一、任务描述老洪要求米拉对“节约资源倡议书”文档进行编排，希望通过“节约资源倡议书”增强公司内部的环保意识，并鼓励所有员工参与到节约资源的活动中来。米拉通过Word2016的特殊版式设计功能，如首行缩进、分栏排版等设计出了新颖、美观的“节约资源倡议书”文档，效果如右图所示。二、任务实施在制作文档时，为了确保内容在不同的媒介上良好呈现，以及提升文档的可读性和美观性，可以设置文档的页面版式。下面在“节约资源倡议书”文档中设置页面方向、页边距和页面大小，具体操作如下。（一）设置页面版式（一）设置页面版式打开“节约资源倡议书”文档，单击“布局”选项卡，在“页面设置”组中单击对话框扩展按钮

，打开“页面设置”对话框。单击“页边距”选项卡，在“纸张方向”选项组中选择“横向”选项，单击“纸张”选项卡，在“纸张大小”下拉列表中选择“自定义大小”选项进行参数设置。（二）调整字符宽度文档排版时，为了提升阅读的舒适性和流畅性，可以适当调整字符的宽度，以避免文字之间过于拥挤。单击“开始”选项卡，在“段落”组中单击“中文版式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“调整宽度”选项。（三）合并字符合并字符是指使多个字符占1个字符的宽度，通过合并字符，可以改善某些字体的排版问题，提高字符间的空间利用率。单击“开始”选项卡，在“段落”组中单击“中文版式”按钮

，在弹出的下拉列表中选择“合并字符”选项。（四）设置双行合一双行合一是指将两行文字显示在文档的一行中，通过双行合一，可以制作出文字并排显示的效果。单击“开始”选项卡，在“段落”组中单击“中文版式”按钮

，在弹出的下拉列表中选择“双行合一”选项。打开“双行合一”对话框，单击“确定”按钮返回文档。（五）设置首字下沉在Word2016中，首字下沉是指将段落首字放大并嵌入显示，以突出显示段落首字，使其更加醒目。单击“插入”选项卡，在“文本”组中单击“首字下沉”按钮

，在弹出的下拉列表中选择“首字下沉选项”选项进行设置即可。（六）分栏排版分栏排版是一种常用的排版方式，它被广泛应用于具有特殊版式的文档，如报刊、图书和广告单等印刷品中。使用分栏排版功能可以制作出别具特色的文档版面，使整个页面更具观赏性。单击“布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“分栏”按钮

，在弹出的下拉列表中选择“三栏”选项进行设置。（七）设置页面背景为了使Word文档更加美观，可设置页面背景。设置页面背景时，不仅可以应用不同的颜色，还可使用图片或图案。单击“设计”选项卡，在“页面背景”组中单击“页面颜色”按钮

，在弹出的下拉列表中选择“填充效果”选项。打开“填充效果”对话框，单击“图片”选项卡，单击“选择图片”按钮，打开“插入图片”对话框，选择“从文件”选项，打开“插入图片”对话框，选择“从文件”选项，打开“选择图片”对话框，在地址栏中选择图片的保存位置。（八）预览并打印文档文档制作完成后，还需要将其打印出来，以便于文档的阅读、传递与保存。单击“文件”选项卡，在打开的窗口中选择“打印”选项，在右侧预览打印效果。单击“纸张”选项卡，单击“打印选项”按钮，打开“Word选项”对话框，在左侧单击“显示”选项卡，在右侧的“打印选项”选项组中选中“打印背景色和图像”复选框，单击“确定”按。任务一

编排“节约资源倡议书”文档任务二制作“信封”文档项目实训内容导航（一）制作中文信封（二）合并邮件（三）批量打印信封课后练习AIGC高效办公一、任务描述公司准备在给客户的宣传物料中放入一封感谢信函，为了节约时间和成本，需要统一制作并打印大量信封，老洪让米拉通过“客户资料表”中的数据批量制作信封。制作完成后的参考效果如下图所示。二、任务实施在实际工作中，要为大量的客户邮寄信件时，可使用Word2016的信封功能，即在“邮件”选项卡中制作中文信封、创建标签和合并邮件等。中文信封与外文信封在版式和文本输入次序上有所不同，为了满足中文用户的需要，Word2016提供了多种中文信封样式，以便用户使用。（一）制作中文信封（一）制作中文信封主文档是指用于存放每封信中含有相同内容的部分文本的文档。建立“信封”主文档，可以搭建信封的内容框架，在其中可以输入不同信封上相同的文本。在新建的空白文档中单击“邮件”选项卡，在“创建”组中单击“中文信封”按钮，在打开的“信封制作向导”对话框根据提示进行操作。1.建立主文档（一）制作中文信封这里的数据源是指不同信封中的不同特定文本。数据源可从Word文档、Excel工作表、Access数据库和Outlook通讯录等中获取。单击“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”组中单击“选择收件人”按钮

，在弹出的下拉列表中选择“使用现有列表”选项。打开“选取数据源”对话框，选择数据源文档的保存路径并选择数据源文档。2．准备并调用数据源（二）合并邮件插入合并域是指将数据源中的数据引用到主文档中相应的位置。单击“邮件”选项卡，在“编写和插入域”组中单击“插入合并域”按钮

右侧的

按钮，打开“插入合并域”对话框，在“域”列表框中选择“邮政编码”选项，单击

按钮插入合并域，并调整合并域的大小。1.插入合并域（二）合并邮件插入合并域后，可预览信封效果，查看插入的合并域是否在合适的位置。单击“邮件”选项卡，在“预览结果”组中单击“预览结果”按钮，返回信封，可看到插入的合并域变成了详细的邮政编码、地址、姓名和职务信息。2．预览信封（二）合并邮件

通过前面的操作，只能查看第1条记录，要想将全部记录合并到新文档中，可执行完成并合并操作。单击“邮件”选项卡，在“完成”组中单击“完成并合并”按钮

，在弹出的下拉列表中选择“编辑单个文档”选项。打开“合并到新文档”对话框，选中“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，Word2016将自动新建一个名为“函1”的文档，在该文档中拖动垂直滚动条可依次查看全部记录。3.完成合并（三）批量打印信封（1）单击“邮件”选项卡，在“完成”组中单击“完成并合并”按钮

，在弹出的下拉列表中选择“打印文档”选项。（2）打开“合并到打印机”对话框，选中“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，在打开的“打印”对话框中保持默认设置，单击“确定”按钮。任务一

编排“节约资源倡议书”文档任务二

制作“信封”文档项目实训内容导航一、编排“垃圾分类”文档二、制作“荣誉证书”文档课后练习AIGC高效办公一、编排“垃圾分类”文档本实训的目标是编排“垃圾分类”文档。通过本实训，读者能更加了解Word特殊版式的设计方法，包括设置纸张大小、纸张方向、页边距、页面背景和分栏等。本实训的最终效果如右图所示。1.实训目标一、编排“垃圾分类”文档随着大众消费水平的大幅度提高，环境问题也日益突出。为了减少环境污染、改善生活环境、促进资源回收利用，以及加快“两型社会”的建设，实施垃圾分类尤为重要。垃圾分类是一项从不习惯逐步向习惯、规范、标准、常态化转变的工作。在这个过程中，宣传和推广垃圾分类的理念和方法，可以帮助人们养成良好的垃圾分类习惯，进而推动垃圾分类工作的规范化和标准化发展。2.专业背景一、编排“垃圾分类”文档在文档中设置页面版式、设置分栏、设置页面背景等，完成后预览并打印文档，其操作思路如下图所示。3.操作思路二、制作“荣誉证书”文档本实训的目标是批量制作“荣誉证书”文档。读者需要利用邮件合并功能将获奖人名单导入“荣誉证书”文档中，然后打印并发送文档。本实训的最终效果如下图所示。1.实训目标二、制作“荣誉证书”文档荣誉证书是授予获奖单位或个人的奖励证明证件，用来表示对单位或者个人的认可或表扬，以鼓励单位或个人继续努力，向更好的方向发展。荣誉证书广泛应用于机关事业单位、公司、社会团体等，但由于颁发单位不同，荣誉证书的格式也不同，一般没有硬性规定，只需注意语言简洁明了，写明获奖单位或个人的获奖时间、获奖缘由和所获奖项即可。2.专业背景二、制作“荣誉证书”文档将“名单”文档中的“获奖人”数据合并到“荣誉证书”文档中，根据“邮件合并分步向导”的提示合并邮件，再把邮件合并到新文档中，打印并发送“荣誉证书”文档，其操作思路如下图所示。3.操作思路任务一

编排“节约资源倡议书”文档任务二

制作“信封”文档项目实训内容导航1．制作“健康小常识”文档2．制作“新年贺卡”文档课后练习AIGC高效办公1．制作“健康小常识”文档制作“健康小常识”文档，需要先设置文档版式，然后添加图片并输入文本，再编辑并排版文档，最后添加形状作为装饰，最终效果如右图所示。2．制作“新年贺卡”文档新建“新年贺卡”文档，以“客户档案表.xlsx”为数据源批量制作新年贺卡，参考效果如下图所示。任务一

编排“节约资源倡议书”文档任务二

制作“信封”文档项目实训内容导航1．使用笔墨写作获取灵感素材2．使用讯飞星火大模型生成电子邮件AIGC高效办公课后练习AIGC高效办公写作时，我们常常会遇见没有思路的情况。当我们面对这样的困境时，首先需要做的就是保持冷静，不要过于焦虑。其次可以尝试阅读一些相关的书籍或者文章，从中获取新的知识和观点，也可以和他人交流，听取他们的意见和建议，以此拓宽我们的思维和视野。此外，我们也可以使用AIGC工具来获取写作灵感。笔墨写作是北京笔墨跳动科技有限公司研发的专注于公文写作的AIGC创作工具，深度聚焦公文写作垂直领域，基于海量高水平公文数据，训练公文专用大模型，用数字驱动公文质量，以科技赋能公文学习，为用户提供AI生成功能及模板、公文范文、公文素材，帮助用户突破创作瓶颈。下面以使用笔墨写作获取公文素材为例，介绍笔墨写作的使用方法。1．使用笔墨写作获取灵感素材AIGC高效办公启动浏览器，搜索“笔墨写作”，进入笔墨写作首页。单击“笔墨宝典”选项卡，进入“笔墨宝典”界面，单击“笔墨文库”选项卡，进入“笔墨文库”界面，其中有多个文档主题和文种可供用户选择；分别单击“灵感素材”和“公文模板”选项卡，根据提示进行设置。AIGC高效办公在日常办公中，我们常常需要撰写电子邮件。为了提高工作效率，以及确保电子邮件的写作质量，我们通常可以借助于AIGC工具。通过输入相关的关键词和信息，AIGC工具可以自动生成符合要求的电子邮件内容，这样不仅能降低错误率，还能节省我们手动编写的时间。同时，AI还可以根据不同的场景和对象生成不同的邮件内容，从而提高邮件的针对性和效果。讯飞星火大模型是一种集成多种能力的人工智能工具。它不仅能够进行文本生成、语言理解和知识问答，还具备逻辑推理、解数学题和编写代码的能力。此外，该模型还能处理多模态数据，如图像和声音，可以为用户提供全面的智能服务。下面以使用讯飞星火大模型撰写工作总结邮件为例，介绍讯飞星火大模型的使用方法。2．使用讯飞星火大模型生成电子邮件AIGC高效办公启动浏览器，搜索“讯飞星火大模型”，进入讯飞星火大模型首页。单击“开始对话”按钮，进入讯飞星火大模型主界面，在其中单击助手中心“按钮，打开“星火助手中心”界面，单击“分类”选项卡和“职场”选项卡，再单击“中文邮件助手”超链接；在下方的对话框中输入邮件主题、发送对象和邮件内容概括，如“向总经理发送一份工作总结，内容