学校会计档案管理制度

学校会计档案管理制度第一章总则第一条为规范我校会计档案管理工作，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关会计档案管理的法律法规及行业规范，结合我校实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称会计档案，是指学校在进行会计核算等经济活动中直接形成的，具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计核算专业资料，以及其他与财务管理相关的具有查考利用价值的文件材料。第三条学校会计档案管理工作遵循统一领导、分级管理、规范有序、安全保密、便于利用的原则。第四条学校财务部门是会计档案工作的业务主管部门，负责会计档案的日常收集、整理、装订、保管（移交前）和移交工作。学校综合档案管理部门（或指定专人）负责接收、保管、利用已移交的会计档案，并对全校会计档案工作进行业务指导和监督检查。第二章会计档案的范围与分类第五条会计档案的范围主要包括：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账（包括现金和银行存款日记账）、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告。（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以及其他具有保存价值的会计核算专业资料和相关文件。第三章会计档案的收集与整理第六条学校会计人员在日常工作中，应按照会计核算的规范要求，及时收集各项经济业务的原始凭证，并据此准确填制记账凭证。第七条会计凭证的整理应符合以下要求：（一）会计凭证应按月度或季度进行整理装订。装订前应检查凭证日期、编号是否齐全，附件是否完整，印章是否清晰。（二）记账凭证应连同所附原始凭证或原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签处签名或盖章。（三）对于数量过多的原始凭证，如工资表、领料单等，可以单独装订保管，但应在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。第八条会计账簿的整理应符合以下要求：（一）会计账簿在年度终了结账后，除跨年使用的账簿外，应及时整理立卷。（二）整理账簿时，应检查账簿扉页内容是否填写齐全，账页是否按顺序编号，有无缺页、倒页、跳行等情况。（三）活页式账簿应撤出空白页，装订成册，并加具封面，注明账簿名称、年度、单位名称等。第九条财务报告的整理应符合以下要求：（一）财务报告包括月度、季度、年度财务报表及附注、财务情况说明书等。（二）财务报告应按月度、季度、年度分别整理，装订成册。年度财务报告应单独装订，加具封面，注明单位名称、年度、报告名称等。（三）各类财务报告应有编制单位负责人、会计机构负责人（会计主管人员）和编制人员的签名或盖章；须经审计的财务报告，还应附具审计报告。第十条其他会计资料，如银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册等，应根据其性质和形成时间，分别整理，单独装订或与相关会计档案一并整理。第四章会计档案的归档第十一条学校当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年。期满之后，财务部门应将其编制成会计档案移交清册，移交学校综合档案管理部门（或指定专人）统一保管。第十二条移交会计档案时，交接双方应逐册清点核对，确认无误后，在会计档案移交清册上签字盖章，并各执一份存档。移交清册应列明移交档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。第十三条综合档案管理部门（或指定专人）接收会计档案后，应按照档案管理的要求，对接收的会计档案进行登记、编号、上架存放，并建立健全会计档案管理台账。第五章会计档案的保管与利用第十四条会计档案的保管应符合以下条件：（一）会计档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的档案装具和消防器材。（二）会计档案应存放于专用的档案柜中，做到存放有序，标识清晰，便于查找。（三）严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。第十五条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为十年和三十年。具体按照国家统一的会计档案管理办法中的规定执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第十六条学校应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。因工作需要查阅或复制会计档案时，须遵守以下规定：（一）本校内部单位查阅会计档案，须经财务部门负责人或档案管理部门负责人批准，由档案管理人员负责查阅，查阅者应填写《会计档案查阅登记簿》。（二）外部单位因特殊原因需要查阅我校会计档案的，须持单位介绍信和有效身份证件，经学校财务负责人及档案管理部门负责人批准后，方可查阅。（三）查阅会计档案时，不得在档案材料上勾画、涂改、抽换、增删，严禁拆卷和带出档案室。（四）查阅或复制会计档案的人员，应对档案内容保密。（五）复制会计档案，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案管理部门证明章。第十七条会计档案在保管期间，如发生破损、霉变等情况，档案管理人员应及时报告并采取补救措施。第六章会计档案的鉴定与销毁第十八条会计档案保管期满，需要销毁时，由学校综合档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，共同进行鉴定和审查，编制《会计档案销毁清册》。第十九条《会计档案销毁清册》应列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。第二十条销毁会计档案前，学校档案管理部门和财务部门应共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告学校负责人。第二十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第七章责任追究第二十二条学校各级管理人员和相关人员应严格遵守本制度，认真履行会计档案管理职责。第二十三条对于在会计档案收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节中，因工作失职、渎职或违反本制度规定，造成会计档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，学校将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成