厂家设备文件材料归档作业指导书交底

PAGEPAGE1厂家设备文件材料归档作业指导书交底1．术语与定义1.1设备档案，是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。1.2设备档案一般包括设备前期与后期两部分。前期档案包括设备订购、随机供给和安装验收的材料；后期档案包括使用后各种管理与修理的材料。1.3本示范所说的设备档案是指设备前期档案。2.设备档案收集整理依据（1）《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令[1987]第58号）（2）《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令第5号）（3）国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/11822-2008）（4）国家标准《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)（5）国家档案局《建设项目档案管理规范》(DT/T28-2018)（6）国家档案局《纸质归档文件装订规范》(DT/T69-2018)（7）国家能源局《电网建设项目文件归档与档案整理规范》(DL/T1363-2014)（8）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）（9）《中国南方电网有限责任公司档案业务管理业务指导书》(Q/CSG441006-2018)（10）《中国南方电网有限责任公司项目类档案业务指导书》(Q/CSG441008-2018)（11）《乌东德电站送电广东广西特高压多端直流示范工程档案工作规划》3．设备档案归档范围3.1线路工程-铁塔3.1.1.产品合格证：全部产品供货完毕后，制造厂家按照塔型分类整理所有产品合格证并编制合格证汇总表，标注出厂时间，与现场供货保持一致。3.1.2.产品质量检验报告（1）原材料使用情况汇总表（2）钢材、锌锭、焊接材料质保书、复检报告。（按照炉批号做复检，在原始质保书注明采购数量，标识出本工程使用的炉批号和每个炉批号的重量）（3）紧固件（外协件）质保书、复检报告（4）焊接工艺评定报告（5）无损检测报告（注：抽样数量、记录资料应不低于合同技术协议要求）3.1.3.材料代用清单3.1.4.竣工图：按照设计变更单修改加工图纸，并复印变更单附在变更图纸后面。编制草图移交单，连同竣工草图一并移交监理，由设计院出版竣工图。3.2线路工程-导、地线3.2.1.产品质量合格证（1）导线、地线产品质量合格证（2）产品验收清单3.2.2.产品检验报告（1）钢芯铝（合金）绞线性能检测记录（2）铝包钢芯铝（合金）绞线性能检测记录（3）铝包钢绞线性能检测记录3.2.3.产品原材料原始质量证明资料（复印件加盖章）（1）铝锭质量证明书（2）镀锌钢丝质量证明书（必要时还需线盘板材出产地主管单位质检报告）3.2.4.产品原材料质量复检资料（1）铝锭入厂复检报告（2）镀锌绞线入厂复检报告（3）铝包钢绞线入厂复检报告3.2.5.产品原材料使用汇总表（1）导线原材料使用汇总表（2）地线原材料使用汇总表3.2.6.绞线型式试验报告（近五年内的型式试验报告）3.2.7.产品特殊试验报告（按照技术协议要求提供）3.2.8.导线、地线产品发货范围明细表3.2.9.导线、地线产品焊接头记录表3.3线路工程-绝缘子3.3.1.产品质量合格证3.3.2.原材料及零部件原始质量证明资料3.3.3.原材料及零部件质量复检资料3.3.4.产品型式试验报告（含逐个及抽样试验项目）3.3.5.合同要求的工程验收第三方抽样检验报告3.4线路工程-OPGW及金具3.4.1.光纤的原产地证明及进厂复测报告（1）光纤原产地证明（2）光纤进厂复测报告3.4.2.铝包钢单丝及铝合金单丝进厂复测报告（1）铝包钢单丝进厂复测报告（2）铝合金单丝进厂复测报告3.4.3.光缆及光缆金具产品质量合格证3.4.4.光缆产品的抽样检测方案及出厂检验报告3.4.5.光缆第三方抽样检验报告3.4.6.光缆的型式试验报告3.4.7.光缆金具的抽样检测方案及出厂检验报告3.4.8.光缆金具的型式试验报告3.4.9.安装手册3.4.10.光缆木盘的检验检疫证明3.5线路工程-金具3.5.1.产品质量合格证3.5.2.产品交货清单（装箱单）3.5.3.产品检验报告3.5.4.产品型式试验报告（近五年内型式试验报告）3.5.5.产品原材料试验跟踪表3.5.6.钢材、锌锭、铝锭、紧固件、电焊条原始质量证明资料3.5.7.钢材、锌锭、铝锭、紧固件、电焊条质量复检资料3.6线路工程-铁塔防坠落装置3.6.1.安装部分（1）厂家与安装施工单位签订的安装委托合同（2）安装施工单位的分包资质及报审（厂家提供，报审表编号延续标段报审）（3）安装方案及报审（厂家提供，需要建设、设计、监理、施工、运行单位一般施工方案报审，延续原标段流水号）3.6.2.厂家资料部分（1）产品合格证（2）产品出厂检验报告（3）原材质检报告及复检报告（钢材、锌锭、紧固件、安全绳、连接器）（4）产品外购件质量合格证（5）产品型式试验报告（6）防坠落装置加个清单（7）设计变更和材料代用说明（8）塔头（腿）导轨明细表3.7线路工程-在线监测3.7.1.产品合格证3.7.2.出厂证明3.7.3.试验报告3.7.4.现场安装调试检查验收记录3.7.5厂家资料要求：厂家自身形成资料，归档文件需为原件；由其他原材料厂提供给厂家的归档文件，若无法获取原件，可归档复印件。3.8变电站厂家资料3.8.1.综合3.8.2.一次调试（1）综合（2）变压器、互感器（3）组合电器、开关柜（4）断路器、隔离开关、接地开关、熔断器（5）防雷接地（6）电抗器、电容器、消弧线圈等其他补偿装置可入此（7）其他3.8.3.二次设备（1）继电保护（2）自动装置（3）电气仪表（4）直流设备、备用电源、绝缘监测（5）其他3.8.4.弱电设备（1）通信（2）远动、自动化（3）监控（4）其他3.9换流站厂家文件3.9.1.阀厅设备（1）换流阀（2）互感器（3）阀冷却系统（4）接地开关（5）避雷器（6）电抗器、电容器（7）直流测量装置（8）其他3.9.2.换流变压器（1）换流变压器本体、互感器（2）继电器、压力释放阀、储油柜（3）套管、升高座（4）有(无)载开关设备（5）避雷器（6）电抗器、电容器、阻波器（7）温控装置、冷却装置（8）充氮灭火装置、在线监测装置（9）其他3.9.3.交流开关场、交流滤波器场（1）综合（2）互感器（3）组合电器、开关柜（4）断路器、隔离开关、接地开关（5）避雷器、放电在线监测仪、计数器（6）交流滤波器组、并联电容器组、电抗器、阻波器（7）其他4设备档案的收集整理归档设备档案归档整理步骤按以下流程进行：收集—分类(归类)—组卷--编目--扫描（如没有电子版）--输入档案单机版系统—打封面、卷内目录、备考表等--编写立卷说明装订。案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容。应包括以下主要要素：案卷题名：工程简称+标段（换流站)+厂家名称+设备名称+设备文件名卷内文件录入档案系统：工程简称+标段（换流站)+厂家名称+设备名称+单份设备文件名称3.1收集3.1.1设备文件的收集、整理由施工单位负责；参加建设单位组织的项目文件中间检查和项目档案各阶段验收工作，按合同条款要求向建设单位移交经验收合格的项目档案。以档案资料与工程建设同步产生、同步收集、同步整理、按时移交为目标，由业主项目部牵头，组织设计、监理、施工、设备供应单位系统开展工作，落实档案收集、整理工作，提升档案管理质量。3.1.2要建立健全项目档案工作制度，要坚持“四参加、四同步”制度。“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品鉴定会、科研课题审定会、重大仪器设备开箱验收会、基建项目验收会，及时做好项目档案资料的收集归档。3.1.3施工单位(仪器设备安装单位)的档案人员要及时做好仪器设备随机文件材料的收集工作，确保随机文件材料齐全完整。3.1.4仪器设备随机文件材料的收集范围为1.4.1至1.4.7所列各项。3.2仪器设备随机文件材料（归档时间）3.2.1外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。3.3仪器设备随机文件材料（归档要求）3.3.1线路部分设备主要有铁塔、绝缘子、金具、导地线。对于铁塔厂商，每个标段均需提供一式三份。3.3.2绝缘子、金具、导线、地线等设备的厂商对于同类、同规格、其相应的文件材料可参照铁塔厂商的方式提供。3.3.3设计变更类文件的要求详见《超高压公司基建档案管理实施细则》。3.3.4归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。3.3.5非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文或少数民族文字材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。3.3.6归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。3.3.7归档文件材料一般一式三份。3.4设备仪器档案分类3.4.1设备仪器档案处在公司档案分类体系中的第9大类，分类代号为9。9 设备仪器档案分类90 综合91 调度自动化、通信92 交流输电线路93 电力电缆线路94 变电站95 直流输电线路（含接地极线路）96 换流站（含接地极极址）97 小型基建98 信息化建设99 其他工程（备注：此表为简表，详细分类号、归档范围和保管期限表及档号编制规则详见超高压输电公司项目类档案业务指导书）3.5.1设备仪器档案保管期限一般为30年。3.6设备仪器档案卷内文件的排列（组卷的排列）3.6.1设备文件应分专业、系统、台件按依据性文件、质量证明文件、设备技术文件及随机图纸顺序排列。3.6.2卷内文件应按文字在前，图纸在后。3.8案卷的编目3.8.1档号的编写档号结构。档号由项目代号（目录代号）、分类号、案卷顺序号三组代号构成，一般用阿拉伯数字标识。项目代号：见《超高压公司基建档案管理实施细则》。分类号：《作业指导书》附表中的第一栏。案卷号：系统号＋小数点＋流水号（三位数）。各组代号之间用“-”分隔。档号结构示例见图。（有标段的可自行在项目代号后用“-”分隔加标段号）。档号结构示例图3.8.2编写页码3.8.2.1页号应按装订形式分别编写。按卷装订的，卷内文件应从“1”开始连续编写页号；按件装订的，每份文件从“1”编写页号，件与件之间页号不连续。3.8.2.2页号位置，单面的，在文件右下角；双面的，正面在右下角，反面在左下角。3.8.2.3装订成册的图样或印刷成册的项目文件，已有页号的，不必另行编写页号。3.8.2.4案卷封面、卷内目录及备考表不编页码。3.8.3卷内目录编制要求（式样见附录）3.8.3.1序号，用阿拉伯数字表示，应依次标注文件在卷内排列的顺序。3.8.3.2文件编号，应填写文件的发文字号或编号、图纸的图号、通知单编号、合同号等。3.8.3.3责任者，应填写文件形成单位的全称或规范的简称。3.8.3.4文件题名,对按单位工程整理的，每份文件题名前宜填写项目名称；文件标题应准确、完整，没有标题或标题不规范的，立卷人应根据文件内容自拟题名。3.8.3.5日期，应填写文件签署盖章的日期。3.8.3.6页数（号），应按装订形式分别编写。装订成卷的，应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起止页号；按件装订的，应按件填写每份文件的页数。3.8.3.7备注，根据需要，注释文件需说明的情况。3.8.3.8印刷成册的项目文件，可不编写纸质卷内目录，以原目录代替，但仍需在档案信息系统里著录相应的文件信息。图册厚度较厚，需分盒装宜重新打印卷内目录，与盒内文件一致。3.8.3.9卷内目录应排列在卷内文件首页之前，不编写页号。3.8.4案卷封面编制（式样见图）。3.8.4.1案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容。应包括以下主要要素：项目名称、阶段、代字、代号等。项目名称宜与核准名称或调度名称一致，可填写全称，也可填写规范化简称，外文归档材料的案卷题名应译成中文。3.8.4.2保管期限，应按本业务指导书填写。同一案卷内文件保管期限不同的，应从长。3.8.4.3档号，应按本规范填写。3.8.5案卷脊背编制（式样见附录）3.8.5.1案卷脊背印制在卷盒侧面.3.8.5.2案卷题名、保管期限、档号，填写方法同封面相关项。3.8.6备考表编制（式样见附录B）3.8.6.1备考表应填写案卷（盒）内文件的总件数（总页数）以及需要说明的情况。备考表排列在卷（盒）内文件之后。3.8.6.2备考表编制如下：3.8.6.2.1说明，填写卷内、盒内或册内项目文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。3.8.6.2.2立卷人及日期，负责整理项目文件的责任人签名和完成立卷的日期。3.8.6.2.3检查人及日期，负责案卷质量检查人的签名和填写日期。3.8.6.2.4互见号，应填写反映同一内容而载体不同的档案档号。3.9扫描3.9.1扫描前应检查原件外观，是否完整，无破损，字迹是否清晰等。3.9.2来往文件、图片需