城市建设工程资料管理规范指南

城市建设工程资料管理规范指南一、总则城市建设工程资料是城市规划、建设、管理的重要依据，是工程建设全过程的真实记录，具有不可替代的凭证价值和历史价值。为规范城市建设工程资料（以下简称“工程资料”）的管理工作，确保工程资料的真实性、完整性、规范性和可追溯性，提高城市建设管理水平，特制定本指南。本指南适用于在城市规划区内新建、扩建、改建的各类建设工程的资料管理活动。参与工程建设的各单位，包括建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位以及其他有关单位，均应遵守本指南的规定。工程资料管理应遵循统一领导、分级管理、责任到人、全程控制的原则，与工程建设过程同步进行，确保工程资料的形成与工程进度相适应。二、管理机构与职责（一）建设单位职责建设单位是工程资料管理的总负责单位，应设立或明确工程资料管理部门，配备专职或兼职资料管理人员，负责工程资料的统一组织、协调、监督和归档工作。其主要职责包括：1.组织制定本项目工程资料管理的规章制度和工作流程。2.负责前期文件、竣工验收文件等建设单位形成资料的收集、整理、归档。3.督促、检查各参建单位工程资料的形成、积累和整理，并对其完整性、规范性进行审核。4.组织工程竣工图的编制、审核、汇总工作。5.负责工程档案向城建档案管理机构的移交工作。（二）勘察、设计单位职责勘察、设计单位应指定专人负责本单位形成工程资料的管理。其主要职责包括：1.及时提供符合要求的勘察、设计文件及相关资料。2.对勘察、设计文件的变更、洽商记录进行整理、签认。3.参与工程竣工验收，签署工程质量合格文件，并对提交资料的真实性、准确性负责。4.按规定向建设单位提交勘察、设计阶段形成的工程资料。（三）施工单位职责施工单位是工程施工阶段资料形成的主体，应建立健全资料管理体系，配备专职资料管理人员，负责施工资料的全过程管理。其主要职责包括：1.依据合同约定和国家规范标准，编制施工资料管理计划。2.负责施工全过程各类资料的形成、收集、整理、组卷和保管。3.严格执行资料的填写、签署、审核制度，确保资料的真实性、完整性、规范性和及时性。4.负责竣工图的编制、审核工作，并对竣工图的准确性和完整性负责。5.及时向监理单位和建设单位移交符合要求的施工资料。（四）监理单位职责监理单位应设立资料管理岗位，配备专职或兼职资料管理人员，负责监理资料的管理和对施工资料的监督审核。其主要职责包括：1.编制监理资料管理计划，负责监理资料的形成、收集、整理、组卷和归档。2.对施工单位提交的施工资料进行审核、签认，对资料的真实性、完整性和规范性进行监督。3.参与工程质量事故的处理，并形成相关资料。4.组织或参与工程分部分项验收和竣工验收，签署监理意见。5.向建设单位移交监理资料。（五）城建档案管理机构职责城建档案管理机构负责对城市建设工程档案的接收、保管、利用和指导。其主要职责包括：1.对建设单位和施工单位的工程资料管理工作进行业务指导。2.审查接收的工程档案是否符合归档要求。3.负责工程档案的安全保管和科学管理，为城市规划、建设、管理提供服务。三、资料的分类与组成工程资料应根据工程建设程序和专业特点进行科学分类。一般可分为以下几大类：（一）工程准备阶段资料（A类）包括工程立项文件、建设用地文件、勘察设计文件、招投标及合同文件、开工审批文件等。（二）勘察、设计文件（B类）包括勘察报告、设计图纸、设计说明、设计变更等。（三）施工资料（C类）施工资料是工程资料的核心组成部分，应按以下顺序和内容进行整理：1.施工管理资料：包括施工组织设计、项目管理机构及人员、施工现场质量管理检查记录、分包单位资质报审、施工日志等。2.施工技术资料：包括施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等。3.施工物资资料：包括工程材料、设备、构配件的质量证明文件（产品合格证、出厂检验报告等）、进场检验记录、见证取样送检报告等。4.施工测量记录：包括工程定位测量、放线记录、沉降观测记录等。5.施工记录：包括地基处理记录、隐蔽工程验收记录、施工检查记录、交接检查记录等。6.施工试验与检测资料：包括各种原材料、半成品、构配件的试验报告，施工试验记录，功能性检测记录等。7.施工质量验收资料：包括检验批质量验收记录、分项工程质量验收记录、分部（子分部）工程质量验收记录等。（四）监理资料（D类）包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知单、监理报告、工程暂停令、复工令、工程款支付证书、监理工作总结等。（五）竣工验收资料（E类）包括单位工程竣工验收记录、工程质量评估报告、勘察设计单位质量检查报告、施工单位竣工报告、监理单位质量评估报告、工程竣工验收备案表等。（六）竣工图（F类）竣工图是工程最终状况的真实反映，应做到图物相符。凡结构形式、工艺、平面布置等有重大改变或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。四、资料的形成与要求（一）资料的形成工程资料应随工程进度同步形成，严禁事后补做或伪造。各项资料的形成应符合国家现行有关法律、法规、规范、标准和合同的要求。（二）资料的基本要求1.真实性：资料必须真实反映工程实际情况，数据准确，不得虚构、伪造。2.完整性：资料种类齐全，内容完整，无缺项、漏项。3.规范性：资料的填写应规范，字迹清晰、工整，不得潦草；术语、计量单位应符合国家现行标准；签字、盖章手续齐全。4.及时性：资料应在工程各阶段及时形成、收集、整理，不得拖延。5.关联性：相关资料之间应具有内在联系，能够相互印证。（三）签署与审批资料的签署应真实有效，各级责任人应在其职责范围内对资料进行审核并签字确认。需要加盖公章的，应加盖单位有效公章。（四）编制份数工程资料的编制份数应满足建设单位、施工单位、监理单位及城建档案管理机构等的需要，具体份数由各方在合同中约定。（五）载体形式工程资料可采用纸质载体、电子载体或两者并行的方式。电子资料的形成、存储、归档应符合国家有关电子文件管理的规定。（六）原始记录施工检测、试验等原始记录应真实、准确、完整，并有可追溯性。原始记录不得随意涂改、抽换。（七）竣工图编制竣工图应清晰、准确、完整地反映竣工工程的实际情况。编制单位应在竣工图上加盖竣工图章，并由相关责任人签字。五、资料的收集、整理与归档（一）资料的收集各责任单位应指定专人负责资料的日常收集工作，确保资料不遗失、不损坏。资料收集应及时、全面，对接收的资料应认真核对，发现问题及时处理。（二）资料的整理与组卷1.整理原则：资料整理应遵循工程建设程序，按资料类别、形成时间顺序进行。2.组卷要求：*组卷应科学合理，便于查阅和利用。*同一类别的资料应按时间顺序或逻辑关系排列。*案卷内不应有重份资料，不同载体的资料一般应分别组卷。*案卷应有规范的封面、卷内目录、备考表，并装订整齐。*案卷厚度应适宜，一般不超过规定厚度。（三）资料的归档1.施工单位应在工程竣工验收前，将整理合格的施工资料、竣工图向建设单位移交。2.监理单位应在工程竣工验收后，将整理合格的监理资料向建设单位移交。3.建设单位应在工程竣工验收后规定期限内，将汇总整理合格的工程档案向城建档案管理机构移交。4.归档资料应为原件，如有特殊原因不能提供原件的，应在复印件上注明原件存放处，并加盖提供单位公章。六、电子文件与电子档案管理随着信息技术的发展，电子文件与电子档案在工程资料管理中的应用日益广泛。电子文件的形成、收集、整理、归档应符合《建设工程文件归档规范》及相关电子文件管理标准的要求。电子档案的存储应采用符合长期保存要求的载体和格式，并建立相应的备份和安全保障机制。电子档案与纸质档案具有同等效力。七、资料的验收与移交（一）资料的验收1.施工单位在工程竣工前，应自行对施工资料进行全面审核，合格后报请监理单位验收。2.监理单位应对施工单位提交的施工资料进行验收，签署验收意见。3.建设单位在组织工程竣工验收前，应组织相关单位对工程档案进行预验收。城建档案管理机构应对工程档案的完整性、规范性进行指导和核查。（二）资料的移交1.施工单位向建设单位移交施工资料时，应办理移交手续，双方签字盖章。2.监理单位向建设单位移交监理资料时，应办理移交手续，双方签字盖章。3.建设单位向城建档案管理机构移交工程档案时，应提交工程档案移交清单，经城建档案管理机构验收合格后，办理接收手续。八、资料管理常用表格与范例工程资料管理中涉及大量的表格，如检验批验收记录表、隐蔽工程验收记录、材料进场检验记录等。各单位应使用国家或地方统一规定的标准表格。表格的填写应符合规范要求，范例可参考相关行业标准或地方建设行政主管部门发布