收文管理制度(2026版)

收文管理制度(2026版)本制度适用于集团总部及各全资、控股子公司所有外部来文、内部流转文件、涉密文件、电子公文等各类收文的全流程管理，自2026年1月1日起正式施行，原2022版《收文管理制度》同时废止。行政中心作为收文管理的归口部门，具体职责包括制定收文管理相关规范、统筹全集团收文的签收、登记、拟办、督办、归档全流程管理、组织收文管理相关培训、监督检查各部门、子公司的收文执行情况、负责涉密收文的统一管理、负责收文管理系统的维护和优化。各部门、子公司需指定1名专职或兼职文书岗人员，负责本部门、本单位收文的对接、领取、传递、催办、反馈工作，文书岗人员需经过行政中心组织的收文管理和保密培训合格后方可上岗，人员变动要提前3个工作日向行政中心备案，做好工作交接。集团保密工作领导小组负责统筹全集团涉密收文的审批、监督、泄密事件处置工作，保密专员负责具体涉密收文的签收、流转、归档、督办工作。法务部负责法律类收文的审核、办理、风险防控工作。纪检监察部负责信访举报类收文的受理、调查、处置工作。收文范围覆盖全集团所有正式流转的文件材料，具体分类如下：一是外部来文，包括各级党委、政府及其组成部门、直属机构下发的政策文件、通知、公告、批复、意见、函件；各级监管机构（包括证监会、银保监会、交易所、市场监督管理局、税务局、应急管理局等）下发的监管函、问询函、处罚决定书、整改通知、检查通知；各行业协会、商会下发的会议通知、行业标准、评选通知、调研函；各合作单位、供应商、客户发送的正式合作函、询价函、报价函、要约函、履约催告函、变更通知、解除合同通知；司法机关、仲裁机构发送的传票、应诉通知书、举证通知书、判决书、裁定书、仲裁裁决书、执行通知书；律师事务所发送的律师函、法律意见书；其他外部单位发送的与集团经营管理相关的正式文件。二是内部来文，包括各子公司向集团上报的请示、报告、议案、年度计划、年度总结、财务报表、重大事项报备文件；集团各部门向管理层上报的请示、报告、方案、议案；集团各部门之间发送的正式协作函、工作联系单、会议通知、任务交办单；集团工会、团委、党组织下发的正式通知、文件。三是涉密收文，包括标注国家秘密的绝密、机密、秘密级文件；标注集团商业秘密的核心商密、普通商密文件，核心商密包括集团未公开的战略规划、重大并购重组方案、核心技术资料、核心财务数据、未披露的重大合作信息，普通商密包括集团内部管理制度、未公开的人事调整方案、客户信息、供应商信息、招投标标底信息；标注内部机密的文件，包括集团内部会议纪要、未正式发布的通知、员工隐私信息。四是电子收文，包括集团OA办公系统收到的内部、外部正式文件；各级政务服务平台、监管报送平台收到的正式电子公文；集团指定公务邮箱收到的正式电子文件；集团企业微信、钉钉办公群中发布的正式工作文件；其他经确认属于正式文件的电子材料。收文流程实行全环节闭环管理，各环节操作需严格遵守时限要求，确保流转高效、责任可追溯。签收登记环节：外部纸质来文统一由行政中心前台文书岗负责签收，属于指定专人接收的涉密文件、法律文书、信访件除外，签收时需现场核对发件单位名称、收件单位名称、文件份数、密封标识，检查文件外包装是否存在破损、拆封、污损情况，核对无误后在发件方的送达回执上签字确认，注明签收日期和时间，对到付的非约定类文件，文书岗可直接拒收，不得私自签收。外部电子来文由行政中心文秘岗负责每日巡检，政务平台、公务邮箱需每1小时查看一次，工作日上午9:00、下午15:00统一梳理OA系统收文，节假日、公休日安排值班人员每日上午10:00、下午16:00各巡检一次，收到电子来文后需第一时间下载至指定存储路径，核对文件真实性、完整性，确认无误后进行系统登记。涉密来文必须由2名具备保密资质的保密专员共同在场签收，核对文件密级、编号、份数，确认密封完好后在涉密文件签收台账上双人签字确认，不得由他人代签，签收后的涉密文件需立即存入保密柜，不得放置在公开区域。收文登记台账需包含以下必填字段：收文唯一编号、来文单位、来文日期、来文编号、文件标题、文件密级、紧急程度、附件数量、份数、签收人姓名、签收时间、办理状态，登记内容需准确完整，不得漏登、错登，纸质台账需按月装订存档，电子台账需每日备份，不得随意修改。初审环节：文书岗完成收文登记后，需在1个工作小时内完成文件初审，初审内容包括：一是核实文件真实性，核对发件单位公章、电子签章是否真实有效，对无公章、签章模糊、来源不明的文件需第一时间联系发件单位核实，确认为伪造文件的需立即上报行政中心总监和法务部处理；二是核实收件主体，确认文件收件单位为集团或集团下属相关单位，对发件单位错发的文件需第一时间退回发件单位，说明退件原因，做好退件记录；三是核实文件完整性，检查文件正文、附件是否齐全，是否存在缺页、漏印、内容不清晰的情况，对附件不全、内容缺损的文件需联系发件单位补正后再进行流转；四是核定密级和紧急程度，对发件单位未标注密级的文件，需根据文件内容对照集团保密管理规定核定密级，对未标注紧急程度的文件，需根据内容的时效性核定为“特急”“加急”“普通”三个等级，特急文件指需立即办理、若延误将造成重大安全事故、重大经济损失、重大监管风险的文件，加急文件指需在3个工作日内办结、时效性较强的文件，普通文件指无明确时效要求、常规办理的文件。初审不合格的文件需单独存放，做好登记，2个工作小时内完成退件或补正沟通，不得进入后续流转环节。拟办环节：初审合格的文件，由文书岗提交行政中心文秘主管出具拟办意见，拟办意见需明确具体，内容包括建议承办部门、协同部门、办理时限、需报送的领导范围，不得出具模糊性意见。对业务类常规文件，直接根据部门职责划分拟转办至对应业务部门，涉及监管合规要求的转至合规部，涉及财务核算、税费缴纳的转至财务部，涉及人事管理、绩效考核的转至人力资源中心，涉及安全生产、应急管理的转至运营管理中心，涉及技术研发、知识产权的转至技术中心，涉及市场推广、品牌宣传的转至品牌营销中心。对涉及跨多部门协作的文件，需明确1个牵头承办部门，其他为协同部门，明确牵头部门的统筹职责。对涉及重大事项的文件，包括涉及金额500万元以上的合作事项、监管机构下发的调查函、处罚决定书、政府部门下发的重大政策调整文件、司法机关下发的应诉通知书、判决书等，需先征求法务部、合规部意见后再出具拟办意见。特急文件的拟办需在30分钟内完成，加急文件的拟办需在1个工作小时内完成，普通文件的拟办需在2个工作小时内完成。拟办意见出具后，需报行政中心总监审核，涉及重大事项的需报总裁办主任审核，审核通过后进入批办环节，审核不通过的需重新调整拟办意见。批办环节：行政中心根据拟办意见确定的批办层级，报送对应管理层进行批办，批办权限划分如下：普通业务类、常规事务类文件，由对应部门负责人批办；涉及跨部门协作、金额100万元以上500万元以下的业务事项、部门职责调整的文件，由分管副总裁批办；涉及重大经营决策、金额500万元以上的业务事项、监管处罚、重大风险处置、重大人事调整的文件，由总裁批办；涉及股东权益变动、年度战略调整、重大并购重组、公司章程修改的文件，由董事会批办。批办人需在规定时限内出具明确批办意见，内容包括具体办理要求、办理责任人、最终办结时限，不得仅签署“阅”“已知晓”等无明确指向的意见，确需多个部门共同办理的，需明确各部门的职责划分。特急文件实行“即收即批”，批办时限最长不超过2个工作小时，加急文件批办时限最长不超过4个工作小时，普通文件批办时限最长不超过1个工作日。涉密文件的批办需在集团指定保密办公区进行，不得将涉密文件带出保密区域，不得使用非涉密电脑、手机拍摄、传输涉密文件内容，批办意见需手写签署，不得通过电子方式签署。批办人对批办意见的合理性、准确性负责，因批办意见不明确造成办理延误的，由批办人承担相应责任。承办环节：承办部门收到批办文件后，需在1个工作小时内指定专人作为承办人，负责文件的具体办理工作，承办人需严格按照批办意见的要求开展工作，不得擅自变更办理要求和办理方向。办理时限要求为：特急文件需在24小时内完成办理并反馈结果，加急文件需在3个工作日内完成办理并反馈结果，普通文件需在7个工作日内完成办理并反馈结果。因客观原因确实无法在规定时限内办结的，承办部门需在距办结时限1个工作日前向行政中心和批办领导提交延期办理申请，说明延期原因、已完成的工作进度、预计办结时间，经批办领导审批同意后方可延期，延期时长最长不得超过原办理时限的1倍，未提交延期申请超期未办的，视为办理延误。承办过程中需要其他协同部门配合的，承办部门可直接联系协同部门负责人，协同部门需在2个工作小时内指定对接人，配合承办部门开展工作，不得推诿、拖延，因协同部门配合不力造成办理延误的，由协同部门承担主要责任。涉及多个部门共同承办的文件，由批办意见指定的牵头部门负责统筹，每周五向行政中心和批办领导报送一次办理进度，协调解决办理过程中的问题。涉密文件的承办需在保密办公区进行，承办人不得私自复印、摘抄、转借涉密文件内容，确因工作需要复印的，需提交保密专员审批，登记复印份数、使用人、使用用途，使用完成后需将复印件交回保密专员统一销毁，不得私自留存。承办完成后，承办人需撰写办理情况说明，附相关佐证材料，经部门负责人审核签字后，反馈至行政中心文书岗，办理情况说明需明确说明办理结果、是否达到批办要求、存在的问题及后续工作安排。督办环节：行政中心建立收文督办台账，指定专人负责所有收文的全流程跟踪督办，每日更新办理进度，对不同紧急程度的文件实行分级督办：特急文件每2小时跟进一次办理进度，加急文件每日跟进一次办理进度，普通文件每3天跟进一次办理进度。对距离办结时限还有1个工作日的未办结文件，督办人员需向承办部门发出预警提醒，告知剩余办理时限，督促加快办理进度。对超期未办结的文件，督办人员需向承办部门发出正式督办通知书，明确要求反馈超期原因和预计办结时间，每3天对超期未办文件进行一次全集团通报，通报结果纳入部门月度绩效考核。督办过程中发现办理存在重大困难、无法推进的，需第一时间上报批办领导，协调相关资源解决，不得隐瞒督办过程中发现的问题。涉密文件的督办由保密专员负责，督办记录单独存入涉密档案，不得向无关人员透露涉密文件的办理进度和内容。督办完成后，督办人员需在收文台账上标注办理状态，同步更新督办台账。传阅环节：对批办意见要求传阅的文件，由行政中心文书岗按照指定的传阅范围组织传阅，不得随意扩大或缩小传阅范围。传阅顺序按照“先主要领导、后分管领导，先承办部门、后协同部门”的原则确定，确保相关人员及时阅知文件内容。传阅可采用线上和线下两种方式：线上传阅通过集团OA系统进行，设置对应的阅读权限和阅读期限，阅知人需在收到传阅提醒后2个工作小时内完成阅读并签署阅知意见，阅读期限到期后系统自动收回传阅权限，无法再查看文件内容；线下传阅使用统一的传阅夹，附传阅单，注明传阅范围、传阅时限，阅知人需在传阅单上签字确认，注明阅知时间，完成阅读后2个工作小时内返还至行政中心文书岗，不得私自留存文件，不得横向传递给其他传阅人，所有传阅需通过文书岗依次传递。涉密文件的传阅只能采用线下方式，在集团保密室进行，阅知人进入保密室前需交出手机、录音录像设备，在保密专员的监督下阅读文件，阅读完成后当场签字确认，不得将涉密文件带出保密室，不得摘抄、记录涉密文件内容。传阅完成后，文书岗需将传阅记录、传阅单与文件原件一并整理存档。归档环节：所有收文办理完成后，行政中心文书岗需在3个工作日内完成文件归档工作，确保应收尽收、应归尽归。纸质文件归档要求：将文件原件、办理情况说明、佐证材料、拟办意见、批办意见、传阅单、督办记录等所有相关材料整理齐全，按照档案管理规范进行装订，标注收文编号、文件标题、密级、保管期限，分类存入集团档案柜，做好档案登记。电子文件归档要求：将所有纸质材料扫描为PDF格式，和电子收文原件、系统办理记录一并上传至集团档案管理系统，设置对应的访问权限，确保电子档案不可篡改、可追溯。涉密文件的归档需存入集团涉密档案库，由保密专员专人管理，涉密档案的查阅、借阅需提交正式申请，经行政中心总监和保密工作领导小组审批同意后方可进行，查阅、借阅只能在保密室进行，不得复印、拍照、带出保密室。收文档案的保管期限按照国家档案管理相关规定和集团档案管理制度执行：普通事务类文件保管期限为10年，重要业务类、经营类文件保管期限为30年，涉密文件按照密级确定保管期限，绝密级文件保管30年，机密级文件保管20年，秘密级文件保管10年，涉及重大历史事件、永久保存价值的文件保管期限为永久。保管到期的收文档案，由行政中心组织档案管理、法务、合规等部门进行鉴定，对无保存价值的档案按照规定流程销毁，做好销毁记录，对仍有保存价值的档案延长保管期限。特殊收文实行专项管理，明确专属对接要求和处置流程：一是法律文书专项管理，各级人民法院、仲裁机构、律师事务所发送的传票、应诉通知书、举证通知书、判决书、裁定书、仲裁裁决书、律师函等法律文书，统一由法务部指定的专职法律文书对接人签收，其他人员收到法律文书的，需第一时间转交至法务部对接人，不得私自拆阅、截留、隐瞒，法务部收到法律文书后，需在1个工作小时内启动法律应对程序，同时将法律文书复印件提交行政中心进行收文登记，纳入督办流程，因私自截留、隐瞒法律文书造成集团败诉、经济损失的，由相关责任人承担全部赔偿责任。二是信访举报件专项管理，收到的各类信访件、举报信、举报邮件，统一由纪检监察部指定的信访对接人签收，其他人员收到信访举报件的，需第一时间密封转交至纪检监察部，不得私自拆阅、泄露信访人信息、泄露举报内容，纪检监察部收到信访举报件后，按照集团信访举报管理制度开展调查处置工作，同时将信访件基本信息提交行政中心登记，纳入涉密文件管理范畴。三是应急类收文专项管理，收到的自然灾害预警、安全生产事故通知、公共卫生事件通知、重大舆情预警等应急类文件，文书岗需第一时间上报集团应急管理领导小组组长，同时口头通知相关责任部门立即开展应对工作，之后补登收文台账、补走审批流程，不得因流程手续延误应急处置时机，造成重大损失的追究相关人员责任。电子收文实行专项管控，防范文件丢失、泄露风险：公务邮箱管理方面，集团各部门、子公司对外接收正式文件的公务邮箱统一由行政中心申请、备案，明确邮箱使用人、使用范围，各部门不得私自使用私人邮箱接收正式工作文件，公务邮箱密码需每3个月更换一次，采用大小写字母+数字+特殊字符的组合，不得泄露给无关人员，收到的正式文件需第一时间下载存档，邮箱内已删除邮件需在备份服务器留存6个月以上，不得随意删除备份。OA系统收文管理方面，OA系统的收文权限由行政中心按照岗位职责统一设置，人员调岗、离职后需第一时间调整或收回收文权限，系统内所有收文的操作记录自动留存，保留期限为永久，任何人不得篡改、删除操作记录。政务平台收文管理方面，各级政务平台、监管平台的登录密钥由专人保管，不得转借他人使用，收到的涉密电子公文需直接导入涉密信息系统存储、办理，不得在非涉密电脑、非涉密存储介质中打开、存储、传输。即时通讯工具收文管理方面，企业微信、钉钉等即时通讯工具仅作为工作沟通使用，收到的正式文件需第一时间转存至公务邮箱或OA系统进行登记归档，不得直接在即时通讯工具中流转、办理正式文件，防止文件丢失、泄露。所有从事收文管理工作的人员需签订《保密承诺书》，严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国数据安全法》等法律法规和集团保密管理制度，严格履行保密义务，不得泄露收文涉及的国家秘密、商业秘密、内部敏感信息，不得在私人场合、社交媒体平台谈论收文内容，不得使用非涉密设备存储、传输涉密文件，不得私自向无关人员透露收文办理进度和内容。发生收