社保档案管理规程（试行）

社保档案管理规程（试行）第一章总则第一条为规范社会保险（以下简称社保）档案管理，有效保护和利用社保档案资源，维护参保对象合法权益，根据《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》等法律法规，结合实际制定本规程。第二条本规程所称社保档案，是指各级社会保险经办机构（以下简称经办机构）在办理养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社保业务过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、电子数据、声像等不同形式和载体的历史记录，涵盖业务档案、文书档案、会计档案、声像档案等门类，本规程重点规范社保业务档案管理，其他门类档案按国家相关规定执行。第三条本规程适用于各级经办机构、乡镇（街道）社保服务平台开展社保档案管理工作。第四条管理职责划分：市级社保行政部门负责统筹本行政区域内社保档案管理工作，制定管理制度，组织业务培训，开展监督考核；市级经办机构负责本级社保档案的全流程管理，指导县级经办机构开展档案工作；县级经办机构负责本辖区社保档案的收集、整理、保管、利用等日常管理；乡镇（街道）社保服务平台负责本辖区生成的社保业务材料收集、初审、定期移交工作。社保档案管理岗位应当配备政治素质合格、熟悉社保业务、掌握档案专业技能的专职或兼职管理人员，档案管理人员应当每年参加不少于8学时的专业培训，人员变动时必须办理完整的档案交接手续，交接不清的不得离岗。第五条社保档案管理工作遵循“集中统一管理、分级负责、安全规范、方便利用”的原则，确保档案收集齐全完整、整理规范统一、保管安全可控、利用高效便捷。第二章档案分类与保管期限划分第六条社保业务档案采用三级分类法：一级分类按业务门类划分，共分为7类：1.社保公共业务类；2.养老保险业务类；3.医疗保险业务类；4.失业保险业务类；5.工伤保险业务类；6.生育保险业务类；7.稽核执法类。二级分类按业务环节划分，例如社保公共业务类二级分类分为参保登记、信息变更、申报核定等；养老保险业务类二级分类分为参保缴费、待遇审核、待遇支付等。三级分类按保管期限划分。第七条社保业务档案保管期限分为永久和定期两类，定期分为100年、50年、10年、5年，具体划分标准如下：（一）永久保管：1.参保单位设立、变更、注销登记材料；2.参保人员出生时间、参加工作时间、视同缴费年限、工龄折算等核心权益信息认定材料；3.退休（退职）待遇核准、基本养老保险待遇核发材料；4.工伤认定结论、劳动能力鉴定结论材料；5.工亡待遇、伤残津贴、供养亲属抚恤金长期待遇核准材料；6.涉及社保权益的行政复议、行政诉讼、仲裁案件材料；7.社保基金重大案件稽核材料；8.其他对国家、社会和个人具有永久保存价值的重要材料。（二）保管期限100年：1.参保人员个人账户缴费明细、年度对账单；2.职工基本医疗保险门诊、住院费用报销结算材料；3.异地就医长期备案、临时备案材料；4.失业保险金、失业补助金申领核发材料；5.生育医疗费用报销、生育津贴核发材料；6.工伤医疗费用、康复费用报销材料；7.一次性社保待遇核发材料；8.其他涉及参保人员终身权益，需要保存100年的材料。（三）保管期限50年：1.参保单位年度缴费申报核定汇总材料；2.灵活就业人员、城乡居民参保缴费申报材料；3.社保关系转移接续申请、审核、转移凭证材料；4.社保待遇年度调整申报审批材料；5.工伤保险辅助器具配置申请审批材料；6.其他需要保存50年的材料。（四）保管期限10年：1.月度、季度业务统计报表；2.日常业务咨询、投诉登记处理材料；3.批量业务处理回执；4.定点医药机构年度考核汇总材料；5.其他需要保存10年的材料。（五）保管期限5年：1.临时业务通知、对接回执；2.月度业务对账临时凭证；3.阶段性业务宣传材料；4.其他短期使用的业务材料。第八条档案整理要求：（一）纸质档案整理：1.归档材料原则上应当为原件，因特殊情况无法取得原件的，应当提供加盖材料提供单位公章的复印件，注明原件存放单位、复印时间，经办人员签字确认；2.归档材料应当去除所有金属物，对破损、字迹褪色、纸张老化的材料进行托裱、修复，超出A4幅面的材料按规范折叠为A4幅面，小于A4幅面的材料统一粘贴在A4衬纸上；3.按“件”装订，同一业务事项涉及同一参保单位或参保人员的全部材料装订为1件，批量同类同批次业务可按批次装订为1件，每件档案厚度控制在1.5-2厘米，装订整齐不掉页；4.编制统一档号，档号结构为“年度+一级门类代码+保管期限代码+顺序件号”，其中一级门类代码为：公共业务G、养老保险A、医疗保险B、失业保险C、工伤保险D、生育保险E、稽核F；保管期限代码为：永久Y、100年Q、50年W、10年S、5年H；每件档案在左上角粘贴标准档案标签，标注档号、档案题名、保管期限、形成单位，题名应当准确反映档案内容，例如“XX单位2024年养老保险单位变更登记材料”。（二）电子档案整理：1.电子档案分类规则与纸质档案一致，对应建立电子目录，电子档案文件名与档号、题名保持一致；2.电子档案存储格式符合国家标准，文本文件采用PDF/A格式，扫描图像文件采用JPEG或TIFF格式，音视频文件采用MP4、WAV格式，确保长期可读；3.电子档案应当完整采集元数据，元数据包括档号、题名、责任者、形成时间、保管期限、文件格式、存储路径、经办人等信息，元数据与电子档案一并归档存储；4.纸质档案数字化转换应当符合《纸质档案数字化规范》（DA/T18-2022）要求，分辨率不低于300dpi，数字化后进行质量抽检，错误率不得超过千分之一，不合格的重新扫描。第三章档案收集与归档第九条收集范围：经办机构各业务部门在业务办理过程中形成的，属于本规程规定分类范围内的所有业务材料，包括申请材料、受理凭证、审核材料、审批材料、办结回执等，全部应当收集归档，任何部门和个人不得私自留存、隐匿或占为己有。第十条收集归档流程：（一）单件实时业务：业务经办人员在业务办结后5个工作日内，完成材料初审整理，移交本部门档案联络员，部门档案联络员按月统一移交档案管理部门；（二）批量业务：各业务部门每月25日前，完成本月所有办结批量业务的整理，统一移交档案管理部门；（三）电子档案：业务系统生成的电子业务材料，应当在业务办结后实时同步归档至电子档案管理系统，线下采集的电子材料应当在采集完成后3个工作日内导入归档；（四）乡镇（街道）移交：乡镇（街道）社保服务平台每季度末将本季度收集整理的业务材料，统一移交县级经办机构档案管理部门，不得积压。第十一条归档查验要求：档案管理部门接收归档材料时，应当对材料进行逐一查验，查验内容包括：归档材料是否齐全完整、是否真实有效、手续是否完备、是否符合整理规范。对材料缺漏、手续不完备、不符合整理要求的，退回业务经办部门补正后重新归档；查验合格的，双方填写《社保档案归档交接单》，注明归档门类、数量、移交时间，交接双方签字确认，交接单一式两份，移交部门和档案管理部门各留存一份。第十二条特殊材料归档要求：（一）从其他单位人事档案中提取的核心信息认定材料，原件退还原保管单位，加盖档案保管专用章的复印件归档；（二）跨部门联合办理的业务，由最终办结业务的部门负责收集归档，其他参与部门留存复印件备查；（三）已实现全程电子化办理的业务，符合电子归档要求、电子签名合法有效的，不再生成纸质档案，直接以电子档案归档，电子档案与纸质档案具有同等法律效力。第十三条年度归档完成时限：每年6月30日前，档案管理部门应当完成上一年度所有社保档案的归档、编号、目录录入工作，形成正式开放的档案库。第四章档案保管与安全维护第十四条保管场所与设施要求：（一）档案库房应当符合国家档案安全保管标准，配备防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防有害生物、防磁“八防”设施，库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，安装温湿度自动监测设备，每日记录数据；（二）纸质档案应当存放在符合国家标准的密集架或档案柜中，不同门类、不同保管期限的档案分区存放，排列整齐，预留不少于1米的存取通道，库房内不得存放与档案无关的物品，严禁携带易燃易爆物品进入库房；（三）电子档案应当存储在专用档案服务器，采用“在线实时访问+离线异介质备份”的双备份模式，离线备份采用不可改写蓝光光盘或加密移动硬盘，备份介质异地存放，存放地点距离本级经办机构不低于50公里，避免因区域性灾害造成数据全部丢失。第十五条日常维护管理：（一）建立库房日常巡查制度，档案管理人员每日下班前对库房进行巡查，填写《库房巡查记录表》，检查水电、门窗、安防设施，关闭电源、锁好门窗；每月对库房温湿度进行人工核验，每半年对全部档案进行一次盘点核对，确保档案实物与目录一致，账物相符；对出现破损、虫蛀、受潮、字迹褪色的档案，及时进行修复处理；（二）建立档案出入库登记制度，档案出入库必须登记，记录档号、题名、调阅人、出入库时间、归还时间；（三）涉密档案以及涉及参保人员敏感信息的档案，应当按照保密管理规定单独存放、专人管理，严格控制知悉范围；（四）电子档案应当每年进行一次可读性检测，离线备份每3年重新复制一次，防止存储介质老化损坏造成数据丢失。第十六条存量档案数字化：各级经办机构应当加快存量纸质档案数字化转换，2025年底前，完成全部永久保管、100年保管期限纸质档案的数字化转换，2030年底前，完成所有保管期限纸质档案的数字化转换，实现所有档案线上查询、跨机构调阅。第十七条安全应急管理：经办机构应当制定档案安全突发事件应急预案，明确应急处置流程、责任分工，每年组织一次应急演练，发生档案损毁、丢失、信息泄露等突发事件时，立即启动应急预案，采取补救措施，24小时内上报上级社保行政部门，及时排查风险，降低危害。电子档案管理系统应当配备防火墙、入侵检测、病毒查杀、访问控制等安全防护设施，实行分级权限管理，不同岗位设置不同访问权限，所有操作日志至少保存3年，不得篡改删除。第五章档案利用与移交第十八条利用权限划分：（一）内部利用：经办机构各业务部门因工作需要调阅档案的，填写《社保档案调阅审批单》，经本部门负责人签字批准后即可调阅，调阅永久涉密档案的，应当经经办机构分管领导批准；（二）外部查询：1.参保单位查询本单位社保档案的，出具单位介绍信、查询人有效身份证件，经档案管理部门审核后查询，不得查询超出本单位范围的档案信息；2.参保个人查询本人社保档案的，出具本人有效身份证件，委托他人查询的，出具委托人授权委托书、双方有效身份证件，经审核后查询；3.公安、司法、纪检监察等部门因办案需要查询的，出具单位介绍信、查询人工作证件、立案或办案文书，经经办机构分管领导批准后查询；4.其他单位因工作需要查询的，出具单位介绍信、查询人有效身份证件，经经办机构主要领导批准后，在限定范围内查询。第十九条利用规范要求：（一）档案调阅原则上在单位档案阅览室查阅，不得带出档案库房区域，确因工作需要外借的，经经办机构分管领导批准，外借期限不得超过15个工作日，到期需要延长的，办理续借手续，续借期限不得超过10个工作日；（二）利用档案不得涂改、勾画、损毁、拆散、抽取档案材料，不得擅自翻拍、复制、传播档案内容，需要复制档案的，由档案管理人员负责复制，加盖社保档案证明专用章后方可生效；（三）严格保护参保人员个人信息隐私，除法律法规另有规定外，不得向任何第三方提供参保人员社保档案信息，参保个人获取的本人档案信息不得用于非法用途。第二十条档案移交：（一）按规定需要向同级国家综合档案馆移交的档案，永久保管的社保档案自形成之日起满20年，按时移交，移交时同时移交档案目录、电子档案及元数据，双方办理交接手续，签字确认；（二）经办机构发生调整、合并、撤销的，所有档案应当及时移交上级指定的经办机构或者同级国家综合档案馆，不得私自处理、分散存放；（三）参保人员跨统筹地区转移社保关系的，原经办机构留存档案原件，转移电子档案副本，符合规定的电子副本与原件具有同等效力。第六章档案鉴定与销毁第二十一条鉴定工作机制：档案管理部门每10年组织一次到期档案鉴定工作，鉴定工作组由经办机构分管领导牵头，成员包括档案管理部门负责人、业务部门负责人、纪检监察部门工作人员，逐件对保管期限届满的档案进行审查。第二十二条鉴定要求：（一）对保管期限届满但仍有保存价值的档案，重新划定保管期限，继续保管；对保管期限届满且无继续保存价值的档案，登记造册，编制《社保档案销毁清册》，说明销毁理由，报经办机构领导班子集体研究同意后，报上级社保行政部门和同级档案行政管理部门备案；（二）对保管期限未届满，但已经完成数字化转换，电子档案符合归档要求、要素齐全、长期可读的纸质档案，经鉴定确认无保留必要的，可以提前销毁，电子档案按原定保管期限保存；（三）对涉及未办结社保争议、诉讼、仲裁案件的到期档案，不得销毁，继续保管至案件办结后再进行鉴定。第二十三条销毁要求：（一）经批准销毁的档案，应当由两名以上工作人员负责监销，监销人员应当核对销毁清册与待销毁档案，确认无