房地产公司合同管理制度

房地产公司合同管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除、终止各类合同、协议及其他具有合同性质的文件（以下统称“合同”）的管理。公司劳动合同管理另有规定的，从其规定。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。（二）风险控制原则：以事前防范为主，事中控制为辅，事后补救为补充，最大限度降低合同风险。（三）权责对等原则：明确各部门、各岗位在合同管理中的职责与权限，确保责任落实到人。（四）效率优先原则：在保证合同质量和风险可控的前提下，优化管理流程，提高合同管理效率。第二章合同管理组织与职责第四条管理部门及职责公司合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理的体制。（一）法务部门是公司合同的归口管理部门，负责：1.制定和完善公司合同管理制度及相关流程；2.审核公司各类合同的合法性、合规性、完整性和严谨性；3.参与公司重大合同的谈判、起草与评审；4.提供合同相关的法律咨询与培训；5.监督检查合同管理制度的执行情况；6.管理公司合同标准文本库；7.处理合同纠纷及相关的法律事务。（二）业务部门是合同的发起部门和履行部门，负责：1.提出合同立项申请，进行初步可行性分析；2.负责合同相对方的资信调查与评估；3.牵头组织合同的谈判工作，并形成谈判纪要；4.负责合同文本的起草（如无标准文本）或选用标准文本填写；5.按规定流程发起合同评审与审批；6.负责合同的履行、跟踪、协调，及时报告履行中出现的问题；7.收集、整理和保管合同履行过程中的相关资料；8.参与合同纠纷的处理。（三）财务部门负责：1.对合同中的付款方式、金额、税务条款等进行财务审核；2.依据生效合同办理款项收付，并对合同付款情况进行跟踪；3.参与涉及重大财务收支的合同谈判与评审。（四）印章管理部门负责按照公司印章管理规定，对已审批生效的合同进行用印登记和用印。（五）公司领导按照审批权限对合同进行审批，并对审批结果负责。第五条岗位设置与人员要求各相关部门应指定专人（可兼职）负责本部门合同的日常管理工作，合同管理员应具备相应的业务素质和责任心，熟悉本部门业务及合同管理基本知识。法务部门应配备专业的法律人员。第三章合同的发起与谈判第六条合同发起业务部门在需要对外订立合同时，应首先进行充分的市场调研和可行性分析，确认合同事项的必要性与可行性。对于重大或复杂的合同项目，应事先形成立项报告，按程序报批。第七条相对方资信调查在合同谈判前，业务部门应对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况、涉诉情况等进行尽职调查，并收集相关证明材料，必要时可要求对方提供担保。调查情况应形成书面报告，作为合同评审的依据之一。第八条合同谈判业务部门应根据项目具体情况，组织相关人员（必要时法务部门参与）与相对方进行合同谈判。谈判应围绕合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议方法等核心条款进行。重大合同的谈判过程应有详细记录，并形成谈判纪要，经双方参与人员签字确认后作为合同附件或评审依据。第九条合同文本（一）公司鼓励使用由法务部门审定的标准合同文本。使用标准文本时，应根据实际情况填写或修改相关条款，并对修改部分作出说明。（二）对于无标准文本的合同，业务部门应根据谈判结果和相关法律法规起草合同文本，或要求对方提供合同草案。起草或接收的合同草案应提交法务部门进行初步审查。第四章合同的评审与审批第十条评审内容合同评审应包括但不限于以下内容：（一）合同相对方主体资格及资信情况；（二）合同项目的必要性、可行性及经济性；（三）合同条款的合法性、合规性、完整性、严谨性；（四）合同履行的可能性及潜在风险；（五）违约责任的设定是否公平合理；（六）争议解决方式的选择是否适当；（七）合同文本的规范性。第十一条评审流程（一）业务部门初审：业务部门负责人对合同的真实性、必要性、谈判过程的完整性及合同条款与谈判结果的一致性进行审核，并签署意见。（二）法务部门评审：法务部门对合同的合法性、合规性、风险点进行专业审核，提出修改意见和法律建议。业务部门应根据法务部门意见进行修改，如有异议，应与法务部门协商解决，协商不成的，报请公司分管领导裁定。（三）财务部门评审：财务部门对合同的付款安排、税务处理、成本效益等财务事项进行审核。（四）其他相关部门评审：根据合同性质和内容，可能涉及工程、技术、营销、审计等其他相关部门的评审，各相关部门应从专业角度提出评审意见。第十二条审批权限与程序合同审批实行分级授权审批制度。根据合同的性质、金额、重要程度等因素，设定不同层级的审批权限，明确各级审批人员的审批范围和职责。审批程序应遵循逐级上报、分级审批的原则，未经必要审批环节，合同不得进入下一流程。具体审批权限划分及审批流程细则由公司另行制定并作为本制度的附件。第五章合同的签署与用印第十三条授权代表公司法定代表人是合同签署的最终负责人。法定代表人可根据需要，授权其他管理人员作为公司的签约代表，在授权范围内签署合同。授权委托书应由法务部门审核，公司法定代表人签署，并加盖公司公章。签约代表应在授权范围内行使职权，超越授权范围签署的合同，公司不予认可，由此造成的损失由签约人承担。第十四条签署规范（一）合同文本应使用A4纸张，双面打印（特殊情况除外），字迹清晰，无涂改。如有修改，应在修改处由合同各方签字或盖章确认。（二）合同应明确签署日期。（三）合同文本份数应根据实际需要确定，一般至少应签署正本两份，双方各执一份。涉及第三方或需备案的，应增加相应份数。（四）合同签署应先由对方签字盖章，再由我方签字盖章。第十五条用印管理（一）合同用印须凭完整的合同审批单及最终定稿的合同文本，到印章管理部门办理。（二）印章管理人员应对合同审批手续的完备性、合同文本的一致性进行核查，符合规定的方可加盖印章。（三）合同文本应加盖公司公章或合同专用章。严禁在空白合同、空白纸张或未经审批的合同文本上加盖印章。（四）合同签署后，应在合同文本的骑缝处加盖印章（如有多页）。第六章合同的履行与跟踪第十六条履行责任业务部门是合同履行的第一责任人，负责全面跟踪合同的履行情况，确保合同各项条款得到切实执行。相关部门应积极配合业务部门做好合同履行工作。第十七条履行跟踪与监控（一）业务部门应建立合同履行台账，对合同的签订、履行、付款、变更、终止等情况进行动态记录。（二）定期对合同履行情况进行检查，及时发现和解决履行中出现的问题。对可能发生的违约或风险情况，应及时采取应对措施，并向公司分管领导及法务部门报告。（三）合同履行过程中形成的会议纪要、补充协议、函件、通知、验收单、付款凭证等重要文件，业务部门应及时收集、整理，并作为合同档案的组成部分妥善保管。第十八条合同变更与解除（一）在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应与相对方协商，并就变更或解除事项达成书面协议。（二）合同变更或解除协议的评审、审批程序，参照本制度第四章合同评审与审批的相关规定执行。（三）未经协商一致并履行审批程序，任何部门或个人不得擅自变更或解除合同。第七章合同的变更、解除与纠纷处理第十九条合同变更（一）合同变更应符合法律法规规定及合同约定的条件。（二）变更合同的协议应采用书面形式，并明确变更的条款、生效时间等。（三）变更协议的签署和履行，视同新合同进行管理。第二十条合同解除（一）发生法定或约定的解除事由时，有权解除合同的一方应及时书面通知对方，并说明解除理由。（二）合同解除后，尚未履行的，终止履行；已经履行的，根据履行情况和合同性质，业务部门应会同相关部门采取补救措施，减少损失。第二十一条合同纠纷处理（一）合同履行过程中发生争议或纠纷的，业务部门应首先尝试与对方协商解决，并将协商情况及时向公司分管领导和法务部门报告。（二）协商不成的，应根据合同约定的争议解决方式（和解、调解、仲裁、诉讼）处理。在采取仲裁或诉讼方式前，必须经法务部门审核，并报请公司领导批准。（三）处理合同纠纷时，业务部门应积极配合法务部门，提供必要的证据材料和相关情况说明。第八章合同的档案管理第二十二条归档范围合同档案包括但不限于：合同立项申请、相对方资信调查材料、谈判纪要、合同文本（包括正本、副本及附件）、合同评审表、审批单、签约授权委托书、履行过程中的各类凭证、函件、通知、变更协议、解除协议、纠纷处理文件等与合同相关的所有具有法律效力或参考价值的文件材料。第二十三条归档要求（一）合同签订生效后，业务部门应在规定期限内将完整的合同档案资料整理成册，移交公司档案管理部门（或指定的档案管理人员）归档。（二）归档的合同文件材料应齐全、完整、规范，字迹清晰，符合档案管理规定。（三）电子合同及相关电子文件也应按照档案管理规定进行备份和归档。第二十四条查阅与复制查阅、复制合同档案须履行相应的审批手续，严格遵守档案管理规定，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。第二十五条保管期限合同档案的保管期限应根据合同的性质、重要程度及法律规定确定，一般不少于合同有效期届满后若干年。具体保管期限标准由档案管理部门会同法务部门制定。第九章监督与责任追究第二十六条监督检查法务部门会同公司相关管理部门（如审计、监察部门）定期或不定期对公司各部门合同管理制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。第二十七条责任追究对于在合同管理过程中违反本制度规定，有下列情形之一，给公司造成损失的，将视情节轻重对相关责任人进行问责，包括但不限于通报批评、经济处罚、行政处分等；涉嫌犯罪的，依法移交司法机关处理：（一）未经审批擅自签订、变更或解除合同的；（二）在合同谈判、评审、履行中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的；（三）未按规定进行相对方资信调查，或提供虚假资信材料的；（四）泄露合同商业秘密或公司机密的；（五）无正当理由拒不履行合同义务或怠于行使合同权利的；（六）合同履行过程中发现问题未及时报告或处置不当，造成损失扩大的；（七）未按规定保管合同档案，导致重要文件遗失或损