学校档案管理制度

学校档案管理制度为规范学校档案管理工作，有效保护和利用档案资源，服务教育教学、科学研究及学校发展，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本制度。一、管理体制与职责分工学校档案工作实行“统一领导、分级管理、集中保管”的管理体制，建立“校领导统筹、档案管理机构主管、各部门协同、专兼职档案员落实”的工作机制。（一）学校领导职责校长办公会负责统筹档案工作发展规划，将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，保障档案工作所需的人员、经费、设施设备等资源。分管档案工作的校领导直接负责档案工作的组织协调，定期听取档案管理机构工作汇报，研究解决档案工作中的重大问题。（二）档案管理机构职责学校设立档案馆（未单独设立时可称综合档案室，下同），作为集中管理全校档案的业务部门，履行以下职责：1.贯彻执行国家档案法律法规和政策，制定、业务规范及操作流程；2.指导、监督、检查各部门（含二级学院、职能部门、直属单位，下同）档案收集、整理、归档工作；3.集中接收、整理、保管全校各类档案，编制检索工具，开发档案信息资源；4.负责档案信息化建设，推进电子档案管理系统与学校办公自动化（OA）、教学管理、科研管理等系统对接；5.组织档案业务培训，提高专兼职档案员业务水平；6.开展档案学术研究与交流，参与校史编研、文化传承等工作。（三）各部门职责各部门是本部门业务档案的责任主体，须指定1名兼职档案员（可由办公室人员兼任），负责本部门档案的收集、整理、保管及向档案馆移交等工作。具体职责包括：1.执行学校档案管理制度，落实本部门档案工作任务；2.按规定收集本部门在职能活动中形成的具有保存价值的文件材料；3.对收集的文件材料进行分类整理、编目，确保完整、准确、系统；4.按时向档案馆移交归档文件材料，移交时填写《档案移交清册》，双方签字确认；5.配合档案馆做好档案数字化、编研及利用服务等工作。（四）专兼职档案员要求专兼职档案员须具备档案专业知识或接受过系统培训，熟悉本部门业务流程，责任心强。专职档案员应持有《档案专业岗位资格证书》，兼职档案员须参加学校组织的年度业务培训，考核合格后方可上岗。二、归档范围与质量要求（一）归档范围学校档案涵盖党群、行政、教学、科研、人事、基建、设备、财务、声像、电子等十大类，具体包括：1.党群类-上级党组织及学校党委关于党建、宣传、统战、纪检、工会、共青团等工作的文件材料；-党委会议记录、纪要，党委工作计划、总结、报告；-党员发展、组织关系转接、党内统计、评先评优等材料；-工会会员档案、职工代表大会文件，共青团组织建设、学生活动等材料。2.行政类-上级行政部门及学校关于行政管理、校际合作、安全保卫、后勤服务等工作的文件材料；-校长办公会、行政工作会会议记录、纪要，学校章程、规章制度、工作计划、总结；-重要合同（含校企合作、设备采购、基建工程等）、协议及履约材料；-来信来访处理记录、法律事务文书、社会捐赠接收材料。3.教学类-专业建设材料（专业设置论证、评估报告、调整方案）；-教学管理材料（教学计划、课程大纲、教学日历、实习实训方案）；-教学运行材料（课表、教师授课记录、学生考勤记录、考试试卷及成绩分析）；-教学成果材料（教学改革项目、教学竞赛获奖、教材编写及评审）；-学生管理材料（招生计划、录取名册、学籍变动、毕业生登记表、学位授予材料）。4.科研类-各级各类科研项目申报书、立项批文、合同书；-科研过程材料（实验记录、数据报告、中期检查总结）；-科研成果材料（结项报告、成果鉴定书、专利证书、论文论著）；-科研管理材料（科研经费管理办法、科研奖励文件）。5.人事类-教职工档案（含在职、离退休、辞职辞退人员）：履历表、学历学位证明、职称评审、岗位聘任、考核奖惩、工资变动、社保缴纳等材料；-人事管理材料：人员招聘方案、录用审批、人事调动文件、编制管理材料。6.基建类-基建项目前期材料（立项批复、选址意见书、用地规划许可证）；-设计施工材料（勘察设计合同、施工图纸、招投标文件、监理报告）；-竣工验收材料（工程验收记录、质量监督报告、竣工图、消防验收文件）；-维修改造材料（小型维修项目的申请、审批、结算材料）。7.设备类-设备采购材料（招标文件、中标通知书、采购合同、验收单）；-设备管理材料（固定资产登记卡、使用记录、维修保养记录、报废审批表）；-大型精密仪器专项材料（安装调试报告、技术参数手册、计量检定证书）。8.财务类-预算管理材料（年度预算方案、调整批复、执行情况报告）；-收支管理材料（会计凭证、账簿、报表，非税收入票据存根）；-专项经费材料（教育经费、科研经费、基建经费的收支明细及审计报告）；-资产管理材料（国有资产清查报告、资产评估文件、资产处置批复）。9.声像类-照片档案：重要活动（开学典礼、毕业典礼、校庆）、重大事件（评估检查、合作签约）、人物（知名学者来访、优秀师生表彰）的原始照片及说明（时间、地点、人物、事由）；-音像档案：录音带、录像带、光盘等介质存储的会议实况、教学录像、校园纪录片，须标注内容摘要、录制时间、拍摄者。10.电子类-电子公文：通过OA系统办理的收发文电子原文（含附件）、处理单；-业务系统数据：教学管理系统的学生成绩、科研管理系统的项目数据、财务系统的凭证电子影像；-其他电子文件：扫描件、CAD图纸、统计报表等，须与纸质文件内容一致。（二）归档质量要求1.完整性：归档文件材料须反映本部门职能活动的全过程，做到“应归尽归”，禁止损毁、遗漏或据为己有。2.准确性：文件材料内容真实、签署完备（需签字盖章的须手续齐全），电子文件须与纸质文件内容一致，元数据（如文件形成时间、责任者、格式）完整。3.规范性：纸质文件应使用耐久字迹材料（蓝黑墨水、碳素墨水），禁止使用圆珠笔、铅笔；破损文件须修复，超大纸张须折叠；声像文件须附文字说明，电子文件须存储为通用格式（如PDF、JPEG、MP4）。三、整理与归档流程（一）整理要求1.分类方案：采用“年度—机构（问题）—保管期限”三级分类法（教学类可按“年度—专业—类别”分类），分类方案由档案馆统一制定并公布。2.保管期限：根据《高等学校档案保管期限表》确定，分为永久、定期（10年、30年）。凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管；对学校工作有一定查考利用价值的，列为定期保管。3.编目规则：纸质档案按“卷”或“件”整理，以“件”整理为主（即单份文件为一件，请示与批复、报告与批示等关联文件为一件），件内文件按“正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后”排序，编写页号，填写《文件目录》。声像档案按“时间—主题”排序，编写《声像档案目录》。电子档案按“年度—类别”存储，建立机读目录。（二）归档时间1.党群、行政类档案：次年6月30日前归档；2.教学类档案：学年结束后（每年9月30日前）归档；3.科研类档案：项目结项后3个月内归档；4.基建类档案：项目竣工验收后6个月内归档；5.设备类档案：设备验收后3个月内归档；6.财务类档案：会计年度结束后次年6月30日前归档；7.声像类档案：活动结束后1个月内归档；8.电子档案：随办随归，业务系统数据每年年底集中归档一次。（三）移交手续各部门兼职档案员须填写《档案移交清册》（一式两份），详细列明档案名称、数量、保管期限等信息，经部门负责人审核后，与档案馆专职人员共同清点核对。核对无误后，双方在《档案移交清册》上签字，一份由移交部门留存，一份由档案馆存档。四、保管与保护（一）库房管理学校设立专用档案库房，配备防火、防盗、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等“八防”设施。库房须与办公区、阅档区分离，实行专人管理，非档案管理人员未经批准不得进入。（二）保管要求1.温湿度控制：库房温度应控制在14-24℃，相对湿度45-60%；每日记录温湿度，超标时及时采取调控措施（如开启空调、除湿机）。2.装具与排列：档案柜（架）须符合国家标准，按全宗号、目录号、案卷号（件号）顺序排列，编制《档案存放位置示意图》。3.定期检查：每季度对档案保管状况进行一次全面检查，记录破损、虫蛀、褪变等情况；发现问题及时报告并采取修复措施（如去污、裱糊、复制）。（三）特殊载体档案保管1.声像档案：照片须存放在防磁相册或专用盒内，避免阳光直射；录音、录像带须定期倒带，防止粘连；光盘须存放在垂直架上，远离磁场。2.电子档案：存储介质（硬盘、U盘、光盘）须一式三套，分别存放于库房、异地备份室和灾难恢复中心；每2-3年进行一次数据迁移，防止存储介质老化导致数据丢失。五、利用与服务（一）利用权限1.校内人员：可查阅与本人工作、学习相关的档案（如教职工查阅人事档案需经人事部门批准，学生查阅学籍档案需凭学生证）；2.校外单位或个人：查阅档案须持单位介绍信（个人持身份证），说明查阅目的，经档案馆审核并报分管校领导批准后，方可查阅；3.涉密档案：查阅须严格履行审批手续，仅限指定人员在阅档室内查阅，禁止复制、拍照。（二）利用流程1.查阅申请：填写《档案查阅申请表》，注明查阅人身份、查阅理由、档案名称及范围；2.审核批准：校内普通档案由档案馆负责人审批，重要或涉密档案由分管校领导审批；3.现场查阅：在阅档室进行，禁止携带易燃物品、食品，不得在档案上圈划、涂改；4.复制与摘抄：确需复制的，经审批后由档案馆工作人员操作，复制件加盖“档案证明专用章”方有效；摘抄内容须经档案馆核对确认。（三）服务拓展档案馆应主动开展档案信息资源开发，编制《学校档案全宗介绍》《校史编年》《教学成果汇编》等参考资料；利用网站、微信公众号等平台发布档案开放目录，提供线上预约查阅服务；配合学校重大活动（如校庆、评估）提供档案支持，发挥档案“存史、资政、育人”作用。六、信息化建设（一）系统建设学校将档案管理系统纳入信息化整体规划，与OA系统、教务管理系统、科研管理系统等实现数据对接，支持电子文件在线归档、著录、检索。系统须具备权限管理、版本控制、日志记录等功能，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。（二）数字档案管理1.电子文件归档：业务系统产生的电子文件须同时生成元数据（如文件格式、大小、创建时间、修改人），与内容一起归档；2.数字档案备份：采用“双套制”（纸质与电子）归档的档案，电子副本须与纸质档案同步移交；重要电子档案须进行异质异地备份（如同时存储于硬盘和光盘，分别存放于校内库房和校外备份点）；3.安全防护：建立数字档案访问控制机制，根据用户角色设置查阅、下载、修改权限；采用加密技术保护传输中的档案数据，定期进行安全漏洞检测和病毒查杀。七、监督与考核（一）监督检查档案馆定期对各部门档案工作进行检查（每学期至少1次），重点检查归档及时率、完整率、准确率，检查结果书面反馈至相关部门。学校审计部门将档案管理纳入内部审计范围，对档案经费使用、重要档案保管情况进行专项审计。（二）考核评价档案工作纳入部门年度绩效考核，考核指标包括：-组织保障（是否明确兼职档案员、