合同档案管理制度

合同档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同档案管理工作，确保合同档案的完整、安全、有序及有效利用，维护公司合法权益，防范经营风险，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中形成的各类合同、协议及相关文件材料的归档与管理。凡以公司名义对外签订、履行的具有法律效力的合同及相关附件、补充协议、变更协议、解除协议、备忘录、会谈纪要、函电、履约凭证等，均属本制度管理范畴。第三条基本原则合同档案管理遵循“统一管理、分级负责、完整规范、安全保密、便于利用”的原则。公司合同档案实行集中统一管理，各业务部门配合做好合同档案的形成、收集、整理和移交工作。第二章合同档案的形成与收集第四条收集责任合同承办部门是合同档案形成和收集的第一责任人，应指定专人负责本部门合同文件材料的日常积累、收集和初步整理工作。第五条收集范围合同档案收集应包括从合同谈判、草拟、评审、签订、履行、变更、解除、争议解决至合同终止全过程中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。具体包括但不限于：1.合同正本、副本及附件；2.合同审批表、评审意见；3.对方当事人的资质证明文件（如营业执照、授权委托书等）；4.合同谈判记录、会议纪要；5.合同履行过程中的往来函件、通知、确认书；6.验收报告、结算凭证、付款记录；7.变更、解除合同的协议及相关文件；8.争议解决过程中形成的法律文书（如仲裁申请书、判决书等）；9.其他与合同相关的重要文件材料。第六条收集要求合同文件材料的收集应及时、完整、准确。合同承办人在合同签订后及履行过程中，应主动将相关文件材料整理归集，并在规定期限内移交本部门档案管理员或指定人员。第三章合同档案的整理与归档第七条整理规范合同档案的整理应遵循文件材料的形成规律，保持合同之间的有机联系，便于查阅和利用。整理工作包括分类、编号、装订、排列、编目等环节。1.分类：可按合同性质、业务类别、签订年度等方式进行分类。2.编号：采用科学的编号方法，确保每份合同档案有唯一的标识。编号规则应统一制定并严格执行。3.装订：归档材料应去除金属物，采用规范的装订方式，做到整齐牢固。4.排列：同一合同的文件材料应按照形成时间顺序或逻辑关系有序排列。5.编目：制作合同档案目录，包括合同编号、合同名称、签订日期、对方单位、标的、期限、归档日期、保管期限等主要信息。第八条归档时限正式生效的合同及相关文件材料，承办部门应在合同签订完毕或相关业务处理完毕后的规定期限内，完成整理并向公司档案管理部门（或指定档案管理人员）移交归档。对于履行周期较长的合同，可根据实际情况分阶段归档或在合同履行完毕后一次性归档。第九条归档审查档案管理部门（或指定档案管理人员）在接收归档材料时，应对材料的完整性、规范性进行审查。对不符合要求的，应退回承办部门补充完善。第四章合同档案的保管与保护第十条保管条件合同档案应存放在专用的档案柜或档案库房内，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。对于电子合同档案，应采取相应的存储介质和技术措施，确保数据安全和可读。第十一条保管期限合同档案的保管期限根据其重要程度、使用价值及法律规定确定，一般分为永久、长期、短期三种。具体保管期限标准由公司档案管理部门制定。第十二条定期检查档案管理部门应定期对合同档案进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案完好无损。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。第十三条保密管理严格遵守国家及公司有关保密规定，加强对涉密合同档案的管理。涉密合同档案的查阅、复制、传递等应严格按照保密程序办理，防止泄密事件发生。第五章合同档案的利用与借阅第十四条利用原则合同档案的利用应遵循“按需提供、严格审批、注意保密”的原则，服务于公司经营管理和各项业务工作。第十五条借阅权限公司内部人员因工作需要借阅合同档案，须经所在部门负责人批准，并履行借阅登记手续。查阅或借阅重要合同档案或涉密合同档案，须报请公司相关领导批准。外部单位或人员因特殊情况需要查阅公司合同档案，须持单位有效证明文件及本人身份证明，经公司档案管理部门负责人及公司分管领导批准后方可查阅，原则上不得带出指定查阅地点。第十六条借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.借阅档案一般不得带出档案管理部门指定的阅档区域。确因工作需要带出的，须经更高层级领导批准，并限期归还。3.借阅期限一般不超过规定天数，如需延长，应办理续借手续。4.归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可注销借阅登记。第十七条复制与摘录因工作需要复制或摘录合同档案内容的，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员负责复制或摘录，复制件须加盖档案证明章。复制件的管理视同原件。第六章合同档案的鉴定与销毁第十八条鉴定组织对于保管期限已满的合同档案，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对其保存价值进行重新鉴定。第十九条销毁程序经鉴定确无继续保存价值的合同档案，应按照规定的程序报批后予以销毁。1.档案管理部门提出销毁意见，填写《合同档案销毁清册》。2.鉴定小组对销毁意见进行审核。3.报请公司分管领导或总经理批准。4.销毁时应有两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。第二十条特殊处理对于虽已超过保管期限，但仍有未了事项或可能涉及后续法律纠纷的合同档案，应延长保管期限，直至相关事项处理完毕。第七章责任追究第二十一条责任主体各部门负责人是本部门合同档案管理的第一责任人，合同承办人是合同文件材料收集、整理、移交的直接责任人，档案管理人员对合同档案的接收、保管、利用等环节负直接管理责任。第二十二条奖惩措施对于在合同档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，公司可给予表彰或奖励。对违反本制度规定，造成合同档案丢失、损坏、泄密或擅自销毁、涂改、伪造合同档案的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济