人事信息管理系统管理制度

人事信息管理系统管理制度第一章总则第一条制定目的为规范单位人事信息管理系统的建设、运维、使用与管理工作，健全人事信息数字化管理体系，保障人事信息资源的真实性、完整性、准确性、安全性与时效性，提升人事管理工作标准化、规范化、智能化水平，防范人事信息管理风险，充分发挥信息化系统在人力资源配置、人事决策、人员管控中的支撑作用，结合单位人力资源管理实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位人事信息管理系统的规划、建设、升级、运维、数据录入、信息查询、权限使用、数据共享、档案留存、安全防护等全部工作环节，适用于单位所有使用、管理、维护人事信息管理系统的部门及工作人员，涵盖单位全体在职、聘用、实习、离退休等各类人员的人事信息数字化管理工作。第三条管理原则1.合法合规原则：严格遵循人力资源管理、数据安全、个人信息保护等相关法律法规及行业规范，所有系统操作、信息管理工作均符合制度要求，杜绝违规操作。2.真实准确原则：系统内所有人事信息必须如实采集、精准录入、及时更新，确保数据与实际情况完全一致，杜绝虚假、遗漏、滞后、错误信息。3.安全保密原则：严格落实信息安全保密责任，分级管控人事信息权限，严防人事信息泄露、篡改、丢失、滥用，保障人员隐私及单位人事数据安全。4.高效实用原则：依托系统优化人事管理流程，简化操作环节，提升人事信息统计、查询、调配、归档工作效率，贴合单位人事管理实际需求。5.动态更新原则：建立人事信息常态化更新机制，根据人员入职、调岗、晋升、离职、奖惩、资质变更等动态情况，及时同步更新系统数据，保障信息时效性。第四条系统定位人事信息管理系统是单位人力资源数字化管理的核心载体，主要用于承载人员基础信息、岗位信息、薪酬信息、考勤信息、培训信息、奖惩信息、档案信息等各类人事数据，实现人事信息集中存储、统一管理、智能统计、规范调用，为单位人才培养、岗位调配、人事决策、绩效考核、档案管理提供数字化数据支撑。第二章组织机构与岗位职责第五条管理主体人力资源部门为本单位人事信息管理系统的主管部门，全面负责系统的日常管理、制度落地、数据审核、权限管控、日常运维协调等工作；信息技术部门为系统技术支撑部门，负责系统技术维护、漏洞修复、安全防护、服务器运维、功能升级等技术保障工作；各业务部门配合做好本部门人员人事信息的核对、上报、更新及规范使用工作。第六条人力资源部门职责1.负责制定、修订并落实人事信息管理系统相关管理制度、操作规范及工作流程，统筹系统整体管理工作。2.负责统筹各类人事信息的采集、录入、审核、更新、归档工作，对系统数据的真实性、准确性、完整性、时效性负主体责任。3.负责系统用户权限的申请、配置、调整、注销，严格按照岗位需求分级分配操作权限，建立权限管理台账。4.负责组织系统操作培训，指导各岗位工作人员规范使用系统，解答日常使用问题。5.负责定期开展系统数据核查、对账、梳理工作，及时修正错误数据、补全缺失信息。6.负责统筹人事信息的合规使用、内部共享、数据调取工作，规范数据输出与归档流程。第七条信息技术部门职责1.负责人事信息管理系统的部署、运行监控、日常技术运维，保障系统全天候稳定运行，及时处理系统卡顿、故障、报错等问题。2.负责系统网络安全、数据安全防护工作，定期开展安全检测、漏洞扫描、病毒查杀，防范网络攻击、数据泄露、系统瘫痪等风险。3.负责系统数据的定期备份、存储维护，制定数据备份与恢复方案，保障数据存储安全，杜绝数据丢失。4.根据单位人事管理工作需求，负责系统功能优化、模块升级、技术迭代，配合人力资源部门完善系统功能。5.负责记录系统运维日志、故障处理日志，留存技术运维档案，配合开展安全核查与审计工作。第八条各业务部门职责1.配合人力资源部门完成本部门人员基础信息、岗位信息、工作信息的采集、核对与上报工作，确保上报信息真实有效。2.及时向人力资源部门报备本部门人员岗位调整、入职离职、奖惩变动、资质更新等动态信息，协助完成系统数据更新。3.督促本部门系统使用人员严格遵守本制度规定，规范操作、合规使用系统权限，杜绝违规操作行为。第九条系统使用人员职责1.严格遵守系统操作规范及保密规定，按照分配权限开展操作，不越权查询、修改、导出、传播人事信息。2.妥善保管个人系统账号、密码，不转借、不共用、不泄露账号信息，定期更新登录密码，保障账号安全。3.准确、规范完成本职工作对应的系统操作，及时核对个人及本岗位相关人事信息，发现错误及时上报修正。第三章人事信息采集与录入管理第十条信息采集范围人事信息采集范围涵盖单位全体工作人员的全维度人事数据，主要包括基础个人信息、身份资质信息、学历学位信息、职业技能信息、岗位任职信息、薪酬福利信息、考勤休假信息、培训学习信息、奖惩考核信息、人事任免调动信息、劳动合同信息、离退休信息等各类与人事管理相关的信息。第十一条信息采集要求1.全面采集：严格按照系统模块要求，完整采集各类人事信息，无遗漏、无缺失，确保人员人事档案数字化信息全覆盖。2.真实有效：所有采集信息均以原始档案、有效证件、官方证明材料为依据，严禁虚构、篡改、伪造信息。3.规范统一：严格按照系统录入标准、字段规范、格式要求采集信息，统一数据录入口径，保障信息标准化、规范化。第十二条信息录入与审核流程1.信息上报：新增人员入职、人员信息发生变动后，相关业务部门及个人需在规定时限内，向人力资源部门提交真实、完整的信息材料。2.初步录入：人力资源部门专人负责接收材料，核对无误后按照系统规范完成信息录入，确保录入内容与原始材料完全一致。3.多级审核：录入完成后，由人力资源部门复核人员进行二次审核，重点核查信息真实性、完整性、准确性，审核通过后方可归档生效；关键人事信息需经部门负责人终审。4.问题修正：审核中发现信息缺失、错误、不符的，立即退回补充修正，重新录入审核，直至信息合规无误。第十三条信息动态更新建立人事信息动态更新机制，实行“变动即更新、月度核对、季度复盘”管理模式。人员学历、资质、岗位、薪酬、奖惩、联系方式等信息发生变更的，相关人员及部门需在3个工作日内上报变更材料，人力资源部门在5个工作日内完成系统信息更新与审核，确保系统数据与实际人事状态实时同步。每月末开展数据常规核对，每季度开展全面数据复盘梳理，清零错误、滞后、缺失数据。第四章系统权限与操作管理第十四条权限分级管理人事信息管理系统实行分级授权、按需赋权、最小权限管理原则，根据岗位职能、工作需求划分操作权限，严禁超权限赋权、无依据赋权。系统权限分为超级管理员权限、管理审核权限、日常操作权限、查询浏览权限四个等级，不同权限对应不同操作范围，权限配置全程留痕、台账管理。1.超级管理员权限：由信息技术部门专人持有，负责系统后台配置、权限总管控、系统运维、数据备份、日志查询等核心技术管理工作，不参与日常人事数据修改操作。2.管理审核权限：由人力资源部门负责人及核心管理人员持有，具备信息录入、修改、审核、导出、统计、权限初审等权限，负责人事信息整体管控。3.日常操作权限：由人力资源部门经办人员持有，具备信息录入、更新、核对、常规查询等基础操作权限，仅限本职工作范围内操作。4.查询浏览权限：由各部门管理人员及相关工作人员持有，仅限查询本部门、本人相关人事信息，无修改、删除、批量导出权限。第十五条权限申请与变更工作人员因岗位调整、工作变动需要开通、变更、注销系统权限的，需提交书面权限申请，经所在部门及人力资源部门审核批准后，由超级管理员统一配置调整。权限调整、注销需在岗位变动后3个工作日内完成，离职人员账号权限即时注销，杜绝闲置账号、过期权限留存。第十六条规范操作要求1.所有系统操作必须严格遵循操作规范，按照流程开展录入、修改、查询、导出、统计等工作，严禁随意操作、违规操作、恶意操作。2.操作人员登录系统需通过正规渠道，杜绝第三方插件、非法终端登录，操作过程全程留存系统日志，可追溯、可核查。3.严禁私自修改、删除系统已审核归档的人事信息，确因信息错误需要修正的，需提交修正申请，经审核批准后留存记录，方可修改。4.严禁利用系统从事与工作无关的操作，严禁通过系统恶意查询、窥探、传播他人人事隐私信息。第五章信息安全与保密管理第十七条数据存储安全信息技术部门负责系统数据存储安全管理，采用加密存储方式留存人事数据，搭建专属存储服务器，实行物理隔离与网络防护双重保障。建立常态化数据备份机制，每日完成增量备份、每周完成全量备份，备份数据分类归档、异地留存，定期测试数据恢复功能，确保数据可恢复、不丢失。严禁私自拷贝、转移、复制系统存储数据。第十八条信息保密规定系统内所有人事信息均属于单位内部涉密信息及个人隐私信息，全体使用人员必须严格遵守保密纪律。严禁以任何形式泄露、传播、倒卖、外泄系统内人事数据；严禁私自截图、拍照、转录、外传人事信息；严禁将查询、导出的人事信息用于工作以外的任何用途。对外提供人事信息需经单位负责人审批，严格把控信息输出范围。第十九条终端与网络安全系统操作终端必须为单位合规办公设备，严禁使用私人手机、私人电脑等非合规设备登录操作系统。办公终端需定期查杀病毒、更新安全补丁，关闭非法端口，杜绝网络入侵、木马窃取数据等风险。严禁在公共网络、陌生网络环境下登录系统，严禁连接未知设备传输系统数据。第二十条数据导出与使用管控因工作需要导出、统计、报送人事数据的，需提交数据使用申请，明确使用用途、使用范围、使用时限，经人力资源部门审核批准后方可操作。导出的数据仅限本次工作使用，使用完毕后及时清理临时文件，涉密数据即时归档，严禁私自留存、二次使用、随意传播导出数据。所有数据导出操作全程留痕，纳入审计台账。第六章系统运维与升级管理第二十一条日常运维管理信息技术部门建立系统日常运维台账，每日监测系统运行状态、网络状态、服务器状态，及时排查卡顿、报错、登录异常、数据加载异常等问题。接到系统故障反馈后，需第一时间响应，常规故障2小时内处理完毕，重大故障立即启动应急方案，快速恢复系统运行，并留存故障处理记录。第二十二条安全检测与防护信息技术部门每月开展一次系统安全漏洞扫描、风险排查，每季度开展一次全面安全检测，及时修复系统漏洞、优化安全防护策略。定期更新防火墙、安全防护系统，拦截非法访问、恶意攻击、越权操作等行为，建立安全风险预警机制，提前防范各类系统安全风险。第二十三条系统升级与优化结合单位人事管理工作发展需求、政策更新要求及系统运行问题，人力资源部门联合信息技术部门定期评估系统功能，提出优化升级需求。系统升级、功能迭代、模块新增需提前制定方案，做好数据备份、测试调试工作，确保升级过程不丢失数据、不影响正常办公，升级完成后及时组织人员熟悉新功能、新流程。第二十四条运维档案管理信息技术部门完整留存系统部署、运维、故障处理、安全检测、升级迭代等全部档案资料，包括运维日志、故障记录、安全报告、升级方案、测试记录等，档案资料长期归档留存，作为系统管理、审计核查、后续优化的重要依据。第七章数据核查与档案管理第二十五条常态化数据核查人力资源部门建立分层级数据核查机制，日常操作中实行“录入即核查”，每月开展专项数据抽查，每半年开展一次全面数据普查。重点核查人员基础信息、岗位信息、薪酬信息、奖惩信息、合同信息等核心数据的真实性、准确性、完整性，对核查发现的问题建立整改台账，明确整改时限、整改责任人，闭环落实整改。第二十六条数据归档管理系统内所有人事数据实行电子化归档管理，与纸质人事档案同步对应、双向留存。人员入职、调岗、晋升、奖惩、离职等形成的各类人事电子信息，审核确认后自动归档、永久留存，形成完整的数字化人事档案体系。归档数据严禁随意删除、篡改，确因特殊情况调整的，需留存审批记录与修正说明。第二十七条日志审计管理系统自动留存全部操作日志、登录日志、权限变更日志、数据修改日志、导出日志，日志留存期限不低于五年。人力资源部门联合信息技术部门定期开展日志审计，核查是否存在越权操作、违规修改、异常访问、数据外泄等问题，及时发现并处置违规行为。第八章培训、考核与责任追究第二十八条操作培训管理人力资源部门定期组织人事信息管理系统操作培训，针对新入职工作人员开展岗前专项培训，针对在岗人员开展常态化技能提升培训，内容涵盖系统操作规范、权限管理、信息录入标准、安全保密要求、风险防控要点等，确保所有使用人员熟练掌握操作技能、熟知制度要求。第二十九条日常考核管理单位将人事信息管理系统使用、管理工作纳入部门及个人日常绩效考核，重点考核信息录入准确率、数据更新及时性、系统操作规范性、保密制度落实情况、问题整改完成情况等指标，考核结果与岗位绩效、评优评先直接挂钩。第三十条违规责任追究对违反本制度规定，存在以下行为的部门及个人，单位将视情节轻重给予批评教育、通报批评、绩效考核扣分等处理；造成数据泄露、数据丢失、系统故障、单位损失等严重后果的，依规追究相关人员责任：1.未按规范采集、录入、更新信息，导致系统数据虚假、错误、缺失，影响人事管理工作的；2.越权登录、越权操作、私自修改删除系统数据的；3.私自转借账号、泄露登录信息，造成账号被他人违规使用的；4.泄露、传播、外泄系统人事信息及个人隐私，造成不良影响的；5.违规导出、留