应用写作（第五版）课件 商务函电

商务函电商务函电是商务信函和商务电函的统称。通常人们把通过邮政系统递送的有关商贸事务的信函称为商务信函，把通过电子通信工具传送的有关商贸事务的电函称为商务电函。商务函电的概念有广义、狭义之分。广义的商务函电是指商务活动当事方在洽谈业务、磋商问题、交流信息等过程中往来的信函、电话、传真、电报等文书。什么是商务函电商务函电的适用范围可分成以下四个方面：1.平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系；2.向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项；3.业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请求批准的事项；4.机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。二、商务函电的特点1、平等性和沟通性

——函主要用于平行机关、不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系。2、灵活性和广泛性

——一是行文关系灵活，除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文。二是格式灵活。3、单一性

——函的内容必须单纯，一份函只宜写一件事项。1.商洽函2.询答函3.批请函按内容和用途分4.告知函三、商务函电的种类询价函尊敬的XXX先生:我对贵公司生产的光源产品有浓厚的兴趣,需订购节能灯管,品质:一级；规格:每箱25支。望尽快就下列条件报价：1.单价2.交货期限3.结算方式4.质量保证方式如贵方价格合理，且能给予优惠，我公司将考虑大量进货。卓达集团（印章）二零一零年七月二日询问函按行文方向分去函：主动制发的函。复函：回复对方来函的函。商务函电的种类标题位置在商务函电首页上方。居中书写。函号即发函字号或发函编号，其位置一般在标题右下方或信头的左上方。常用的形式有两种：一是类同行政公文发文字号的格式，如“×函(2018)9号”，二是采用直接编号形式，如“第9号”。（二）标题（三）函号（一）信头四、商务函电的写法信头的样式多种多样,通常包括公司行号名称及地址,电话,电传、传真号明,电号,专用电码,电子邮件地址、网址等内容、信头下方一般是对方和己方编号,编号下方写收信人地址，单位。日期写在信头右下方。（四）正文正文是商务函电的核心内容，通常由发函缘由、发函事项、发函希望与要求三个部分组成。发函缘由的写作还可以细分为三种情况：首次发函，可先作自我介绍；给合作伙伴发函，可简明扼要地说明发函意图、缘由；给对方复函，要先引述对方来函的日期、事由作为发函缘由。发函事项要详细陈述需告知对方的具体事项，阐明自己的意见.或针对来函作出答复。希望与要求部分可以用一两句常用话语表明对收文者的希望和要求，如“特此函达”“盼复函”等。（三）称谓称谓是对收信人或收信单位的称呼，其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行.顶格书写，后面用冒号。商务函电的称谓不能马虎，要注意礼节，尊重对方的文化和习俗。正文（三）函的正文关于商请报价的函

×××茶厂：我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，拟订购君山毛尖茶。我公司要求该茶叶品质一级，规格为每包办100克，望贵厂能就单价报价和交货日期、结算方式等给予回复。如果贵厂报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑批量定货。特此函达

×××副食品公司××××年×月×日发函的意图。说明致函事项。用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。希望与要求部分可以用一两句常用话语表明对收文者的希望和要求（七）附件附件是随函附发的有关材料,如报价单、发票、确认书、单据等。信函如有附件,一般在正文最后靠左侧写明附件的名称和件数。（六）信尾信尾包括落款、答章、日期等内容。内贸重要信函一般要盖公章。有发函人署名的信函必须亲笔签名。外贸信函的签名要用墨水笔书写，以示郑重和教意，用橡皮图章盖印的形式会被认为不礼貌。日期年、月、日要全，书写形式也要区别内外贸的差异。（八）附言如有补充说明之事或有遗漏内容,可在附言中表述。一般要上“又及“、”又自“、”再者”、“再启者”等字样,然后再写附言。或先写附言再写“又及”“又启”等字样。五、商务函电的写作要求清楚简要礼貌

练习之病例析改

试指出下面两商务函电的毛病，并加以修改。

原来事情是这样的：我校开办不久，师资力量很差，决定派××位年轻教师到贵校旁听进修一年。我校与有关部门多次商量。但××位教师进修住宿问题，至今也没有得到解决。提高教学质量的关键是师资。为提高我校教育质量，恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题。但不知贵处是否有什么困难。如果需要我校给贵处办什么事情，请尽管提出，我校会竭力去办。再说一句，贵处如能解决我校进修教师住宿问题，我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意。

致以崇高的敬礼

石家庄市公关学校(印章)2020年8月6日练习催款函××公司：

我们和你方签订的订购50台打印机的合同我方已发货并且你方也已经收到货，但是你方却迟迟不肯支付货款。作为业务员，我压力很大，几次打电话催讨，你们口头答应得好好的，就是没有行动。作为老客户，你们这样应该吗？言而无信，背信弃义，让人情何以堪！今天我们特以专函的形式通知你方，如果你方在7天之内再不向我们支付货款，我们就按合同规定的条款向法院提起起诉。合同条款对违约责任的规定明确具体，你方必输无疑，请好自为之！特此函达。