【E集团财务共享服务中心运行的优化设计分析案例6700字】

24E集团财务共享服务中心运行的优化设计分析案例目录TOC\o"1-3"\h\u11523E集团财务共享服务中心运行的优化设计分析案例 1238931.1优化财务共享服务中心运行的业务流程 114711.1.1完善财务软件运行系统 1233711.1.2优化设计运行业务流程 3157381.2优化财务共享服务中心运行的组织架构 8166141.3优化财务共享服务中心运行的员工管理政策 93551.3.1逐步取缔员工异地就职政策 9178181.3.2帮助员工实现自身价值 101.1优化财务共享服务中心运行的业务流程1.1.1完善财务软件运行系统1.1.1.1更换运行系统软件当前在很多外企都是应用SAP财务软件，该软件解决了MFG和Oracle之间的传输，让前段数据维护与后端系统数据都在一个数据库中。财务共享服务中心可以选择更换SAP财务软件，这样就可以直接了当的解决财务软件上带来的运行困境。1.1.1.2建立专门的运行系统查错小组当然，更换运行系统对于集团公司来说是一个重大的决定。首先，集团会考虑更换成本与更换带来的效果进行对比，在目前运行软件没有对集团运营产生根本性影响的时候，那么更换运行系统这一措施几乎是很难被采用的。而且对财务共享服务中心来说，软件的更换影响涉及面会比较广泛，需要的时间成本也会很大，这都会阻碍集团选择更换软件。那么，在这种情况下，为了更好的提高运行效率，在财务共享服务中心建立专门的运行系统查错小组是一个符合实际的措施。Oracle系统中的数据传输都是在每日的0点，所以当日MFG端的开票数据在次日才会体现在oracle端中，查错小组只需要在次日早上上班时，导出系统数据，比对是否有数据在传输中出现了问题。如果发现问题就及时通知各个工厂的负责人，在各自的系统中应对不同的报错情况进行后续处理。这样，既节省了财务人员自己去逐一核对开票信息，以及各自去咨询软件IT报错原因及时间，也能让查错小组能够系统性的分析报错类型及原因，从而可以给软件IT提出相应的改善意见。1.1.1.3增加前后端数据对比控制在财务共享服务中心中，前端订单的操作软件与后端的财务软件是两个软件，所以除了存在数据传输中的问题，还存在两个软件数据信息维护不匹配的情况。这是由于在客户或者供应商数据信息建立的时候，数据维护小组都是在两个系统里一起新建的，所以新建的时候几乎是不会存在数据的差异性。产生差异的主要原因是在每年对客户或者供应商信用评估的时候，会出现相关信息数据的修改。例如原来的预付款客户可能由于客户资质的上升或者历史交易记录信用良好的情况，转化为账期客户。那么信控专员会联系数据维护小组进行修改，而数据维护小组在进行信息修改时，有时就会忘记前后端都进行修改，那么就会出现报错的情况，而这种报错情况都是在系统产生错误的时候才能被发现。这种现象除了是系统自身的智能化不高导致的之外，也是一种人为错误。前后端两个软件的数据传输逻辑大致如下图1.1所示，从中可以看到匹配的条件是很多的，一旦其中任意一个条件出现了错误，都会导致传输的错误。所以在对业务流程进行完善时，可以要求数据维护小组增加一个前后端数据定期比对业务内容。也就是数据维护小组可以从两个系统中分别导出维护的客户或者供应商信息，通过一个中间介质，例如名称，去进行各个信息的比对，及时的发现系统维护的不正确性，减少财务操作中的出错率。1.1.2优化设计运行业务流程1.1.2.1采购应付流程的优化设计通过调查能够发现，在所有被调查对象中，表示需要对处理时间进行严格控制的被调查对象有18人，另外有14名被调查对象表示需要完善供应商信用评价制度，11人认为应该加强与业务单位的沟通。具体见图1.2所示。图1.2E集团财务共享服务中心职工对采购应付改进意见统计图Fig.1.2EGroupFinancialSharingServiceCenterstaff'sopinionsonimprovementofpurchasing因此，本研究基于上述分析，针对该集团的采购应付业务流程进行优化设计内容。（1）对票据处理时间加强管控采购应付组人员需要对入库进度有充分的关注，同时在接收票据之后需要及时对其进行审核，要确保在两天之内完成票据的处理。若是票据在48小时之内依然没有得到处理，那么系统应该通过短信或者是邮件的方式告知报销人员。（2）加强与业务单位财务人员之间的交流与沟通采购应付组人员需要及时和相应业务单位的财务人员进行交流，这样才能对应付账款的情况有充分的了解，而且还需要按照账款的重要程度和实现要求对付款时间进行安排，在业务单位审核之后才能进行付款。同时付款时还需要对票据的具体信息进行核查，需要向资金组进行相应清单的提交，从而确保账款能够得到支付。在支付之后还可以通过系统自动进行相应支付通知的发放，这样供应商就能够迅速获悉付款情况，避免其再次询问。（3）面向提单人的信用评价建立相应的机制可以根据提单人的评价确定相应的信用等级，对于具有较高信用等级的提单人可以优先为其提供审批服务，从而有效降低退单率。这样一来，有利于工作人员反馈效率的提升，而且能够有效避免出现差错，可以进一步优化采购应付流程。（4）对供应商的信用评价体系进行优化首先在对供应商进行信用评价时，需要增加关于财务指标的评估，同时还需要对信用管理制度进行优化。结合评级结果，对相应的预付比例以及结算周期等加以明确，在系统中配置相应的评价结果，通过这种方式对采购付款进行控制，从而使风险得到有效降低。1.1.2.2销售应收流程的优化设计基于问卷调查分析能够发现，表示需要对对账系统进行优化的被调查对象有20人，表示需要提高对账频率的被调查对象有15人。具体见图1.3所示。图1.3E集团财务共享服务中心职工对销售应收改进意见统计图Fig.1.3StatisticalchartofimprovementopinionsonsalesreceivablesofemployeesinFinancialSharingServiceCenterofEgroup因此，本文根据以上结果，提出E集团财务共享服务中心销售应收业务流程的优化设计内容。（1）完善销售应收组的对账制度。需要对对账的责任人和频率以及内容等相关具体信息加以明确，就内容而言，需要对本期发生数以及期末余额等进行核对，而且还需要从业务口径方面对提货的进度款以及定金等进行核对，另外还需要在对账单中纳入超期计息和临时授信计息的相关内容，这样可以在一定程度上促进账款的回收。（2）在系统中，以自动推送的方式直接向客户推送相应的账单，或者是短信等等，从而促进对账效率的提升。1.1.2.3费用报销流程的优化设计根据问卷调查结果，在参与问卷调查的员工中，有14人认为应该规范申请报销操作，5人认为应该简化审批环节，还有2人认为应该提交流转速度。具体见图1.4所示。此外，作者个人认为费用的报销流程上应引进更先进的报销平台以及预算平台。图1.4E集团财务共享服务中心职工对费用报销改进意见统计图Fig.1.4StatisticalchartofimprovementopinionsonexpensereimbursementofemployeesinFinancialSharingServiceCenterofEgroup以下为E集团财务共享服务中心费用报销流程主要优化方向：（1）通过引进报销系统来进行数据上的归纳以及实现效率上的进步随着信息技术与企业的飞速发展，财务共享中心的建设必然处在不断优化升级的过程中，尤其是对业务流程系统的优化。报销费用在前端的填写相关数据等操作是可以实现一致化的，那么既然数据可以实现一致化，企业就可以尝试利用信息化和智能化来减少操作的重复性。市场上有一些专门帮助企业实现费用报销的平台，员工开通账号，可以进行进去进行个人费用报销的填写，费用报销小组将需要知道的信息做成表格或者必填项目引导员工进行数据的填写，这样在数据收集方面就可以实现业务流程的统一性。此外，还可以考虑在系统中设置自动审批流程，即设置相关审批结点。例如，超过1000元金额，系统会自动显示需要批到经理，并将员工提交的待报销单子推送至经理那边。再例如，发票时间在当月需要批到主管，超过2个月的则要到经理等相关设定条件。这样员工在提交相关报销信息以后，自己也可以进行实时追踪，也减轻了费用报销小组人员的工作量。（2）预先报备报销费用报销费用退单多的情况其中之一的原因是由于超过了报销费用的预提。那么，相关的采取措施有以下两种：一种方式是员工自身可以在费用发生之前在报销网页上预算可能需报销费用，尤其是针对差旅费的员工来说，在出差之前先在系统中提交一个预计费用，这样费用小组成员在计算预提费用时，就会将大额的金额考虑进去。这样处理就比差旅费用实现以后再进行报销，对费用报销人员来说就是一种很好的把控；还有一种解决措施是，将报销网站与外部消费平台想连接。例如，可以与订购飞机票、高铁票的软件想连接，需要进行差旅的员工在购买机票或者高铁票的时候，可以在获得审批以后直接去对应网站进行购买。这样产生的费用可以直接从公司账户出去，费用报销小组也会第一时间知道费用发生的实际情况。（3）当互联网的报销平台实现全面化，重塑费用报销流程对费用报销的流程优化最高效的方法是利用互联网技术，整合线上线下资源与数据，搭建商旅平台，对接多个外部商旅供应商，基于应用程序接口集成，将外部的多个优质电商接入同一个商旅共享平台上，和财务共享平台进行集成连通。这些平台在业务处理过程中自动比价，将差旅申请、预算申请、审批、支付、记账、结算全流程打通，从在线申请、在线下单、系统自动与预算关联达到完成采购、统一结算，形成完整的闭环，实现自动比价、自动下单、自动对账、自动结账。相较于传统的差旅报销管理，通过搭建商旅平台，E集团财务共享服务中心一方面能够实现对商旅消费的事前管控，在商旅平台系统中设置预订控制、申请控制的双重控制，当发生预算偏差时员工可以在线上提交偏差原因，所有消费形成的行程单、报销单、供应商订单等都和报销单智能关联，通过在商旅共享中心设置审批流程和费用标准管控，可以在消费源头对费用进行控制，报销流程是透明化、标准化的；另一个方面也能够实现业财融合。首先，通过建立商旅平台减少了共享平台员大量的审核、对账工作，使费用审核人员有更多的精力和时间参与到更有价值的管理会计的工作中去；其次，差旅消费数据通过商旅平台进行采集、自动处理和智能输出，包括订单交易数据、会计数据和发票数据，所有的数据都是直接取自交易端，打通了业务财务环节和内外信息数据，有利于推进财务共享中心的管理变革。1.2优化财务共享服务中心运行的组织架构通过问卷调查能够发现，在所有被调查对象中，认为E集团财务共享服务中心现有组织架构不再适合公司发展要求的占64%。对于E集团财务共享服务中心组织架构的优化设计而言，并非对现有架构彻底推翻，只是基于此前的组织架构，根据公司战略目标变化以及其运行的新要求，在共享服务中心中纳入一些新的职能机构，完善原有组织架构。具体可以按照以下步骤进行逐步优化：首先，要对E集团财务共享服务中心现有组织架构进行充分的研究分析，并没有进行深入的挖掘，对于此种情况可以考虑对组织架构进行调整。其次，进行优化方案的设计时，需要充分考虑集团的具体情况，应当根据集团的战略目标，并且面向一线人员展开相应的调研，这样就能够对其情况有充分的了解，也能够收集相关的建议。最后，需要由管理者审阅优化方案，然后再做出最终的决定。通过了解E集团对财务共享服务中心运营的实际要求，需要在运营中融入预算管理职能，而且为了使资金得到更加高效的利用，在组织架构中还要进一步对企业的资金管理职能进行优化，所以本研究认为，应当将预算以及资金管理职能也应并入到组织架构当中，对E集团财务共享服务中心运行组织架构的的优化设计。具体的优化设计如图1.5所示。在图1.5中，本研究重新设计了该集团财务共享服务中心的组织架构，主要包括资金和运营管理部门，以及预算管理和会计业务部门。基于新的组织架构，能够对原本的职能进行拓展，而且有利于企业战略目标的达成，在共享服务中心中纳入了预算管理职能，可以使预算执行力度得到有效加强，而且在预算管理中融入了财务管控，使得预算管理职能得到进一步优化和完善。通过对其资金管理职能的优化，可以使企业的资金得到更加高效的利用，也能够加强对资金的掌控力，使企业的资金风险得到降低。1.3优化财务共享服务中心运行的员工管理政策1.3.1逐步取缔员工异地就职政策不可否认的是异地就职制度在转变财务共享服务中心模式初期，很好了稳定了内部员工的积极作用，并且也让财务共享服务中心能够对成员单位和工厂的情况有充分的了解。然而随着中心的逐渐优化和完善，现阶段已经基本实现了所有工厂的覆盖，不仅能够实现财务端的系统操作部分，还起到了一个把控工厂操作合理性与规范性的作用。作为集团财务共享中心的员工，是需要站在集团利益的角度去把控工厂的财务操作的。因此，取缔异地就职政策就显得尤为重要了。因为它不仅能够更加确保财务共享服务中心数据的透明性，还能更加确保工厂操作的合理性和规范性。在取消异地就职政策时应该明确的是，对于原本异地就职的人员来说，取缔不等于革职。长期在工厂端就职的经历使得他们对工厂的业务模式等都非常熟悉，因此，可以考虑将他们转岗为成本分析，或者产线安排等工厂端的职务。这样，在不影响到员工自身的就职时，也能解决掉异地就职所产生的问题，从而让财务共享服务中心的运行得到更好的保障。1.3.2帮助员工实现自身价值由于财务共享服务中心分工的细致性，对于财务人员的分析能力是较少做要求的，因为在日常的工作中，有专门的分析团队进行数据的分析归纳，对于财务人员的要求更多的是系统操作层面的。长期以往，在财务共享服务中心的财务人员可替代性就比较强，参与人才市场竞争力比较弱，并且重复的机械工作可能会让财务人员对于工作内容缺乏热情。因此，帮助财务共享服务中心员工实现其自身价值是迫切需要的。1.3.2.1定期安排业务和素质培训财务工作是一个需要与时俱进的工作，随着政策的更改，财务操作也需要进行相应的改变。而在财务共享服务中心的工作人员，由于其业务模式的特殊性，对于基础的操作只需要学会机械的系统操作即可。这其实已经不是传统意义上的财务人员，因此对于财务知识没有太高的要求，可以安排定期培训，培训内容可以是与财务专业有关的，也可以是与实际工作操作相关的excel应用等，甚至可以是一些培训如何提高沟通能力等貌似与财务工作无关，当其实与提升个人能力息息相关的内容。让员工在枯燥的工作时还能保持学习的状态，对应工作也会更有期待与热情。安排员工的定期培训，不仅可以让员工持续进步与学习，也是企业对工作人员关注和重视的重要体现，所有的工作人员对于企业来说都是极为重要的资源，企业应当面向工作人员开展相应的培训，通过这种方式可以有效培养和提升工作人员的自我认同感，而且也有利于培养工作人员对企业集团的归属感和依赖感。当然，在开展培训之前还需要面向工作人员展开调研，需要充分了解工作人员的培训需求，在此基础上开展相应的培训工作，否则不仅不能取得预期的效果，而且还会造成不必要的资源浪费。1.3.2.2培养员工财务分析能力在E集团财务共享服务中心，由于它的操作模式是竖线型的，即每个员工有其负责的工厂。而在有些财务共享服务中心，就是横线型的，即枪单模式。也就是没有固定的工厂，是看完成的单子数量与质量来进行考核。相比较而言，E集团财务共享服务中心的竖线模式对于财务人员只有业务操作能力的要求，而对分析能力并没有太多要求。但是，对于专业出身的财务人员来说，想要在工作中完成的不会仅仅操作层面的。财务共享服务中心可以通过定期进行月底报告的逻辑讲解培训来培养员工财务分析