学校档案管理制度

学校档案管理制度一、总则学校档案是学校在长期教育教学、行政管理、科学研究以及其他各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是学校历史的真实写照，是学校各项工作持续健康发展的重要依据，也是衡量学校管理水平的重要标志。为规范我校档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规，结合我校实际，特制定本制度。本制度适用于学校各部门、各年级组、教研组以及全体教职工在工作中形成的各类应归档文件材料的管理。学校档案工作实行统一领导、分级负责、集中管理的原则，维护档案的系统性、安全性，便于学校各项工作的利用和历史查考。二、管理机构与职责学校档案工作由校长统一领导，分管校领导具体负责。设立综合档案室，作为学校档案工作的职能管理部门，配备专职档案员，负责全校档案的统一收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。各处室、年级组、教研组应指定专人（兼职档案员）负责本部门应归档文件材料的收集、整理、初步审核和定期向学校综合档案室移交。兼职档案员在业务上接受学校综合档案室的指导和培训。学校综合档案室的主要职责包括：1.贯彻执行国家及上级部门关于档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善学校档案管理各项规章制度。2.负责对学校各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。3.负责接收、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。4.编制检索工具，积极开发档案信息资源，为学校各项工作提供档案利用服务。5.组织档案管理人员的业务学习和培训，提高档案管理队伍的专业素质。6.负责学校档案的安全保密工作，防止档案损毁、丢失和泄密。7.按规定向有关档案馆移交档案。三、档案的收集与归档档案的收集归档是档案管理的基础环节，各部门必须高度重视，确保应归档的文件材料及时、完整、准确地移交档案室。归档范围：1.行政管理类：学校发展规划、年度工作计划、总结、报告；学校召开的各类会议记录、纪要；上级及学校发布的各类正式文件、通知、决定、决议；学校印章的启用与废止文件；学校机构设置、人员编制、干部任免、奖惩、考核、职称评聘等文件材料；学校与外界签订的各类合同、协议等。2.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程设置、教学改革方案；招生计划、录取名册、学生学籍卡、成绩册、奖惩材料、毕业生登记表、学位授予材料；教材、讲义、教学参考资料样本；教学检查、评估、督导材料；各类考试组织、成绩分析材料；实验室建设与管理材料等。3.学生管理类：学生学籍管理材料（入学、转学、休学、复学、退学、毕业等）；学生奖惩材料；学生社团活动材料；学生思想政治教育、心理健康教育材料；毕业生就业指导与服务材料等。4.教职工管理类：教职工履历、考核、奖惩、职称评聘、工资调整、培训、进修、离退休、死亡等材料；教职工名册、党团组织关系材料等。5.科研管理类：科研项目立项、申报、结题、成果鉴定、奖励材料；科研论文、著作、专利证书复印件等。6.财务管理类：会计凭证、账簿、报表等会计档案（按会计档案管理办法执行）；学校收费项目、标准文件；财产物资购置、管理、处置材料等。7.基本建设类：校园规划、基建项目审批文件、设计图纸、施工图纸、竣工验收报告、工程预决算等材料。8.设备仪器类：各类教学、科研、办公设备仪器的购置合同、说明书、验收报告、维修记录、报废材料等。9.声像载体类：反映学校重要活动、重要事件、校园风貌的照片、录音带、录像带、光盘等；学校出版的校报、校刊、年鉴、画册等。10.荣誉实物类：学校获得的各类奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书等实物。11.其他具有保存价值的文件材料。归档要求：1.各部门形成的文件材料，由兼职档案员负责收集、整理，于次年上半年（一般为3月底前）将上一年度应归档的材料整理完毕后，向学校综合档案室移交。2.归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。手写材料须用蓝黑或碳素墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水及易褪色的墨水。3.归档的文件材料应遵循其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，分类整理、装订成册，并填写移交清单，双方签字确认。4.凡学校举办或参与的重大活动（如校庆、重要会议、大型文体活动等），主办部门应指定专人负责收集、整理相关文件材料、声像资料，并在活动结束后一个月内向档案室移交。5.电子文件的归档，应符合国家有关电子文件归档与管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。四、档案的整理与保管档案的整理与保管是档案管理的重要环节，旨在科学管理档案，延长档案寿命，便于利用。档案整理：1.档案整理应按照《档案著录规则》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等国家相关标准和规范进行。2.对接收的档案材料进行分类、编号、排列、编目。分类应科学合理，便于检索；编号应遵循一定规则，保持唯一性；排列应条理清晰，体现文件之间的联系；编目应准确规范，制作案卷目录、卷内目录等检索工具。档案保管：1.综合档案室应设有专门的档案库房，配备必要的档案装具（如档案柜、档案盒等）和防护设备（如温湿度计、灭火器、防虫、防鼠、防潮、防高温、防光、防尘等设备）。2.档案库房应保持整洁、干燥、通风，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%。3.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。4.档案入库前必须进行严格检查，防止将易燃、易爆、易腐蚀、易霉变及有虫蛀的物品带入库房。5.定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理和报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。6.档案实行集中统一管理，专人负责。严格遵守保密制度，确保档案安全。五、档案的鉴定与销毁档案的鉴定是按照一定的标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，并对已到保管期限的档案进行处置的工作。1.档案保管期限分为永久、长期（一般为五十年）、短期（一般为十五年）三种。具体划分标准参照国家档案局有关规定执行。2.成立学校档案鉴定小组，由分管校领导、档案室及相关部门人员组成，负责对已到保管期限的档案进行鉴定。3.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报学校分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在指定地点进行销毁，监销人须在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。4.具有历史参考价值的档案，虽已到保管期限，经鉴定可延长保管期限或转为永久保存。六、档案的利用与服务档案的利用是档案工作的根本目的，应在确保档案安全的前提下，积极为学校各项工作提供服务。1.学校档案主要供本校教学、科研、管理等工作利用。外单位查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案室负责人批准。2.查阅档案必须遵守档案管理规定和保密制度，履行查阅登记手续。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄。3.查阅涉密档案，须经学校分管领导批准。4.档案一般不得带出档案室。确因工作需要借出档案的，须经档案室负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅者对档案的安全、保密负全部责任。5.复制档案材料，须经档案室负责人同意，并由档案室负责复制，复制件须加盖档案室证明章。6.查（借）阅档案者应在指定位置查阅，不得在档案库房内吸烟、喝水、喧哗。7.档案室应积极开发档案信息资源，编制必要的检索工具（如案卷目录、全引目录、专题索引等），提高档案利用效率。可根据学校需要，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等。8.对档案利用效果进行跟踪和反馈，不断改进档案服务工作。七、档案的保密与安全档案工作是一项保密工作，必须严格遵守国家保密法律法规，确保档案安全。1.档案管理人员必须增强保密观念，严守保密纪律，不得泄露档案内容。2.建立健全档案保密制度，定期进行保密检查和教育。3.涉密档案应单独存放，严格控制接触范围。查阅涉密档案必须履行严格的审批手续。4.档案管理系统及存储档案的计算机不得连接互联网，严格防止档案信息泄露。5.加强档案库房的安全防范措施，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防泄密等工作。6.对发生的档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。八、档案的现代化管理积极推进档案管理现代化建设，提高档案管理效率和水平。1.配备必要的档案管理现代化设备，如计算机、扫描仪、复印机、打印机等。2.逐步采用档案管理软件，对档案进行数字化处理和信息化管理，建立档案数据库。3.加强对电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案的形成、积累、归档和管理应符合国家相关标准。九、监督与责任追究1.学校将档案工作纳入部门和相关人员的考核范围。2.对在档案收集、整理、保管、利用等工作中成绩显著的单位和个人，学校予以表彰和奖励。3.对违反本制度规定，造成档案材料失真、损毁、丢失、