在线医疗科技公司现金管理暂行管理制度

在线医疗科技公司现金管理暂行管理制度一、总则1.1制定目的为规范公司日常现金收支、留存、保管、盘点及缴存全流程管理，适配在线医疗科技公司小额零星采购、应急办公支出、线下临时费用结算等经营场景，解决现金收支无规范、留存超标、台账登记混乱、盘点流于形式、资金保管不规范等管理问题。进一步夯实公司资金内控体系，堵塞现金管理漏洞，防范现金挪用、坐支、遗失、账实不符等财务风险，保障公司货币资金安全、合规、高效流转，严格遵循国家现金管理相关法律法规及企业财务内控要求，结合公司轻资产运营、线上业务为主、零星现金支出为辅的经营特点，特制定本暂行管理制度。1.2适用范围本制度适用于公司本部所有现金收付、保管、盘点、缴存、备用金借支等现金管理相关工作，覆盖各职能部门、业务板块的所有零星现金收支场景。制度明确规范了现金使用范围、库存限额、收支流程、保管标准、盘点机制、违规追责等全部管理内容，公司所有涉及现金操作的财务岗位、经办人员、部门对接人员均需严格遵照执行。公司对公转账、线上支付、票据结算等非现金资金业务不适用本制度。1.3核心管理原则1.3.1合法合规原则。严格按照国家现金管理条例及财经内控规范开展现金管理工作，严控现金使用范围、库存限额、收支方式，杜绝违规坐支现金、超限额留存、大额现金收付等不合规操作，确保现金管理全程合法合规。1.3.2限额管控原则。实行库存现金限额管理，结合公司零星支出规模核定日常库存留存额度，超限额现金必须及时缴存对公账户，严禁长期留存超额现金，降低资金保管风险。1.3.3据实闭环原则。所有现金收支业务必须基于真实经营场景，每一笔收支均需留存有效凭证、登记明细台账，做到账款相符、账证相符、全程可追溯，实现现金收支闭环管理。1.3.4专款专用原则。现金仅用于制度规定的零星经营支出，严禁私借私用、挪用挤占、变相套现，严禁利用现金收支规避财务审批及税务监管。1.4现金使用范围界定1.4.1允许现金结算的场景仅限公司日常零星小额支出，包含小额办公耗材采购、临时办公杂费、线下小额服务结算、员工小额应急补助等单笔金额较低、不便线上转账的经营性支出。1.4.2员工备用金临时借支、零星差旅小额补贴、紧急应急小额支出可使用现金结算，所有大额支出、常态化合作结算必须通过对公转账、线上支付方式办理，禁止使用现金。1.4.3严禁使用现金支付大额采购费用、市场推广费用、技术服务费用、人员薪酬福利等常规大额款项，杜绝无依据、超范围现金收支行为。1.5库存现金限额标准1.5.1根据公司日常零星现金支出频次与规模，核定公司日常库存现金限额，仅限维持三至五个工作日零星小额支出所需资金，超出现有库存限额的现金必须在当日工作结束前缴存公司对公银行账户。1.5.2月末、季末、年末结账节点，必须清零超额库存现金，杜绝跨期留存大额现金，确保结账时点账实完全相符。二、管理职责与流程2.1各岗位管理职责划分2.1.1财务部为现金管理归口部门，负责本制度落地执行与整体管控。主要承担现金收支标准制定、库存限额管控、收支凭证审核、现金台账登记、日常盘点组织、资金缴存管理、违规问题核查、流程优化等工作，统筹把控公司现金管理合规性与安全性。2.1.2出纳岗位为现金管理直接责任人，专职负责现金收取、支付、保管、台账登记、日常盘点、资金缴存等实操工作，严格执行现金收支流程，妥善保管库存现金、保险柜钥匙及收支凭证，对现金账实一致性、资金安全性承担直接岗位责任。2.1.3财务主管为现金管理监督责任人，负责审核所有现金收支业务的合规性、真实性，监督出纳日常操作规范性，组织定期盘点与专项核查，排查现金管理风险，审批备用金借支、超额现金留存等特殊事项。2.1.4各业务部门经办人负责现金支出业务真实性，严格按照制度范围申请现金结算，及时提交合规报销凭证，配合财务完成现金对账与核查工作，对虚假现金支出、违规现金申领承担直接责任。2.1.5合规风控部负责现金管理内控监督，季度性抽查现金台账、盘点记录、收支凭证，排查挪用现金、违规收支、台账造假等风险问题。2.2现金收入管理流程2.2.1现金收款核验。公司收到各类经营性现金款项时，出纳必须当场核验资金金额，确认款项来源、对应业务场景，核对无误后开具合规收款凭证，详细标注收款日期、款项用途、经办人员。2.2.2实时台账登记。完成收款操作后，出纳当日登记现金日记账，准确录入收款金额、业务内容、凭证编号、余额信息，做到日清日结，杜绝延后登记、合并记账、漏记错记。2.2.3超限额缴存处理。每日下班前盘点库存现金，核对当日收支明细，库存现金超出核定限额的，必须当日完成对公缴存，同步登记缴存记录、留存银行回单，确保账面余额与实际库存一致。2.2.4严禁坐支现金。所有现金收入必须全额入账、依规缴存，严禁直接将现金收入用于日常支出，杜绝坐支现金、收支抵冲、私存公款等违规行为。2.3现金支出管理流程2.3.1支出申请审批。经办人因零星业务需要现金支出的，需提前提交支出申请，明确支出用途、预估金额、业务场景，经部门负责人初审、财务主管复核通过后方可办理现金支取，无审批手续的现金支出一律不予办理。2.3.2凭证审核支付。出纳收到审批完成的支出单据后，严格审核凭证真实性、合规性、完整性，核对支出用途是否在制度允许范围内，确认无误后办理现金支付，杜绝无凭证、超范围、超标准支付现金。2.3.3及时记账核销。现金支付完成当日，出纳及时登记现金日记账，关联对应支出凭证，完成账务核销，确保每一笔现金支出均有对应台账记录与原始凭证支撑。2.3.4备用金专项管理。员工临时借支现金备用金的，需提交书面借支申请，明确借支金额、使用用途、归还时限，借支期限不得超过一个月度，到期必须全额归还或凭合规凭证核销，严禁备用金长期挂账、挪作他用。2.4现金保管与日常管控流程2.4.1专人专管保管。库存现金实行出纳专人保管制度，统一存放于公司专用保险柜，保险柜钥匙由出纳专人保管、随岗交接，严禁多人共管、随意存放、私自带离办公场地。2.4.2日常日清管控。出纳每日下班前必须完成现金自查盘点，核对账面余额与实际库存，确认无长款、短款、账实不符问题，整理归档当日收支凭证，关闭保险柜并上锁。2.4.3交接闭环管理。出纳岗位轮岗、调岗、离职时，必须在财务主管监督下完成现金盘点、台账核对、凭证交接、钥匙移交，形成书面交接记录，三方签字确认，未完成交接不得离岗。2.5现金盘点核对流程2.5.1每日自查盘点。出纳每日自行完成现金盘点，确保日清日结、账实相符，发现小额差异立即排查溯源，当日整改完毕。2.5.2每周抽查盘点。财务主管每周不定期抽查库存现金，核对台账数据与实际库存，核查收支凭证完整性，形成周度现金抽查记录。2.5.3月度全面盘点。每月月末结账前，财务部组织全面现金盘点，逐笔核对当月收支明细、台账余额、库存现金，出具月度现金盘点报告，留存归档备查，出现账实差异必须详细说明原因并完成整改追责。三、监督考核3.1监督管理主体与职责财务部负责现金日常管控、台账核查、定期盘点及问题整改监督；财务主管全程监督出纳现金操作规范性，把控收支审批与库存管控风险；合规风控部每季度开展现金管理专项审计，核查制度执行、凭证留存、资金保管合规性；总经理办公室不定期开展突击抽查，排查重大现金管理风险隐患。3.2财务岗位履职考核标准3.2.1台账管理违规考核。出纳出现现金日记账登记不及时、漏记错记、合并记账、台账数据与凭证不符等问题，首次出现予以内部警示、限期整改；月度累计两次及以上失误，扣除当月岗位绩效。3.2.2库存管控违规考核。未按规定管控库存限额，长期留存超额现金、未按时缴存公款的，单次扣除月度绩效，造成资金保管风险的加重追责；出现现金长款、短款且无法溯源的，差额由岗位责任人自行承担并予以通报。3.2.3收支操作违规考核。违规办理超范围现金支付、无审批支付、坐支现金、私存公款等违规操作，一经查实立即整改，扣除季度绩效，情节严重引发财务风险、监管问题的，依规追究岗位责任。3.2.4盘点失职考核。未按时完成每日自查、未配合完成月度盘点、隐瞒账实差异问题的，对出纳及财务主管同步予以绩效扣分，限期完成盘点整改。3.3业务部门及经办人考核标准3.3.1违规申领考核。部门经办人虚报现金支出用途、超范围申领现金、借支备用金逾期不归还的，立即追回款项，取消当月现金申领权限，纳入个人月度考核负面记录。3.3.2虚假凭证考核。提交虚假报销凭证、虚构现金支出业务套取公司现金的，一经查实全额追回违规资金，予以内部通报批评，扣除年度绩效，情节严重的追究相关责任。3.3.3审批失职考核。部门负责人违规审批超范围、无依据现金支出申请，造成现金管理违规、资金损失的，扣除部门负责人月度绩效，承担对应管理责任。3.4合规监督考核标准合规风控部未按季度完成现金专项核查，未及时发现长期违规操作、内控漏洞的，对风控经办人员予以警示扣分，同步完善季度审计台账与抽查机制。3.5年度复盘优化机制每年年末，财务部汇总全年现金收支规模、盘点问题、违规操作案例、岗位履职短板，形成年度现金管理复盘报告，梳理库存管控、收支审核、台账管理中的薄弱环节，优化现金管控细则与盘点机制，持续提升公司现金内控规范化、精细化水平。四、附则4.1制度修订与解释本制度由公司财务部独家负责修订与最终解释，可根据国家现金管理政策更新、财经内控规范调整、公司经营模式优化、零星支出规模变动等实际情况，适时修订制度条款。制度修订草案需经合规风控部审核、总经理审批通过后方可生效实施，新版制度发布后，公司此前所有关于现金管理的零散规定、临时操作规范同步废止。4.2制度适用优先级本制度为公司现金管理专项暂行执行标准，公司所有现金收支、保管、盘点、缴存、借支管理工作均遵照本制度执行。本制度未明确的细化操作事项参照公司财务管理制度及国家现金管理条例执行，若本制度条款与国家现行法律法规、财经监管政策存在冲突，以国家法定政策法规为准执行。4.3特殊情形约定因突发应急工作、紧急零星抢修、临时紧急办公支出等特殊场景，确需超范围、超限额临时使用现金的，需事后一个工作日内补齐专项审批手续，经财务主管及总经理核实确认后予以合规核销；节假日前后