学院院领导接待日制度

学院院领导接待日制度为进一步畅通学院师生诉求表达渠道，及时回应解决师生教学科研、学习生活中的急难愁盼问题，构建规范高效的院群沟通机制，提升学院民主管理与科学决策水平，结合学院事业发展实际与师生服务需求，制定本制度。本制度坚持问题导向、公开透明、依法依规、务求实效、分级负责的基本原则。坚持问题导向，就是要把解决师生实际诉求作为接待日工作的出发点和落脚点，聚焦师生反映强烈的痛点、堵点、难点问题，不搞形式主义、不做表面文章，确保每一项诉求都得到实实在在的回应，每一个问题都得到有据可依的处理，真正把接待日打造成学院听民意、解民忧、聚民智的重要平台。坚持公开透明，就是要主动公开接待日的时间、地点、参与领导、受理范围、办理流程等信息，保障师生的知情权、参与权、表达权、监督权，对涉及公共利益、师生普遍关切的共性问题，要及时公开办理进度和处理结果，接受全体师生的监督，确保接待日工作在阳光下运行。坚持依法依规，就是要严格遵循国家法律法规、教育主管部门规章以及学校、学院各项规章制度处理来访诉求，严守政策底线，不越权、不缺位，确保所有问题的处理都有法可依、有章可循，维护制度的严肃性和公正性。坚持务求实效，就是要建立诉求受理、转办、办理、反馈、督办的闭环工作机制，做到“事事有着落、件件有回音”，能够当场解决的当场解决，不能当场解决的明确时限、跟踪到底，坚决杜绝“只接待、不解决”“重答复、轻落实”的现象。坚持分级负责，就是要按照“谁主管、谁负责”的要求，厘清学院、职能科室、系所中心等各层级的职责边界，属于基层单位职责范围内的事项引导师生先向基层反映，学院层面负责协调解决跨部门、跨领域的复杂问题，以及基层单位难以解决的突出问题，形成上下联动、层层负责的工作格局。院领导接待日的接待主体为学院全体院领导班子成员，包括学院党委书记、院长、党委副书记、纪检委员、副院长等，实行“轮值接待+分管负责”相结合的工作机制。学院党委书记、院长作为第一责任人，每学期至少主持2次专题接待日，重点接待涉及学院改革发展全局的重大问题、师生反映强烈的突出问题，以及多部门协调难以解决的复杂问题。每位院领导按照学院办公室制定的年度接待排班表依次轮值，轮值期间负责当日所有来访事项的接待、协调和督办，涉及本人分管领域的事项要牵头办理，涉及其他院领导分管领域的事项，要在接待后1个工作日内完成事项移交，同步告知来访人员对接的分管领导和联系方式。根据接待事项的具体内容，学院办公室可协调相关职能科室负责人、系所负责人陪同接待，参与问题研讨和政策解答，提升接待效率和答复专业性。对涉及学生权益的事项，可邀请学生会、研究生会代表列席接待过程，发挥学生组织的桥梁纽带作用。接待对象覆盖学院全体师生员工及与学院工作相关的各类人员，具体包括学院在职在编教职工、合同制聘用人员、离退休教职工；学院全日制普通本科生、硕士研究生、博士研究生、国际学生；在学院从事教学科研工作的访问学者、博士后研究人员、外聘专家学者；在学院提供服务的后勤保障、物业服务等外包单位工作人员；其他与学院改革发展、日常运行相关，确有合理诉求需要向院领导反映的人员。来访人员可个人单独来访，也可就共同诉求集体来访，集体来访需推选不超过3名代表，代表需提交全体来访人员签字的授权委托书，如实反映共同诉求，避免因人员过多导致沟通效率低下、诉求表达不清。院领导接待日设定固定接待时间与预约接待时间相结合的安排。固定接待日为每周三下午14:30至17:30，如遇法定节假日、学校或学院重大活动、应急工作安排等特殊情况，学院办公室将提前2个工作日通过学院官网、官方微信公众号、各系所工作群、学生班级群发布调整通知，明确调整后的接待时间或代班领导。寒暑假期间实行“每周1次”固定接待制度，具体时间由学院办公室在放假前统一公示，原则上安排在每周二上午，方便假期留校师生反映问题。除固定接待日外，学院设立紧急事项预约接待机制，师生如遇突发紧急事项、重大诉求，无法等待固定接待日的，可通过学院办公室值班电话、企业微信紧急预约通道提交申请，说明事项紧急程度和主要内容，学院办公室核实后，将在24小时内协调相关院领导安排专门时间接待，确保紧急事项得到及时处置。固定接待地点设在学院行政楼302专用接待室，接待室内配备桌椅、饮用水、录音设备、政策文件查阅架等设施，为来访人员提供舒适的沟通环境。如来访人员反映的事项涉及个人隐私、学术纠纷等敏感内容，可在预约时提出调整接待地点的申请，学院办公室将根据实际情况安排小型会议室、单独办公室等私密场所开展接待，充分保护来访人员的个人权益。学院办公室每周一将本周当值院领导的姓名、职务、分管工作、接待时间、接待地点等信息在学院官网首页、行政楼公告栏、各系所工作群同步公示，方便师生结合诉求内容合理安排来访时间，提高接待针对性。院领导接待日受理范围涵盖学院工作的各个领域，具体包括教学科研类诉求，即人才培养方案修订、课程体系优化、课堂教学质量提升、实践教学基地建设、教材选用与建设、教学改革项目申报等教学工作相关的意见建议；科研平台开放共享、科研项目申报指导、科研经费使用管理、学术交流活动组织、科研成果转化、学术评价机制完善等科研工作相关的问题反映；师德师风建设、教师教学科研考核评价、青年教师成长支持等师资队伍建设相关的意见建议。学生工作类诉求，即国家奖学金、国家励志奖学金、学业奖学金、社会类奖助学金的评定与发放；三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生等荣誉称号的评选；就业创业指导服务、校园招聘活动组织、就业见习岗位对接；心理健康教育与咨询、心理危机干预；宿舍文化建设、宿舍设施维护、宿舍管理规定调整；社会实践、志愿服务、团学活动开展；家庭经济困难学生资助、勤工助学岗位设置等与学生学习生活、成长成才相关的各类诉求。教职工权益类诉求，即职称评审、岗位聘用、职级晋升的政策咨询与异议反映；薪酬福利发放、绩效工资调整、社会保险缴纳、住房公积金缴存等相关问题；教职工培训进修、访学交流、学历提升等发展支持事项；年度考核、聘期考核的结果异议与规则建议；教职工体检、工会福利、困难职工帮扶等权益保障事项；离退休教职工政治待遇、生活待遇落实，老年大学学习、文体活动开展等相关诉求。行政管理类诉求，即学院制度修订、办事流程优化、信息公开范围扩大等治理能力提升相关的建议；学院办公楼、教学楼、实验室、会议室等公共空间的管理与维护；校园安全保卫、消防安全、实验室安全管理等相关问题；校园环境卫生、物业服务质量、餐饮服务保障等后勤服务相关的意见；学院信息化建设、智慧校园应用、网络服务保障等相关问题。其他涉及学院改革发展稳定、师生切身利益的合理诉求，也属于接待日受理范围。有下列情形之一的诉求，接待日不予受理：已经进入司法诉讼、行政复议、仲裁等法定程序，且相关程序尚未终结的事项；已经由学校职能部门、学院党政联席会议或相关议事机构作出明确处理决定，且来访人员未提出新的事实依据和合理诉求的事项；属于系、所、中心等基层单位职责范围内，且未经过基层单位协调处理的事项，工作人员需引导来访人员先行向所在基层单位负责人反映，基层单位无法解决的，再通过接待日反映；涉及国家秘密、商业秘密、他人个人隐私的事项，按相关保密规定和个人信息保护规定处理；来访人员无正当理由反复纠缠、无理取闹，或捏造事实、诬告陷害他人的事项；其他不属于学院职责范围内，或不符合法律法规、校纪校规规定的诉求。对不予受理的事项，工作人员要当场向来访人员说明原因，做好解释疏导工作，告知诉求反映的正确渠道和方式，避免引发误解和矛盾。院领导接待日工作按照预约、登记、接待、转办、办理、反馈的全流程规范运行。来访人员可通过三种方式提交预约申请：一是现场预约，来访人员可在工作日上班时间前往学院党政办公室（行政楼205室）填写《院领导接待日预约登记表》，提交相关佐证材料；二是线上预约，来访人员可登录学院官网“院领导接待日”专栏，或通过学院企业微信“服务大厅”中的“领导接待预约”模块，填写个人信息、诉求内容、佐证材料等提交申请；三是电话预约，来访人员可拨打学院办公室值班电话（0XX-XXXXXXX）进行预约，工作人员要如实记录预约信息，事后补充完善预约台账。学院办公室安排专人负责预约申请的审核工作，对预约材料进行初步筛查，符合受理范围的，根据诉求内容与院领导分管工作的对应关系，统筹安排接待时间和接待领导，一般在1个工作日内通过电话、短信或企业微信向预约人员反馈接待安排；不符合受理范围的，要及时告知申请人并说明原因。对涉及多个部门、需要协调多位分管领导的复杂诉求，学院办公室可报请学院主要领导同意后，安排联合接待，提高问题解决效率。接待当日，来访人员需携带本人有效身份证件（工作证、学生证、身份证等），在接待室门口的工作人员处完成信息核验，填写《院领导接待日来访登记表》，如实填写姓名、所在单位、联系电话、诉求事项、具体内容、期望解决结果等信息，不得隐瞒关键信息、夸大事实或捏造虚假内容。多人集体来访的，需由代表提交全体来访人员签字的诉求清单和授权委托书，工作人员核对代表身份后，引导代表进入接待室反映问题，其他来访人员需在等候区等候，必要时可安排补充说明。当值院领导要严格遵守接待工作规范，提前10分钟到达接待室，做好接待准备工作。接待过程中，要耐心倾听来访人员的陈述，认真记录诉求要点、背景情况和核心诉求，适时询问相关细节，确保全面准确掌握诉求内容。对政策明确、事实清楚、能够当场答复或解决的事项，要当场给予明确答复，提出具体解决措施；对需要进一步调查核实、协调相关部门研究的事项，要向来访人员说明情况，明确办理时限和责任主体，作出书面承诺；对不符合政策规定、无法满足的诉求，要耐心做好政策解释和思想疏导工作，争取来访人员的理解。接待过程中，工作人员要全程做好记录，填写《院领导接待日事项办理台账》，详细记录来访人员信息、诉求内容、接待领导意见、办理责任部门、办理时限等内容，对重要接待可进行全程录音，录音资料由学院办公室妥善保管，保存期限不少于3年。接待结束后，学院办公室要在2个工作日内对当日接待的事项进行分类梳理，根据院领导的批示意见，将事项转至相关责任部门办理。涉及单个部门职责的事项，直接转至责任部门；涉及多个部门的事项，明确牵头部门和配合部门，由牵头部门负责统筹办理；涉及学校层面的事项，由学院办公室统一对接学校相关职能部门，跟踪办理进度。转办时要附上《院领导接待日事项转办单》，明确事项内容、办理要求、反馈时限等，确保责任清晰、要求明确。责任部门接到转办事项后，要指定专人负责办理，建立事项办理档案。一般事项要在5个工作日内办结并反馈；涉及面广、情况复杂的事项，要在15个工作日内办结；因特殊情况确实无法在规定时限内办结的，要提前3个工作日向学院办公室提交延期申请，说明延期原因和预计办结时间，经学院分管领导批准后可适当延长，延长期限最长不超过30个工作日。办理过程中，责任部门要主动与来访人员沟通，深入了解诉求细节，充分听取意见建议，必要时可邀请来访人员参与问题研讨、方案制定，确保办理结果符合实际、公平公正。对涉及师生切身利益的重大事项，要通过座谈会、问卷调查等方式广泛征求意见，确保决策科学民主。事项办结后，责任部门要将办理结果形成书面材料，报送学院办公室备案，同时通过当面告知、电话反馈、书面答复、线上通知等方式反馈给来访人员。对来访人员提出的疑问，要耐心做好解释说明工作。来访人员对办理结果不满意的，可在收到办理结果后5个工作日内向学院办公室提出复查申请，学院办公室要组织相关部门对事项进行重新核查，必要时可提请学院党政联席会议研究，在10个工作日内作出复查答复。对涉及公共利益、师生普遍关注的共性问题的办理结果，学院办公室要通过学院官网、公众号等渠道向全院公开，接受师生监督，扩大工作成效。学院建立院领导接待日事项跟踪督办与成效评估机制，确保各项诉求落地见效。学院党政办公室作为牵头督办部门，负责对所有接待事项的办理情况进行全程跟踪、动态管理，建立“周梳理、月通报、季研判”的工作制度：每周五下午对本周接待的事项进行梳理，更新办理台账，逐一核实办理进度，对临近办理时限的事项进行提醒；每月末对当月接待事项的受理数量、办结数量、办结率、师生满意度等情况进行统计分析，形成《院领导接待日工作月报》，在学院党政联席会议上通报，对办理进度缓慢、办结率低的部门进行点名提醒；每季度对师生反映的问题进行分类研判，梳理出共性问题、突出问题和高频诉求，深入分析问题产生的根源，从制度完善、流程优化、资源配置等方面提出改进建议，形成《季度诉求分析报告》，提交学院党政联席会议研究，为学院科学决策提供参考。督办工作采用“提醒-督办-约谈”三级递进方式：对距离办理时限还有3个工作日仍未办结的事项，向责任部门发出《办理提醒单》，提醒加快办理进度；对逾期未办结的事项，向责任部门发出《督办通知书》，责令限期整改，明确整改时限和要求；对连续两次被督办、或因办理不力引发师生重复来访、集体上访的，提请学院主要领导约谈责任部门负责人，视情节轻重追究相关人员责任。学院每学年组织一次院领导接待日工作成效评估，评估内容包括接待出勤率、事项办结率、师生满意度、问题解决率、制度完善情况等。评估采用线上问卷调查、随机走访座谈、查阅工作台账等方式进行，其中师生满意度调查样本量不低于全院师生总数的15%，确保评估结果客观真实。评估结果纳入学院各部门年度绩效考核指标体系，占部门考核权重的5%，同时作为院领导班子年度考核、干部评优评先的重要参考依据。对在接待日工作中表现突出、成效显著的部门和个人，学院将予以通报表扬；对工作不力、师生反映强烈的，予以通报批评，取消年度评优评先资格。针对师生反映集中的共性问题和长期未能解决的难点问题，学院要建立“民生实事清单”制度，将其纳入学院年度重点工作任务，明确责任领导、责任部门和完成时限，实行销号管理，确保问题得到根本解决。要注重从单个问题的解决中梳理出普遍性规律，及时修订完善相关规章制度，优化工作流程，建立长效机制，从源头上减少同类问题的发生，不断提升学院治理能力和治理水平。参与院领导接待日工作的院领导和工作人员需严格遵守工作纪律，违者将依规追究责任。参与接待的人员要严守岗位纪律，当值院领导和工作人员要按时到岗，不得无故缺席、迟到早退，确因特殊情况不能参加接待的，院领导需提前向学院党委书记或院长请假，由学院办公室协调其他院领导代班，并提前公示；工作人员需提前向办公室主任请假，安排其他人员顶岗，确保接待工作正常开展。要严守工作纪律，接待过程中要坚持原则、依法办事，热情周到、耐心细致，不得推诿扯皮、敷衍塞责，不得对来访人员态度生硬、训斥刁难，不得超越职权随意作出不符合政策规定的承诺。要严守保密纪律，对来访人员反映的涉及个人隐私、学术机密、未公开的工作部署等内容，要严格保密，不得擅自泄露、传播；接待工作台账、录音录像等资料要按规定妥善保管，不