xx大学校企合作档案管理办法

xx大学校企合作档案管理办法---XX大学校企合作档案管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范我校校企合作活动中形成的各类档案资料的管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，促进校企合作工作的健康、有序开展，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及国家相关法律法规，结合我校实际，特制定本办法。第二条定义本办法所称校企合作档案，是指学校在与企事业单位、科研院所等（以下统称“合作方”）开展合作办学、合作科研、技术开发、社会实践、实习实训、就业创业、产教融合等各类合作活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条适用范围本办法适用于学校各院（系）、职能部门、直属单位（以下统称“校内各单位”）在开展校企合作活动中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。第四条基本原则校企合作档案管理遵循以下原则：（一）统一领导，分级负责。学校档案管理部门负责全校校企合作档案工作的统筹规划和业务指导；校内各单位负责本单位校企合作档案的形成、收集、整理和移交。（二）真实准确，完整系统。确保档案材料的真实性、准确性和完整性，全面反映校企合作的全过程。（三）规范管理，安全保密。建立健全档案管理制度，采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，严守国家秘密和商业秘密。（四）有效利用，服务发展。积极开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理及校企合作的持续发展提供服务。第二章管理机构与职责第五条学校档案管理部门职责学校档案管理部门是校企合作档案工作的职能管理部门，主要职责包括：（一）贯彻执行国家及上级部门关于档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善学校校企合作档案管理的规章制度和工作细则。（二）指导和督促校内各单位开展校企合作档案的收集、整理、归档工作。（三）负责接收、保管校内各单位移交的具有永久和长期保存价值的校企合作档案。（四）负责校企合作档案的科学管理、开发利用和数字化建设。（五）组织开展校企合作档案管理人员的业务培训。第六条校内各单位职责校内各单位是校企合作档案形成和管理的直接责任单位，主要职责包括：（一）指定专人（兼职档案员）负责本单位校企合作档案的日常管理工作。（二）按照本办法及相关规定，及时、完整地收集、整理本单位在各类校企合作活动中形成的档案材料。（三）对收集整理完毕的档案材料进行初步审核，确保其质量，并在规定时限内向学校档案管理部门移交。（四）负责本单位移交前档案材料的安全和保密工作。（五）配合学校档案管理部门开展档案利用和相关业务工作。第七条合作项目负责人职责合作项目负责人是该项目档案材料收集、整理、归档的第一责任人，主要职责包括：（一）在项目立项之初即明确档案收集范围和要求。（二）在项目实施过程中，主动收集、积累与项目相关的各类文件材料。（三）项目结束或告一段落后，负责将项目所有档案材料系统整理后，按规定移交本单位兼职档案员或直接向学校档案管理部门归档。第三章档案的形成与收集第八条档案形成校内各单位及项目负责人在开展校企合作活动时，应规范文件材料的形成过程，确保文件材料的规范性、有效性和完整性。各类合同、协议、审批文件、会议纪要、研究报告、成果证明、经费往来凭证、总结报告等均应形成规范的书面材料或电子文档。第九条收集范围校企合作档案的收集范围主要包括但不限于：（一）合作意向与洽谈材料：包括合作意向书、洽谈记录、可行性研究报告等。（二）合作审批材料：包括校企合作项目立项申请书、学校内部审批文件、上级主管部门批文等。（三）合作协议与合同：包括正式签订的各类合作协议、合同文本及附件，以及合同变更、补充、解除等相关文件。（四）合作实施过程材料：包括项目实施方案、工作计划、会议纪要、工作简报、中期检查报告、重要往来函件、技术文件、测试报告、样品图片等。（五）合作成果材料：包括合作研发的技术成果、专利证书、软件著作权、产品鉴定证书、发表的论文论著、获奖证书、成果转化证明等。（六）经费与物资材料：包括经费预算、拨款凭证、支出明细、固定资产清单、设备使用记录等。（七）总结与评估材料：包括项目总结报告、验收报告、绩效评估报告、合作效果分析等。（八）其他有保存价值的材料：如媒体报道、活动照片、视频资料等。第十条收集要求（一）及时性：档案材料应在相关活动结束后一个月内收集齐全。周期较长的合作项目，可分阶段收集。（二）完整性：确保应归档的文件材料不遗漏、不残缺。（三）准确性：文件材料的内容应真实、准确地反映合作活动的实际情况。（四）规范性：文件材料的格式、签署、用印等应符合相关规定。第四章档案的整理与归档第十一条整理原则校企合作档案的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。第十二条整理方法（一）以“校企合作项目”为基本单位进行整理。一个独立的合作项目形成的全部档案材料组成一个案卷或案卷系列。（二）案卷内文件材料按形成时间顺序或逻辑关系排列，并编写页号。（三）填写卷内文件目录、备考表，拟写案卷标题，明确保管期限。案卷标题应简明扼要，准确反映案卷内容。（四）对于电子档案，应按照国家及学校关于电子文件管理的相关规定进行整理、命名、存储和备份，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十三条归档时限（一）短期合作项目（合作期限在一年以内）的档案，应在项目结束后三个月内完成整理并归档。（二）中长期合作项目（合作期限超过一年）的档案，可按自然年度或项目阶段进行整理归档，项目全部结束后三个月内完成最终归档。（三）对于持续进行的常态化校企合作，应每年整理归档一次。第十四条归档手续校内各单位向学校档案管理部门移交档案时，应填写《档案移交清单》，双方当面清点核对，签字确认，一式两份，双方各执一份。第五章档案的保管与利用第十五条档案保管学校档案管理部门应建立符合国家标准的档案库房，配备必要的设施设备，采取防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘等措施，确保档案的安全。对电子档案，应建立完善的备份和恢复机制，定期进行数据迁移和校验。第十六条档案保管期限校企合作档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。（一）永久保管：涉及学校重大发展、具有深远历史影响或具有重要科研、经济价值的校企合作项目档案。（二）长期保管：一般性校企合作项目档案，保管期限为三十年。（三）短期保管：临时性、事务性校企合作活动形成的档案，保管期限为十年。具体保管期限的划分，参照学校档案管理部门制定的《校企合作档案归档范围及保管期限表》执行。第十七条档案利用（一）校内单位因教学、科研、管理等工作需要查阅校企合作档案，须持单位介绍信和本人有效证件，经档案管理部门负责人同意后，方可查阅。查阅涉密档案，须严格遵守国家及学校保密规定。（二）合作方因工作需要查阅其与学校合作项目的档案，须持单位介绍信和本人有效证件，经学校档案管理部门及原合作项目牵头单位负责人同意。（三）校外单位或个人查阅校企合作档案，须持单位介绍信或有效证明文件，经学校档案管理部门负责人批准。（四）查阅档案时，应遵守档案管理部门的规定，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如需复制，须经档案管理部门同意。（五）档案利用者对查阅到的档案内容，尤其是涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的内容，负有保密义务。第十八条档案保密严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。对涉密校企合作档案，应按涉密档案管理规定进行管理，明确密级和保密期限，控制接触范围。第六章档案的鉴定与销毁第十九条档案鉴定对于已到保管期限的校企合作档案，由学校档案管理部门会同原形成单位组成鉴定小组，对其价值进行重新鉴定。仍有保存价值的，可延长保管期限；确无保存价值的，予以销毁。第二十条档案销毁销毁档案须严格按照规定程序进行，由鉴定小组提出销毁意见，报学校档案管理部门负责人及分管校领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。电子档案的销毁应确保数据彻底删除，无法恢复。第七章责任追究第二十一条对在校企合作档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，学校予以表彰和奖励。第二十二条对违反本办法规定，有下列行为之一的，学校将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定收集、整理、移交校企合作档案材料，造成档案材料缺失、损毁的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁校企合作档案的；（三）在档案管理工作中玩忽职守，造成档案损失的；（四）违反档案保密规定，泄露档案秘密的；（五）擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容的。第八章附则第二十三条本办法未尽事宜，按照国家及学校档案管理的有关规定